Informe de Auditoría Completo en PDF

Nota:       Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la
clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2).            
 

     Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Recinto Universitario de Mayagüez de la Universidad de Puerto Rico (RUM) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

     Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este primer informe cubre las operaciones relacionadas con los procesos de personal.

     Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

          1-a. Contrario a normas de sana administración, el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico no contenía disposiciones específicas para requerir que en los contratos para la concesión de licencias o ayudas económicas para estudios de maestría o doctorado, se incluyeran cláusulas para exigir de los beneficiarios el reembolso del dinero recibido en caso de no obtener el grado.

          La situación señalada le impide al RUM recobrar el dinero pagado por licencias y por las ayudas económicas concedidas al personal docente que no termina los estudios y no obtiene el grado de maestría o doctorado para el cual se le concedió la ayuda.

          b. Contrario a lo dispuesto en el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico, la Junta Administrativa del RUM concedió licencia sin sueldo a tres personas que habían sido nombradas a puestos temporales y, además, les otorgó ayudas económicas por $131,890. El examen realizado reveló que inmediatamente que las tres personas mencionadas fueron nombradas la Junta Administrativa les otorgó licencias sin sueldo con ayudas económicas, sin que hubiesen prestado servicios al RUM.

          En dos de los casos se les cancelaron las ayudas económicas por éstos no mostrar progreso académico para completar sus estudios. A uno de éstos se le requirió que se reportara al RUM a prestar servicios y al otro no se le requirió que se reportara a prestar servicios. En el tercer caso la persona completó los estudios y se reportó al RUM. Posteriormente renunció al puesto sin que le reembolsara al RUM el importe correspondiente por las ayudas recibidas.

          Las situaciones señaladas son contrarias a lo establecido en el Reglamento General y privaron al RUM de $131,890 que eran necesarios para atender sus gastos operacionales.

          c. Contrario a lo dispuesto por ley, en dos de los casos que se comentan en el apartado anterior, el formulario de "Notificación de Nombramiento y Juramento" fue juramentado después de la fecha de efectividad del nombramiento. En uno de los casos la fecha de efectividad era el 1 de agosto de 1990 y fue juramentado el 10 de octubre de 1990. En otro de los casos la fecha de efectividad era el 1 de julio de 1988 y fue juramentado el 5 de octubre de 1988.

          Las situaciones comentadas son contrarias a lo dispuesto por la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y le impiden al RUM ejercer un control adecuado sobre los nombramientos y la juramentación del personal.

          2.-a. Contrario a lo dispuesto en la reglamentación aplicable, de octubre de 1991 a diciembre de 1998 los rectores en funciones nombraron a 17 funcionarios y empleados a puestos de confianza con una remuneración de $805,642 anuales, sin que se sometieran los mismos a la consideración de la Junta de Síndicos. Ninguno de dichos puestos estaba incluido en el Reglamento General como puestos de confianza.

          La situación comentada privó a la Junta de Síndicos de considerar y tomar una decisión en cuanto a la necesidad de crear los puestos de confianza mencionados y autorizar el pago de salarios por $805,642 anuales.

          b. Contrario a lo dispuesto en el Plan de Clasificación, al 18 de noviembre de 1998 el RUM tenía tres empleados de carrera con sueldos anuales de $68,880 que ocupaban puestos que no estaban incluidos en dicho Plan.

          La situación comentada privó al Administrador del Plan de Clasificación de considerar la necesidad de crear y clasificar los tres puestos mencionados y autorizar el pago de salarios por $68,880 anuales.

          c. Contrario a lo dispuesto en la reglamentación aplicable, al 30 de noviembre de 1998 el RUM tenía nueve personas nombradas en puestos temporales que habían trabajado por períodos mayores de 18 meses. Dichos empleados habían laborado entre 2 y 22 meses en exceso del período máximo permitido. La remuneración anual de las nueve personas mencionadas era de $146,172.

          La situación comentada constituye incumplimiento con lo dispuesto en el Reglamento General y denota que el Departamento de Recursos Humanos ni la gerencia ejercen un control adecuado sobre los nombramientos temporales.

          3-a. Contrario a cláusulas contractuales negociadas con una agrupación que representa empleados del RUM, durante los años naturales del 1997 y 1998 se les efectuaron pagos indebidos a éstos por $36,503. Ello debido a que se les compensó las horas extras trabajadas los sábados a razón de tiempo doble, en lugar de a tiempo y medio.

          b. Contrario a la reglamentación aplicable, en la documentación relacionada con los pagos por horas extras trabajadas no se encontró evidencia de que los supervisores autorizaran previamente por escrito a los empleados a realizar labores en tiempo extra. Tampoco se encontró evidencia de que los supervisores justificaran por escrito a los decanos correspondientes las razones por las cuales no se pudo conceder tiempo compensatorio a dichos empleados. Según la información obtenida, el Departamento de Recursos Humanos no requería la información mencionada para justificar los pagos en efectivo.

          De julio de 1997 a junio de 1998 el RUM pagó $362,507 por horas extras trabajadas. Al 30 de junio de 1998 el RUM, además, mantenía pendientes de pago 19,500 horas extras trabajadas por $188,771, las cuales fueron pagadas posteriormente.

          Lo comentado propició el pago y la acumulación para pago de $551,278 en horas extras ($362,507 + $188,771) para las cuales no se encontró evidencia, ni ésta nos fue sometida para examen, de la autorización previa por escrito por parte del supervisor para trabajar tiempo extra ni la justificación para no conceder el tiempo compensatorio. Dicha situación le impide al Departamento de Recursos Humanos del RUM ejercer un control adecuado sobre la acumulación de hora extras y el pago de las mismas.

     El Informe de Auditoría CP-00-2 emitido por el Contralor el 30 de noviembre de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

Anejo 1

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ 

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA 

     La Universidad de Puerto Rico (Universidad) se rige por un sistema orgánico de educación superior, con autonomía académica y administrativa, dentro de las normas que dispone la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966 (Ley Núm. 1), las que fija el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico (Reglamento General) y las directrices que emite la Junta de Síndicos.

     En virtud de la Ley Núm. 1 se concedió autonomía académica y administrativa al RUM y se integraron a éste todas las escuelas, los colegios, las facultades, los departamentos, los institutos, los centros de investigación y demás dependencias que funcionaban bajo el Colegio de Agricultura y Artes Mecánicas de la Universidad de Puerto Rico. También quedaron integrados al RUM la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola, en lo administrativo y programático. Estas dos unidades son examinadas por separado y nuestra Oficina rinde informes individuales para cada una de ellas. El RUM es administrado por un Rector nombrado por la Junta de Síndicos. Los recursos para sus gastos de funcionamiento provienen de asignaciones legislativas, fondos federales, donativos e ingresos propios.

Anejo 2

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ 

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

     En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe.

     Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

          1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

          2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

          3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

          4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

     En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

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