Nota:
Este Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1) y los
funcionarios principales que actuaron durante
el período auditado (Anejo 2).
Realizamos
una auditoría de las operaciones fiscales
del Colegio Universitario de Bayamón (CUB)
de la Universidad de Puerto Rico para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y la
reglamentación aplicables.
Este
informe contiene el resultado del examen
que realizamos de las operaciones del CUB
relacionadas con los controles administrativos,
las compras y subastas, los desembolsos,
los contratos de servicios, el personal,
las recaudaciones, la propiedad y los contratos
de mejoras permanentes.
Las
pruebas efectuadas demostraron que las operaciones
fiscales se realizaron sustancialmente de
acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables,
excepto por los siguientes hallazgos clasificados
como principales:
1.
El 27 de marzo de 1995 el Rector de la Administración
de Colegios Regionales (ACR) formalizó un
contrato con una compañía de construcción
(contratista) por $4,348,000 para la construcción
de un Centro de Recursos de Aprendizaje
(Biblioteca) para el CUB. Las obras se comenzaron
el 3 de abril de 1995 y la fecha estimada
de terminación se fijó para el 24 de septiembre
de 1996. Mediante 11 órdenes de cambio el
costo ascendió a $4,667,361 y su fecha de
terminación se extendió hasta el 1 de noviembre
de 1996. El 17 de febrero de 1998 la ACR
contrató un Ingeniero Civil y Estructural
(Perito) por $6,720 para que realizara una
evaluación de los trabajos de construcción
de la Biblioteca.
Por
otro lado, el 24 de octubre de 1996 el Rector
de la ACR formalizó un contrato con otra
compañía para la construcción de la Cancha
Bajo Techo del CUB por $1,789,000. Los trabajos
se iniciaron el 11 de noviembre de 1996
y la fecha de terminación se fijó para el
10 de noviembre de 1997. Mediante cinco
órdenes de cambio el costo del proyecto
ascendió a $1,872,975 y la fecha de terminación
se extendió hasta el 17 de marzo de 1998.
El
examen realizado sobre la administración
de estos dos contratos reveló lo siguiente:
a.
El Reglamento de Mejoras Permanentes no
contenía disposiciones sobre los términos
o condiciones en que se ejecutaría la fianza
en caso de incumplimiento por parte del
contratista o compañía contratada. Tampoco
sobre los términos y las condiciones en
que se podía emitir el "Sustantial
Completion Date". En los contratos
formalizados ni en las condiciones generales
suplementarias de éstos tampoco se incluyeron
disposiciones sobre estos aspectos.
La
situación comentada no permite al CUB mantener
un control adecuado sobre los proyectos
de construcción y no protege adecuadamente
los intereses de éste. Además, da lugar
a que no se observen procedimientos uniformes
en caso de que sea necesario la ejecución
de la fianza de cumplimiento.
b.
Contrario a las normas de sana administración,
el CUB ni la ACR actuaron prontamente ante
varias situaciones que afectaron el desarrollo
normal de ambos proyectos, de forma que
los mismos se terminaran conforme a lo establecido
en los contratos según se indica:
(1)
En junio de 1995, mediante carta, el contratista
a cargo de la construcción de la Biblioteca,
le informó al Director de la Oficina de
Planificación y Planta Física (Director
de Planificación) de la ACR sobre un cambio
en la caída de una tubería por las escaleras
de ésta. El 22 de diciembre de 1995 la ACR
emitió la Orden de Cambio Núm. 3 para atender
esta situación, o sea seis meses después
de haberse informado la misma.
(2)
En julio de 1996 el Inspector de la construcción
de la Biblioteca informó al Director de
Planificación que los pisos de losas de
terrazo integral preparados por el contratista
presentaban grietas. La evaluación realizada
por el Perito concluyó que era correcta
la observación del Inspector y recomendó
que se removieran las losas de terrazo agrietadas
o se concediera un crédito al CUB de $38,441.
A mayo de 1999, luego de transcurridos 35
meses, no se había resuelto dicha situación.
(3)
En febrero de 1997 el Inspector de la construcción
de la Biblioteca informó al Director de
Planificación de la ACR de que los pisos
estaban desnivelados. A la fecha de nuestro
examen, mayo de 1999, aún estaba pendiente
la negociación de un crédito por $87,100.
Esto es 27 meses después de haberse notificado.
(4)
Del 27 de febrero al 15 de abril de 1998
el Perito emitió tres informes relacionados
con la evaluación realizada a la construcción
de la Biblioteca. En dichos informes se
incluyeron, entre otros hallazgos, deficiencias
relacionadas con los pisos, las escaleras,
las ventosas de techo, el empañetado y los
cilindros de cerraduras; y varios trabajos
sin realizar. En su informe el Perito hizo
las recomendaciones que incluían, desde
la negociación con el contratista para que
corrigiera las deficiencias y la imposición
de multas hasta, como última alternativa,
la ejecución de la fianza. Al 31 de
mayo de 1999, luego de transcurridos 13 meses
de haberse emitido el último informe del
Perito, el CUB no había tomado medidas sobre
el 74 por ciento de los hallazgos determinados
por éste y las recomendaciones correspondientes.
El costo para atender las deficiencias determinadas
fue estimado en $132,756.
(5)
El 7 de abril de 1997 la compañía constructora
de la Cancha Bajo Techo sometió a la ACR
la Orden de Cambio Núm. 5 relacionada con
modificaciones al acero estructural. La
ACR tardó 9 meses, hasta el 19 de enero
de 1998, para aprobar dicha orden de cambio.
Tiempo similar que esperó el contratista
para realizar los trabajos correspondientes.
Las
situaciones comentadas no permitieron mantener
un control efectivo del desarrollo de los
proyectos, lo que afectó la fecha de terminación
de éstos y dio lugar a que no se pudiera
aplicar la cláusula de penalidad en todo
su rigor. En el caso de la Biblioteca, al
31 de mayo de 1999 todavía estaba pendiente
la liquidación final del proyecto. Por otro
lado, la tardanza en aprobar la Orden de
Cambio Núm. 5 mencionada ocasionó que el
CUB no pudiera cobrar penalidades por $136,000
por entrega tardía del proyecto. En diciembre
de 1998 las partes firmaron una estipulación
a tales efectos a cambio de que la compañía
detuviera una reclamación por $175,191 por
gastos extendidos o aplicables a la tardanza
en la aprobación de la mencionada Orden
de Cambio.
c.
En el informe de inspección del 18 de noviembre
de 1997 el supervisor del proyecto de la
Biblioteca, expresó que el edificio estaba
sustancialmente terminado. A base de dicha
determinación informada por el inspector
del proyecto de la Biblioteca, el Rector
de la ACR otorgó el "Substancial Completion
Date" del proyecto al contratista.
A dicha fecha el por ciento de terminación
de la obra era un 89 por ciento y se habían
pagado $3,586,790.
El
Ingeniero Residente, el Director de Planificación
y el Subdirector de Planta Física de la
ACR objetaron la aprobación del "Substantial
Completion Date" debido a las deficiencias
que tenía el proyecto. Además, el Perito
indicó a nuestros auditores que el "Substantial
Completion Date" no procedía, debido
a las deficiencias que presentaba el proyecto,
ya que el mismo no ofrecía funcionalidad
ni seguridad.
Contrario
a las normas de sana administración en los
documentos examinados no se localizó evidencia
de que el Rector de la ACR solicitara al
Ingeniero Residente, al Director de Planificación
y al Subdirector de Planta Física su opinión,
previo a otorgar el "Substantial Completion
Date". Tampoco se suministró evidencia
de las razones que justificaran dicha determinación,
a pesar de las deficiencias existentes en
el proyecto.
La
situación señalada no permitió al CUB mantener
un control adecuado sobre el desarrollo
del proyecto. Además, constituyó un riesgo
para el CUB y dio lugar a que no se pudiera
aplicar la cláusula de penalidad o establecer
reclamaciones por deficiencias o por trabajos
no terminados en el proyecto, en caso que
así ameritara.
d.
Contrario a las normas de sana administración,
el 11 de marzo y el 23 de julio de
1998 el CUB efectuó dos pagos parciales
por $119,860 a favor del contratista por
trabajos realizados en la Biblioteca del
1 de diciembre de 1996 al 31 de enero de
1997. Además, devolvió al contratista $400,000
de los $960,411 retenidos en los pagos efectuados
anteriormente. A la fecha de estos pagos,
había varias reclamaciones por parte del
CUB hacia el contratista. El costo estimado
de éstas ascendía a $714,650.
La
situación comentada privó al CUB de recursos
necesarios para resarcirse y corregir las
deficiencias determinadas en el proyecto.
Además, propició el ambiente para que se
pudieran realizar pagos improcedentes por
trabajos no terminados o que no cumplían
con las especificaciones.
2.
Del 1 de julio de 1995 al 4 de agosto de
1998 el CUB efectuó 4,320 compras de equipo
de materiales y de servicios por $4,938,185.
De éstas, 17 se realizaron mediante subastas
formales por $321,887 entre el 1 de julio
de 1995 al 30 de junio de 1998.
a.
El examen de una muestra de 22 compras por
$603,666 efectuadas entre el 25 de agosto
de 1995 al 4 de agosto de 1998 y de
una subasta formal por $28,440 reveló que,
contrario a la reglamentación vigente:
(1)
El CUB no realizó subastas formales para
seis compras (27 por ciento) por $376,541
emitidas entre el 26 de junio de 1996 al
4 de agosto de 1998 para la adquisición
de equipo de computadoras, equipo de laboratorio
y muebles de oficina. Los importes individuales
de estas compras fluctuaron entre $26,298
y $107,761.
Determinamos,
además, que se efectuaron otras siete compras
(31 por ciento) a dos proveedores para
la adquisición de equipo de laboratorio
preescolar y de computadoras por $84,722.
Dichas compras se fraccionaron para evitar
el proceso de subasta. Las mismas se hicieron
en días consecutivos, por los mismos renglones
o categoría de equipo y al mismo proveedor.
Al fraccionar las compras, los importes
individuales fluctuaron entre $4,956 y $17,360.
(2)
En la comunicación para la invitación a
la subasta Núm. 96-04 del 11 de agosto de
1995 para adquirir 15 computadoras no se
indicó el lugar de apertura de los pliegos
de la subasta.
Las
situaciones comentadas impiden al CUB ejercer
un control adecuado sobre los procesos de
subasta. Además, pudieron propiciar el ambiente
para que se creara confusión entre los licitadores,
con el consiguiente efecto adverso a los
intereses del CUB. Por otro lado, lo privaron
de obtener mejores precios y condiciones
mediante de la competencia entre proveedores.
(3)
La subasta para la adquisición de 16 computadoras
del 27 de marzo de 1998 no se adjudicó al
postor cuya cotización fue de $16,800 y
además, cumplía con todas las especificaciones.
Se adjudicó al segundo postor cuya cotización
fue de $17,360. En los documentos de la
subasta no se establecieron por escrito
las razones para tal decisión.
La
situación comentada no permite ejercer un
control adecuado de los procesos de subasta.
Por otro lado, ocasionó que el costo total
de adquisición de dicho equipo fuera más
caro por $560. Esos fondos podía utilizarlos
el CUB para atender sus demás necesidades
operacionales.
(4)
Los proveedores agraciados en cuatro compras
(18 por ciento) por $61,432 efectuadas del
24 de marzo al 3 de abril de 1998 no sometieron
la certificación negativa de deuda emitida
por el Departamento de Hacienda, según requerido
en la "Solicitud de Precio".
(5)
El 4 de abril de 1998 la Supervisora de
la Oficina de Compras formalizó una orden
de compra por $25,000 para la adquisición
de un "Power Supply". En la solicitud
de precios ni en la orden de compra se establecieron
las condiciones ni las especificaciones
del equipo solicitado.
(6)
Entre el 25 de agosto de 1995 y el 11 de
mayo de 1998 se emitieron cuatro compras
(18 por ciento) por $68,334 para la adquisición
de equipo de laboratorio, preescolar y de
computadoras. La identificación de los posibles
proveedores y la solicitud de cotizaciones
no fueron realizados por los funcionarios
de la Unidad de Compras. Estos fueron realizados
por los funcionarios de las oficinas que
necesitaban los equipos. Además, para otras
dos compras por $27,952 la requisición incluía
el nombre del proveedor a quien finalmente
se le adjudicó la compra.
(7)
Los equipos y materiales adquiridos de febrero
a junio de 1998 mediante 10 compras (45
por ciento) por $149,645 no fueron recibidos
por la Oficina de Recibo y Entrega. Los
mismos fueron recibidos por las personas
que los solicitaron.
Las
situaciones comentadas no permiten al CUB
ejercer un control adecuado sobre el proceso
de compras y recibo de los bienes adquiridos.
Además, pudieron propiciar el ambiente para
que se realizaran los procesos en beneficio
personal o de algún proveedor en particular,
en detrimento de los mejores intereses del
CUB.
b.
En los años fiscales 1995-96 al 1997-98
el CUB pagó por anticipado 221 órdenes
de compra por $82,107.
Contrario
a las normas de sana administración, el
CUB no requirió a los proveedores las fianzas
de cumplimiento que garantizara la entrega
de los artículos o la prestación de los
servicios pagados por adelantado. Tampoco
se documentó que fuera imprescindible o
requisito del proveedor el pago por adelantado
para poder recibir los materiales, equipos
o servicios y que no hubiera otro medio
de adquirirlos.
La
situación comentada constituyó un riesgo
para el CUB que pudo ocasionarle consecuencias
adversas en caso de incumplimiento de parte
de los proveedores.
c.
Contrario a la reglamentación vigente, al
1 de febrero de 1999, el libro de actas
de la Junta de Subastas no estaba actualizado.
Este no contenía los acuerdos de las reuniones
celebradas posterior al 15 de julio de 1992.
La
situación comentada impide al CUB ejercer
un control adecuado sobre los acuerdos que
se toman en las reuniones de la Junta de
Subastas. Además, dejó desprovisto al CUB
y a otros funcionarios, como los auditores
internos y externos, de información relevante.
d.
Contrario a las normas de control interno,
la Secretaria de la Junta de Subastas no
utilizaba el formulario "Registro de
Actas de Subastas" para registrar las
subastas. Las mismas eran registradas en
una libreta donde sólo se indicaba la fecha,
el nombre del proveedor y el importe de
la subasta.
La
situación señalada impide al CUB ejercer
un control adecuado sobre la celebración
de las subastas formales.
e.
Contrario a las normas de control interno,
la Oficina de Compras no mantenía un registro
de proveedores cualificados para utilizarlo
como fuente de información en la selección
de los posibles proveedores. La selección
de éstos la hacía cada agente comprador
a base de su experiencia.
La
situación señalada priva al CUB de una fuente
de información esencial para la función
de compras. Esto podría ocasionarle dificultades
en caso de que se seleccionen proveedores
que no sean los más cualificados.
3.
Al 30 de junio de 1998 el CUB tenía registrado
en sus libros propiedad mueble por $8,926,670.
El examen realizado reveló que contrario
a la reglamentación y a las leyes aplicables:
a.
Durante los años fiscales 1994-95, 1995-96
y 1997-98 el CUB no realizó inventarios
físicos de la propiedad mueble.
b.
El inventario realizado en el 1996-97 no
fue supervisado ni certificado por personal
ajeno al de la Sección de Propiedad. Además,
el Encargado de la Propiedad no comparó
dicha lista con los récords subsidiarios
de propiedad mueble del CUB por lo que no
se identificaron diferencias en el mismo.
c.
El CUB no tomó inventario físico de la propiedad
a la fecha del cese de funciones del Encargado
de la Propiedad en julio de 1996 y de inicio
del sustituto, en agosto.
d.
Contrario a la reglamentación vigente, al
31 de diciembre de 1998 el Supervisor de
Suministros de Recibo y Entrega también
ejercía la función de Encargado de la Propiedad
de forma interina.
Las
situaciones comentadas impiden al CUB ejercer
un control adecuado sobre la propiedad.
Ello propicia el uso indebido o la desaparición
de la propiedad.
e.
El CUB no notificó a la Oficina del Contralor
de Puerto Rico el hurto de 34 unidades
de propiedad por $38,274 reportadas de enero
de 1995 a agosto de 1999.
La
situación señalada privó al Contralor de
Puerto Rico de información que debió tener
a su disposición para los fines dispuestos
por ley.
f(1)
De septiembre de 1997 a mayo de 1998 la
Oficina de Seguridad y Vigilancia no realizó
investigaciones sobre el hurto de seis unidades
de propiedad por $2,082.
(2)
Los informes preparados por la Oficina de
Seguridad y Vigilancia relacionados con
20 hurtos por $35,721 ocurridos de enero
de 1995 a agosto de 1999 y con tres daños
a la propiedad por $22,865, no contenían
una descripción detallada de los hechos.
Tampoco indicaban el resultado de la investigación
administrativa realizada y las medidas tomadas
para evitar que dicha situación volviera
a ocurrir.
Las
situaciones comentadas no permiten al CUB
ejercer un control adecuado sobre la propiedad
y los procesos relacionados. Entre otras
cosas, no permite fijar responsabilidad
en situaciones de hurto o daño a la propiedad,
y tomar las medidas para que no se repitan.
g.
El 3 de septiembre de 1997 el Director de
la Oficina de Seguridad y Vigilancia sometió
un informe a la Decana de Asuntos Administrativos
sobre la investigación que realizó relacionada
con el hurto de una cámara de vídeo Panasonic
adquirida a un costo de $2,180. La misma
fue reportada como hurtada el 17 de julio
de 1997. De la investigación se desprende
que la Directora del Departamento de Audiovisual
la utilizó para realizar una grabación en
el Bosque Estatal de Carite el 10 de junio
de 1997. Se indicó que el 18 de julio de
1997 la Directora devolvió el referido equipo.
La
Directora que utilizó una cámara de vídeo
del CUB fuera de los predios del CUB no
obtuvo autorización escrita de la Decana
de Administración para utilizar el equipo
en la referida grabación. Tampoco pudimos
determinar si la misma se utilizó en asuntos
oficiales.
Esta
situación impidió al CUB mantener el control
y uso de dicha propiedad. Además, ello propicia
el uso indebido de la propiedad.
El
Informe de Auditoría CP-00-21 emitido por
el Contralor el 14 de junio de 2000 estará
disponible en la Biblioteca General de Puerto
Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña
para que las personas interesadas puedan
obtener información detallada sobre el mismo.
Anejo
1
UNIVERSIDAD
DE PUERTO RICO
COLEGIO UNIVERSITARIO DE BAYAMON
INFORMACION
SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El
CUB es una dependencia de la Universidad
de Puerto Rico (UPR) creada mediante la
Certificación Núm. 16 del Consejo
de Educación Superior el 14 de julio de
1970. Esto con el propósito de ofrecer programas
de grados asociados y bachillerato en áreas
de interés para la comunidad con un personal
docente que tenga conocimientos y destrezas
de los últimos avances tecnológicos. El
CUB cumple con sus ofrecimientos a través
de un sistema académico semestral.
Mediante
la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se
enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1
del 20 de enero de 1966, según enmendada,
"Ley de la Universidad de Puerto Rico".
Ello para eliminar el Consejo de Educación
Superior como cuerpo rector de la Universidad
y crear la Junta de Síndicos. Esta gobierna
y administra el sistema universitario de
Puerto Rico, incluyendo a la Administración
de Colegios Regionales (ACR).
El
CUB estuvo bajo la jurisdicción de la ACR
hasta el 30 de junio de 1998. Efectivo el
1 de julio de 1998 mediante la Certificación
Núm. 151 del 24 de junio de1998 la Junta
de Síndicos le otorgó la autonomía al CUB.
Durante el período de transición hacia la
autonomía (1 de julio al 30 de septiembre
de 1998), se transfirieron al CUB todas
las funciones docentes, operacionales y
administrativas (incluye la administración
del presupuesto) las cuales fueron realizadas
por la ACR hasta dicha fecha.
La
administración y supervisión de las operaciones
del CUB las ejerce una Rectora nombrada
por la Junta de Síndicos. Las funciones
operacionales y académicas se administran
mediante los decanatos de Asuntos Administrativos,
de Asuntos Académicos y de Asuntos Estudiantiles.
El
presupuesto del CUB proviene de asignaciones
legislativas, canalizadas anteriormente
a través de la ACR y actualmente por la
Administración Central de la UPR, y de otros
ingresos.
Anejo
2
UNIVERSIDAD
DE PUERTO RICO
COLEGIO UNIVERSITARIO DE BAYAMON
CLASIFICACION
Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En
nuestros informes de auditoría se incluyen
los hallazgos significativos determinados
en las pruebas realizadas. Estos se clasifican
como principales y secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones con
un efecto material, tanto en el aspecto
cuantitativo como en el cualitativo, sobre
las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los
hallazgos de este informe están presentados
a base de atributos establecidos conforme
a las normas de redacción de informes de
esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1.
Situación - Los hechos encontrados en la
auditoría indicativos de que no se cumplió
con uno o más criterios.
2.
Criterio - El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3.
Efecto - Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
4.
Causa - La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
En
la sección "Comentarios de la Gerencia"
se incluye información sobre la contestación
de la gerencia con respecto a los asuntos
señalados. Referente a las situaciones que
la gerencia ofreció información específica,
ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.
Para
obtener el programa que permite leer los
Informes,
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