Oficina del Contralor revela incumplimiento de ley y reglamentación en la adquisición de bienes

La Oficina del Contralor de Puerto Rico emitió una opinión cualificada de las operaciones fiscales del Departamento de Educación. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos, pero no generalizados. 

El Informe revela que el Departamento de Educación (DE) no siguió el proceso de invitar a la licitación de pizarras, acondicionadores de aire y equipo de laboratorio, a todos los licitadores registrados en el Registro Único de Licitadores (RUL) de la Administración de Servicios Generales. En su lugar se emitieron tres órdenes de compras del 2020 al 2023, que sumadas totalizaron $256,238 bajo la modalidad de subasta informal. 

La ley y reglamentación vigente dispone que, para adquirir bienes mediante subasta informal o formal, se debe invitar a todos los proveedores inscritos en el RUL según la categoría correspondiente al bien que se pretende adquirir. 

La auditoría de tres hallazgos señala que tampoco invitaron a todos los licitadores registrados en el RUL, para adquirir equipo y materiales de asistencia tecnológica para los estudiantes del Programa de Educación Especial. En su lugar, se publicó un Aviso de Subasta, el 28 de enero de 2021, en la página de internet del Departamento y en el Registro Único de Subastas. 

De hecho, para dos órdenes en la modalidad de compra excepcional por $1.1 millones y $2.5 millones para imprimir folletos instructivos y adquirir 1,800 estaciones de toma de temperatura, no obtuvieron la recomendación del administrador auxiliar de Adquisiciones y la autorización del oficial de Licitación de la Administración de Servicios Generales (ASG). 

Los auditores identificaron otras deficiencias como la falta de información sobre la fecha de entrega de bienes en las órdenes de compra, o la cláusula de penalidad en los casos de entrega tardía. Estas situaciones no permiten tener un remedio legal en aquellos casos que los bienes no se reciban en la fecha establecida ni permite imponer penalidades. 

El Informe devela que no se expidieron los recibos de propiedad en uso a los custodios de 30 computadoras portátiles, cuatro pizarras interactivas, 11 monitores y 15 equipos de robótica. Esta propiedad adquirida por $216,847 se estaba utilizando en cuatro escuelas públicas y dos colegios privados. 

Además, se identificaron unidades sin número de propiedad, no se localizaron seis computadoras y al 11 de octubre de 2024, el módulo “Asset Management” del Sistema de Información Financiero del Departamento de Educación, no estaba actualizado. 

Estas situaciones no permiten mantener un control de la propiedad e impiden determinar el responsable en caso de pérdida o daños. Al respecto se recomienda que se asigne personal necesario a la Oficina del Manejo de Propiedad e Inventario, y que los directores del Departamento descontinúen la práctica de reasignar la propiedad. 

La auditoría da a conocer que el Procedimiento para el Control y Contabilidad de la Propiedad del Departamento de Educación aprobado en el 2006 y enmendado en el 2007, no cuenta con los procedimientos actualizados. Los empleados no cuentan con una guía para realizar sus funciones de manera efectiva y uniforme. 

Del 1 de julio del 2020 al 31 de octubre de 2024, el Departamento contó con asignaciones presupuestarias de $20,090 millones y efectuó desembolsos por $19,985 millones. 

Este informe cubre el periodo del 1 de julio de 2020 al 31 de octubre de 2024.

El Informe de Auditoría OC-25-92 se puede conseguir en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.