Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (AEE), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este sexto y último informe contiene el resultado del examen que realizamos sobre las cuentas por cobrar y el sistema computadorizado de servicio al cliente.

Las pruebas efectuadas revelaron la comisión de irregularidades y desviaciones de disposiciones de ley, de reglamentación y de principios de controles en las operaciones que conciernen a este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

1. En los hallazgos 1 al 3 se señala una serie de situaciones sobre transacciones irregulares cometidas de enero de 1994 a abril de 1997 por un Gerente de Distrito de una oficina comercial de la AEE. Ello mediante la alteración de información sobre su cuenta y de otras cuentas relacionadas con el consumo de energía eléctrica, a través del sistema computadorizado de servicio al cliente de la AEE.

- Se registraron y se revirtieron planes de pago de deudas en las cuentas de varios clientes, incluyendo la del Gerente mencionado.

Dichas transacciones tuvieron, entre otros, el efecto de eliminar y de reducir deudas por servicios de energía eléctrica, con los perjuicios correspondientes para la AEE.

Esta Oficina informó los hechos comprendidos en los hallazgos 1 al 3 al Secretario del Departamento de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental por cartas del 23 de diciembre de 1998, para las medidas que correspondan.

2. El examen del sistema computadorizado (denominado Sistema CSS), diseñado para proveer información sobre las cuentas de los clientes "en línea a tiempo real" ("on line-real time"), y para mejorar el servicio al cliente, reveló entre otras cosas, lo siguiente:

a. Contrario a las disposiciones de la Ley Núm. 83 y del Reglamento Interno de la AEE y de normas de sana administración, al 31 de diciembre de 1997 el "Manual de Procedimientos Comerciales" (Manual) no se había revisado el Sistema CSS para actualizarlo conforme a los cambios surgidos al incorporar en las operaciones. Entre otras, no se habían incorporado disposiciones sobre las medidas de control interno que deben observarse en dichas operaciones. El Manual contiene procedimientos cuya fecha de aprobación fluctuaba del 1977 al 1988.

La situación comentada impide a la AEE ejercer un control adecuado sobre las operaciones relacionadas con las cuentas de los clientes, entre ellas las de cobro y desconexión del servicio por falta de pago. Ello propicia el ambiente para que se cometan irregularidades como las señaladas en los hallazgos 1 al 3. También a que no haya uniformidad en dichas transacciones.

b. Contrario a la ley y a los reglamentos internos, al 31 de diciembre de 1997 la AEE no había establecido por escrito normas y procedimientos para regir los controles de seguridad de los datos e información y las aplicaciones del sistema computadorizado general ("Mainframe") del cual forma parte el Sistema CSS.

La situación comentada impide a la AEE promover y garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos y la información custodiada por ésta.

c. Existían faltas de control interno en las operaciones del Sistema CSS, relacionadas mayormente con la Oficina de Seguridad de Datos e Información de la AEE.

Dicha situación, entre otras cosas, no permite ejercer un control adecuado del uso de los sistemas y de la labor que cada usuario realiza. Ello limita o dificulta asignar responsabilidad en caso de la detección de errores o de situaciones irregulares.

La AEE se creó mediante la Ley Núm. 83 del 2 de mayo de 1941, según enmendada (Ley Núm. 83). Ello con el propósito de conservar, desarrollar y utilizar las fuentes fluviales y de energía de la Isla y hacer asequibles el servicio de electricidad a los habitantes de Puerto Rico en la forma más amplia y económica posible.

Los poderes corporativos de la AEE son ejercidos por una Junta de Gobierno (Junta) compuesta por nueve personas. Siete de éstas son nombradas por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado. Las otras dos personas representan el interés del consumidor y son elegidas mediante un referéndum. Dicho referéndum es supervisado por el Departamento de Asuntos al Consumidor en coordinación con la Junta. Las funciones ejecutivas de la AEE las ejerce un Director Ejecutivo nombrado por la Junta y le responde a ésta de sus actuaciones.

La Oficina del Director Ejecutivo en el desempeño de su responsabilidad cuenta con los siguientes directorados que componen la fase operacional: Sistema Eléctrico, Transmisión y Distribución y Servicio al Cliente. Este último tiene 7 oficinas regionales ubicadas en San Juan, Caguas, Ponce, Carolina, Mayagüez, Bayamón y Arecibo, y 33 oficinas comerciales. La Oficina del Director Ejecutivo cuenta, además, con los siguientes directorados de apoyo técnico y administrativo que también le responden directamente: Ingeniería, Planificación y Protección Ambiental, Servicios Administrativos, Recursos Humanos, Finanzas y Sistemas de Información Corporativos y Consultor Jurídico.

Los ingresos para financiar las actividades operacionales de la AEE provienen primordialmente de las ventas de energía eléctrica, servicios de instalación de líneas e intereses sobre sus inversiones. Durante los años fiscales 1993-94 al 1996-97 la AEE generó ingresos por $6,140,810 e incurrió en gastos por $6,081,698, según se indica:

Año fiscal	Ingresos operacionales (000)	Gastos operacionales (000)	Superávit (000)

1993-94	$1,383,858	$1,365,565	$18,293

1994-95	1,483,344	1,467,316	16,028

1995-96	1,598,694	1,582,693	16,001

1996-97	1,674,914	1,666,124	8,790

Totales	$6,140,810	$6,081,698	$59,112

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.