Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Síndicos y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Colegio Universitario de la Montaña de la Universidad de Puerto Rico (Colegio) localizado en Utuado para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. Este informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con las subastas, los contratos de construcción y de servicios profesionales, y las compras para mejoras permanentes.

Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1-a. En marzo de 1996 y febrero de 1998 la ACR formalizó los contratos para la construcción de las estructuras de acero del Taller y la Cancha bajo techo, respectivamente. Contrario a las disposiciones de ley aplicables, la ACR no obtuvo los permisos de construcción de la Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE) y de impacto ambiental de la Junta de Calidad Ambiental (JCA) para la construcción de los edificios mencionados.

b. El 2 de febrero de 1996 la ACR formalizó un contrato con una sociedad de arquitectos para que revisara los planos y las especificaciones de un edificio a construirse para las oficinas administrativas del Colegio. Contrario a las cláusulas contractuales, el Colegio no suministró a nuestros auditores para examen, evidencia de que la sociedad obtuviera y entregara el permiso de la ARPE para la construcción del mismo.

No obtener los permisos de ARPE y la aprobación de la JCA previo al inicio de la construcción de los proyectos no ofreció a la ACR seguridad de que los planos estaban diseñados de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables. Tampoco permitió que ARPE y la JCA ejercieran su función fiscalizadora. Ello pudo haberle ocasionado consecuencias adversas al Colegio.

2. Examinamos la celebración de cuatro subastas celebradas entre agosto de 1995 y julio de 1997 para la realización de obras de construcción, dos de las cuales fueron canceladas. Además, examinamos otra subasta celebrada en enero de 1997 para la adquisición de una excavadora. Nuestras verificaciones revelaron lo siguiente:

a. Contrario a las especificaciones de las subastas, los licitadores agraciados en las dos subastas adjudicadas no presentaron los estados financieros actualizados certificados por un contador público autorizado o estados financieros revisados ("Review Report") actualizados, requeridos en las especificaciones de la subasta. La Junta de Subastas tampoco solicitó a los licitadores que suministraran dichos documentos actualizados y en original.

b. Contrario a las especificaciones de la subasta, los licitadores agraciados de ambas subastas adjudicadas no suministraron referencias bancarias. La Junta de Subastas tampoco las requirió.

c. En una de las subastas para los trabajos de construcción el licitador agraciado no certificó ni juramentó el documento "Declaración de las Cualificaciones del Licitador", contrario a las instrucciones contenidas en el mismo. La Junta de Subastas tampoco lo requirió.

d. Contrario a las disposiciones reglamentarias vigentes, los licitadores que participaron en una de las subastas canceladas y en la subasta para la compra de la excavadora no sometieron al momento de la apertura de la subasta las fianzas de licitación ("Bid Bond"). La Junta de Subastas tampoco las requirió, ni descalificó a los licitadores.

Las situaciones comentadas no permiten ejercer un control adecuado de los procesos de subasta. Además, propicia el ambiente para el favoritismo o que se adjudiquen las subastas a empresas no cualificadas. Por otro lado, lo comentado en el Apartado "d" constituyó un riesgo para el Colegio en caso de que las empresas no honraran las ofertas presentadas.

e. Contrario a la reglamentación vigente, en la apertura para una de las subastas de construcción y en la reunión de la junta en la cual se acordó la cancelación de una de las subastas no participaron la cantidad de miembros de la Junta para que se constituyera quórum. En el caso de la subasta adjudicada, participó solamente el Presidente de la Junta. En la reunión de la subasta cancelada participaron solamente el Presidente y un miembro adicional.

f. Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, no se preparó el acta de la reunión celebrada el 28 de marzo de 1996 en la que se canceló una de las subastas para la construcción de proyectos. Tampoco se preparó el acta de la apertura para otra de las subastas de construcción.

g. Para la subasta de la excavadora, contrario a las disposiciones reglamentarias vigentes:

(1) Las invitaciones para la subasta no indicaban que los licitadores podían estar presentes en la apertura de los pliegos.

(2) Los sobres de las ofertas sometidas por los licitadores no se marcaron con el sello oficial de la Oficina de Compras, que incluyera la fecha y la hora exacta en que fueron recibidas.

(3) La adjudicación de la subasta no se notificó por correo certificado a los proveedores que participaron en la subasta. Tampoco se les notificó de otra forma.

(4) Las actas de las reuniones de apertura y adjudicación de la subasta para la compra de la excavadora no tenían la firma del Presidente de la Junta de Subastas.

Las situaciones comentadas no permiten al Colegio ejercer un control adecuado sobre el proceso de subastas. Además, puede propiciar el ambiente para que se cometan errores o se realicen transacciones irregulares y no se puedan detectar a tiempo.

3-a. Contrario a las normas de sana administración, en el contrato formalizado el 4 de marzo de 1996 para la construcción del techo del Taller no se incluyó una cláusula que indicara que el mismo podría ser cancelado mediante notificación previa con treinta días de anticipación, o un término menor, dependiendo de los servicios a contratarse. Tampoco se incluyó una cláusula que indicara que el mismo podría dejarse sin efecto inmediatamente, en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte del contratista.

La situación comentada deja desprovisto al Colegio de disposiciones que le permitan tomar medidas efectivas y rápidas en caso de incumplimiento por la parte contratada.

b. Contrario a las normas de sana administración, la ACR no le requirió a los contratistas que realizaron los trabajos de construcción en el techo del Taller y en el de la Cancha que sometieran una carta de relevo de sus acreedores como evidencia de que todas las deudas con los mismos habían sido satisfechas. Esto como requisito del pago final de los contratos.

La situación señalada coloca a la ACR en una situación de riesgo con los diferentes acreedores de los contratistas, en caso de reclamaciones por falta de pago por parte de éste.

c. Contrario a las normas de política pública sobre la contratación, la ACR no requirió al contratista contratado para la construcción del techo de la Cancha que sometiera evidencia del pago al Departamento de Hacienda una deuda contributiva por $1,387. Tampoco en el contrato se incluyó una cláusula donde el contratista se comprometiera a cancelar dicha deuda mediante retención con cargo a los pagos que tenía derecho a recibir conforme al contrato.

La situación comentada privó al Departamento de Hacienda de contar con recursos necesarios para la realización de las obras públicas y la prestación de servicios esenciales que requiere el pueblo.

d. Contrario a las disposiciones contractuales, la ACR no requirió al contratista para la construcción del techo de la Cancha que sometiera el Certificado de "Good Standing" emitido por el Departamento de Estado.

e. Contrario a las especificaciones de la subasta y a las normas de sana administración, el Certificado de Resolución sometido por el contratista contratado para la construcción del techo de la Cancha no tenía el sello corporativo ni la fecha de emisión. La ACR tampoco requirió que se presentara dicho documento debidamente cumplimentado.

Las situaciones comentadas no permiten al Colegio mantener un control adecuado de la formalización de los contratos. Además, coloca al Colegio en una posición riesgosa al no tener información completa y veraz sobre la existencia de la corporación.

f. Contrario a las normas de sana administración, la póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado sometida por el contratista contratado para la construcción del techo de la Cancha expiró antes de que comenzara a realizar los trabajos. La ACR no requirió que éste sometiera una renovación de la referida póliza para cubrir el período de desarrollo del proyecto.

La situación comentada dejó desprovista a la ACR, y por lo tanto al Colegio, de protección adecuada en caso de accidentes y reclamaciones por obreros que sufrieran accidentes durante el desarrollo del proyecto.

g. En la construcción del techo del taller se realizaron trabajos adicionales por $8,500. Esto aumentó en un 24 por ciento el costo original del mismo. Contrario a las disposiciones reglamentarias vigentes, la ACR no preparó una orden de cambio para documentar y autorizar estos trabajos adicionales.

La situación comentada no permitió al Colegio ejercer un control adecuado del proceso de los trabajos y de los pagos correspondientes.

4. En julio de 1996 se inició la construcción, por administración de los trabajos relacionados con el Taller de Mantenimiento y con la Cancha, cuyas subastas fueron canceladas (véase el Hallazgo 2). Entre el 1 de julio de 1996 y el 30 de junio de 1999 el Colegio realizó 231 compras de equipo, materiales y servicios por $341,359 relacionados con estos proyectos.

El examen de 41 de dichas compras por $225,709 efectuadas entre febrero de 1997 y febrero de 1999 reveló que, contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables:

a. La Junta de Subastas no sometió un informe al Rector de la ACR con recomendaciones para que la construcción de ambos edificios se realizara por administración.

La situación comentada no permite ejercer un control adecuado de este tipo de transacción. Además, impidió al Rector de la ACR de evaluar las distintas alternativas para realizar estos proyectos y determinar el más adecuado y que protegiera los intereses del Colegio.

b. Para 29 de las compras (71 por ciento) por $162,465 para materiales de construcción efectuadas de mayo de 1997 a febrero de 1999 no se obtuvieron, por lo menos, tres cotizaciones de posibles proveedores. dichas compras contenían renglones que fluctuaban entre $1,000 y $10,000. en los expedientes de las referidas compras tampoco se documentó la inexistencia de licitadores cualificados, que justificara obviar la solicitud de cotizaciones.

La situación comentada privó al Colegio de obtener los mejores precios y condiciones mediante la competencia entre proveedores. Además, propicia el ambiente para que se ejerza favoritismo en detrimento de los mejores intereses de la entidad.

c. Las solicitudes de precios en tres de las compras por $6,475 efectuadas del 18 de agosto de 1998 al 3 de febrero de 1999 no fueron realizadas por el Agente Comprador. Esta función la realizó el mismo empleado que requisó los bienes o servicios.

d. Del 7 de febrero de 1997 al 13 de noviembre de 1998 se efectuaron compras por $9,290 para las cuales no se emitieron las órdenes de compra correspondientes. Además, del 19 de junio de 1997 al 13 de enero de 1999 el Colegio emitió tres órdenes de compra por $12,128 luego de recibirse los bienes y servicios. Estas órdenes de compra se emitieron para la adquisición de hormigón y materiales de construcción y su monto fluctuó entre $3,120 y $5,664. En estos casos el ingeniero supervisor solicitó directamente a los proveedores los materiales necesarios e hizo las gestiones para el recogido o entrega de los mismos en el Colegio.

e. El Oficial de Recibo no indicó en el "Informe de Recibo" la fecha en que fueron recibidos los bienes y servicios adquiridos mediante 30 compras por $161,075. Estas fueron efectuadas del 27 de mayo de 1997 al 23 de febrero de 1999.

f. Contrario a las normas de control interno, en 10 compras por $46,722 realizadas del 3 de diciembre de 1997 al 23 de febrero de 1999, el Oficial de Recibo no anotó en el informe de recibo las cantidades recibidas, como evidencia de que contó los bienes al momento de recibirlos.

Las situaciones comentadas no permiten ejercer un control adecuado de los procesos de compra y de recibo de bienes y mercancía. Esto puede propiciar la comisión de errores o transacciones irregulares y que no se pueda asignar responsabilidad en los casos que proceda.

El Informe de Auditoría CP-00-24 emitido por el Contralor el 22 de junio de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

Anejo 1
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 
COLEGIO UNIVERSITARIO DE LA MONTAÑA

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Colegio es una dependencia de la Universidad de Puerto Rico (UPR) creado por el Consejo de Educación Superior mediante la Certificación Núm. 86 del 19 de enero de 1979. Este se concibió como una institución de educación superior orientada esencialmente hacia la tecnología agrícola moderna. El mismo se creó con el propósito de ofrecer cursos sobre dicha materia, principalmente a estudiantes de la región central de Puerto Rico. En el mismo se ofrecen oportunidades educativas y programas técnicos a nivel de bachilleratos y grados asociados.

Mediante la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, conocida como "Ley de la Universidad de Puerto Rico". Ello para eliminar el Consejo de Educación Superior como cuerpo rector de la Universidad y crear una Junta de Síndicos. Esta es nombrada por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado y gobierna y administra el sistema universitario de Puerto Rico.

El Colegio es parte de la red de colegios integrados al sistema educativo de la UPR, los cuales eran supervisados por la Administración de Colegios Regionales (ACR). El mismo cumple con sus ofrecimientos mediante un sistema académico semestral.

Mediante la Ley Núm. 186 del 7 de agosto de 1998 se enmendaron varios artículos de la "Ley de la Universidad de Puerto Rico". Entre otras cosas, se dispuso la disolución de la ACR y la conversión gradual de los colegios regionales en recintos universitarios. La Junta de Síndicos aprobó mediante la Certificación Núm. 077 del 14 de enero de 1999 la conversión del Colegio Regional de la Montaña en el Colegio Universitario de la Montaña efectivo el 1 de julio de 1999.

A partir de dicha fecha, las funciones administrativas y académicas las ejerce el Rector del Colegio.

La administración y supervisión de las operaciones del Colegio las ejerció un Director Decano, quien le respondía al Rector de la ACR, hasta el 30 de junio de 1999. Las áreas operacionales se realizaron mediante los decanatos asociados de asuntos administrativos, académicos y estudiantiles.

A partir del 1 de julio de 1999 la administración y supervisión de las operaciones del Colegio las ejercía un Rector nombrado por la Junta de Síndicos. Las áreas operacionales se administraban mediante los decanatos de Asuntos Administrativos, Asuntos Académicos y Asuntos Estudiantiles.

El presupuesto del Colegio proviene de asignaciones legislativas, canalizadas por la Administración Central de la UPR, y de otros ingresos.

Anejo 2
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 
COLEGIO UNIVERSITARIO DE LA MONTAÑA

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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