Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Directores y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de los Puertos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este segundo informe contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los contratos de servicios profesionales y consultivos y varios asuntos del área de recursos humanos.

Las pruebas efectuadas revelaron serias desviaciones de disposiciones de ley, de reglamentación, de normas de política-pública y de sana administración en las operaciones relacionadas con este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

1. Examinamos 14 contratos de servicios profesionales y consultivos y tres enmiendas a dos de los contratos mencionados. Los contratos y las enmiendas indicadas tuvieron vigencia entre agosto de 1996 y marzo de 1999. La Autoridad pagó $2,525,031 por los servicios prestados. El examen realizado reveló que:

a. Contrario a la reglamentación aplicable, tres contratos (21 por ciento) y las tres enmiendas fueron formalizados con efecto retroactivo. Los períodos de retroactividad fluctuaron entre 7 y 77 días consecutivos. Además, en pruebas realizadas de la información recopilada en el Registro de Contratos de nuestra Oficina determinamos que de julio de 1996 a abril de 1998 el entonces Director Ejecutivo de la Autoridad formalizó 76 contratos por $10,976,426 con efecto retroactivo. En estos casos entre 2 y 462 días consecutivos los períodos de retroactividad fluctuaron.

Los contratos con carácter retroactivo pueden resultar perjudiciales para el interés público. Entre otras cosas, pueden dar lugar a que se efectúen pagos por servicios no prestados y que surjan pleitos judiciales innecesarios.

b. Contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, la Sección de Contratos de la Autoridad sometió a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de ocho contratos (57 por ciento) de los formalizados entre agosto de 1996 y julio de 1997 para la prestación de servicios profesionales y consultivos con tardanzas entre 8 y 51 días consecutivos, luego de transcurrido el término fijado por la ley y la reglamentación aplicables.

En pruebas realizadas en el Registro de Contratos de nuestra Oficina determinamos que de julio de 1996 a abril de 1998 la Autoridad sometió a la Oficina del Contralor 81 contratos de servicios profesionales y consultivos por $9,531,860 con tardanzas entre 6 y 224 días consecutivos, luego de transcurrido el término establecido.

La situación señalada privó a esta Oficina de considerar prontamente los indicados contratos. Además, retrasó las fechas en que los mismos debían estar accesibles a la ciudadanía en su calidad de documentos públicos.

c. En relación con los 14 contratos de servicios profesionales y consultivos se determinó, además, que contrario a normas de sana administración algunos de ellos no contenían cláusulas que protegieran adecuadamente el interés público. Entre éstas:

- En seis de los contratos (43 por ciento) por $2,146,305, no se incluyeron cláusulas para requerir de los contratados la radicación de informes periódicos de los trabajos realizados y en dos de éstos, no se incluyó el número de seguro social de la persona contratada o el seguro social patronal.

- En cuatro de los contratos (29 por ciento) por $58,715 no se incluyeron cláusulas donde se indicara que la agencia podría dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por la parte contratada.

- En seis de los contratos (43 por ciento) por $118,471 no se incluyeron cláusulas donde se certificara que el contratado no entraría en relaciones contractuales o llevaría a cabo actos que configuraran un conflicto de intereses con la entidad contratante.

- En cinco de los contratos (36 por ciento) por $2,082,350 no se incluyó la fecha de comienzo de los mismos.

- En nueve de los contratos (64 por ciento) por $2,401,319 no se incluyeron cláusulas que indicaran la partida presupuestaria de la que se pagarían los servicios.

Las situaciones señaladas en los apartados "c" y "d" no permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre los procesos de formalización, administración y fiscalización de los contratos por servicios profesionales y consultivos.

2. Contrario a normas de sana administración, de julio de 1996 a febrero de 1999 el Director Ejecutivo presentó ante la Junta de Directores y ésta aprobó 44 autorizaciones de pago por $8,489,644 a favor de proveedores de servicios para reconocer la prestación de servicios en fechas en que no había un contrato por escrito entre las partes.

La situación comentada le impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los desembolsos realizados. También podría tener consecuencias adversas para la Autoridad al no contar con un acuerdo por escrito donde se establezca en forma precisa las obligaciones de las partes.

3-a. De junio de 1996 a febrero de 1998 una agencia de publicidad sometió a la Autoridad y ésta pagó 19 facturas por $74,000 por los servicios prestados. Contrario a las disposiciones contractuales, en ninguna de las facturas se incluyó una descripción o detalles de los trabajos realizados. Tampoco se indicaban las horas invertidas. Además, todas las facturas contenían la misma información de los servicios facturados. El único cambio en las mismas era la fecha y el número de factura. En nueve de las 19 facturas (47 por ciento) no indicaban el período por el cual estaban facturando los servicios.

b. Contrario a normas de sana administración, en junio y julio de 1998 la Autoridad pagó $4,000 a la agencia de publicidad por servicios prestados en enero y febrero de 1998 sin que hubiese un contrato formalizado entre las partes. El contrato formalizado y la enmienda al mismo habían vencido al 31 de diciembre de 1997.

c. En enero de 1998 la Autoridad emitió indebidamente un cheque por $6,880 a favor de la agencia de publicidad, en lugar de la compañía que correspondía.

d. Contrario a la reglamentación aplicable, la Autoridad pagó a la agencia de publicidad una factura por $2,349 por servicios de comida y refrigerios en una actividad celebrada el 2 de enero de 1997. En la Autoridad no había evidencia del tipo de actividad celebrada, de los documentos justificantes de ésta ni de las personas que participaron en la misma.

e. Contrario a la reglamentación aplicable, el contrato con la agencia de publicidad y la enmienda a éste fueron formalizados con efecto retroactivo. El período de retroactividad fluctuó entre 2 y 104 días consecutivos, respectivamente.

f. Contrario a normas de sana administración, ninguna de las facturas y sus correspondientes justificantes fueron marcados como pagados o cancelados.

g. Contrario a las disposiciones contractuales y a normas de sana administración, en octubre y diciembre de 1996 la Autoridad pagó $193 a la agencia de publicidad en exceso a la cantidad máxima de $4,000 que podía facturar mensualmente.

h. Contrario a normas de sana administración, en diciembre de 1996 la Autoridad pagó a la agencia de publicidad tres facturas por $8,049, en lugar de $7,909 que era el total de las facturas mencionadas. Esto reflejó una diferencia de más por $140.

Las situaciones comentadas impiden a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los desembolsos realizados. Además, pueden ser perjudiciales para la Autoridad al poder efectuarse pagos por servicios no prestados y otras irregularidades. Las situaciones comentadas en los apartados "c", "g" y "h" propiciaron que la Autoridad pagara indebidamente a la agencia de publicidad $7,213 que pudo utilizar para atender sus necesidades operacionales.

4. En abril de 1998 la Autoridad pagó en dos ocasiones $36,749 a un bufete de abogados, utilizando los mismos justificantes.

La situación comentada propició que se pagara indebidamente $36,749 al bufete. Además, privó a la Autoridad de dichos recursos para atender sus necesidades operacionales.

5. De agosto de 1996 a julio de 1997 la Autoridad formalizó tres contratos con un asesor para mantener un programa de información pública. El asesor trabajaría directamente con la Oficina del Director Ejecutivo de la Autoridad. La vigencia de los indicados contratos fluctuó de agosto de 1996 a junio de 1998. Por virtud de dichos contratos la Autoridad pagó al asesor $63,060 mediante 14 comprobantes de pagos. Los servicios prestados fueron de agosto de 1996 a diciembre de 1997.

a. Contrario a la reglamentación aplicable, dichos comprobantes de pagos fueron firmados por las secretarias de la Oficina del entonces Director Ejecutivo, en el apartado del solicitante del servicio, como que éstos habían sido prestados por el asesor. La prueba documental y testifical obtenida reveló que a dicho personal no le constaba si los servicios se habían recibido. Tampoco corroboraban los mismos.

b. Contrario a normas de sana administración, los 14 comprobantes examinados fueron completados en todas sus partes, como se indica:

- Ninguno fue firmado por las personas que recomendaban el pago de los servicios prestados.

- Cuatro comprobantes (29 por ciento) por $18,960, no fueron certificados por los funcionarios concernidos como que la firma del solicitante de los servicios era correcta y que la transacción se efectuó de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

- Seis comprobantes (43 por ciento) por $26,220 no fueron firmados por el Supervisor de la Sección de Pagos como evidencia de que había examinado los mismos y otro comprobante por $3,900 no fue aprobado por el Director de Finanzas o por su representante autorizado.

c. Contrario a la reglamentación aplicable, dos comprobantes (15 por ciento) por $6,720 no tenían el número del contrato formalizado con el asesor y otros dos comprobantes por $6,720 tenían un número de contrato incorrecto.

d. Contrario a normas de sana administración, seis de los comprobantes (43 por ciento) por $21,240 presentaban alteraciones o tachaduras en el importe a pagar, en el número de la cuenta contable y en el número del comprobante. En dichos comprobantes de desembolsos no se indicaron las razones que justificaran dichas alteraciones y tachaduras. Además, las personas que efectuaron las mismas no estamparon sus iniciales o sus firmas en tres de los comprobantes alterados.

e. De agosto de 1996 a diciembre de 1997 el asesor sometió al entonces Director Ejecutivo de la Autoridad 17 facturas e informes de horas trabajadas por $63,060 como justificante de los servicios prestados. Respecto a dichas facturas e informes determinamos lo siguiente:

- En las facturas e informes mencionados no se incluyó una descripción o detalles de los servicios prestados por el asesor. Tampoco el asesor rindió informes de labor realizada y éstos no le fueron requeridos por la Autoridad.

- Las facturas e informes de horas trabajadas sometidos por el asesor no fueron canceladas como pagadas.

- Se preparó un comprobante por $3,125 tres días antes de la fecha de la factura.

- Las facturas e informes sometidos fueron preparadas en papel oficial de la Autoridad. De éstas, quince facturas e informes fueron preparadas en papel timbrado de la Oficina del Director Ejecutivo.

- El entonces Director Ejecutivo no estampó su firma ni las iniciales en las facturas de abril y septiembre de 1997 ni en los informes de horas trabajadas de mayo, junio, agosto y octubre de 1997 como evidencia de la aprobación para pago de los servicios prestados por el asesor.

- En tres informes de horas trabajadas el asesor indicó haber realizado trabajos en dos días feriados, tres sábados y tres domingos. En los expedientes examinados no había evidencia de las actividades en las que el asesor participó en representación de la Autoridad.

Las situaciones señaladas en los apartados "a" al "e" no permiten a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los desembolsos realizados por servicios prestados.

6-a. Contrario a disposiciones contractuales y a normas de sana administración, la Autoridad pagó en exceso $6,120 a un colegio por la participación en un campamento de verano de 51 jóvenes y niños que no asistieron.

La situación comentada propició que la Autoridad pagara indebidamente al colegio $6,120 por el costo de participación de 51 jóvenes o niños que no asistieron al campamento. Además, privó a la Autoridad de dichos fondos que podía utilizar para atender sus necesidades operacionales.

b. Contrario a normas de sana administración, la carta-contrato formalizada con el colegio no contenía cláusulas que protegieran adecuadamente los intereses de la Autoridad, tales como: seguro social patronal del colegio; disposición legal que autoriza este tipo de contratación; cláusula que certificara que ningún funcionario o empleado tuviese interés pecuniario directo o indirecto en el contrato; cláusula que certificara que el contratado no entrará en relaciones contractuales o llevará a cabo actos que configuren un conflicto de intereses con la Autoridad; cláusula sobre las retenciones contributivas correspondientes, partida presupuestaria de la cual se pagarían los servicios; cláusula sobre cancelación con notificación previa y sobre la cancelación por negligencia, abandono de deberes o incumplimiento; y cláusula sobre el estado contributivo con el Departamento de Hacienda.

c. Contrario a la reglamentación aplicable, el 1 de julio de 1996 trece días luego de que se formalizara la carta-contrato, el entonces Director Ejecutivo sometió a la División Legal la misma para su evaluación y comentarios.

Las situaciones señaladas en los apartados "b" y "c" no permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre los procesos de formalización, administración y fiscalización de los contratos.

7. Contrario a la reglamentación aplicable, la Autoridad realizó transacciones de personal en el 1991 y 1993 que resultaron en la radicación de demandas por discrimen político por parte de los funcionarios afectados. En los años 1996 y 1997 la Autoridad acordó pagar a los demandantes $125,000 como compensación.

La situación mencionada dio lugar a que la Autoridad efectuara pagos por $125,000 sin derivar beneficio alguno por ello. Esto le privó de dichos recursos que eran necesarios para atender sus gastos operacionales.

El Informe de Auditoria CP-00-9 emitido por el Contralor el 3 de febrero de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 17 del 19 de abril de 1955 (Ley Núm. 17). En dicho estatuto se delegó en el Administrador de la Administración de Fomento Económico las facultades y los poderes de la Junta de Directores de la Autoridad.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 6 del 1971 la Autoridad quedó adscrita al Departamento de Transportación y Obras Públicas efectivo el 1 de enero de 1973 y continúa adscrita a éste. Conforme a dicho Plan, las facultades, los poderes y las responsabilidades de la Autoridad que hasta esa fecha las ejercía el Administrador de Fomento Económico fueron transferidas al Secretario de Transportación y Obras Públicas (Secretario). Posteriormente, por la Ley Núm. 6 del 28 de junio de 1973, se creó una Junta de Directores para regir la Autoridad y sustituir al Secretario. Esta Ley fue derogada por la Ley Núm. 74 del 22 de junio de 1975, para transferir nuevamente al Secretario las facultades, los poderes y las responsabilidades que ejercía dicha Junta. Finalmente, mediante la Ley Núm. 65 del 17 de agosto de 1989 se enmendó la Ley Núm. 17 con el propósito de crear nuevamente la Junta de Directores de la Autoridad (Junta de Directores), la cual quedó constituida el 2 de enero de 1990.

Los propósitos principales de la Autoridad son desarrollar, mejorar, poseer, funcionar y administrar cualquier tipo de instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos. Además, establecer y administrar sistemas de transportación colectiva marítima por sí sola o en coordinación con otras entidades gubernamentales.

Los poderes de la Autoridad son ejercidos por la Junta de Directores integrada por el Secretario, quien es su Presidente, el Director Ejecutivo de la Compañía de Fomento Industrial, el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, el Director Ejecutivo de la

Compañía de Turismo y un ciudadano particular en representación del interés público designado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado. Las funciones de administración y dirección de la Autoridad las ejerce un Director Ejecutivo (Director Ejecutivo) nombrado por la Junta de Directores.

La Oficina del Director Ejecutivo en el desempeño de su responsabilidad cuenta con un Subdirector Ejecutivo y seis directores ejecutivos auxiliares que dirigen la fase operacional de la Autoridad. El Director Ejecutivo Auxiliar en Finanzas tiene a su cargo la Oficina del Contralor, la Oficina de Presupuesto y el Negociado de Finanzas. El Director Ejecutivo Auxiliar en Bienes Raíces y Contratos dirige la Oficina de Asuntos Tarifarios, la Administración de Contratos y la Oficina de Bienes Raíces y Seguros. El Director Ejecutivo Auxiliar en Operaciones está a cargo de los negociados de Aviación y de Marítimo. El Director Ejecutivo Auxiliar en Administración está a cargo de las oficinas de Personal, de Relaciones Industriales, de Compras, de Servicios Generales, de Seguridad Industrial y de Organización y Métodos. El Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería y Construcción dirige los negociados de Ingeniería y de Construcción y el Director Ejecutivo Auxiliar en Planificación y Desarrollo está a cargo del Negociado de Desarrollo y de la Oficina de Estudios Económicos. Además, a la Oficina del Director Ejecutivo están adscritas la Oficina de Auditoría Interna, la Oficina de Seguridad General, el Centro de Procesamiento de Datos, la Oficina del Coordinador Ejecutivo, la Oficina de Comunicaciones y Prensa y la Oficina del Asesor Legal.

Los fondos para financiar las operaciones de la Autoridad provienen primordialmente de los ingresos que generan sus actividades y de emisiones de bonos. Durante los años fiscales 1995-96 al 1997-98 la Autoridad generó ingresos por $432,958,000 y tuvo gastos por $474,660,000, lo que resultó en una pérdida neta de $41,702,000, según se indica:

Año Fiscal	Ingresos de operaciones (000)	Gastos de operaciones (000)	Pérdida de Operaciones (000)	Otras deducciones netas (000)	Fondos restringidos (000)	Pérdida neta (000)

1995-96	$126,192	$132,244	$ 6,052	$ 9,485	$13,895	$ 1,642

1996-97	133,171	142,147	8,976	15,323	13,013	11,286

1997-98	131,350	155,031	23,681	20,430	15,337	28,774

Totales	$390,713	$429,422	$38,709	$45,238	$42,245	$41,702

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.