Nota:       Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).            
 

 Informe de Auditoría Completo en PDF

    Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Recinto de Ciencias Médicas (Recinto) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

     Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este tercer informe contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los programas denominados "Plan Intramural de Práctica Médica" y "Facultad a Tiempo Completo Geográficamente", la emisión, entrega y cancelación de cheques de sueldo y la concesión de exención del pago de matrícula y de tiempo compensatorio a los facultativos.

     Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo a la ley y reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

          1. En junio de 1981 el Consejo de Educación Superior de la Universidad de Puerto Rico aprobó la creación del programa "Plan Intramural de Práctica Médica" (PIPM). El mismo permite que los facultativos del Recinto de las escuelas de Medicina y Odontología ofrezcan servicios médicos a pacientes, en forma ambulatoria, intrahospitalarios y de laboratorio en las facilidades del Recinto, así como en otras dependencias gubernamentales donde se realizan prácticas médicas para los estudiantes de medicina (hospitales afiliados). El Recinto factura a los planes médicos de los pacientes por los servicios médicos indicados. Al final de cada año los ingresos del PIPM se distribuyen entre el Recinto y los facultativos participantes del mismo.

     El examen realizado de la administración del PIPM reveló que:

          a. Contrario a normas de control interno, a mayo de 1997 la Junta Consultiva del PIPM (Junta) no mantenía un libro o expediente debidamente organizado de actas donde se recogieran de forma permanente y actualizada las minutas de las reuniones celebradas. Las minutas que se transcribían y otros documentos relacionados se mantenían en la oficina del Administrador del PIPM en un archivo sin ningún orden aparente. Las minutas localizadas en nuestro examen no estaban numeradas en forma consecutiva.

     La situación comentada, entre otras cosas, no permite mantener un control adecuado de los acuerdos y determinaciones de la Junta.

          b. Contrario a normas de sana administración, las guías generales aprobadas por la Junta para la distribución de los fondos del PIPM entre los facultativos no se estaban utilizando uniformemente. A diciembre de 1997 cada departamento médico utilizaba guías diferentes y existían alrededor de 24 maneras o fórmulas diferentes para el propósito mencionado.

     Por otro lado, dichas guías generales no formaban parte de las normas que regían las operaciones del PIPM, aprobadas por el Rector.

     La referida situación no permite ejercer un control adecuado de los pagos de beneficios a los facultativos participantes del PIPM y que los mismos se realicen de manera uniforme.

          2-a Contrario a la reglamentación vigente, a marzo de 1997 ninguno de los departamentos médicos del Recinto mantenía un registro de cuentas por cobrar a los planes médicos por servicios prestados a través del PIPM. El Recinto no nos pudo proveer información importante sobre las deudas por dicho concepto.

     La situación comentada no permite al Recinto mantener un control adecuado de las cuentas por cobrar por los servicios prestados a través del PIPM y de los ingresos correspondientes. Esto propicia el ambiente para que no se realicen los cobros correspondientes o que las gestiones de cobro no se efectúen prontamente, en detrimento de los mejores intereses del Recinto.

          b. Contrario a las disposiciones contractuales y a normas de sana administración, en mayo y junio de 1997 los empleados encargados de la facturación tenían 2,184 facturas médicas que no se habían tramitado para cobro a los planes médicos correspondientes. A base de la información obtenida el monto estimado de dichas facturas ascendía a $709,800. Determinamos, además, que el período de facturación establecido había vencido, por lo que sería poco probable el cobro de las mismas. El período de facturación vencido fluctuaba entre 37 y 370 días consecutivos.

     La situación señalada no permite ejercer un control adecuado de los cobros a los planes médicos por los servicios prestados a través del PIPM. Además, priva al Recinto y a los facultativos de los ingresos correspondientes.

          c. Contrario a normas de control interno, el Recinto no tenía en su poder accesibles para examen los contratos con 50 de alrededor de 78 aseguradoras médicas privadas y gubernamentales que efectuaban pagos por servicios médicos.

     Dicha situación no permite al Recinto ejercer un control adecuado de la facturación y cobro de los servicios médicos a las aseguradoras. Entre otras cosas, no permite establecer los mecanismos necesarios para garantizar el cobro de las facturas dentro del término fijado por cada aseguradora. Esto propicia el ambiente para la pérdida de recursos por atrasos en la facturación.

          d(1) Contrario a las normas vigentes, los diferentes departamentos médicos no preparaban informes de ingresos y gastos de los fondos a donde se ingresaban los recursos aportados o cedidos por los facultativos, denominados "Fondo del Departamento". Los facultativos aportaban anualmente recursos para, entre otras cosas, fortalecer los programas de residencias o prácticas médicas.

          (2) El Recinto no pudo suministrar para examen evidencia documental sobre la cesión de recursos por parte de los facultativos a nueve departamentos médicos. Tampoco nos suministró copia de las minutas de las reuniones celebradas entre los facultativos de los departamentos donde se discutiera el asunto y se establecieran los acuerdos, entre ellos, el uso que se daría a los recursos así cedidos.

     Dichas situaciones no permiten ejercer un control adecuado de los recursos destinados al "Fondo del Departamento" y del uso dado a los mismos. Esto propicia el ambiente para el uso inadecuado de dichos recursos, entre otras cosas.

          e. Contrario a la reglamentación vigente, el Recinto no había orientado a los empleados que tenían acceso a información de los pacientes sobre las normas y leyes aplicables a la confidencialidad y divulgación de información médica. Tampoco había establecido normas internas sobre este aspecto y formularios donde el empleado certifique y acepte la responsabilidad en caso de divulgación de información confidencial.

     La situación comentada constituye un riesgo para el Recinto en caso de divulgación de este tipo de información o de reclamaciones al respecto.

     El Informe de Auditoría CP-99-9 emitido por el Contralor el 25 de marzo de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.             

Anejo 1

RECINTO DE CIENCIAS MEDICAS
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA 

     El 20 de enero de 1966 se aprobó la Ley Núm. 1 (Ley Núm. 1) para reorganizar el sistema público de educación superior administrado por la Universidad de Puerto Rico (Universidad). Mediante la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1963 se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 para eliminar el Consejo de Educación Superior como cuerpo rector de la Universidad y crear la Junta de Síndicos, la cual gobernará y administrará el sistema público universitario.

     El Recinto constituye la unidad del sistema público universitario cuya misión principal es formar los recursos humanos que han de configurar el equipo para fomentar y mantener las mejores condiciones de salud del pueblo puertorriqueño.

     La misión del Recinto comprende tres dimensiones de actividad complementaria: la educación, la investigación y el servicio. Estas se llevan a cabo al presente en las facultades de Medicina, Odontología, Salud Pública, Farmacia, Enfermería y el Colegio de Profesionales Relacionados con la Salud.

     La dirección de las operaciones del Recinto las ejerce un Rector nombrado por la Junta de Síndicos. Este es asistido en sus funciones por una Junta Administrativa y el Senado Académico del Recinto.         

Anejo 2

RECINTO DE CIENCIAS MEDICAS
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

     En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

     Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

     Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

     En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

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