Nota:       Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).            
 

Informe de Auditoría en Formato PDF

     Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de los Puertos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

     Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este primer informe contiene el resultado del examen que realizamos sobre la planificación de la auditoría, los gastos de representación mediante el uso de tarjeta de crédito corporativa, los controles administrativos y varios asuntos del área de personal.

     Las pruebas efectuadas revelaron serias desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación y de normas de política pública y de sana administración en las operaciones relacionadas con este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

     A continuación se resumen los hallazgos 1 al 7, clasificados como principales.

          1-a. Al 30 de abril de 1998 la Autoridad no había establecido disposiciones específicas para regir el uso de la tarjeta de crédito corporativa (tarjeta de crédito) que asigna a sus funcionarios para incurrir en gastos en gestiones oficiales.

          La situación comentada no permite a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los gastos de representación efectuados mediante el uso de las tarjetas de crédito. Ello propicia el ambiente para la utilización indebida de la misma, como en el caso que señalamos en el apartado "b".

          b. En mayo de 1998 la Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad emitió un informe de auditoría en el que se indicó que una funcionaria de la Autoridad utilizó indebidamente la tarjeta de crédito que tenía asignada para gastos personales por $5,563 de marzo de 1997 a abril de 1998. De éstos, la funcionaria efectuó pagos por $2,150 al banco comercial que emitió la tarjeta de crédito.

          El 4 de marzo de 1999 sometimos al Secretario del Departamento de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental la situación señalada para las acciones procedentes.

          c. De abril de 1997 a marzo de 1998 la Autoridad procesó siete comprobantes de desembolsos por $7,780 para pagar gastos incurridos mediante el uso de la tarjeta de crédito asignada a la funcionaria mencionada. En dichos comprobantes se pagaron los gastos correspondientes a 10 estados de cuentas (facturas) sometidos por el banco comercial que expidió la tarjeta de crédito. Determinamos que en dichos comprobantes de desembolso no se incluyeron 9 de los 10 estados de cuenta de la tarjeta de crédito que evidenciaran los gastos incurridos por la funcionaria.

          d. Determinamos otras deficiencias respecto al uso de la tarjeta de crédito por otro funcionario de la Autoridad, relacionadas con gastos de representación cuestionables por $657 y la falta de informes sobre las gestiones realizadas en ocho viajes oficiales al exterior a un costo de $11,413. También se determinó comprobantes de desembolso por $5,918 que no estaban firmados por el Supervisor de la Sección de Pagos, responsable de la legalidad, propiedad y corrección de los mismos.

          Las situaciones comentadas en los apartados "c" y "d" no permiten a la Autoridad mantener un control efectivo sobre los gastos incurridos mediante el uso de la tarjeta de crédito y propicia que se utilice la misma para propósitos no oficiales.

          2-a. Contrario a lo dispuesto por ley y a la reglamentación aplicables, al 30 de abril de 1998 la Autoridad mantenía deudas atrasadas con siete agencias gubernamentales por $16,335,476. Las deudas atrasadas fluctuaban entre $186,077 y $7,709,843 y correspondían, entre otras, a retenciones de contribuciones sobre ingresos sin enviar al Departamento de Hacienda, contribuciones del seguro por desempleo sin remitir al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, atrasos en el pago de servicios públicos y atrasos en el pago de préstamos y líneas de crédito con el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico.

          Las deudas mencionadas se originaron entre abril de 1995 y marzo de 1998, o sea, entre 2 y 36 meses luego de haberse vencido el término para pagar las mismas. Los atrasos en el pago de las deudas indicadas resultaron en cargos adicionales a la Autoridad por $3,939,104 por intereses, recargos y penalidades.

          b. Contrario a normas de control interno y de sana administración, al 30 de abril de 1998 la Autoridad no había establecido un plan de alternativas prácticas y viables para pagar y reducir las deudas que tenía atrasadas con las agencias gubernamentales mencionadas en el apartado anterior.

          La situación comentada propicia que las deudas continúen aumentando y, por consiguiente, que la Autoridad siga incurriendo en gastos excesivos por intereses, recargos y penalidades.

          3. El examen de las cuentas bancarias de la Autoridad reveló que contrario a normas de control interno y de sana administración, el Negociado de Finanzas de ésta no daba seguimiento diario a los balances de cinco de dichas cuentas. De julio de 1996 a abril de 1998 se efectuaron desembolsos por cantidades mayores a los balances que se mantenían en las cuentas general operacional, de nóminas, del Acuaexpreso, del fondo de construcción y en la operacional de las lanchas de Fajardo. La Autoridad pagó $2,118,206 por cargos bancarios que fluctuaron entre $2,359 y $1,097,002 por los sobregiros surgidos en las referidas cuentas.

          La situación señalada impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los depósitos y desembolsos efectuados contra las cuentas bancarias mencionadas. Además, privó a ésta de recursos por $2,118,206 que pudo haber utilizado para atender sus gastos operacionales, reducir sus pérdidas y mejorar su precaria situación financiera.

          4-a. Contrario a lo dispuesto por ley y a la reglamentación aplicables, entre enero de 1993 y julio de 1997 la Autoridad trasladó a cinco empleados a prestar servicios en un departamento, en una corporación pública del Gobierno y en un municipio. Para ello, la Autoridad formalizó unos acuerdos interagenciales donde se establecían, entre otras cosas, las funciones que dichos empleados realizarían, los salarios y beneficios marginales que devengarían y la forma en que las entidades gubernamentales reembolsarían a la Autoridad los salarios y beneficios marginales pagados por ésta. De enero de 1993 a abril de 1998 la Autoridad efectuó pagos por $1,306,730 a dichos empleados por salarios y beneficios marginales mientras prestaban servicios en las entidades gubernamentales mencionadas.

          b. Contrario a lo establecido en los acuerdos interagenciales y a normas de sana administración, al 30 de abril de 1998:

               (1) La Autoridad no había facturado $335,585 de los $1,306,730 indicados.

               (2) La Autoridad tenía 92 facturas por cobrar por $303,685 de los $971,145 facturados. Dichas facturas se originaron entre mayo de 1993 y abril de 1998. En 33 de éstas por $289,989 no se habían realizado gestiones de cobro adecuadas.

          Las situaciones comentadas habían privado a la Autoridad de recursos por $639,270 que pudo haber utilizado para atender su precaria situación financiera.

          5. La Autoridad contrata el uso de sus instalaciones con líneas aéreas o marítimas, concesionarios y otros. Los estados financieros consolidados de la Autoridad, auditados por una sociedad de contadores públicos autorizados (auditores independientes), revelaron que la Autoridad había tenido un incremento en los balances de las cuentas por cobrar por dichos conceptos de $70,488,000 que tenía al 30 de junio de 1995 a $84,173,000 para el 30 de junio de 1998.

          Los auditores independientes determinaron, entre otras cosas, deficiencias significativas en la estructura de control interno aplicable a las cuentas por cobrar y señalaron que la

referida situación creaba un serio problema a la Autoridad que afectaba significativamente su posición financiera, el resultado de sus operaciones y el flujo de efectivo.

          Las deficiencias señaladas impedían mantener información confiable sobre las cuentas por cobrar. Por consiguiente, tampoco permitían a la Autoridad tener un control adecuado sobre los cobros de dichas cuentas, lo que privaba de recursos para atender su precaria situación financiera.

          6. Contrario a lo dispuesto por ley y a la reglamentación aplicables, al 30 de abril de 1998 la Junta de Directores no había rendido al Gobernador y a la Asamblea Legislativa los informes anuales sobre las operaciones y demás actividades llevadas a cabo por la Autoridad durante los años fiscales 1995-96 y 1996-97. La Junta de Directores tampoco requirió al Director Ejecutivo que preparara y le sometiera los correspondientes informes anuales. Durante los indicados años fiscales la Autoridad tuvo pérdidas netas por $1,642,000 y $11,286,000, respectivamente.

          La situación comentada había privado al Gobernador y a la Asamblea Legislativa de información esencial para evaluar la gestión pública de la Autoridad y lo pertinente a las finanzas y operaciones de ésta en los años fiscales mencionados.

          7. Al 30 de abril de 1998 la Autoridad tenía registrada en el Mayor General propiedad mueble adquirida por $386,909,764. Esta consistía de embarcaciones, equipos, mobiliario de oficina y otros.

          Determinamos que, contrario a la reglamentación aplicable, de julio de 1996 a abril de 1998 el Supervisor de la Sección de Propiedad no tomó inventarios físicos de la propiedad mueble de la Autoridad.

          La situación comentada impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre la propiedad mueble. Además, propicia el ambiente para la desaparición de propiedad o para que se utilice para propósitos no oficiales.

          Además de los hallazgos principales señalados, en el informe se incluye un comentario especial sobre la situación financiera de la Autoridad, el cual resumimos a continuación:

          La Autoridad ha confrontado serios problemas económicos durante los años fiscales 1994-95 al 1997-98 los cuales le han ocasionado pérdidas operacionales que fluctuaron entre $1,642,512 y $28,774,755 por año, para un total acumulado de $47,232,000. Dichas pérdidas no le permiten cumplir con el propósito principal establecido en su ley creadora que es desarrollar y administrar cualquier tipo de instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos en la forma más amplia y económica posible.

          Durante la realización de nuestro examen identificamos varios factores que propiciaron que la Autoridad incurriera en dichas pérdidas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

               a. Los estados financieros consolidados de la Autoridad revelan que en los cuatro años fiscales del 1994-95 al 1997-98 las operaciones del servicio de lanchas de Fajardo, Vieques y Culebra y el Acuaexpreso y de los aeropuertos regionales tuvieron pérdidas combinadas por $53,548,427 y $83,490,272, respectivamente, para un total de $137,038,699.

               b. El examen de la cuenta de efectivo de la Autoridad para los años fiscales del 1994-95 al 1997-98 reveló una disminución gradual de $11,335,358 a $1,661,289.

               c. Para los años fiscales 1995-96 al 1997-98 ocurrieron dos eventos que afectaron adversamente la ya crítica condición financiera de la Autoridad que aumentaron dramáticamente el déficit que venía afectando a ésta desde el año fiscal 1993-94, a saber:

                     -El desembolso de $1,843,562 por 13 demandas adjudicadas por los tribunales en contra de la Autoridad de un total de 17 que fueron resueltas por los tribunales.

                     -La declaración de cuentas incobrables efectuadas por la Autoridad. Para el año fiscal 1994-95 los estados financieros consolidados de la Autoridad reflejaban gastos por la declaración de cuentas incobrables por $2,676,775. Sin embargo, para los años fiscales 1995-96, 1996-97 y 1997-98 la Autoridad declaró cuentas incobrables por $9,034,405, $7,127,208 y $13,683,144, respectivamente.

               d. En el contrato de fideicomiso se le requiere a la Autoridad, con respecto a sus tarifas, tomar en todo momento las medidas que fuesen necesarias para que el importe de su ingreso neto no sea menor al 125 por ciento del importe máximo a pagar anualmente por concepto del principal e intereses de su deuda por bonos. La proporción porcentual entre el ingreso neto y el importe de la deuda por bonos se denomina "Coverage Debt Ratio" ("Coverage").

               En los años fiscales 1994-95 al 1997-98 el margen de "Coverage" que mantuvo la Autoridad se redujo gradualmente de un 134 a un 24 por ciento, por lo que para ese último año la Autoridad no cumplió con el "Coverage" mínimo de 125 por ciento requerido por el contrato de fideicomiso. Por el contrario, incurrió en una notable deficiencia de "Coverage" de 101 por ciento.

          Las cuantiosas pérdidas de la Autoridad durante los años fiscales 1994-95 al 1997-98 indicadas permiten a ésta cumplir adecuadamente con el propósito principal establecido en su ley creadora de desarrollar y administrar instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos en la forma más amplia y económica posible.

     El Informe de Auditoría CP-99-20 emitido por el Contralor el 23 de junio de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.   

Anejo 1

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

     La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 17 del 19 de abril de 1955 (Ley Núm. 17). En dicho estatuto se delegó en el Administrador de Fomento Económico las facultades y los poderes de la Junta de Directores de la Autoridad.

     Mediante el Plan de Reorganización Núm. 6 del 1971 la Autoridad quedó adscrita al Departamento de Transportación y Obras Públicas efectivo el 1 de enero de 1973 y continúa adscrita a éste. Conforme a dicho Plan, las facultades, los poderes y las responsabilidades de la Autoridad que hasta esa fecha las ejercía el Administrador de Fomento Económico fueron transferidas al Secretario de Transportación y Obras Públicas (Secretario). Posteriormente, por la Ley Núm. 6 del 28 de junio de 1973, se creó una Junta de Directores para regir la Autoridad y sustituir al Secretario. Esta Ley fue derogada por la Ley Núm. 74 del 22 de junio de 1975, para transferir nuevamente al Secretario las facultades, los poderes y las responsabilidades que ejercía dicha Junta. Finalmente, mediante la Ley Núm. 65 del 17 de agosto de 1989 se enmendó la Ley Núm. 17 con el propósito de volver a crear la Junta de Directores de la Autoridad (Junta de Directores). Esta quedó constituida el 2 de enero de 1990.

     Los propósitos principales de la Autoridad son desarrollar, mejorar, poseer, funcionar y administrar cualquier tipo de instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos. Además, establecer y administrar sistemas de transportación colectiva marítima por sí sola o en coordinación con otras entidades gubernamentales.

     Los poderes de la Autoridad son ejercidos por la Junta de Directores integrada por el Secretario, quien es su Presidente, el Director Ejecutivo de la Compañía de Fomento Industrial, el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, el Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo y un ciudadano particular en representación del interés público designado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado. Las funciones de administración y dirección de la Autoridad las ejerce un Director Ejecutivo (Director Ejecutivo) nombrado por la Junta de Directores.

     La Oficina del Director Ejecutivo en el desempeño de su responsabilidad cuenta con un Subdirector Ejecutivo y seis directores ejecutivos auxiliares que dirigen la fase operacional de la Autoridad. El Director Ejecutivo Auxiliar en Finanzas tiene a su cargo la Oficina del Contralor, la Oficina de Presupuesto y el Negociado de Finanzas. El Director Ejecutivo Auxiliar en Bienes Raíces y Contratos dirige la Oficina de Asuntos Tarifarios, la Administración de Contratos y la Oficina de Bienes Raíces y Seguros. El Director Ejecutivo Auxiliar en Operaciones está a cargo de los negociados de Aviación y de Marítimo. El Director Ejecutivo Auxiliar en Administración está a cargo de las oficinas de Personal, de Relaciones Industriales, de Compras, de Servicios Generales, de Seguridad Industrial y de Organización y Métodos. El Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería y Construcción dirige los negociados de Ingeniería y de Construcción y el Director Ejecutivo Auxiliar en Planificación y Desarrollo está a cargo del Negociado de Desarrollo y de la Oficina de Estudios Económicos. Además, a la Oficina del Director Ejecutivo están adscritas la Oficina de Auditoría Interna, la Oficina de Seguridad General, el Centro de Procesamiento de Datos, la Oficina del Coordinador Ejecutivo, la Oficina de Comunicaciones y Prensa y la Oficina del Asesor Legal.

     Los fondos para financiar las operaciones de la Autoridad provienen primordialmente de los ingresos que generan sus actividades y de emisiones de bonos. Durante los años fiscales 1995-96 al 1997-98 la Autoridad generó ingresos por $390,714,095 y tuvo gastos por $429,423,158. En el Comentario Especial ofrecemos datos sobre las pérdidas operacionales de la Autoridad.   

Anejo 2

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

     En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

     Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

          1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

          2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

          3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

          4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

     Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

     En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

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