Contralora revela deficiencias con los módulos de Cuentas a Pagar y Activos Fijos en la Administración Central de la UPR

La Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) emitió una opinión cualificada de las operaciones de los sistemas de información computadorizados de la Oficina de Sistemas de Información (OSI) de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico (UPR). Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados.

El Informe revela que la directora interina de la División de Compras y una contadora de la Oficina de Finanzas no activaron en el módulo de Cuentas por Pagar la opción que calcula la retención por contribución sobre ingresos. Esto tuvo el efecto de que no se le retuvo el 10% conforme al Código de Rentas Internas de 2011, a 10 de 14 proveedores, equivalente a $9,772.

La auditoría, de cinco hallazgos, señala que el módulo de Activos Fijos del Sistema de Información Administrativo (SIA) no tiene información actualizada. De una muestra examinada, no se localizaron 14 de 16 computadoras registradas en el módulo, no guardaban la documentación de las computadoras y el encargado de la propiedad no emitía los recibos de la propiedad usada por funcionarios y empleados.

Además, el encargado de la propiedad tenía solicitudes de hasta más de 12 años de bajas, transferencias, hurtos o decomisos de computadoras sin actualizar en el SIA. Esta situación impide mantener registros confiables de la propiedad y aumenta el riesgo de que se pierdan o se usen de forma indebida.

En contravención de la Política sobre las Mejores Prácticas de Infraestructura Tecnológica de la Carta Circular 2023-004, el encargado de la propiedad no incluyó el nombre del empleado custodio de los equipos en el módulo de los Activos Fijos. El examen realizado a los registros de 1,496 computadoras de escritorio o portátiles reveló que, en el 74%, los campos para identificar al empleado a quien se asignó la propiedad estaban en blanco.

Por otro lado, los auditores hallaron que, al 22 de agosto de 2024, transcurridos hasta 18 meses del cese o terminación de servicio, no se habían inactivado 13 cuentas de acceso al Sistema de Información Administrativo de 12 exempleados y un exconsultor de la Oficina de Finanzas. Esta situación impide mantener un control efectivo y eficaz sobre las cuentas de acceso y hace imposible que se pueda detectar a tiempo accesos no autorizados.

En las inspecciones efectuadas para validar los controles ambientales, se encontraron líquidos inflamables y equipos de limpieza en la Oficina de Servicios Administrativos, pared con panel de madera deteriorada en el cuarto de Telecomunicaciones y cajas almacenadas dentro del gabinete de comunicación de la Oficina de Desarrollo Físico e Infraestructura. Además, varios gabinetes no estaban cerrados con llave y el cableado de todo el Centro de Cómputos estaba desorganizado.

La falta de controles ambientales y físicos para proteger los equipos es una situación contraria a las disposiciones establecidas por el Federal Information System Controls Audit Manual.

La Administración Central cuenta con una infraestructura de 665 computadoras, 607 computadoras portátiles, 80 servidores físicos y 171 virtuales, 27 antenas WiFi, 14 switches, dos routers y dos firewalls.

El presupuesto asignado a la Administración Central fue de $55.3 millones en el 2022, $18.4 millones en el 2023 y de $17.8 millones en el 2024.

El Informe contiene cuatro recomendaciones a la atención de la Junta de Gobierno de la UPR, al secretario de Hacienda, y al presidente de la Universidad.

Este primer informe de la Administración Central de la UPR cubre el periodo del 1 de enero de 2023 al 30 de noviembre de 2024.

El Informe de Auditoría OC-25-86 se puede conseguir en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.