La Contraloría de Puerto Rico emite una opinión cualificada sobre las operaciones fiscales de la Comisión Estatal de Elecciones. Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto son significativos pero no generalizados.

El Informe revela que los funcionarios que actuaron como secretarios no habían preparado 111 minutas -el 73%- de las 152 reuniones que la Comisión llevó a cabo para el periodo auditado. El secretario tiene el deber de tomar notas, redactar, preparar las actas o minutas de las reuniones y certificarlas. Esta situación, contraria a la Ley Electoral,  puede propiciar que se objete la legalidad y validez de las actuaciones al no presentarse las minutas en las siguientes reuniones para su aprobación.

La auditoría de seis hallazgos señala que se incumplió con la disposición de preparar y remitir los single audits a la Comisión de Asistencia Electoral de los Estados Unidos que había desembolsado $3.2 millones en fondos federales del 2014 al 2017. Los servicios de contadores públicos autorizados para realizar los estados financieros de 2016, se contrataron 70 días después a la fecha límite y todavía al 20 de febrero de 2018, no se había completado, ni remitido el single audit del año fiscal 2016.

Nuestros auditores identificaron que al 30 de junio de 2017, el puesto de auditor interno llevaba seis meses vacante y no se había nombrado un Comité de Auditoría Interna. Esta deficiencia puede afectar la independencia, integridad, confiabilidad y la transparencia de sus procesos. Una situación similar ya se había comentado en el Informe de Auditoría DA-10-10 del 2009.

En el 2016 no se realizó un inventario físico según dispone la reglamentación vigente de las 17,937 unidades de propiedad adquiridas a un costo de $17.7 millones. Además, el almacén de materiales y suministros carecía de controles internos ya que para el 2014, 2016 y 2017 el guardalmacén III no realizó los inventarios físicos al menos dos veces al año según dispone el Manual de Procedimientos. El Informe de Auditoría DA-10-21 de 2010, comenta una situación similar.

El Informe detectó que la oficial pagador especial, que responde a la Jefa de Finanzas, realizaba funciones conflictivas ya que esta registraba en el sistema de contabilidad las peticiones de fondos, realizaba gestiones para localizar beneficiarios de los cheques devueltos a la vez que cancelaba los cheques caducados. Esta situación, contraria a la Ley 230 de Contabilidad de Puerto Rico, propicia el ambiente para que se comentan errores e irregularidades.

El Informe cubre el periodo del 1 de enero de 2014 al 30 de junio de 2017.

Vea el Informe de Auditoría DA-19-01.

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