Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Este informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones de la Autoridad relacionadas con los controles administrativos. Además, de la evaluación parcial de un contrato formalizado por la Autoridad el 26 de mayo de 1995 con una empresa privada para la administración, operación, reparación y mantenimiento de los sistemas de agua y alcantarillados.

Las pruebas efectuadas demostraron desviaciones de ley y de reglamentación, así como de normas de política pública, de sana administración y de control interno respecto a las operaciones que cubren este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y los reglamentos aplicables.

1. El 26 de mayo de 1995 el entonces Director Ejecutivo de la Autoridad formalizó un contrato de servicios (contrato) con vigencia de cinco años con Professional Services Group, Inc. (PSG). El mismo incluía, entre otras cosas, la operación, la administración, la reparación y el mantenimiento de los sistemas de agua y alcantarillados y las áreas de servicios al cliente, facturación, cobros, laboratorios, recursos humanos y finanzas de la Autoridad. PSG comenzó a prestar servicios a la Autoridad el 1 de septiembre de 1995. El contrato fue enmendado en cuatro ocasiones entre agosto de 1996 y mayo de 1998.

Al 31 de diciembre de 1998 la Autoridad había pagado a PSG alrededor de $329,828,505 por honorarios ("fee") acordados en el contrato. Además, había desembolsado $19,138,264 y $33,301,243 por gastos de mantenimiento y reparación (M&R) y de renovación y reemplazo (R&R), respectivamente.

a. Contrario a la política pública establecida y las disposiciones reglamentarias vigentes, la Junta de Gobierno de la Autoridad (Junta) no solicitó a otras compañías que pudiesen estar interesadas en prestar los servicios a contratarse que presentaran propuestas escritas. Solamente se negoció con PSG.

La situación comentada privó a la Autoridad del beneficio que pudo haber obtenido de contar con varias propuestas para evaluarlas y seleccionar aquélla que resultara más conveniente a sus intereses. Además, la ausencia de propuestas adicionales pudo dar lugar a que se favoreciera a una firma en particular, en este caso a PSG.

b. Contrario a la reglamentación vigente, el Director Ejecutivo de la Autoridad (Director Ejecutivo) efectuó dos de las cuatro enmiendas al contrato, el 11 de abril y 27 de mayo de 1997, sin contar con la aprobación de la Junta.

La situación comentada privó a la Junta de considerar las referidas enmiendas al contrato para determinar si los términos y las condiciones establecidos en las mismas protegían adecuadamente los intereses de la Autoridad.

c. Contrario a las disposiciones de ley y reglamento vigentes, al 31 de diciembre de 1998 la Autoridad no había sometido a nuestra Oficina copia de las cuatro enmiendas hechas al contrato. Tampoco había anotado las mismas en el Registro de Contratos de la Autoridad. Además, copia del contrato original fue sometido a esta Oficina luego de transcurridos 18 días del término dispuesto en la ley.

La situación señalada impidió a esta Oficina incluir a tiempo las referidas enmiendas en el Registro de Contratos que mantiene para los fines dispuestos en la ley.

2. En el 1995 el entonces Director Ejecutivo estableció la Oficina de Administración de Contrato (OAC), dirigida por un Administrador de Contrato. Entre otras cosas, la OAC preintervenía y certificaba para pago las facturas sometidas por PSG y realizaba visitas a las plantas de la Autoridad para evaluar su funcionamiento.

a. Contrario a instrucciones impartidas por la Junta y a normas de sana administración, el Director Ejecutivo no estableció por escrito las funciones y responsabilidades que tendrían los funcionarios de la OAC. Este tampoco sometió ante la consideración de la Junta la forma en que se administraría el contrato y se supervisaría el desempeño de PSG. El Director Ejecutivo tampoco estableció las normas y los procedimientos aplicables a la evaluación de las facturas y demás justificantes presentados para pago por PSG.

b. Contrario a normas de sana administración, al 31 de diciembre de 1998, 28 meses posterior a la jubilación del entonces Administrador de Contrato, el Director Ejecutivo no había nombrado a un nuevo Administrador de Contrato en propiedad.

c. Contrario a normas de sana administración, no se mantenían documentadas, como parte de un expediente del contrato u otro expediente, las interpretaciones y decisiones relacionadas a las cláusulas del mismo.

d. Contrario a disposiciones del contrato, luego de dos años y medio, aproximadamente, después de las primeras visitas de inspección a la planta de filtros de Luquillo y a la planta de alcantarillados de Santa Isabel por funcionarios de la OAC, aún quedaban serias deficiencias sin atender por parte de PSG. La Autoridad no tomó acciones enérgicas para que PSG cumpliera con su responsabilidad al respecto, según dispuesto en el contrato.

Las situaciones señaladas no permiten a la Autoridad ejercer un control adecuado de las operaciones relacionadas con el contrato con PSG. Estas, entre otras consecuencias, propician el ambiente para que se incumpla con los términos y las condiciones establecidos en el contrato y se efectúen pagos por servicios deficientes o no recibidos. Lo comentado en el apartado "b" propicia, además, que no haya uniformidad en la administración del contrato, lo que dificulta adjudicar responsabilidad en caso de que se determine alguna irregularidad.

3-a. Contrario a las disposiciones del contrato, al 18 de junio de 1998 PSG no había sometido 20 de los informes o estados requeridos en el contrato para el período del 15 de octubre de 1995 al 15 abril de 1998. Entre ellos:

- Informe anual sobre el equipo y las piezas de repuesto usadas, instaladas o puestas en servicio durante el segundo año del contrato.

- Informes anuales de las proyecciones del mantenimiento al sistema correspondientes al segundo y tercer año del contrato.

- Informes anuales de los resultados de la revisión o actualización del Plan de Emergencia de la Autoridad correspondientes al primer, al segundo y al tercer año del contrato.

b. Contrario a las disposiciones del contrato, al 18 de junio de 1998 PSG había sometido a la Autoridad 33 informes sobre las áreas bajo su responsabilidad con tardanzas que fluctuaron entre 33 y 737 días consecutivos. Estos correspondían al período del 16 de septiembre de 1995 al 1 de marzo de 1998. Entre ellos:

- El informe anual del inventario físico y la lista de químicos correspondiente al primer año del contrato lo sometió el 16 de octubre de 1996. La fecha de radicación era el 16 de septiembre de 1995.

- El inventario físico de todos los vehículos de motor, las piezas de repuesto y el equipo movible que transporta maquinaria correspondiente al primer año del contrato lo sometió el 8 de septiembre de 1997. La fecha de radicación era el 1 de octubre de 1995.

- Los informes de los productos químicos en inventario correspondientes al segundo y al tercer año del contrato los sometió el 29 de octubre de 1996 y el 3 de abril de 1998, respectivamente. Las fechas de radicación eran el 1 de septiembre de 1996 y 1997.

Las situaciones señaladas privaron a la Autoridad de tener a tiempo información necesaria y esencial sobre el funcionamiento de ésta y del desempeño de PSG. Además, propician el ambiente para que no se detecten a tiempo errores o irregularidades para tomar las medidas correctivas necesarias.

4. Contrario a las disposiciones del contrato, al 31 de diciembre de 1998 PSG adeudaba a la Autoridad de Energía Eléctrica $36,347,951 por servicios de electricidad del 1 de septiembre de 1995 al 31 de diciembre de 1998. Además, adeudaba a la Puerto Rico Telephone Company $1,742,539 por servicios telefónicos y otros misceláneos del 1 de septiembre de 1995 al 31 de diciembre de 1998.

Las situaciones señaladas constituyen un riesgo para la Autoridad y pueden causarle consecuencias económicas adversas en caso de que PSG incumpla con sus responsabilidades contractuales. Entre ellas, la cancelación o desconexión de dichos servicios esenciales para poder realizar las funciones de la Autoridad.

5. Del 29 de septiembre de 1995 al 31 de marzo de 1998 la Autoridad desembolsó a favor de PSG $14,444,624 y $11,597,025 para los fondos de M&R y R&R, respectivamente. Dichos fondos, según se dispuso en el contrato, se utilizarían para gastos de mantenimiento y reparación y de renovación y reemplazo a los sistemas de acueductos y alcantarillados de la Autoridad.

Se determinó que, contrario a normas de política pública y de sana administración:

a. En el contrato no se especificó cómo se proveerían a PSG dichos fondos si por reembolso de gasto incurrido o por transferencia de fondos a base de estimado de gastos con la responsabilidad por parte de PSG de presentar liquidaciones periódicas.

b. Al 31 de diciembre de 1998, la Autoridad no contaba con fondos suficientes para todos los gastos de M&R y R&R. Dichos gastos se cubrían, en ocasiones, con financiamiento del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico.

Las situaciones señaladas, entre otras cosas, impiden a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los desembolsos realizados por virtud del contrato y sobre sus operaciones. Por otro lado, lo comentado en el apartado "a" propicia que se efectúen pagos indebidos o improcedentes a PSG, y que se dificulte la adjudicación de responsabilidad en los casos que así proceda.

6. Se determinaron otras serias deficiencias relacionadas con los procesos de pago y de preintervención de las facturas del "fee" y de los reembolsos de los gastos de mantenimiento y reparación (M&R) y de renovación y reemplazo (R&R) (hallazgos 6 y 7). También se determinaron desviaciones de ley y de normas de control interno y de sana administración relacionadas con la aprobación de reglamentación y normas y los registros contables (Hallazgo 8) y la radicación de contratos en la Oficina del Contralor, la formalización de contratos y la legalidad de otros gastos (Hallazgo 9).

La Autoridad fue creada por virtud de la Ley Núm. 40 del 1 de mayo de 1945, según enmendada (Ley Núm. 40). Esta se creó como una corporación pública con el propósito de proveer servicios de agua y alcantarillado sanitario a los habitantes del Pueblo de Puerto Rico.

Los poderes corporativos de la Autoridad son ejercidos por una Junta de Gobierno compuesta por nueve miembros. Cinco de éstos son nombrados por el Gobernador, dos representan el interés del consumidor y son elegidos mediante referéndum y los restantes dos son el Presidente del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico y el Secretario del Departamento de Transportación y Obras Públicas.

La Junta de Gobierno nombra al Director Ejecutivo de la Autoridad. Para realizar las funciones la Autoridad está estructurada en divisiones, áreas operacionales y oficinas regionales.

El 13 de noviembre de 1993 mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-41 el Gobernador de Puerto Rico declaró un estado de emergencia en la Autoridad debido a los problemas que confrontaba ésta en cuanto al mantenimiento de su infraestructura; el almacenamiento, el tratamiento, la distribución y el mantenimiento del agua potable; la recolección, el tratamiento y la disposición de las aguas usadas; y la prestación de los servicios que directamente afectaban a los ciudadanos. Por virtud de dicho Boletín el Gobernador autorizó al Director Ejecutivo de la Autoridad a tomar las medidas que fueran necesarias, entre ellas, acciones de subastas, contrataciones y compras, para corregir la situación que confrontaba la Autoridad.

El 26 de mayo de 1995 la Autoridad formalizó un contrato de servicios con Professional Services Group, Inc. (PSG) para la administración, la operación, la reparación y el mantenimiento de los sistemas de agua y alcantarillados. Por virtud del contrato PSG, además, sería responsable, entre otras, de las áreas de servicios al cliente, facturación, cobros, laboratorios, recursos humanos y finanzas. PSG comenzó a prestar sus servicios efectivo el 1 de septiembre de 1995.

Los recursos para financiar la construcción por la Autoridad de las plantas de filtración y tratamiento de agua y otras instalaciones provienen mayormente de líneas de crédito otorgadas por el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico. Los recursos para atender sus gastos operacionales provienen principalmente de los cobros a los abonados por los servicios de agua y alcantarillados.

Para los años fiscales 1995-96 al 1997-98 la Autoridad generó ingresos de sus operaciones por $933,186,000, recibió subsidios por $188,930,000, e incurrió en gastos operacionales por $1,363,245,000, según se indica en la tabla que se presenta a continuación:

Año Fiscal	Ingresos Operacionales	Subsidios	Gastos operacionales y otros	Sobrante o (déficit) neto

1995-96	$295,829,000	$ 55,000,000	$ 441,792,000	$ (90,963,000)
1996-97	308,700,000	64,328,000	428,269,000	(55,241,000)
1997-98	328,647,000	69,602,000	493,184,000	(94,925,000)

Totales	$933,186,000	$188,930,000	$1,363,245,000	$(241,129,000)

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.