Nota:
Este Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1) y los
funcionarios principales que actuaron durante
el período auditado (Anejo 2).
Realizamos
una auditoría de las operaciones fiscales
del Colegio Universitario de Cayey de la
Universidad de Puerto Rico (Colegio) para
determinar si se hicieron de acuerdo con
la ley y la reglamentación vigentes.
Este
informe contiene el resultado del examen
que realizamos de las operaciones relacionadas
con las subastas y los contratos para mejoras
permanentes y los controles administrativos.
Las
pruebas efectuadas demostraron que las operaciones
fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por los siguientes hallazgos
clasificados como principales:
1.
Al 30 de junio de 1999, contrario a la reglamentación
y a la legislación aplicable:
a.
La Junta de Subastas no había adoptado un
procedimiento interno para regir su funcionamiento.
b.
El Presidente de la Universidad no había
establecido un procedimiento para la aceptación
y eliminación de licitadores del Registro
de Licitadores.
c.
El formulario "Solicitud de Precio"
que se utilizaba para someter propuestas
de construcción no proveía espacio para
que la persona que firmaba la propuesta
escribiera su nombre en letra de molde,
el puesto que ocupaba en la empresa que
representaba a nombre de la cual firmaba
la propuesta, el número de seguro social
patronal y el número de teléfono de la empresa
licitadora.
d.
La Oficina Central de Finanzas preparó el
11 de marzo de 1996 en borrador el "Procedimiento
para la Administración y Contabilidad de
Fondos de Mejoras Permanentes". Los
empleados y funcionarios del Colegio utilizaban
como guía dicho procedimiento de borrador,
para realizar los procesos relacionados
con las anotaciones en los registros contables.
Al 31 de marzo de 1999 la Junta de Síndicos
no había aprobado dicho Procedimiento.
Las
situaciones comentadas no permiten ejercer
un control adecuado del proceso de subastas
y del registro de las transacciones relacionadas
con las mejoras permanentes en los registros
contables. Además, propicia el ambiente
para que, entre otras cosas, no exista uniformidad
en dichos procesos y ocurran situaciones
adversas para el Colegio.
2.
De julio de 1996 a junio de 1998 el Colegio
llevó a cabo nueve subastas para mejoras
permanentes por $11,426,772. Examinamos
dos de dichas subastas llevadas a cabo en
agosto de 1996 y julio de 1997 para la remodelación
del edificio de la Rectoría y para la construcción
de salones, respectivamente. Ambas fueron
adjudicadas a los licitadores que sometieron
las mejores ofertas, por $759,000 para el
edificio de la Rectoría y por $359,975 para
los salones.
Nuestro
examen sobre el particular reveló lo siguiente:
-
a.
En relación con la subasta del edificio
de la Rectoría:
-
(1)
Contrario a la reglamentación vigente,
la apertura de esta subasta fue realizada
por la Secretaria de la Junta de Subastas.
En dicho proceso de apertura no participó
ningún miembro de la Junta de Subastas.
La
situación comentada pudo tener consecuencias
adversas al Colegio en caso de que el otro
licitador impugnara la subasta.
(2)
Contrario a la reglamentación vigente, el
Colegio no sometió para examen evidencia
de que la Junta de Subastas requiriera y
el licitador seleccionado sometiera, como
parte de los documentos requeridos en la
apertura, prueba de que éste poseía experiencia
en trabajos similares al proyecto o un historial
de cumplimiento. Tampoco encontramos ni
nos fue suministrada para examen referencias
de crédito o copia de estados bancarios
del licitador.
La
situación comentada no le permite al Colegio
contar con información relevante sobre la
competencia y solvencia económica del contratista,
previo a la adjudicación de la subasta.
Ello pudo tener consecuencias adversas al
Colegio en caso de que el licitador no tuviera
la capacidad profesional y económica para
completar los trabajos.
(3)
Contrario a los procedimientos aplicables,
la Secretaria de la Junta de Subastas no
utilizó el formulario denominado "Resumen
de Cotizaciones y Adjudicación de Subasta
para Mejoras Permanentes", para anotar
las cotizaciones recibidas y someterlo a
la Junta para el análisis correspondiente
como base para adjudicar la subasta.
Las
situaciones comentadas en los apartados
(1) al (3) no permiten ejercer un control
adecuado de los procesos de subasta. Además,
pueden propiciar el ambiente para que no
se hiciera una selección adecuada en la
subasta indicada, en perjuicio de los mejores
intereses del Colegio.
(4)
Contrario a la reglamentación vigente la
Junta de Subastas adjudicó la subasta por
una cantidad que excedió por $222,395 o
un 37 por ciento la cantidad aprobada por
la Junta de Síndicos. Además, la adjudicación
se hizo previo a que se culminaran los trámites
de negociación con el licitador agraciado.
La
situación comentada constituyó un riesgo
innecesario para el Colegio que pudo ocasionarle
consecuencias adversas en caso de alguna
reclamación por parte del licitador agraciado.
Ejemplo de ello lo constituye el hecho de
que el Colegio recibió una carta de un bufete
de abogados representante del licitador
agraciado en la que notificaba que de no
firmarse un contrato con el licitador éste
reclamaría gastos, daños y perjuicios sufridos.
La
referida situación pudo tener también consecuencias
adversas en caso de que el otro licitador
impugnara la subasta.
b.
A principios de mayo de 1997 la Directora
de Planificación y Desarrollo solicitó a
la Junta de Subastas que realizara una subasta
para la construcción de salones de clase
para uso en agosto de ese mismo año. Según
se desprende de los documentos preparados
por el arquitecto del proyecto, la duración
de éste era de seis meses.
Es
evidente, que a la fecha en que se solicitó
la celebración de la subasta, los funcionarios
concernidos y la Junta de Subastas tenían
conocimiento de que no se completaría a
tiempo para el inicio del siguiente semestre
académico (agosto) y que la realización
del proyecto no surgía como una situación
o suceso súbito o inesperado o por situaciones
que pudieran afectar adversamente los servicios
que ofrecía el Colegio.
Contrario
a la reglamentación aplicable, la Junta
de Subastas realizó la subasta como de emergencia,
por lo que no la publicó en los periódicos
de circulación general.
La
situación comentada limitó la participación
de un mayor número de licitadores y evitó
que el Colegio obtuviera mejor precio y
las mejores condiciones para la construcción
de los referidos salones. La misma pudo
también propiciar algún tipo de favoritismo.
3.
El 20 de agosto de 1997 el Rector formalizó
por $759,000 el contrato para la remodelación
del edificio de la Rectoría. De junio de
1998 a julio de 1999 se autorizaron 20 órdenes
de cambio, cuyo efecto resultó en un aumento
por $6,844 en el costo del proyecto, y en
211 días adicionales para la entrega del
mismo. La duración del proyecto se extendió
hasta agosto de 1999. El proyecto fue considerado
como "sustancialmente terminado"
el 28 de abril de 1999. Al 17 de diciembre
de 1998 el Colegio había pagado al contratista
$583,593 y había cobrado penalidades por
$37,600.
El
examen realizado sobre dicha contratación
reveló lo siguiente:
a.
Contrario a la reglamentación vigente y
a las normas de sana administración, en
el contrato no se incluyó una cláusula que
estableciera el procedimiento a seguir para
la evaluación y la aprobación de las órdenes
de cambio. Entre otras cosas, no se estableció
cuál era el funcionario del Colegio autorizado
a evaluar y aprobar las mismas, y con cuánto
tiempo de anticipación debían ser sometidas.
Tampoco se indicaba en el contrato cómo
se pagarían los costos indirectos y las
ganancias correspondientes a dichas órdenes.
La
situación comentada no permitía ejercer
un control adecuado del proceso de evaluación
y aprobación de las órdenes de cambio y
de los costos relacionados con éstos. Esto
pudo conllevar que se incurriera en costos
en exceso a los recursos asignados y propiciar
la comisión de irregularidades.
b.
Contrario a las normas de sana administración
en el contrato no se definió el término
"sustancialmente terminado" ("Substantial
Completion Date").
La
situación comentada no permitió ejercer
un control adecuado del desarrollo del proyecto
y de la determinación de la fecha de terminación,
con el propósito de imponer penalidades.
Además, pudo ocasionar pleitos innecesarios
en caso de que el contratista objetara las
penalidades.
c.
Contrario a la reglamentación vigente el
Colegio no requirió evidencia de la certificación
emitida por el Comisionado de Seguros de
Puerto Rico sobre la solvencia económica
y la autorización de la casa aseguradora
responsable de los seguros sometidos por
el contratista.
La
situación comentada privó al Colegio de
información que era necesaria para ejercer
un control adecuado sobre los servicios
contratados y pudo tener consecuencias adversas.
Además, constituyó un riesgo para el Colegio
por no estar protegido en caso de accidentes.
d.
Contrario a las normas de sana administración,
once de las órdenes de cambio emitidas por
$35,433 de septiembre de 1998 a abril de
1999 fueron preparadas y aprobadas por el
Rector en fechas posteriores a las de realización
de los trabajos. El Rector las aprobó entre
uno y siete meses con posterioridad a las
fechas en que se realizaron los trabajos.
e.
Contrario a la reglamentación vigente, para
las órdenes de cambio números 2 a la 9 no
se nos suministró evidencia de las razones
o justificaciones que dieron lugar a éstas.
Dicha evidencia tampoco fue localizada por
nuestros auditores. Dichas órdenes fueron
aprobadas por el Rector el 5 de octubre
de 1998 y aumentaron el costo de proyecto
por $17,592.
Las
situaciones comentadas no permitían ejercer
un control adecuado sobre los servicios
prestados y los pagos correspondientes.
Pudieron propiciar que se efectuaran pagos
por servicios que no fueran necesarios o
que no estuvieran de conformidad a lo esperado
y otras irregularidades, en detrimento de
los mejores intereses del Colegio.
f.
Contrario a las normas de sana administración,
la póliza del Fondo de Seguro del Estado
sometida por el contratista tenía vigencia
hasta el 31 diciembre de 1998. El Colegio
no requirió al contratista que suministrara,
ni éste suministró, una póliza que cubriera
con posterioridad al 31 de diciembre.
La
situación comentada dejó desprovista al
Colegio de protección adecuada en caso de
accidentes de los empleados del contratista.
Esto pudo tener consecuencias adversas al
Colegio.
4.
En febrero de 1996 y diciembre de 1997 el
Rector formalizó dos contratos con un arquitecto
para que preparara los planos, las especificaciones
y otros documentos relacionados con los
trabajos de remodelación del edificio de
la Rectoría y para que supervisara el desarrollo
del proyecto. Además, en septiembre de 1997
el Rector formalizó un contrato con un ingeniero
para que realizara la inspección de los
trabajos de remodelación del edificio mencionado,
entre otros proyectos. El Colegio se comprometió
a pagar un total de $66,577 al arquitecto
y de $73,000 al ingeniero por los servicios
contratados.
El
examen realizado de estos contratos reveló
lo siguiente:
a.
Contrario a la reglamentación vigente y
a las cláusulas contractuales establecidas,
ambos contratistas realizaron trabajos por
$26,291 previo a la formalización de los
contratos o las enmiendas correspondientes.
La
situación comentada impide al Colegio ejercer
un control adecuado sobre los servicios
prestados y los desembolsos realizados.
Además, pudo ser perjudicial para el Colegio
en caso de efectuar pagos por servicios
que se prestaran contrario a lo esperado.
b.
Contrario a las normas de sana administración,
en el contrato con el arquitecto no se incluyó
una cláusula en la cual éste se comprometiera
a asumir responsabilidad por deficiencias
o errores en los planos que entregara al
Colegio. Mediante memorando del 16 de
marzo de 1999 la Directora de la Oficina
de Planificación y Desarrollo informó al
Asesor Legal del Colegio, entre otras cosas,
que las órdenes de cambio 2 a la 9 del contrato
de construcción se debieron a deficiencias
o errores en los planos preparados por el
arquitecto. Dichas órdenes de cambio aumentaron
el costo del proyecto por $17,592.
La
situación comentada privó al Colegio de
medidas para resarcirse del arquitecto por
deficiencias en los planos preparados por
él. Esto ocasionó que el Colegio absorbiera
el costo de las órdenes de cambio por $17,592
que resultara por dichas deficiencias.
c.
De acuerdo con el contrato y el "Manual
de la Práctica Profesional para Servicios
de Arquitectura 1993 del Colegio de Arquitectos
de Puerto Rico" la tarifa que correspondía
pagar al arquitecto por sus servicios era
de $14,181. El Colegio pagó $14,680. Esto
reflejó una diferencia de $499 pagada de
más.
La
situación comentada ocasionó que el Colegio
pagara $499 indebidamente al arquitecto.
Además, privó al Colegio de recursos que
pudo utilizar para atender sus gastos operacionales.
d.
Contrario a las cláusulas contractuales,
en septiembre y octubre de 1996 el
Colegio pagó $1,019 al arquitecto por trabajos
adicionales, para los cuales no se nos suministró
evidencia ni pudo ser localizada por nuestros
auditores, de que los mismos fueran autorizados
por escrito, previo a que fueran presentados.
La
situación comentada no permitió ejerce un
control adecuado de los pagos efectuados
al arquitecto. Los $1,019 pagados por los
servicios mencionados podrían considerarse
indebidos al no estar autorizados según
requería el contrato.
5.
En agosto de 1993 la Rectora formalizó un
contrato con un periodista como "Escritor
Visitante". En el contrato se estableció
que el periodista llevaría a cabo una labor
investigativa, la revisaría y actualizaría
el libro. Además, ofrecería conferencias,
tertulias, charlas y participaría en otras
actividades según fuera requerido por el
Colegio y se consideraría "Profesor
Visitante". El Colegio se comprometió
a pagar y pagó $40,000 al periodista por
sus servicios.
El
examen realizado sobre el referido contrato
reveló lo siguiente:
a.
El Colegio no suministró evidencia para
examen, ni ésta pudo ser localizada por
nuestros auditores, de que el periodista
ofreciera cursos o seminarios con crédito
a los estudiantes. Tampoco de los servicios
relacionados con la labor investigativa
ni con la actualización y revisión del libro
que realizaría el periodista. Tampoco se
nos suministró un ejemplar del libro revisado.
La
situación comentada propició que el Colegio
pagara indebidamente al periodista gran
parte de los $40,000. Estos fondos pudieron
ser utilizados para sufragar sus gastos
operacionales.
b.
Contrario a la norma de sana administración
el Colegio no obtuvo asesoramiento de ningún
departamento del Colegio para el otorgamiento
del referido contrato. Tampoco sobre la
conveniencia o necesidad de contratar los
servicios del periodista.
La
situación comentada no permite ejercer un
control adecuado sobre la contratación de
este tipo de servicio. Además, pudo propiciar
que se utilizaran fondos públicos ineficientemente
en un contrato que no tendría beneficios
para el Colegio. Dichos recursos pudieron
utilizarse para atender otras necesidades
operacionales.
c.
Contrario a las normas aplicables en el
contrato no se incluyó una cláusula en la
cual se estableciera que el periodista era
responsable del pago de las aportaciones
correspondientes por seguro social federal.
En su lugar, el Colegio realizó aportaciones
patronales por $3,060 por dicho concepto.
Para el mismo período del contrato, el periodista
también había formalizado otro contrato
con el Colegio Universitario de Río Piedras
de la Universidad como profesor a tarea
parcial, para ofrecer un curso de tres créditos
en el Departamento de Humanidades. Dicho
Colegio, también, realizó aportaciones patronales
al seguro social federal durante el mismo
período.
d.
Contrario a las normas vigentes, el Colegio
realizó de agosto de 1993 a agosto de 1994
aportaciones patronales por $5,590 para
un seguro médico del periodista.
Las
situaciones comentadas en los apartados
"c" y "d" ocasionaron
que el Colegio pagara $8,650 indebidamente
por las aportaciones patronales al seguro
social y al plan médico a nombre del periodista.
Además, privó al Colegio de dichos recursos
que pudo utilizar para atender sus gastos
operacionales.
El
Informe de Auditoría CP-00-19 emitido por
el Contralor el 12 de junio de 2000 estará
disponible en la Biblioteca General de Puerto
Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña
para que las personas interesadas puedan
obtener información detallada sobre el mismo.
Anejo
1
UNIVERSIDAD
DE PUERTO RICO
COLEGIO UNIVERSITARIO DE CAYEY
INFORMACION
SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El
Colegio inició sus actividades académicas
en el 1967. El mismo fue creado por autorización
del Consejo de Educación Superior (Consejo).
En los primeros años operó como Colegio
Regional y ofrecía oportunidades de educación
de dos años a nivel universitario.
Mediante
la Certificación Núm. 37 del 19 de diciembre
de 1969, el Consejo extendió los ofrecimientos
educativos del Colegio a cuatro años, de
forma tal que se otorgaran grados de bachiller.
En esa misma fecha fue separado de la Administración
de Colegios Regionales y se le confirió
el rango de Colegio Universitario de Cayey,
bajo la supervisión directa del Presidente
de la Universidad.
Mediante
la Certificación Núm. 117 del 2 de abril
de 1982, el Consejo concedió al Colegio
el carácter de unidad autónoma dentro del
Sistema Universitario. El poder nominador
que hasta esta fecha lo tenía el Presidente
de la Universidad le fue transferido al
Director y Decano del Colegio. Además, se
crearon la Junta Administrativa y la Junta
Académica del Colegio, las cuales estarían
presididas por el Director y Decano del
Colegio. Mediante la Certificación Núm.
144 del 29 de abril de 1983 el Consejo le
cambió el título al puesto de Director y
Decano del Colegio por el de Rector.
Mediante
la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se
enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 del
20 de enero de 1966, según enmendada, conocida
como "Ley de la Universidad de Puerto
Rico". Ello para eliminar el Consejo
de Educación Superior como cuerpo rector
de la Universidad y crear una Junta de Síndicos.
Esta es nombrada por el Gobernador con el
consejo y consentimiento del Senado y gobierna
y administra el sistema universitario de
Puerto Rico.
La
administración y supervisión de las operaciones
del Colegio las ejerce un Rector nombrado
por la Junta de Síndicos. Las áreas operacionales
se administran mediante los decanatos de
Asuntos Administrativos, Asuntos Académicos
y Asuntos Estudiantiles.
El
presupuesto del Colegio proviene de asignaciones
legislativas, canalizadas por la Administración
Central de la UPR, y de otros ingresos.
Anejo
2
UNIVERSIDAD
DE PUERTO RICO
COLEGIO UNIVERSITARIO DE CAYEY
CLASIFICACION
Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En
nuestros informes de auditoría se incluyen
los hallazgos significativos determinados
en las pruebas realizadas. Estos se clasifican
como principales y secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones con
un efecto material, tanto en el aspecto
cuantitativo como en el cualitativo, sobre
las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los
hallazgos de este informe están presentados
a base de atributos establecidos conforme
a las normas de redacción de informes de
esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1.
Situación - Los hechos encontrados en la
auditoría indicativos de que no se cumplió
con uno o más criterios.
2.
Criterio - El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3.
Efecto - Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
4.
Causa - La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
En
la sección "Comentarios de la Gerencia"
se incluye información sobre la contestación
de la gerencia con respecto a los asuntos
señalados. Referente a las situaciones que
la gerencia ofreció información específica,
ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.
Informe
de Auditoría en PDF
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Informes,
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