Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Compañía de Fomento Industrial de Puerto Rico (Compañía) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este primer informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones de la Compañía relacionadas con los controles administrativos y los contratos de servicios profesionales y consultivos.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y reglamentación y de normas de control interno y de sana administración aplicables a las operaciones que conciernen a este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 4 clasificados como principales:

1-a. El 2 de junio de 1997 la Compañía formalizó un contrato de servicios profesionales con una corporación de consultores del Estado de Massachusetts (consultores) para desarrollar un plan estratégico para la investigación científica y el desarrollo de la tecnología en Puerto Rico. La Compañía acordó pagar $3,200,000 por los servicios y reembolsar los gastos incidentales relacionados hasta un máximo de $800,000.

Al 10 de agosto de 1999 los consultores completaron sus servicios y la Compañía había pagado $3,082,387 por los servicios y $734,637 por reembolsos de gastos. Examinamos cinco comprobantes de pagos por $773,311 efectuados del 14 de agosto de 1998 al 12 de enero de 1999, de los cuales $289,366 correspondían a reembolsos de gastos.

El examen realizado reveló lo siguiente:

(1) Contrario a las disposiciones de ley aplicables, en los documentos examinados no se encontró evidencia de que la Compañía requiriera a los consultores evidencia de que estaba autorizada a realizar negocios en Puerto Rico. Esta tampoco la suministró. El 18 de junio de 1999 el Departamento de Estado le certificó a nuestra Oficina que en sus récords no aparecía registrada ninguna firma con el nombre de la corporación de consultores mencionada.

La situación señalada es contraria a la ley y a los intereses de la Compañía. Además, limitó el acceso de información relevante que ésta debía conocer sobre los consultores.

(2) Contrario a las normas de sana administración, en las facturas por los servicios prestados no se indicaba la tarifa por hora facturada por servicios prestados por cada consultor. Funcionarios de la Compañía indicaron a nuestros auditores que las facturas se aceptaban como correctas y se procesaban para pago según eran recibidas.

(3) Los consultores no sometían los originales de los justificantes de los gastos incidentales. La Compañía pagaba los mismos con las fotocopias que le sometían.

(4) Contrario a las cláusulas contractuales, la Compañía no requirió la presentación de facturas o justificantes que evidenciaran gastos incidentales reclamados y reembolsados por $7,691. Dichos pagos se realizaron del 14 de agosto de 1998 al 28 de enero de 1999.

(5) Contrario a la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y a las leyes aplicables, los consultores reclamaron mediante tres facturas gastos por el consumo de bebidas alcohólicas por $1,436. La Compañía pagó dichas facturas del 14 de agosto de 1998 al 28 de enero de 1999. Consideramos que el gasto por bebidas alcohólicas no constituye un fin público y que podría catalogarse como para entretenimiento social.

Las situaciones comentadas no permitieron a la Compañía ejercer un control adecuado sobre los pagos que realizaba a los consultores. Además, propicia que se efectúen pagos indebidos o con errores. Por otro lado, privaron a la Compañía de $9,127 que pudo utilizar para atender otros gastos.

b. Del 7 de febrero de 1994 al 25 de junio de 1997 la Administración formalizó cinco contratos con una corporación para adquirir materiales de promoción para las oficinas del Area de Promoción de Industrias Continentales y Foráneas en Nueva York, en Chicago y en San Juan. Los contratos ascendieron a $1,250,000. Entre el 1 de junio de 1994 y el 30 de septiembre de 1998 la Administración y la Compañía pagaron a la corporación $1,162,098 en virtud de los contratos mencionados.

El examen reveló lo siguiente:

(1) Contrario a las normas vigentes, en los cinco contratos formalizados con la corporación no se estableció una cláusula que indicara que ésta había pagado las contribuciones de seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes o se encontraba acogida a un plan de pago.

(2) Contrario a las normas de política pública sobre la contratación de servicios, la Compañía no suministró para examen evidencia de que la corporación había radicado planillas de contribución sobre ingresos y que sometiera una certificación de que no tenía deudas por contribuciones sobre ingresos, sobre la propiedad mueble e inmueble, y de arbitrios. En los contratos se incluyó una cláusula que indicaba que el contratante certificaba que había rendido sus planillas de contribuciones para los cinco años anteriores a la firma de los contratos y que no adeudaba contribuciones.

Las situaciones señaladas dejan desprovista a la Compañía de información indispensable para asegurarse de que la corporación ha cumplido con sus responsabilidades contributivas.

c. El 24 de agosto de 1998 la Compañía formalizó un contrato con una firma de consultores para la preparación e implantación de un sistema integrado de procesos de promoción de empresas y seguimiento de casos. Por dichos servicios la Compañía acordó pagar $417,951 más gastos imprevistos. En la propuesta de la firma de consultores y en el contrato se incluyó, además, la compra de programas y equipos de computadoras por $329,480 y $103,044, respectivamente. Contrario a la reglamentación vigente, para la compra de este equipo y de los programas no se realizó una subasta formal.

La situación comentada privó a la Compañía del beneficio de obtener mejor una oferta y las condiciones más favorables por la competencia entre los posibles proveedores en el mercado.

2. Examinamos 12 contratos de servicios formalizados del 7 de febrero de 1994 al 24 de agosto de 1998. Siete de éstos fueron otorgados por la Compañía por $9,345,881 y los otros cinco por la Administración por $1,250,000. Al 27 de febrero de 1999, fecha de nuestro examen, la Compañía había efectuado pagos por $7,213,493 por los servicios prestados en virtud de los contratos examinados.

El examen reveló que, contrario a las normas de sana administración y de política pública sobre la contratación de servicios:

a. En los contratos formalizados no se incluyeron cláusulas necesarias para proteger los mejores intereses de la Compañía. Entre ellos, que no se indicó la partida presupuestaria de la que se pagarían los servicios (3 casos), no se estableció la cantidad máxima a pagar por los servicios contratados (1 caso), no se requirió al contratado que indicara en sus facturas la cantidad de horas que quedaban disponibles para trabajar (7 casos), no se indicó el año en que se formalizó el contrato (1 caso) y no se indicó el número de seguro social patronal de la firma contratada (1 caso).

Esta situación no permite a la Compañía ejercer un control adecuado de los servicios contratados y los pagos correspondientes. Además, propicia el ambiente para que se pudieran realizar pagos indebidos o improcedentes.

b. En uno de los contratos para el establecimiento de sistemas de procesamiento de datos no se incluyó una cláusula que estableciera que la Compañía realizaría las retenciones correspondientes por contribución sobre ingresos de los pagos a efectuarse al contratista por los servicios prestados.

La situación comentada priva al Departamento de Hacienda de recibir en su momento recursos necesarios para llevar a cabo sus funciones. Además, propicia la evasión contributiva.

c. En seis de los contratos la Compañía no requirió a las partes contratadas que sometieran las certificaciones de deudas del Departamento de Hacienda, del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales y del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. A solicitud de nuestros auditores funcionarios de la Compañía suministraron para examen las referidas certificaciones luego de solicitarlas a los contratistas.

Esta situación deja desprovista a la Compañía de información indispensable para asegurarse de que los contratistas han cumplido con sus responsabilidades contributivas.

d. Además, se determinaron deficiencias en los comprobantes de desembolso y en las facturas pagadas. Entre ellos:

- Siete de los comprobantes de desembolso por $33,900, efectuados entre el 11 de agosto de 1997 y el 8 de julio de 1998, no indicaban la fecha en que se solicitó el desembolso. Tampoco contenían la firma del funcionario que solicitó los mismos.

- Treinta de los comprobantes no se anotó en tinta la descripción de cuenta para registrar el desembolso. Esta se anotó a lápiz.

- Seis de los comprobantes de desembolso por $21,365 no contenían las firmas de los funcionarios requeridos o no se indicaba la fecha en que éstos autorizaron el pago.

- Veinte de las facturas por $1,087,803 no contenían la certificación de los contratistas como correctas y que las mismas no se habían pagado.

- Los justificantes de 18 de los desembolsos por $1,642,522 no estaban marcados como pagados una vez procesado el pago correspondiente.

- Once facturas pagadas a una agencia de publicidad no indicaban el descuento otorgado a ésta por los proveedores de la misma.

- Ocho de las facturas por $34,440 sometidas por uno de los contratistas fueron procesadas para pago antes de que se completaran los servicios. Estos correspondían a servicios de mantenimiento y apoyo técnico del equipo del sistema operativo computadorizado.

Las situaciones señaladas no permitieron a la Compañía ejercer un control adecuado de los pagos que efectuaba por los servicios prestados. Esto pudo propiciar el ambiente para que se efectuaran pagos indebidos o improcedentes.

3-a. Contrario a disposiciones de ley y de sana administración, la Oficina de Auditoría Interna carecía de un manual de procedimientos que sirviera de guía para asegurar de que los trabajos se realizan de acuerdo con las normas y los principios de auditoría generalmente aceptados.

b. Nuestros auditores revisaron las minutas de seis de las auditorías realizadas por los auditores internos y determinaron que, contrario a las normas de auditoría, en cinco de éstas los auditores internos no prepararon ni utilizaron programas de auditoría para documentar, entre otros, los objetivos y la metodología que sirvieran de guía para la evaluación de las áreas operacionales a auditarse.

c. Contrario a las normas de auditoría, la Oficina de Auditoría Interna no tenía planes de trabajo para los años fiscales 1996-97 y 1997-98.

Las situaciones señaladas afectan el grado de objetividad que debe tener la Oficina de Auditoría Interna de la Compañía para fiscalizar las operaciones de ésta. Además, impide llevar a cabo su labor fiscalizadora de forma efectiva y conforme a las normas generales y de trabajo que deben observarse en la práctica de la auditoría interna.

d. Contrario a las normas de sana administración y de control interno, a mayo de 1999 la Compañía no se había expresado en relación con las deficiencias informadas en los borradores de las cartas a la gerencia sometidas por los auditores externos por las auditorías del 1996-97 y 1997-98. Además, las cartas mencionadas no se habían emitido en forma final a la Junta de Directores.

Nuestros auditores estudiaron el contenido de los borradores de las cartas mencionadas. En las mismas se comentaron varias deficiencias de control interno y administrativo tales como: cuentas por pagar que no se reconcilian, cuentas por cobrar sin movimiento de hasta 5 años y falta de evaluación financiera por parte de la Oficina de Auditoría Interna de la Compañía. Además, varias de las deficiencias se repetían de un año a otro.

La situación comentada impidió a la Junta de Directores tener conocimiento sobre las deficiencias encontradas en las auditorías externas realizadas para los años fiscales mencionados y, por consiguiente, de impartir instrucciones al Comité de Auditoría para que diera seguimiento para que se corrigieran las mismas. Esto puede ocasionar que las deficiencias detectadas se repitan de un año a otro.

4. Contrario a las disposiciones del "Código de Rentas Internas de Puerto Rico", la Compañía no rindió al Departamento de Hacienda las planillas de contribuciones sobre ingresos retenida para los períodos de nómina del 1 de julio al 30 de diciembre de 1997. Por carta del 28 de enero de 1999 dicho Departamento informó a nuestros auditores que al 30 de junio de 1998 la Compañía tenía penalidades por $183,670 por no rendir las planillas correspondientes a dicho período. Como consecuencia de nuestra auditoría, el 29 de abril de 1999 la Compañía sometió al Departamento de Hacienda las planillas mencionadas.

La situación comentada ocasionó que la Compañía tenga que pagar $183,670 por penalidades, recursos que podía utilizar para atender otras necesidades operacionales.

El Informe de Auditoría CP-00-23 emitido por el Contralor el 20 de junio de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

Anejo 1
COMPAÑIA DE FOMENTO INDUSTRIAL DE PUERTO RICO

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Compañía fue creada por virtud de la Ley Núm. 188 del 11 de mayo de 1942, según enmendada, con el propósito de promover la industrialización y el desarrollo económico de Puerto Rico. La Compañía tenía la responsabilidad primaria de proveer la infraestructura, los terrenos y los edificios necesarios para facilitar la promoción industrial y el desarrollo económico de Puerto Rico.

Los poderes de la Compañía los ejercía el Administrador de la Administración de Fomento Económico (Administrador). La administración y supervisión de las operaciones de la Compañía las ejercía el Presidente, Gerente General y Principal Oficial de Operaciones nombrado por el Administrador de Fomento Económico y Principal Oficial Ejecutivo de la Compañía.

El 29 de diciembre de 1997 se aprobó la Ley Núm. 203 para derogar la ley creadora de la Administración de Fomento Económico y transferir los poderes, las facultades y las funciones de ésta a la Compañía. Los poderes corporativos de la Compañía son ejercidos por una Junta de Directores compuesta por siete miembros. Tres miembros del sector privado nombrados por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado y cuatro miembros funcionarios del Gobierno de Puerto Rico. Estos son el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, quien es el Presidente; el Secretario de Hacienda y los presidentes del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico y de la Junta de Planificación. La administración y supervisión de las operaciones de la Compañía las ejerce el Director Ejecutivo, a través de las áreas: Industrias Continentales, Foráneas y Puertorriqueñas; Servicios Industriales y Mercadeo Local, Bienes Raíces e Infraestructura, entre otras.

Los recursos para financiar las actividades operacionales de la Compañía provienen de los ingresos que genera por los servicios relacionados con el arrendamiento de sus "facilidades" industriales, de las inversiones a corto y largo plazo y de las asignaciones legislativas. Durante los años fiscales 1996-97 y 1997-98 la Compañía generó ingresos de sus operaciones por $160,958,000 y tuvo desembolsos por $159,597,000, por lo que se reflejó un sobrante por $1,361,000, según se indica:

Anejo 2
COMPAÑIA DE FOMENTO INDUSTRIAL DE PUERTO RICO

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

Para obtener el programa que permite leer los Informes,
seleccione el siguiente Botón: