Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Teléfonos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el tercer y último informe y contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con las compras de teléfonos residenciales, comerciales y públicos, la compra de cables telefónicos, las fianzas de licitación, los inventarios de equipo y las subastas.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones fiscales objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1. El 3 de marzo de 1995 el Director Ejecutivo de la Autoridad formalizó un contrato con una compañía para la compra y reparación de teléfonos "Silhouette". La Autoridad había iniciado la compra de estos teléfonos desde agosto de 1992.

Contrario a las normas de sana administración:

a. La Autoridad no formalizó un contrato para regir las compras de teléfonos y de servicios de reparación realizadas entre agosto de 1993 y marzo de 1995. Durante este período la Autoridad pagó $15,539,981 por la compra de 372,142 teléfonos y por la reparación de otros 74,428.

La situación comentada constituyó un riesgo para la Autoridad por no estar adecuadamente protegida en caso de incumplimiento por parte del proveedor del equipo. b(1) El contrato formalizado tenía vigencia desde el 1 de enero de 1995, por lo que se formalizó con efecto retroactivo de 62 días consecutivos. Durante este período, previo a la formalización del contrato, se realizaron pagos por $1,771,592.

La situación comentada no permitió ejercer un control adecuado de las transacciones correspondientes.

(2) Una de las cláusulas contractuales resultó ser onerosa para la Autoridad y no la protegía adecuadamente. De acuerdo con el contrato la Autoridad estaría obligada a pagar una penalidad de $75,000 mensuales en caso que se cancelara el mismo antes de finalizados los primeros seis meses de vigencia.

La situación comentada pudo resultar onerosa para la Autoridad, en caso de que hubiera tenido que cancelar el contrato durante los primeros seis meses.

c. El Subcomité Evaluador de Equipo Telefónico Residencial designado por la Junta de Gobierno para evaluar los distintos equipos en el mercado no incluyó entre los equipos evaluados el "Silhouette". Este era el equipo que estaba en uso por parte de la Autoridad desde agosto de 1992. No se suministró evidencia que justificara la exclusión del "Silhouette" en esta evaluación.

d. En el informe sometido por el referido Subcomité se recomendaba otro teléfono que cumplía con todos los criterios de evaluación establecidos y que tenía un precio menor. El Director Ejecutivo recomendó continuar las compras del "Silhouette" contrario a la recomendación del Subcomité. La Junta de Gobierno recomendó someter a pruebas más extensas el teléfono recomendado por el Subcomité.

No se nos pudo suministrar información ni evidencia sobre las razones que tuvieron dichos funcionarios para tales recomendaciones.

e. No se nos suministró evidencia de que el Subcomité o la Junta de Gobierno realizaran otra evaluación del teléfono distribuido por la otra compañía o de que dicho cuerpo requiriera un informe sobre este aspecto, según ordenado.

Las situaciones comentadas en los apartados "c" al "e" no permitieron que la Autoridad y la Junta de Gobierno tuvieran ante su consideración estudios completos y objetivos sobre todos los equipos disponibles en el mercado. Además, permitieron que la Autoridad continuara con la compra de equipos a un costo mayor de $6.50. El Subcomité había recomendado un teléfono distribuido por otra compañía. A base del precio sugerido del teléfono ofrecido por la otra compañía, según se desprende de los documentos del Subcomité, los equipos adquiridos durante el período del 30 de noviembre de 1995 al 31 de diciembre de 1997 hubieran resultado más económicos a la Autoridad por $1,869,387 (285,839 unidades x $6.50).

2. El 27 de octubre de 1993 la Autoridad celebró una subasta para la compra de 1,000 tarjetas "Smart" para actualizar y modernizar los teléfonos públicos. Las tarjetas se instalarían en cada unidad de teléfono. La subasta fue adjudicada en noviembre de ese año al postor más bajo por $335,000.

En mayo de 1996 la Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad realizó una auditoría de esta subasta, entre otros asuntos. Además, nuestros auditores realizaron otras verificaciones.

El resultado de nuestras verificaciones y del trabajo realizado por los auditores internos reveló que:

a. Contrario a las normas sanas de administración, el Director del Departamento de Teléfonos Públicos no refirió al Departamento de Subastas ni a la Junta de Subastas el informe sobre la evaluación y pruebas de los equipos disponibles en el mercado realizadas por el Departamento de Teléfonos Públicos. Ello era necesario para que lo consideraran al evaluar las ofertas, los licitadores y finalmente adjudicar la subasta. En dicho informe se indicaba que los equipos distribuidos por el proveedor habían registrado muchas deficiencias en su funcionamiento.

La situación señalada dejó desprovista a la Junta de Subastas de información que debió considerar antes de adjudicar la subasta. Además, propició el ambiente para que no se adjudicara la subasta al postor que mejor podía responder a las necesidades de la Autoridad, en detrimento de los mejores intereses de ésta.

b. Contrario a la reglamentación vigente, el Gerente de Recaudaciones, funcionario que realizó un viaje a Estados Unidos y visitó las instalaciones de las posibles compañías licitadoras, no contaba con el conocimiento especializado para evaluar los equipos y las facilidades que éste debía inspeccionar. No se nos pudo suministrar información ni evidencia que justificara la designación de éste funcionario en vez de otro especializado en la instalación, funcionamiento y reparación de los teléfonos públicos. Así, tampoco pudimos determinar quién autorizó a dicho funcionario a realizar el viaje.

c. Contrario a la reglamentación vigente, el informe que rindió el Gerente de Recaudaciones sobre la visita a los posibles licitadores no incluía información sobre las pruebas o inspecciones realizadas si alguna, y a cuáles equipos se realizaron éstas. Tampoco contenía información sobre la condición de las instalaciones, el personal entrevistado y las verificaciones realizadas sobre las referencias de las compañías o si se visitaron otros clientes de éstas. La Autoridad tampoco solicitó al funcionario que incluyera esta información en el informe.

Como consecuencia de las situaciones comentadas en los apartados "b" y "c" la información obtenida mediante las visitas no fue provechosa. Esto privó a la Junta de Subastas de información que podía ser relevante para la evaluación de la subasta, las ofertas y los licitadores, y la posterior adjudicación.

d. Contrario a la reglamentación vigente, la Autoridad no incluyó como requisito para participar en la subasta que los licitadores sometieran informes financieros que les permitiera evaluar la responsabilidad económica de éstas.

e. Las referencias presentadas por la compañía agraciada no eran confiables como para determinar la efectividad del producto ofrecido. Entre otras cosas, los auditores internos comentaron lo siguiente:

- El período de uso del producto por parte de los clientes era de uno a tres meses solamente.

- Uno de los clientes utilizaba una sola tarjeta como prueba.

- Ninguno de los clientes presentados como referencia habían utilizado la tarjeta para los propósitos que la utilizaría la Autoridad.

Además, las operaciones de los clientes presentados como referencias comparaban en tamaño con las de la Autoridad.

Las situaciones comentadas en los apartados "d" y "e" privaron a la Junta de Subastas de información esencial para evaluar adecuadamente la capacidad financiera o económica y la experiencia comercial de las compañías, especialmente la de la compañía agraciada. Esto pudo afectar adversamente el resultado de la adjudicación, en contra de los mejores intereses de la Autoridad.

f. Contrario a la reglamentación vigente, en los documentos examinados no se indicaban las razones para adjudicar la subasta a un postor que no cumplía con las especificaciones técnicas. El equipo ofrecido por dicho licitador utilizaba baterías para mantener activa la programación de la tarjeta, contrario a lo establecido en las especificaciones.

Además, no se nos suministró evidencia de las gestiones realizadas, si alguna, por parte de la Junta de Subastas o del Director del Departamento de Teléfonos Públicos para corroborar la información provista por un licitador en una solicitud para que se reconsiderara la adjudicación, por la falta de experiencia y la composición del licitador agraciado.

Las situaciones comentadas propiciaron el ambiente para que se adquieran equipos que no cumplieron con los requisitos de la Autoridad o que se adjudicaran subastas a empresas que posteriormente no pudieran cumplir con la Autoridad con los consiguientes efectos adversos en las operaciones y los servicios.

g. La Autoridad comenzó a recibir las tarjetas "Smart" desde el 24 de febrero de 1994 y comenzó la instalación en agosto de dicho año aproximadamente seis meses después de haberlas recibido.

En los documentos examinados no se establecían las razones por las cuales la Autoridad demoró tanto tiempo en instalar el referido equipo. En el Informe de Auditoría Interna Núm. 96E-09 se establece que la Autoridad no preparó un plan detallado para comenzar el reemplazo de los teléfonos "Centuriones" y la instalación de las tarjetas.

La situación señalada no permitió a la Autoridad evaluar con prontitud si el equipo adquirido reunía los requisitos de funcionamientos esperados y si cumplía sus expectativas. Tampoco permitió asignar responsabilidad por el atraso en el proceso.

h. Contrario a la reglamentación vigente, la Autoridad no requirió de la compañía agraciada, como parte de las condiciones de la subasta o del contrato formalizado para la compra, que ofreciera adiestramiento u orientación sobre el uso del equipo.

La situación comentada privó a la Autoridad de un mecanismo para lograr un control adecuado de la operación y el funcionamiento del equipo. Además, la dejó desprovista de orientación o adiestramiento al personal en caso de dificultades o desperfectos al usar el equipo.

3. Además, se determinaron varias deficiencias y desviaciones de la reglamentación durante el proceso de subasta para la compra de los teléfonos públicos seminteligentes, entre las cuales señalamos las siguientes:

a. En octubre de 1993 se requisó la compra 1,500 unidades de éstos sin contar con los resultados de las pruebas de la conversión de los teléfonos mediante un sistema similar al que contenían los seminteligentes.

b. En el comité para evaluar las propuestas no se incluyó a funcionarios de otras dependencias de la Autoridad, tales como, los departamentos de Mercadeo, Comercial y Compras. El comité estuvo compuesto solamente por funcionarios del Departamento de Teléfonos Públicos.

c. La subasta se hizo por 1,800 teléfonos, en lugar de 1,500 que fue la cantidad requisada. Ello representó una cantidad adicional de 300 teléfonos a un costo de $214,500. No se suministró evidencia que justificara la adquisición de los 300 teléfonos adicionales.

d. No se nos suministró evidencia de que se corroborara información provista por un querellante sobre problemas confrontados con el equipo de la compañía agraciada.

Las situaciones comentadas no permitieron, entre otras cosas, ejercer un control adecuado de la compra de estos teléfonos. Además, privaron de información esencial para realizar una evaluación justa de la subasta y de los licitadores.

4-a. El Director del Departamento de Teléfonos Públicos solicitó la compra de equipos (teléfonos seminteligentes y tarjetas "Smart") a la compañía agraciada, a pesar de que había recibido informes de los propios empleados de la Autoridad sobre problemas en su funcionamiento desde el inicio de su instalación y uso. Por otro lado, no se habían hecho las gestiones para reclamar a la compañía agraciada la entrega de los equipos en reparación o la devolución del valor de éstos. Tampoco se había solicitado el crédito por las tarjetas sin uso en el almacén.

La situación comentada propició que la Autoridad adquiriera equipos deficientes que no podía utilizar. Según el Informe de Auditoría Interna, en los almacenes había 1,569 tarjetas cuyo costo ascendía a $525,615 y se había enviado a reparación 59 teléfonos y otras 654 tarjetas, cuyo costo ascendía a $42,185 y $215,740, respectivamente.

b. El 27 de enero de 1995 la compañía agraciada notificó a la Autoridad que aceptaría la devolución de 1,000 tarjetas "Smart" adquiridas mediante la subasta del 27 de octubre de 1993 y otorgaría un crédito por $335,000 en la próxima compra de teléfonos seminteligentes.

Como resultado de nuestro examen, determinamos que:

(1) Esta propuesta no fue sometida para la revisión y aprobación del Comité de Equipos y Materiales, la Junta de Subastas, el Vicepresidente Ejecutivo y el Presidente de la Autoridad.

(2) No se establecieron los controles para la entrega de las tarjetas. Entre otras cosas, no se mantuvo evidencia de la fecha de entrega y a quién hizo la misma.

(3) La cantidad de teléfonos a recibir a cambio del crédito ofrecido debió ser 469, a base del costo de éstos por unidad, en vez de 462, lo que representa una diferencia de siete por el importe de $5,005.

(4) A febrero de 1999 la Autoridad no había recibido los 462 teléfonos ofrecidos, ni había realizado las gestiones para que la compañía agraciada los enviara o devolviera el costo de las tarjetas por $335,000.

Las situaciones comentadas permitieron que se adquirieran equipos deficientes. Además, no permitieron que se ejerciera un control adecuado del proceso de reclamación y que la Autoridad no se resarciera adecuadamente por el recibo de equipos deficientes cuyo costo se estimo en $340,005.

5. Se determinaron otras deficiencias y violaciones a la reglamentación vigente en la emisión de órdenes de compra y penalidades no cobradas por las tardanzas en la entrega del equipo, según se indica a continuación:

a. El 14 de noviembre de 1994 y el 1 de noviembre de 1995 la Autoridad emitió dos órdenes de compra por $500,500 con posterioridad al recibo de los equipos. Por otro lado, seis de las facturas fueron pagadas entre el 22 de febrero de 1994 y el 19 de abril de 1995, o sea, entre 12 y 68 días previo a la emisión de la ordenes de compra.

La situación comentada impidió a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre el proceso de compras y el pago correspondiente. Además, pudo propiciar el ambiente para que se realizaran transacciones irregulares.

b. Las entregas relacionadas con tres órdenes de compra por $1,336,000, emitidas entre el 9 de febrero y el 14 de noviembre de 1994, se hicieron con tardanzas que fluctuaron entre 11 y 79 días consecutivos a partir de la fecha en que éstos debieron estar disponibles. La Autoridad no impuso penalidades por $150,980 por la entrega tardía.

Las tardanzas en las entregas de los equipos retrasó la fecha en que estos debían estar disponibles para utilizarse por la Autoridad. Además, la situación comentada ocasionó que la Autoridad no se resarciera por el atraso por el importe de las penalidades ascendentes a $150,980.

El Informe de Auditoria CP-00-12 emitido por el Contralor el 19 de abril de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

AUTORIDAD DE TELEFONOS DE PUERTO RICO 

Anejo 1 
PUERTO RICO TELEPHONE COMPANY

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 25 del 6 de mayo de 1974 (Ley Núm. 25) según enmendada, como una corporación pública e instrumentalidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Ello con el propósito de adquirir, operar y expandir las facilidades de comunicación en Puerto Rico.

El 24 de julio de 1974 la Autoridad adquirió de All American Cables and Radio, Inc., subsidiaria de la International Telephone and Telegraph Corporation, todas las acciones comunes emitidas y en circulación de la Puerto Rico Telephone Company (PRTC). El precio de adquisición fue de $165,250,857. La PRTC operaba como una subsidiaria de la Autoridad.

Los poderes corporativos de la Autoridad eran ejercidos por una Junta de Gobierno (Junta) compuesta por siete miembros. Cinco de ellos eran nombrados por el Gobernador con el consejo y el consentimiento del Senado. Los otros dos representaban directamente el interés de los consumidores.

En el Artículo 5 de la Ley Núm. 25 se disponía que los miembros de la Junta de Gobierno de la Autoridad componían la Junta de Directores de la PRTC. Las funciones ejecutivas de la Autoridad las ejercía el Director Ejecutivo nombrado por la Junta de Gobierno. Este, a su vez, actuaba como Presidente de la PRTC.

Los recursos para financiar las operaciones de la Autoridad y de la PRTC provenían principalmente de los ingresos que se generaban por la renta de los servicios de telecomunicaciones y la venta y el alquiler de equipo.

Durante los cinco años naturales del 1994 al 1998 la Autoridad generó ingresos consolidados de sus operaciones por $5,757,233,000 y tuvo gastos operacionales por $5,221,283,000, según se indica:

El 4 de agosto de 1997 se aprobó la Ley Núm. 54 para, entre otras cosas, autorizar el proceso de negociación de compraventa de los bienes de la Autoridad y de sus subsidiarias. El 24 de junio de 1998 la Asamblea Legislativa aprobó la Resolución Conjunta Núm. 209 donde, entre otras cosas, autorizó al Comité Negociador y a la Junta de Gobierno a negociar los términos y las condiciones para formalizar con un Consorcio compuesto por GTE International Telecommunications, Inc. y Popular, Inc., un Acuerdo de Compraventa ("Asset Purchase Agreement").

El 2 de marzo de 1999, cierre de la transacción, el Gobierno de Puerto Rico recibió $2,045,571,148. Este importe incluye el precio de venta del 51 por ciento más una acción al Consorcio, $26,100,000 de la venta de un 3 por ciento de las acciones al Plan de Participación de los Empleados en las Acciones ("Employee Stock Ownership Plan", ESOP por sus siglas en inglés) y otros recursos por $10,771,148 que surgieron como consecuencia de la transacción.

Luego de la transacción, las acciones de Telecomunicaciones de Puerto Rico, Inc. (TELPRI), nuevo nombre de la PRTC, se distribuyeron de la siguiente forma: 50 por ciento más una acción para el Consorcio, 43 por ciento para el Gobierno de Puerto Rico y 7 por ciento para el ESOP. Los poderes corporativos de TELPRI son dirigidos por una Junta de Directores compuesta por nueve miembros, de los cuales tres representan el interés del Gobierno y son nombrados por el Gobernador de Puerto Rico.

Para administrar las acciones del Gobierno de Puerto Rico en TELPRI, el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico creó una subsidiaria conocida como GDB Holdings Corporation. Los dividendos que dichas acciones generen y el producto neto de la venta posterior de éstas serán destinados a fortalecer el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico y la Judicatura.

AUTORIDAD DE TELEFONOS DE PUERTO RICO

 Anejo 2
PUERTO RICO TELEPHONE COMPANY

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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