Nota:
Este Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación
y contenido de los hallazgos del informe
(Anejo 2).
Informe
de Auditoría Completo en PDF
Realizamos una auditoría de las operaciones
fiscales del Banco de Desarrollo Económico
para Puerto Rico (BDE) para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y la
reglamentación vigentes.
Determinamos emitir varios informes de dicha
auditoría. Este cuarto informe contiene
el resultado del examen que realizamos sobre
los contratos de servicios profesionales
y consultivos, los desembolsos del BDE relacionados
con la celebración de la Asamblea General
de la Asociación Latinoamericana de Instituciones
Financieras de Desarrollo en mayo de 1995,
y los pagos de dietas.
Las pruebas efectuadas demostraron que las
operaciones fiscales que cubre este informe
se realizaron sustancialmente de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables,
excepto por los siguientes hallazgos clasificados
como principales:
1. Del 5 de agosto de 1993 al 17 de octubre
de 1995 el BDE formalizó ocho contratos
con una compañía de publicidad (compañía)
para que prestara servicios de publicidad
para el propio BDE y para la Corporación
de Crédito y Desarrollo Comercial y Agrícola.
Al 31 de octubre de 1996 el BDE había
efectuado 46 pagos a dicha compañía por
$2,036,942 por los servicios prestados en
virtud de los contratos mencionados.
El examen realizado de los referidos pagos
reveló que contrario a normas de política
pública y de sana administración y de control
interno:
a. Del 13 de agosto de 1993 al 5 de enero
de 1994 el BDE efectuó pagos por $7,134
a la compañía por servicios prestados de
mayo a julio de 1993 en virtud del contrato
formalizado el 5 de agosto de 1993. Dicho
contrato se formalizó con efecto retroactivo
de alrededor de 96 días.
b. El 2 y 23 de junio de 1994 el BDE pagó
a la compañía $61,287 y $133,250, respectivamente,
por servicios prestados relacionados con
la preparación de anuncios para prensa,
radio y televisión y fotografías para los
cuales no había un contrato vigente. El
contrato correspondiente había sido aprobado
por la Junta de Directores en agosto de 1993,
pero el mismo fue cancelado por el Presidente
del BDE en noviembre de ese año sin someter
dicha acción a la consideración de ésta.
Las situaciones comentadas no permiten ejercer
un control adecuado de la administración
de los contratos y los pagos correspondientes.
Ello puede dar lugar a que se cometan errores
o se realicen pagos improcedentes por trabajos
no realizados, entre otras cosas.
c. En los contratos formalizados con la
compañía no se incluyeron ciertas cláusulas
necesarias para proteger los mejores intereses
del BDE, tales como: la presentación de
facturas certificadas como correctas, el
relevo de responsabilidad en la subcontratación
y la responsabilidad del BDE en caso de
cancelación de actividades.
Esta situación no permite ejercer un control
adecuado de los pagos realizados en virtud
de reclamaciones o la cancelación de actividades
y tareas. Ello propicia el ambiente para
que se puedan realizar pagos innecesarios
o improcedentes.
d. El 23 de septiembre de 1996 el Presidente
del BDE autorizó para pago 42 facturas
por $220,493 sometidas por la compañía por
servicios prestados de julio de 1995 a marzo
de 1996. Sobre esta transacción ocurrió
lo siguiente:
En octubre de 1996 los funcionarios a cargo
de la revisión y aprobación de los pagos
determinaron que la facturación sometida
por la compañía excedía los límites establecidos
en el contrato, por lo que recomendaron
que se pagara solamente $30,626, cantidad
que el BDE pagó el 10 de octubre. El
31 de octubre éste pagó $169,412 adicionales,
a la compañía a base de una opinión emitida
por la División Legal del BDE lo cual fue
ratificado por la Junta de Directores el
22 de enero de 1997. Dicho pago fue
en exceso de los límites establecidos en
el contrato. No había evidencia de que algún
funcionario del BDE autorizara la prestación
de servicios por costos que excedían los
límites establecidos en el contrato.
e. En ocasiones la compañía sometía estimados
de costos para la aprobación del BDE. Se
determinó que 57 de los estimados por $141,113
no estaban firmados por el funcionario del
BDE que los autorizó. Otros 24 estimados
por $56,912 no fueron autorizados previo
a que se realizara la labor. En éstos la
fecha de autorización fue posterior a la
fecha de pago.
f. Varias facturas por $1,598,438 no fueron
pagadas dentro del período de cinco días
posterior al recibo de éstas, por lo que
el BDE no se benefició de los descuentos
correspondientes dispuestos en los contratos
ascendentes a $39,960.
g(1) Contrario a las disposiciones contractuales,
la compañía no sometió y el BDE no requirió
que ésta sometiera estimados de costos o
cotizaciones de trabajos por $560,095 pagados
de junio de 1994 a diciembre de 1995 subcontratados
por la compañía.
(2) Contrario a las normas de sana administración,
el BDE no requirió que la compañía subcontratada
presentara fianza de cumplimiento para garantizar
la prestación de los servicios pagados por
adelantado.
h. El BDE pagó $446,908 a la compañía por
servicios cuyos justificantes no contenían,
entre otras cosas, evidencia del gasto o
no detallaban la labor realizada. Otros
servicios facturados y pagados no estaban
incluidos en los servicios contratados.
Todas estas situaciones fueron informadas
a la gerencia mediante carta de nuestros
auditores.
Las situaciones comentadas, entre otras
cosas, no permitieron al BDE ejercer un
control adecuado de los gastos relacionados
con las campañas de publicidad y otros.
Además, propician el ambiente para que se
puedan realizar pagos indebidos o improcedentes.
2. El BDE es miembro de la Asociación Latinoamericana
de Instituciones Financieras de Desarrollo
(ALIDE). Dicha Asociación realizó en Puerto
Rico las actividades de su vigésima quinta
Asamblea General del 14 al 17 de mayo de
1995.
El BDE, además de sufragar los gastos de
la Asamblea, sufragó los gastos de alojamiento,
comidas y otros de los funcionarios y empleados
de éste que colaboraron en la organización
y el desarrollo de la actividad. El 13 de
diciembre de 1994 el Presidente del BDE
formalizó un contrato con un hotel para
la celebración de la Asamblea, cuyo costo
ascendió a $250,707. El BDE recibió ingresos
de auspicios y aportaciones de otras agencias
por $51,900.
El examen realizado reveló que:
a. Contrario a las normas de política pública
y de sana administración, el BDE no requirió
al hotel una fianza de cumplimiento para
garantizar la prestación de los servicios,
por los cuales se había pagado por adelantado
$93,928.
La situación comentada constituyó un riesgo
para el BDE, que pudo ocasionarle consecuencias
adversas en caso de incumplimiento de los
acuerdos por parte de la parte contratada.
b. Contrario a las normas de sana administración,
el BDE no canceló reservaciones de habitaciones
dentro del tiempo establecido en el contrato,
a pesar de que tuvo conocimiento antes de
la fecha límite para cancelaciones.
La situación comentada ocasionó que el BDE
pagara innecesariamente $28,176 por penalidades.
c. Contrario a las normas de sana administración,
el BDE pagó $2,504 por gastos personales
incurridos por funcionarios e invitados
a la Asamblea. Además, pagó $40,558 por
el consumo de alimentos, cuyos justificantes
no se indicaban los nombres de los funcionarios
participantes.
Las situaciones comentadas no permitieron
ejercer un control adecuado de los pagos
mencionados. Además, ocasionó que se pagara
$2,504 indebidamente.
Anejo
1
BANCO
DE DESARROLLO ECONOMICO
PARA PUERTO RICO
INFORMACION
SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El BDE fue creado por la Ley Núm. 22 del
24 de julio de 1985 (Ley Núm. 22), según
enmendada, con el propósito de brindarle
al pequeño y mediano empresario puertorriqueño
una fuente de crédito comprometida con el
desarrollo económico del país y las oportunidades
de empleo. Mediante la Ley Núm. 1 del 21
de agosto de 1990 se creó la Corporación
de Crédito y Desarrollo Comercial y Agrícola
y fue adscrita al BDE.
La Ley Núm. 67 del 12 de agosto de 1994
(Ley Núm. 67) enmendó la Ley Núm. 22 y adscribió
el BDE al Banco Gubernamental de Fomento
para Puerto Rico (BGF) con el propósito
de que coordinen la política pública, programática
y operacional. La Ley Núm. 67 designó al
Presidente del BGF como Presidente de la
Junta de Directores del BDE.
Los poderes del BDE y sus subsidiarias son
ejercidos por una Junta de Directores compuesta
por nueve miembros. Dicha Junta nombra al
Presidente del BDE, quien es el principal
ejecutivo del mismo.
Las actividades operacionales del BDE consisten
en otorgar financiamiento a cualquier persona
o empresa privada, clasificada como pequeña
o mediana, dedicada a la manufactura, comercio,
agricultura, turismo y otras empresas de
servicios.
Al 31 de diciembre de 1986 y 4 de agosto
de 1989 el BDE adquirió las carteras de
préstamos del Fondo para el Desarrollo de
Puerto Rico (Fondo) y de la Corporación
para la Sindicatura del Banco Obrero de
Ahorro de Préstamos de Puerto Rico (Banco
Obrero), respectivamente. Para el año fiscal
1995-96 el BDE recobró $573,515 y $523,221
en exceso al precio de compra de las carteras
de préstamos del Fondo y del Banco Obrero,
respectivamente.
En junio de 1995 el BDE firmó unos acuerdos
con otras agencias del Gobierno para originar
préstamos y administrar la cartera de préstamos
bajo el Programa de Microempresas. En relación
con el mismo para el año fiscal 1996-97 el
BDE recibió $2.1 millones de los que otorgó
préstamos por $1.1 millones.
Los recursos para financiar las operaciones
del BDE provienen de intereses de préstamos
e inversiones, de asignaciones legislativas
y de fondos federales. Durante el año fiscal 1996-97
el BDE generó ingresos por $68,249,524 e
incurrió en gastos por $68,079,997 para
un sobrante de $169,527.
Anejo
2
BANCO
DE DESARROLLO ECONOMICO
PARA PUERTO RICO
CLASIFICACION
Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes de auditoría se incluyen
los hallazgos significativos determinados
en las pruebas realizadas. Estos se clasifican
como principales y secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones con
un efecto material, tanto en el aspecto
cuantitativo como en el cualitativo, sobre
las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos de este informe están presentados
a base de atributos establecidos conforme
con las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos encontrados en
una fase de la auditoría indicativos de
que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco de referencia para
evaluar la situación. Es principalmente
una ley, reglamento, carta circular, memorando,
procedimiento, norma de control interno,
norma de sana administración, principio
de contabilidad generalmente aceptado, opinión
de un experto o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
4. Causa - La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo se hace referencia
a las recomendaciones que se incluyen en
el informe para que se tomen las medidas
necesarias sobre los errores, irregularidades
o actos ilegales señalados.
En la sección "Comentarios de la Gerencia"
se incluye información sobre la contestación
de la gerencia con respecto a los asuntos
señalados. Referente a las situaciones que
la gerencia ofreció información específica,
ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.
Informe
de Auditoría Completo en PDF |
Imprimir
