PREGUNTAS FRECUENTES
GENERAL
El Plan de Acción Correctiva (PAC) es un seguimiento a los informes de auditoría publicados por la Oficina del Contralor. En el PAC la entidad contesta por primera vez y evidencia su plan de trabajo para atender las recomendaciones que surgieron de la auditoría.
Una vez la OCPR recibe la primera contestación (Plan de Acción Correctiva), los analistas de acción correctiva evalúan la información provista. En el caso que la contestación de la entidad no satisface o no atiende la recomendación del informe de auditoría, se le solicitará información o evidencia adicional mediante una carta de evaluación. En ese caso, el próximo plan de acción correctiva se identifica como Informe Complementario al PAC (ICP). Cada Informe Complementario recibe un número secuencial (ICP-1, ICP-2, etc.), el cual una vez evaluado se emitirá una otra carta de evaluación.
- Reglamento 26, Administración del Plan de Acción Correctiva, aprobado el 24 de octubre de 2016 (Oficina del Contralor)
- Boletín Administrativo Núm. OE-1998-16, Orden Ejecutiva del Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, del 13 de junio de 1998
- Carta Circular 2012-01, Incumplimiento con Planes de Acción Correctiva (PAC), del 12 de marzo de 2012 (Oficina de Ética Gubernamental)
PUBLICACIÓN DEL INFORME
Al publicarse un informe de auditoría, recibirá un correo electrónico de parte de nuestra Oficina. En ese correo electrónico se establece que el informe contiene recomendaciones dirigidas a usted, las cuales se contestan mediante un plan de acción correctiva.
Una vez reciba la notificación enviada por la Contralora o el Subcontralor donde se publica el informe de auditoría y se solicita el PAC, debe remitirlo en o antes de 90 días consecutivos, contados a partir del día 1 del próximo mes.
Por otro lado, cuando reciba una evaluación de los analistas del PAC donde le soliciten información adicional, en dicha carta de evaluación siempre se indica la fecha exacta de vencimiento, que igualmente son 90 días consecutivos, contados a partir del día 1 del próximo mes.
- Puede solicitar la información que necesite por escrito a la Coordinadora del Plan de Acción Correctiva al correo electrónico mhernandez@ocpr.gov.pr y haremos la gestión con los compañeros que trabajaron en la auditoría.
Toda persona a la que se dirige alguna recomendación va a recibir un correo electrónico, en el cual se le informa que debe remitir el Plan de Acción Correctiva sobre las recomendaciones que le corresponden. Solo deben contestar las dirigidas a usted.
En el informe de auditoría se incluyen recomendaciones que requieren que cada entidad presente su respuesta aparte. Cada caso es diferente y va a depender de lo que indica la recomendación. Cualquier duda, puede consultarla con la Coordinadora del Plan de Acción Correctiva al (787) 754-3030 ext. 5607 o mediante correo electrónico mhernandez@ocpr.gov.pr.
PRÓRROGAS
Tiene la opción de solicitar una prórroga por escrito a nombre de la Contralora o de la Sra. Myrelis Hernández, Coordinadora del Plan de Acción Correctiva, al correo electrónico mhernandez@ocpr.gov.pr. Recibirá una carta de concesión de prórroga contestando su solicitud, que indica la nueva fecha de vencimiento.
Según se establece en el Reglamento 26, la OCPR otorga una extensión de 20 días consecutivos. En caso de necesitar un término mayor al estipulado, este debe ser aprobado por la Contralora.
Según se establece en el Reglamento 26, la OCPR podrá conceder hasta un máximo de tres prórrogas, de 20 días consecutivos. En casos excepcionales se pueden conceder prórrogas adicionales, siempre y cuando estén justificadas.
Si se cumple la fecha de vencimiento establecida (en PAC anterior o en prórroga solicitada) y no hemos recibido el PAC o ICP, recibirá una carta de seguimiento con 20 días consecutivos adicionales para entregar el PAC o ICP. La OCPR emite un máximo de 3 cartas de seguimiento. Si luego de las 3 cartas de seguimiento aún no se recibe el PAC o ICP, puede recibir una llamada de seguimiento o una comunicación por parte de la Contralora para la entrega del PAC o ICP.
MODELO PAC
La entidad debe completar el modelo vigente “Plan de Acción Correctiva”.
El documento debe estar cumplimentado en todas sus partes. Además, debe estar firmado por el funcionario principal o por el funcionario en que se delegue trabajar con el PAC. En los casos en que se delegue, se debe recibir el modelo PAC acompañado de la carta de delegación firmada por el funcionario principal.
Se debe llenar toda la información de la parte de arriba (encabezamiento) que describe el Informe de Auditoría que se está contestado.
En la tabla de la parte posterior se contesta:
| Recomendación | En este espacio escribe la recomendación según se indica en el Informe de Auditoría o en las cartas de evaluación. Se desglosa por recomendación, no por hallazgo. |
| Acción Correctiva | En este espacio debe proveer información relevante que conduce al cumplimento con la recomendación. Indica las acciones que se han realizado o planean realizar. También se describen e identifican claramente las evidencias adicionales que acompañen al modelo PAC. |
| Persona o Área Responsable | Persona o Área responsable de cumplir con lo indicado en “Acción Correctiva”. |
| Fecha de Implantación | Fecha en que se implementó la acción correctiva o que se estima cumplir con lo indicado en “Acción Correctiva”. |
| Estatus de la Recomendación | Esto es una autoevaluación. Basándose en lo contestado y la evidencia suministrada, debe indicar si usted considera que la recomendación está cumplimentada, parcialmente cumplimentada o no cumplimentada. |
El modelo PAC debe ser firmado por el funcionario principal de la entidad. Si el funcionario principal desea delegar su firma en otra persona de la entidad, debe enviarnos una comunicación de delegación de firma que especifique que dicha persona está autorizada a firmar los planes de acción correctiva en su nombre. Esta comunicación debe ser dirigida a la Contralora o a la Coordinadora del Plan de Acción Correctiva.
Puede enviar toda la documentación necesaria para sustentar su contestación. Sin embargo, siempre debe remitir el modelo PAC cumplimentado haciendo referencia a los documentos que se incluyen. Igualmente, si lo que remiten es un ICP, debe cumplimentar el modelo PAC.
En la columna identificada como “acción correctiva” del modelo PAC debe proveer su contestación e indicar que están incluyendo dicha evidencia. El documento adicional debe estar identificado (anejo1, anejo 2 o anejo a, anejo b, etc.)
SISTEMA PAC
El Sistema PAC corre independiente de los demás sistemas de registro de la OCPR. Debe registrarse en el Sistema PAC. Diríjase al documento titulado “Instrucciones: Registro de Funcionario Principal y Oficial de Enlace”. El mismo se encuentra en la página de la Oficina del Contralor www.ocpr.gov.pr, área de Contraloría Digital, Plan de Acción Correctiva.
El oficial de enlace es la persona autorizada por el funcionario principal de la entidad gubernamental para enviar mediante el Sistema PAC todas las comunicaciones relacionadas al PAC. También se mantiene en comunicación (llamadas o correos electrónicos) con el personal de la Oficina PAC.
No. El modelo PAC lo firma el funcionario principal o la persona en quien el funcionario principal delegue por escrito.
Sí, puede ser la misma persona.
Diríjase al documento titulado “Instrucciones: Registro de Funcionario Principal y Oficial de Enlace”. El mismo se encuentra en la página de la Oficina del Contralor www.ocpr.gov.pr, área de Contraloría Digital, Plan de Acción Correctiva.
El oficial de enlace y un sustituto. En caso de que vaya a sustituir a algún oficial previamente registrado, deben notificarlo por escrito a los correos electrónicos mhernandez@ocpr.gov.pr y/o ocpra032@ocpr.gov.pr para desactivar dicha cuenta en el Sistema.
Comuníquese al (787) 754-3030 con la Sra. Myrelis Hernández (ext. 5607) o con la Sra. Mayra Díaz (ext. 5616); o por correo electrónico mhernandez@ocpr.gov.pr y ocpra032@ocpr.gov.pr.
Puede realizar nuevamente el proceso de registro, y darle Printscreen a la pantalla con la información del Funcionario Principal y Oficial de Enlace, sin someterlo nuevamente. A esa página del Printscreen, la llevan a un documento en Word, la firman ambos y la envía digitalizada para que su cuenta pueda ser activada.
Una vez se recibe el documento Registro de Funcionario Principal y Oficial de Enlace firmado por ambos funcionarios se activa la cuenta y así se le notificará por correo electrónico.
Diríjase al documento titulado “Instrucciones: Envío de Documentos”. El mismo se encuentra en la página de la Oficina del Contralor www.ocpr.gov.pr, área de Contraloría Digital, Plan de Acción Correctiva.
No debe exceder de 2MB por documento.
En cada envío se pueden incluir un máximo de 3 documentos. En el caso que tengan más de 3 documentos, puede dividirlos y realizar el proceso varias veces identificando cada envío como parte 1, parte 2, etc.
Una vez recibamos su comunicación, los documentos serán verificados. Recibirá un correo electrónico confirmando el recibo o indicando si debe hacer alguna corrección.
Diríjase al documento “Instrucciones para modificar la contraseña”. El mismo se encuentra en la página de la Oficina del Contralor www.ocpr.gov.pr, área de Contraloría Digital, Plan de Acción Correctiva.
Comuníquese al (787) 754-3030 con la Sra. Myrelis Hernández (ext. 5607) o con la Sra. Mayra Díaz (ext. 5616); o por correo electrónico mhernandez@ocpr.gov.pr y ocpra032@ocpr.gov.pr.
El funcionario principal o el funcionario que ya no continuará como oficial de enlace debe enviar una comunicación escrita indicando las cuentas que desea sean inactivadas. Si tiene duda de las cuentas que se encuentran activas, puede solicitar la información a los correos electrónicos mhernandez@ocpr.gov.pr y/o ocpra032@ocpr.gov.pr.
EVALUACIÓN
| No cumplimentada | No contestaron la recomendación, o la contestación y documentos provistos, si alguno, no cumplen con la recomendación del informe de auditoría. Por lo que debe remitir un ICP con lo indicado en la carta de evaluación.
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| Parcialmente cumplimentada | La contestación y evidencia presentada cumplen en parte con la recomendación del informe de auditoría o falta documentos o información necesaria para el cumplimento de la recomendación. Por lo que debe remitir un ICP con lo indicado en la carta de evaluación.
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| Cumplimentada | La contestación y evidencia presentada cumplen satisfactoriamente con lo requerido en la recomendación del informe de auditoría. |
El PAC se cierra una vez todas las recomendaciones que fueron dirigidas a usted son consideradas como cumplimentadas. Sin embargo, puede haber casos donde tras la evidencia presentada para una recomendación se determine no darle seguimiento adicional por parte de nuestra Oficina. Para ambos casos, siempre se informará mediante una carta de evaluación.