Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Conservatorio de Música de Puerto Rico (Conservatorio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el tercero y último informe y cubre las operaciones relacionadas con el personal, los contratos de servicios profesionales y consultivos (parcial) y los gastos de representación y de viajes al exterior.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y de reglamentación y de normas de control interno y de sana administración aplicables a las operaciones que conciernen a este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

1-a. En el "Reglamento de Personal para los Empleados Gerenciales del Conservatorio de Música de Puerto Rico" se establecen los 20 días feriados que el personal gerencial del Conservatorio disfrutará durante el año, sin pérdida de paga o disminución de licencias acumuladas. Ello conforme a la política pública al respecto. Mediante Resolución de la Junta de Directores del 16 de octubre de 1996 se enmendó dicho Reglamento para establecer que todos los años habría un receso en las labores administrativas de cuatro días a partir del 25 de diciembre y otro, también de cuatro días, desde el lunes hasta el Jueves Santo.

Nuestro examen reveló que contrario a las disposiciones mencionadas los ocho días correspondientes a los períodos de receso de Navidad del 1996 (4 días a partir del 26) y de Semana Santa del 1997 (cuatro días) se concedieron libre a 14 funcionarios y empleados gerenciales sin cargo a las licencias acumuladas o sin pérdida de paga.

La situación comentada tuvo el efecto de que el Conservatorio incurriera en una regalía de fondos públicos por aproximadamente $7,118 al conceder a los funcionarios y empleados gerenciales los ocho días en cuestión, libre sin cargo a los balances de licencias de éstos.

b. Contrario a lo dispuesto por ley y la reglamentación aplicables, en reunión del 28 de junio de 1989 el Consejo General acordó que el Conservatorio pagara a la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura (Sistema de Retiro) las aportaciones patronales correspondientes a los servicios prestados no cotizados por 14 profesores. Se estimó en $70,000 el costo de las referidas aportaciones.

Conforme a dicho acuerdo el 8 de junio de 1993 el Conservatorio pagó $8,143 al Sistema de Retiro correspondientes a aportaciones patronales por 13 años de servicios prestados y no cotizados por un profesor. Además, el 8 de agosto de 1994 el Conservatorio reembolsó a una profesora el pago por $4,845 efectuado por ésta al Sistema de Retiro correspondiente a aportaciones patronales por 13 años de servicios no cotizados.

La situación comentada ocasionó que el Conservatorio pagara ilegalmente $12,988 por las aportaciones patronales indicadas. Esto privó al Conservatorio de recursos que podían utilizarse para atender sus gastos operacionales.

c. El 5 de diciembre de 1996 el Conservatorio pagó el bono de Navidad a dos funcionarios nombrados el 1 de julio quienes no habían trabajado seis meses como empleados en el Gobierno, como requiere la ley. Previo a su nombramiento éstos habían prestado servicios por contrato al Conservatorio.

La situación señalada ocasionó que el Conservatorio efectuara pagos ilegales por $532 ($266 a cada funcionario).

2. La administración de los aspectos relacionados con el personal docente (profesores regulares, probatorios y por contratos) se rige por el "Reglamento de Personal Docente del Conservatorio" (Reglamento) aprobado por el Consejo General el 7 de marzo de 1987 y enmendado el 20 de junio de 1994. Al 31 de diciembre de 1997 el Conservatorio contaba con 35 profesores con nombramiento de carácter regular o probatorio.

El examen realizado reveló desviaciones de lo establecido en el Reglamento, entre otras:

a. Del 30 de enero de 1996 al 30 de mayo de 1997 el Conservatorio concedió compensaciones adicionales por $25,811 a 17 profesores por horas de clases ofrecidas a los estudiantes de enero de 1996 a mayo de 1997, en exceso de 15 horas semanales. En ninguno de los casos los profesores excedieron de 21 horas semanales de clases dispuestas en el Reglamento.

La situación comentada ocasionó que el Conservatorio pagara indebidamente a los 17 profesores $25,811 por las horas mencionadas.

b. En 18 contratos formalizados con 14 profesores se estableció que éstos ofrecerían entre 1 y 6 horas semanales de clases en exceso de las 15 horas establecidas en el Reglamento. La vigencia de los mismos sería del 16 de enero al 18 de diciembre de 1996. En los expedientes examinados no había evidencia que justificara la contratación de los 14 profesores para que prestaran servicios en exceso de 15 horas semanales.

La situación comentada ocasionó que se pagara a los profesores por contrato horas en exceso de las permitidas en la reglamentación. Al 31 de mayo de 1996 el Conservatorio había desembolsado $22,195 a los 14 profesores por horas en exceso de las 15 horas semanales regulares.

c(1) En el Reglamento se dispone que el personal docente que realice funciones de director de departamento mantendrá una carga académica de 11 horas semanales de clases a los estudiantes. Esto en lugar de las 15 horas requeridas en la reglamentación. En el Reglamento ni en el "Plan de Clasificación y Retribución del Personal Docente" se dispone que los profesores con responsabilidad de director de departamento recibirán una compensación adicional por dicha función.

Determinamos que el Conservatorio le pagaba a los profesores $300 mensuales adicionales al salario de profesor por las funciones realizadas como directores de departamento. Del 15 de enero de 1996 al 15 de julio de 1997 el Conservatorio efectuó pagos por $26,425 por dicho concepto a 10 profesores que fungieron como directores de departamento.

La situación comentada ocasionó que el Conservatorio pagara $26,425 a 10 profesores por horas trabajadas como directores de departamento.

(2) El 7 de agosto de 1996 el Rector formalizó un contrato con un profesor para que ejerciera funciones de director del Departamento de Educación Musical del 7 de agosto de 1996 al 7 de julio de 1997. El Conservatorio pagó $3,392 al profesor por los servicios. Además, el 11 de agosto de 1997 el Rector contrató otro profesor para ejercer funciones como Director del referido departamento del 18 de agosto al 19 de diciembre de 1997. El Conservatorio pagó $953 al profesor por los servicios.

Determinamos que ambos profesores ejercieron funciones de director del indicado departamento por contrato sin tener nombramiento de profesor permanente o probatorio en el Conservatorio.

La situación comentada dio lugar a que se contrataran profesores para realizar funciones de director del referido departamento que no reunían los requisitos mínimos establecidos por el Conservatorio. Ello pudo resultar en detrimento de los mejores intereses del Conservatorio.

(3) Del 14 de agosto de 1995 al 11 de agosto de 1997 el Rector asignó a 11 profesores funciones de directores de departamento para el período de enero a diciembre de 1996. El Rector no sometió a la Junta de Directores recomendaciones para asignar a los referidos profesores funciones de director de departamento.

La referida situación impidió a la Junta de Directores considerar los nombramientos del Rector para asignar a los referidos profesores las funciones de director de departamento.

d. El Conservatorio concede licencia artística al personal docente para ampliar la experiencia profesional de los profesores. Dicha licencia conlleva la participación del personal docente dentro y fuera de Puerto Rico en actividades musicales de alto nivel artístico en su especialidad.

El examen sobre el particular reveló varias violaciones a lo establecido en el Reglamento relacionadas con las licencias artísticas concedidas a nueve profesores del 22 de septiembre de 1996 al 21 de marzo de 1997.

Dichas situaciones comentadas impiden al Conservatorio ejercer un control efectivo sobre el otorgamiento de las licencias artísticas al personal docente y el cumplimiento de éstos con su tarea académica.

e. El 18 de febrero de 1993 el entonces Rector concedió a un funcionario del Conservatorio una licencia sin sueldo para que se desempeñara como Director General Interino de la Corporación de la Orquesta Sinfónica (COS) del 12 de febrero al 30 de junio de 1993. A dicha fecha el funcionario se desempeñaba como Director del Programa Especial de Cuerdas del Conservatorio con un sueldo de $1,898 mensuales.

Nuestro examen reveló que el Conservatorio continuó pagándole el sueldo al funcionario del 12 de febrero al 15 de marzo de 1993 por $2,151.

Dicho pago fue indebido porque el Rector había concedido una licencia sin sueldo a éste para dicho período, por lo que le correspondía a la COS asumir dicho salario.

f. El personal docente regular (profesores con permanencia o en período probatorio) registraba su asistencia en el Conservatorio en un formulario denominado "Hoja de Asistencia". A partir de enero de 1998 se descontinuó la práctica de registrar la asistencia en el referido formulario y el Conservatorio no estableció un control alterno adecuado sobre la asistencia del personal docente.

La situación comentada impedía al Conservatorio ejercer un control adecuado sobre las horas de servicio que prestaba el personal docente regular.

3-a. En julio de 1996 el Conservatorio creó un fondo para otorgar ayudas económicas al personal docente para viajes y actividades creativas de éste. Las ayudas para viajes se otorgan para brindarle a los profesores la oportunidad de asistir a conciertos y actividades fuera de Puerto Rico relacionadas con su profesión. Las ayudas económicas para actividades creativas se otorgan para contribuir a los gastos incurridos por los profesores en seminarios relacionados con su preparación como incentivo para el mejoramiento profesional de éstos. El importe de las ayudas fluctuaba entre $200 y $350.

Contrario a la ley creadora del Conservatorio, al 31 de diciembre de 1997 la Junta de Directores no había adoptado normas escritas para regir las operaciones relacionadas con la concesión y administración de las ayudas económicas mencionadas.

La ausencia de reglamentación escrita sobre el particular impide al Conservatorio ejercer un control adecuado sobre las ayudas económicas mencionadas. Además, propicia el ambiente para que ocurran situaciones como la que comentamos en el apartado "b".

b. Contrario a normas de control interno, los documentos examinados de ayudas económicas otorgadas por $4,053 a 11 de los 13 profesores que se mencionan en el apartado anterior no contenían información sobre la necesidad, la utilidad y los beneficios obtenidos por la participación de éstos en las actividades. Tampoco se localizó evidencia de los gastos incurridos.

La situación comentada impide al Conservatorio determinar si las ayudas económicas concedidas cumplen con el propósito para los cuales se otorgan. Además, propicia el ambiente para el uso indebido de fondos públicos.

c. Al 31 de diciembre de 1997 el Reglamento del Personal Gerencial del Conservatorio no contenía disposiciones específicas que requirieran la preparación de evaluaciones periódicas sobre el desempeño de dicho personal.

Esta situación propicia que el Conservatorio no evalúe el desempeño de las tareas realizadas por los funcionarios y empleados gerenciales. Ello puede vulnerar el principio de mérito que debe prevalecer en las transacciones relacionadas con el personal, lo cual resulta en detrimento de los mejores intereses del Conservatorio.

d. Se determinaron faltas relacionadas con el itinerario de clases de los profesores para cada semestre y los formularios e informes relacionados, entre otras:

(1) El Reglamento de Personal Docente no contenía disposiciones ni la Oficina del Registrador había establecido procedimientos o normas escritas para regir los procesos relacionados con los cursos que ofrecen los profesores en forma individual (Por Acuerdo) a los estudiantes. Al 31 de diciembre de 1997 el 70 por ciento de las clases que se ofrecían en el Conservatorio eran en esa forma.

(2) El Conservatorio no requería a los profesores que notificaran al Decano de Asuntos Académicos sobre los días y las horas en que ofrecerían los cursos en forma individual a los estudiantes.

Dichas situaciones, entre otras cosas, impiden al Conservatorio ejercer un control adecuado sobre los procesos que se realizan para ofrecer cursos en forma individual a los estudiantes del Conservatorio.

4. El Conservatorio reembolsa al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos los importes de los beneficios por desempleo que paga a los profesores que los solicitan.

El examen de los reembolsos efectuados por el Conservatorio de febrero de 1994 a abril de 1997, correspondientes a beneficios pagados de julio de 1992 a marzo de 1997 reveló, entre otras cosas, que contrario a lo dispuesto por ley, el Conservatorio efectuó reembolsos por $4,017 a dicho Departamento por beneficios pagados a 11 profesores correspondientes a semanas de receso académico entre dos años académicos consecutivos. Los profesores devengaron salarios por $23,124 por servicios prestados por contrato al Conservatorio durante los referidos períodos de receso.

Esta situación privó al Conservatorio de recursos por $4,017 pagados indebidamente al referido Departamento.

El Informe de Auditoría CP-99-15 emitido por el Contralor el 7 de junio de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

El Conservatorio fue creado por la Ley Núm. 77 del 30 de mayo de 1980 (Ley Núm. 77), según enmendada, como una subsidiaria de la Corporación de las Artes Musicales de Puerto Rico.

En dicha Ley se dispuso que el propósito del Conservatorio es preparar músicos profesionales, compositores, instrumentistas, cantantes y maestros de música a nivel universitario en Puerto Rico.

Mediante la Ley Núm. 2 del 31 de julio de 1985 se enmendó la Ley Núm. 77 para, entre otras cosas, crear el Consejo General como un organismo de dirección y supervisión del Rector del Conservatorio (Rector).

Por la Ley Núm. 141 del 9 de agosto de 1995 se enmendó la Ley Núm. 77 para, entre otras cosas, reorganizar el Conservatorio como una entidad corporativa y dotarlo de autonomía operacional y fiscal; y ampliar sus poderes sobre el manejo de fondos, el sistema de personal, la contabilidad y otras áreas de administración.

Los poderes corporativos del Conservatorio son ejercidos por una Junta de Directores compuesta por siete miembros. Esta nombra al Rector, quien es el principal ejecutivo del Conservatorio. Mediante la Ley Núm. 141 mencionada se eliminó el Consejo General y a partir del 1 de julio de 1996 los miembros activos de éste continuaron fungiendo como miembros de la Junta de Directores hasta el vencimiento de los términos de sus nombramientos.

El Conservatorio cuenta con las siguientes tres áreas programáticas para cumplir con los propósitos para los cuales fue creado: Programa de Extensión y Educación Continuada, Programa de Cuerdas para Niños, y Compañía de Variedades Artísticas.

Los fondos para financiar las actividades operacionales del Conservatorio provienen primordialmente de asignaciones legislativas y de ingresos que éste genera de sus propias actividades.

Durante los años fiscales 1992-93 al 1996-97 el Conservatorio recibió asignaciones legislativas por $12,164,822 y generó ingresos de sus operaciones por $2,778,520, e incurrió en gastos operacionales por $14,843,652, según se indica:

Año fiscal	Asignaciones legislativas	Ingresos	Gastos	Sobrante o (déficit)

1992-93	$2,127,046	$ 450,209	$2,694,084	$(116,829)
1993-94	2,165,028	477,728	2,750,044	(107,288)
1994-95	2,182,903	507,753	2,757,361	(66,705)
1995-96	2,262,836	589,600	3,098,299	(245,863)
1996-97	3,427,009	753,230	3,543,864	636,375
Totales	$12,164,822	$2,778,520	$14,843,652	$ 99,690

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.