Nota:       Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).            
 

Informe de Auditoría en Formato PDF

     Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Colegio Regional de Carolina de la Universidad de Puerto Rico (Colegio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

     Este informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con las subastas para mejoras permanentes del 1 de julio de 1988 al 30 de junio de 1998.

     Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

          1. La Junta de Subastas celebró en octubre de 1995 una subasta para la construcción del Edificio de Tecnología Automotriz y Mantenimiento Industrial. Esta fue adjudicada en dicho mes por $2,698,361 al licitador que compareció con la oferta más baja. El Rector de la ACR formalizó el contrato correspondiente con el contratista en enero de 1996. Este fue pagado por el Colegio entre enero de 1996 y junio de 1998.

          El examen de los documentos y demás información relacionado con la referida subasta y con la contratación llevada a cabo reveló las siguientes deficiencias:

               a. La Junta de Subastas adjudicó la subasta al licitador mencionado sin éste cumplir con los siguientes requisitos establecidos por la reglamentación aplicable, por las especificaciones de la subasta, y por las recomendaciones sometidas por el Comité de la Junta de Subastas y los arquitectos a quienes se les solicitaron recomendaciones para la adjudicación de la subasta:

                    (1) El licitador agraciado no tenía una sólida solvencia económica.

                    (2) Este tampoco sometió, en original, la evidencia requerida sobre sus estados financieros.

                    (3) Tampoco sometió evidencia actualizada sobre sus referencias bancarias.

                    Las situaciones comentadas constituyeron un grave riesgo a los mejores intereses del Colegio y por ende de la ACR, en caso de incumplimiento por parte del licitador agraciado con la buena pro, o de que alguno de los licitadores impugnara la subasta. Además, éstas propician el ambiente para que pueda existir algún tipo de favoritismo en la adjudicación de las subastas para mejoras permanentes.

               b. Contrario al Reglamento de Subastas, la apertura de la subasta fue realizada por dos miembros de la Junta de Subastas. En dicho proceso no participó el Presidente de dicha Junta.

               La situación comentada pudo propiciar la impugnación de la subasta, lo cual pudo tener consecuencias adversas al Colegio y pleitos innecesarios en los tribunales.

               c. Contrario a la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975 y el Reglamento Núm. 33 promulgado por el Contralor de Puerto Rico, el contrato formalizado con el contratista fue sometido a en nuestra Oficina 238 días, luego del término fijado para ello.

               La situación señalada privó a esta Oficina de incluir el referido contrato a su debido tiempo, en el registro computadorizado de contratos que se mantiene por ley. Además, retrasó la fecha en que el mismo debía de estar accesible a la ciudadanía en su calidad de documento público.

          2-a. Contrario a normas de sana administración, en los documentos examinados no se localizó evidencia de que se estableciera por escrito las razones para: el cambio de un equipo establecido en el contrato; aceptar un crédito por $99,000, en lugar de los $118,000 por el referido equipo; y aprobar la solicitud de 20.5 días adicionales por lluvia.

          b. El 2 de mayo el Rector aprobó la Orden de Cambio Núm. 2 para terminar las paredes interiores del área de los talleres del proyecto en "gypsum board" en lugar de bloques, como estaba diseñado originalmente y conceder 31 días adicionales para terminar la obra. Además, en dicha orden de cambio se aumentó el importe del contrato en $6,771.

          Contrario a normas de sana administración, en los documentos examinados no se localizó evidencia de que el Colegio realizara un estudio para determinar si dicho cambio era comparable con lo contemplado originalmente en el contrato en términos del tipo de construcción, costo y tiempo.

          c. La ACR aprobó un total de 247 días adicionales para la terminación de la obra, de los cuales, 168 fueron debido a atrasos por el nuevo equipo. Esto representó un 68 por ciento del tiempo autorizado.

          Contrario a normas de sana administración, ésta no tomó las medidas correspondientes para lograr que el cambio del equipo se realizara dentro de un tiempo razonable. Esto a pesar de que las gestiones para dicho cambio se iniciaron el 27 de marzo de 1996, o sea, 67 días posterior a la formalización del contrato.

          Nuestro análisis reveló que el 96 por ciento del proyecto correspondía a construcción y el restante 4 por ciento a partidas relacionadas con el equipo. Sin considerar las extensiones de tiempo aprobadas relacionadas con el equipo, la fecha de terminación se estableció el 31 de marzo de 1997. Hasta el 15 de septiembre, fecha de terminación sustancial del proyecto, el contratista utilizó las extensiones de tiempo relacionadas con el equipo para terminar trabajos en la obra, no relacionados con la instalación del equipo. Entre otras cosas, realizó trabajos de plomería y eléctricos, con el aire acondicionado, el estacionamiento y la terminación de paredes interiores en bloques.

          d. Contrario a la política pública establecida en la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm. 230) y normas de sana administración, el Rector aprobó tres órdenes de cambio entre el 2 de marzo de 1997 y el 16 de enero de 1998, entre 79 y 171 días con posterioridad a las fechas de terminación previamente establecidas.

          Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "d" no permitieron ejercer un control adecuado de la administración del contrato y del desarrollo del proyecto. Lo comentado en el Apartado "a" tuvo el efecto de que se concediera un crédito menor por $19,000 por el equipo no instalado. Además, ocasionó que no se pudiera imponer la penalidad de tardanza en la entrega del proyecto. A base de la fecha originalmente pautada para la realización de las obras, el proyecto se terminó 168 días con posterioridad, lo que hubiera conllevado una penalidad de hasta $100,800, a base de $600 diarios.

     El Informe de Auditoría CP-99-18 emitido por el Contralor el 18 de junio de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.   

Anejo 1

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
COLEGIO REGIONAL DE CAROLINA

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

     El Colegio es una dependencia de la Universidad de Puerto Rico (Universidad) creado por el Consejo de Educación Superior mediante la Certificación Núm. 71 de 1974. Esto con el propósito de contribuir a la formación integral de sus estudiantes como centro de la gestión académica y administrativa, fomentando en ellos los valores sociales y culturales de nuestro pueblo. En el mismo se ofrecen oportunidades de educación y programas técnicos a nivel de bachilleratos y de grados asociados.

     El Colegio es parte de la red de colegios integrados al sistema educativo de la Universidad, los cuales son supervisados por la Administración de Colegios Regionales (ACR). El mismo cumple con sus ofrecimientos a través de un sistema único de cuatrimestres. Dicho calendario académico permite al estudiante completar sus estudios en menos tiempo que el sistema tradicional de semestre.

     La administración y supervisión de las operaciones del Colegio las ejercía un Director Decano, quien le respondía al Rector de la ACR. Las áreas operacionales se realizaban mediante los decanatos asociados de asuntos administrativos, asuntos académicos y asuntos estudiantiles.

     Mediante la Ley Núm. 186 del 7 de agosto de 1998 se enmendaron varios artículos de la "Ley de la Universidad de Puerto Rico". Entre otras cosas se dispuso la disolución de la ACR y la conversión gradual de los colegios regionales en recintos universitarios. La Junta de Síndicos aprobó mediante la Certificación 0077 del 14 de enero de 1977 la conversión del Colegio Regional de Carolina en el Colegio Universitario de Carolina efectivo el 1 de julio de 1999. A partir de dicha fecha, las funciones administrativas y académicas las ejercerá el Rector del Recinto.

Anejo 2

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
COLEGIO REGIONAL DE CAROLINA 

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

     En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

     Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

          1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

          2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

          3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

          4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

     Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

     En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en Formato PDF