Reglamento Número 31

REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR

INDICE GENERAL

Artículo 1 – Título

Este reglamento se conocerá como Reglamento Núm. 31 de Compras de la Oficina del Contralor.

Artículo 2 – Base Legal

Este reglamento se adopta y promulga en virtud de la facultad conferida al Contralor de Puerto Rico en el Artículo 14 de la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952 (2 L.P.R.A. sec. 84), ley que crea la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

Las transacciones financieras de la Oficina del Contralor, aunque se tramitan por conducto del Secretario de Hacienda, no están sujetas a la preintervención del Secretario; ni la Oficina del Contralor a las reglas y reglamentos que este funcionario prescriba, en lo que se refiere a la exactitud, propiedad, corrección, necesidad y legalidad de las transacciones, según lo dispone la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico".

Artículo 3 - Propósito

Se promulga el presente Reglamento con el propósito de establecer las normas y el procedimiento a seguir por la Oficina del Contralor de Puerto Rico para la adquisición de equipo, materiales, artículos y servicios no profesionales.

Artículo 4 - Definiciones

Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación:

1. Artículos: Cualquier mercancía adquirida o que se está por adquirir.
   
   

2. Compra: Materiales, equipo o servicios no profesionales que se desean adquirir en una sola transacción por tener un mismo propósito, suplidos comunes o que así convenga al interés público.
   
   

3. Compra por Licitación Escrita: Compra en que el importe total fluctúe entre $4,001 y $24,999. En estos casos se requiere que todas las ofertas recibidas sean por escrito.
   
   

4. Compra por Licitación Verbal: Compra en que el importe total no exceda $4,000. Se tramita por visita personal o através de llamada telefónica.
   
   

5. Compra por Subasta Formal: Compra en exceso de $25,000 cuya adjudicación a determinado postor la aprueba la Junta de Subastas.
   
   

6. Contralor: Contralor de Puerto Rico
   
   

7. Divisiones: Las unidades de trabajo en que están divididas las operaciones de la Oficina del Contralor.
   
   

8. Emergencia: Necesidades inesperadas e imprevistas causadas por calamidades fuera del alcance humano, en las que se requiere acción inmediata. Ello por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro de vida o la salud de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la Oficina. También se entenderá por emergencia aquella situación en donde, sin mediar negligencia, olvido o dilación administrativa, la vigencia de los fondos pueda caducar. Además, que toda oportunidad para adquirir los suministros o servicios deseados pueda perderse, afectando adversamente al buen funcionamiento de la Oficina, y que el Contralor así lo señale. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencia de dilación u olvido administrativo, no se considerarán de emergencia, (4) cualquier otra situación que el Contralor determine.
   
   

9. Equipo : Todos los bienes muebles que tienen vida útil de por lo menos dos años y que puedan usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse. Por lo general tiene un costo de unidad que excede de $25.
   
   

10. Especificaciones: Conjunto de características primordiales del equipo, servicios no profesionales señalados como referencia para cada partida de una subasta, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de suministros que se requiere.
    
    

11. Fianza de Ejecución (Performance Bond): La garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro.
    
    

12. Garantía de Licitación (Bid Bond): Respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro.
    
    

13. Materiales: Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. Su vida útil generalmente no excede de dos años y al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. El costo de la unidad generalmente no excede de $25.
    
    

14. Oficial de Compras: Compañero facultado para efectuar las compras.
    
    

15. Oficina: Oficina del Contralor de Puerto Rico.
    
    

16. Servicios no Profesionales: Aquellos servicios que son prestados por personas que no tienen conocimientos o habilidades especializadas, o que no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización.
    
    

17. Subasta Formal: Procedimiento de compra en exceso de $25,000 en el que se requiere el envío o la entrega a los posibles licitadores de invitaciones a subastas, escritas, con los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse, con indicación del día y la hora en que vence el periodo para recibir ofertas. En dicho procedimiento también se requiere el envío de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas recibidas en el día y la hora previamente indicados, ante los licitadores presentes. La adjudicación la aprueba la Junta de Subastas.
    
    

18. Subasta Informal: Procedimiento de compras en el que el importe total no exceda de $24,999 en el que se requiere solicitud de precios en mercado abierto.

Artículo 5 – Junta de Subastas

1. Se crea una Junta de Subastas (la Junta), la cual será nombrada por el Contralor quien, además, designará su Presidente. Esta Junta tendrá la responsabilidad de decidir sobre las subastas formales y en cualquier otro asunto relacionado con la función de compras que el Contralor considere conveniente, que sea decidido por la misma. Los miembros de la Junta no percibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tales.

2. La Junta se compondrá de tres (3) miembros como sigue: el Director de la División de Finanzas y Servicios Auxiliares quien actuará como Secretario, un abogado y un Director de las Divisiones de Auditorías. Dichos miembros servirán un término de cuatro (4) años a partir de su nombramiento a menos que el Contralor determine lo contrario. Estos se desempeñarán en tal posición hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman la posición.
   
   

3. El Contralor nombrará, además, dos miembros suplentes para que en caso de que sea necesario puedan sustituir a los miembros permanentes de la Junta.
   
   

4. Las reuniones de la Junta serán citadas por su Presidente o por su Secretario. En ausencia del Presidente le sustituirá otro miembro que no sea el Secretario de la Junta.
   
   

5. Una mayoría de los miembros de la Junta constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría de los presentes, disponiéndose que en aquellos casos en que hubiere empate, se someterá el caso al Contralor para su decisión.
   
   

6. El Secretario de la Junta mantendrá al día un libro de actas en donde se harán constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones de cada reunión que se celebre. Además, velará porque en la celebración de subastas formales se provea la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y los servicios que se interese adquirir. A tales fines, mantendrá registros de los suplidores que puedan proveer los suministros y los servicios no profesionales que requiera la Oficina para su funcionamiento. Establecerá un procedimiento que permita incluir en este registro el mayor número posible de licitadores cualificados. Cualificarán como licitadores aquellos que reúnan los requisitos necesarios, que les permita cumplir con los contratos a adjudicarse. A tales efectos, se podrá eliminar de dichos registros aquellos licitadores que resulten incompetentes o que, en alguna forma, muestren incapacidad para cumplir con dichos requisitos.

Artículo 6 – Subasta Formal

a.  Invitación a Subasta

1)  Publicación de Subastas

a)     En los casos en que, por las disposiciones de este Reglamento se requiera el procedimiento de Subasta Formal para la compra, la Oficina enviará invitaciones a subasta, por el medio más conveniente, al mayor número de suplidores. Copias adicionales de estas invitaciones serán mantenidas a la disposición de cualquier otro suplidor que desee concurrir a la subasta y que no esté incluido en la lista de suplidores.

b)    La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas mayores de veinticinco mil dólares ($25,000) por partida se notificará mediante anuncio de subasta, por lo menos durante dos días, en un periódico de circulación general en Puerto Rico diez (10) días antes de la fecha límite para licitaciones.

2)  Período mínimo para el envío de invitaciones

a)    La fecha de publicación de las invitaciones a subasta será fijada con suficiente antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas.

b)    Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación cuando las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) días consecutivos antes de la fecha de la subasta, además, de:

(1) Un margen de dos (2) días consecutivos para que las invitaciones lleguen al destinatario.

(2) Un margen de dos (2) días consecutivos para que las ofertas enviadas por los licitadores sean recibidas en la Oficina.

(3) En caso de solicitudes de compra con especificaciones altamente técnicas, el tiempo que razonablemente sea requerido por los licitadores para analizar y someter su oferta. Este periodo no será menor de cinco (5) días consecutivos.

3)  El Secretario de la Junta de Subastas o su representante autorizado fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones.

4)  Requisitos de la invitación a subasta

1. La invitación contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener.
   
   

2. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación a subasta.
   
   

3. En las invitaciones a subastas se especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas.
   
   

4. Toda invitación a subasta contendrá instrucciones específicas, respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos, y las especificaciones, constituirán la base del contrato.
   
   

5. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta.
   
   

6. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta.
   
   

7. En los casos que se requiera de los licitadores que sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula al efecto.
   
   

8. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad.
   
   

9. En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago.
   
   
10. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta.  Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la Oficina. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe donde se expliquen las razones.
    
    
11. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de la Oficina, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia.
    
    
12. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades de la Oficina.
    
    
13. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución de los servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la invitación de subasta. Esta fianza se requerirá al postor al cual se adjudique la subasta.
    
    
14. Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo en un procedimiento de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones, la Oficina hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para la Oficina, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la Oficina y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del importe del pago. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá del pago de daños y perjuicios. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la Oficina de gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados.
    
    
15. Cuando todas las especificaciones del material, equipo o servicios a requerirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque esta se hizo a través de la prensa o por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición en la Oficina y así se hará constar en la invitación.
    
    
16. En toda invitación a subasta se especificarán los términos para impugnación de la convocatoria y adjudicación.
    
    
17. Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas para la apertura de la subasta.

 

b.  Radicación de Ofertas

1)  Recibo de Licitaciones

1. Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta de Subastas desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora límites establecidas para abrir la subasta.
   
   

2. Todo licitador someterá evidencia de haber adquirido una fianza provisional equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Esta deberá ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados serán devueltas luego de adjudicada la subasta. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deberán hacerse a nombre del Secretario de Hacienda las que serán posteriormente rembolsadas por el Departamento de Hacienda. No se aceptarán fianzas en efectivo.
   
   

3. Los sobres sellados de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Oficina indicando la fecha y hora en que se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el Secretario de la Junta hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará cambio alguno una vez éstas hayan sido radicadas y aceptadas.
   
   

4. Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados conteniendo una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento:

1) Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste.

2)  Anotará en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa.

3)  Entregará el sobre al Secretario de la Junta, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma.

4)  El Secretario de la Junta levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas.

2)  Tipo de ofertas

Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta.

a) Varias ofertas por un mismo licitador

Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas.

b) Oferta Alterna

Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos.

c)  Oferta Básica

Los licitadores cotizarán a base de precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica.

d) Oferta de "todo o nada"

Será admisible, en adición a la oferta básica, la oferta sobre "todo o nada", estableciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas.

A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional "todo o nada" no impedirá que la Oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios.

e)  Oferta Suma Global

En sustitución de ofertas sobre la base de "todo o nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global ("lump sum").

El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, a base de precios unitarios, siempre que se le adjudique todas las partidas para las cuales cotiza.

A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviniere al interés público.

f) Oferta de precios estimados

No se aceptarán ofertas a base de precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios, una vez adjudicada la subasta.

3) Los funcionarios y empleados de la Oficina y sus componentes operacionales bajo ninguna circunstancia, podrán intevenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas, ni en forma alguna aconsejar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las subastas.

4) Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta o lápiz indeleble por el licitador o su representante autorizado.

a.    Se podrán considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado, o su representante autorizado, hubiese radicado una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente.


b.    También podrá aceptarse una oferta sin firmar si con los pliegos de ofertas viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición.

5)  Entregas

En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término o la fecha dentro del cual entregarán los artículos o rendirán el servicio requerido.

La entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, siempre que así se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés público.

6)  Cambio de oferta

Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes.

7)  Retiro de las ofertas

a)     El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de la apertura del acto a subasta.

        El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionada a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable.

b)      Efecto del retiro de ofertas

       El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta.

       Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrá aplicar las sanciones que el Contralor estime pertinentes, en armonía con lo dispuesto en el Apartado f de este Artículo.

8) Modificaciones de Ofertas

1. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, la que deberá ser radicada con el Secretario de la Junta, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura y nombre y dirección del licitador.
   
   
2. Deberá incluirse información indicando las razones para la modificación de la oferta.
   
   
3. Dichas modificaciones serán inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta.
   
   
4. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de subasta original.

c. Acto de Subasta

1. El día fijado para la apertura de las proposiciones, se requerirá de todos los presentes que firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación a quien representan y el puesto que desempeñan en la misma.
   
   

2. Una vez constituido el quórum de la Junta de Subasta, el Presidente de dicha Junta declarará abierta la subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la invitación de subasta, y procederá a abrir los pliegos de las proposiciones.
   
   

3. El Presidente de la Junta de Subastas verificará la corrección de las proposiciones, comprobará que se haya cumplido con los requisitos de rigor y hará que se lean en voz alta.
   
   

4. Cualquier asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta de Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por los licitadores, después que la oferta contenida de dicho documento haya sido abierta y leída.