Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Síndicos y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Recinto Universitario de Mayagüez de la Universidad de Puerto Rico (RUM) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el segundo informe y contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con las recaudaciones, las cuentas por cobrar, la Sección de Pagaduría, y los fondos de Caja Menuda.

Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1-a. Contrario a las disposiciones de ley, el RUM no informó a la Oficina del Contralor de Puerto Rico la apropiación de fondos públicos por $6,459 en el Hotel Colegial y por $1,495 en la Sección de Impresos por parte de dos empleados que actuaban como recaudadores auxiliares. Tampoco no informó al Departamento de Justicia el caso relacionado con la Sección de Impresos.

Dicha omisión privó a los referidos funcionarios de información oficial sobre los casos para la acción que consideraran pertinente.

b. Contrario a la reglamentación vigente, el Rector del RUM no informó a la Oficina de Auditoría del Sistema Universitario la apropiación de fondos públicos indicados en el Hotel Colegial. Tampoco requirió al Decano de Administración que realizara verificaciones adicionales para determinar si existían otros fondos faltantes.

La situación mencionada impidió que la Oficina de Auditores Internos de la Administración Central realizara una pronta investigación de los hechos para que el Rector tuviera el beneficio del resultado de la misma y tomara a tiempo las medidas necesarias. Además, le impidió al RUM recobrar la totalidad de los fondos apropiados, ya que los auditores determinaron durante la auditoría realizada posteriormente otro faltante por $1,630 que no fue recobrado por el Decano de Administración. También puede dar lugar a que se intente proteger a algún empleado envuelto en la irregularidad, en perjuicio de los mejores intereses públicos y de la buena imagen de la entidad.

2-a. Contrario a lo dispuesto en el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico, el Departamento de Finanzas del RUM utilizaba procedimientos para regir las transacciones relacionadas con el registro diario de las recaudaciones y con los cobros efectuados mediante transacciones electrónicas con tarjetas ATH y de crédito, que no estaban aprobados por la Junta de Síndicos.

La situación comentada no permitió a dicho Cuerpo evaluar los procedimientos mencionados. Esto pudo dar lugar a que los procesos seguidos no estuvieran de conformidad con la política pública establecida por el cuerpo rector de la Universidad para el resto de la comunidad universitaria.

b(1) Contrario al Reglamento de Recaudaciones, el Recaudador Oficial, quien ocupaba el puesto de Supervisor de la Sección de Recaudaciones, mantenía la custodia de 140 libretas de recibos oficiales en blanco y tenía acceso a otras 60 libretas de recibos oficiales en blanco, por lo que tenía a su disposición a una cantidad de libretas de recibo que excedían la cantidad necesaria para cubrir las operaciones de dos meses.

(2) Contrario a normas de control interno, el Director de Finanzas no mantenía un inventario perpetuo de las libretas de recibos oficiales en blanco. Tampoco realizaba verificaciones periódicas de la existencia de éstas.

Las situaciones comentadas impiden al RUM ejercer un control adecuado sobre las libretas de recibos oficiales en blanco. Esto pudo opiciar, entre otras cosas, la comisión de irregularidades en las recaudaciones y que las mismas no se detectaran a tiempo para fijar responsabilidades.

c. Contrario a normas de control interno y de sana administración, al 31 de diciembre de 1998 los recaudadores auxiliares asignados a la Oficina del Recaudaciones del RUM realizaban sus funciones de recaudación y también contabilizaban los importes recaudados diariamente, las cuales resultaban conflictivas. Estos contabilizaban los importes recaudados en las diferentes cuentas contables del RUM mediante el sistema computadorizado. Además, el RUM no conciliaba periódicamente los referidos subsidiarios con la cuenta control del Mayor General, por lo que no se investigaban las diferencias que pudieran existir entre ambos récords de contabilidad.

La referida situación puede propiciar la comisión de irregularidades sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

El Informe de Auditoría CP-00-13 emitido por el Contralor el 25 de abril de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 

Anejo 1
RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Universidad de Puerto Rico (Universidad) se rige por un sistema orgánico de educación superior, con autonomía académica y administrativa, dentro de las normas que dispone la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966 (Ley Núm. 1), según enmendada, las que fija el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico (Reglamento General) y las directrices que emite la Junta de Síndicos (antes Consejo de Educación Superior).

Mediante la Ley Núm. 1 se concedió autonomía académica y administrativa al RUM y se integraron a éste todas las escuelas, los colegios, las facultades, los departamentos, los institutos, los centros de investigación y demás dependencias que funcionaban bajo el Colegio de Agricultura y Artes Mecánicas de la Universidad de Puerto Rico. También quedaron integrados al RUM la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola, en lo administrativo y programático. Estas dos unidades son examinadas por separado y nuestra Oficina rinde informes individuales para cada una de ellas. El RUM es administrado por un Rector nombrado por la Junta de Síndicos. Los recursos para sus gastos de funcionamiento provienen de asignaciones legislativas, fondos federales, donativos e ingresos propios.

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 

Anejo 2
RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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