Nota: Este
Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1) y los
funcionarios principales que actuaron durante
el período auditado (Anejo 2).
Informe
de Auditoría en PDF
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales del Departamento
de la Vivienda (Departamento), para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y la
reglamentación aplicables.
Determinamos emitir dos
informes de esta auditoría. Este primer
informe cubre las operaciones fiscales relacionadas
con el arrendamiento de locales, las recaudaciones,
la función de auditoría interna y los gastos
de teléfonos celulares y "beepers".
Las pruebas efectuadas
demostraron que las operaciones fiscales
objeto de este informe se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por el hallazgo clasificado
como principal que se resume a continuación:
El 28 de febrero de 1997
la Secretaria formalizó un contrato con
una corporación privada para el arrendamiento
de un edificio localizado en Hato Rey. En
dicho edificio se ubicarían las oficinas
del Departamento y sus agencias adscritas.
En los términos del contrato se estableció
que el arrendamiento sería por cinco años
desde el 1 de marzo hasta el 30 de junio
de 1997 y se renovaría automáticamente todos
los años fiscales hasta febrero de 2002.
La cantidad a pagar por dicho arrendamiento
totalizaba $1,168,362.
El examen efectuado de
dicho contrato reveló lo siguiente:
a. El Departamento utilizó
el local arrendado desde el 1 de marzo de
1997 hasta el 1 de agosto de 1997 sin tener
la aprobación previa de la Administración
de Servicios Generales (ASG). El contrato
fue sometido para evaluación a la ASG el
3 de julio de 1997, luego de cuatro meses
de estar vigente. En relación con dicha
evaluación, el 16 de agosto de 1997 la ASG
le informó al Departamento que el contrato
debía tener vigencia desde el 1 de agosto
de 1997.
b. El 1 de agosto de 1997,
cinco meses después de otorgarse el contrato
con la corporación, el Departamento preparó
el formulario "Contrato de Arrendamiento
de Locales por Cinco (5) Años o Menos o
Hasta Diez (10) Años en Locales en el Exterior"
(Modelo SC-854). Además, el 25 de agosto
de 1997 preparó la "Solicitud, Justificación
y Aprobación de Arrendamiento de Local"
(Modelo SC-1519). Ambos documentos eran
necesarios para que la ASG aprobara el contrato
de arrendamiento del local. Dicho contrato
fue aprobado por la ASG el 22 de octubre
de 1997.
c. El contrato aprobado
por la ASG no se sometió al Departamento
de Hacienda ni a la Oficina de Gerencia
y Presupuesto para la aprobación correspondiente.
d. No se incluyó en el
contrato una cláusula en la que se estableciera
las partidas presupuestarias de las cuales
se pagaría el canon de arrendamiento del
contrato. Dichas partidas se incluyeron
en una certificación emitida por la Secretaria
del Departamento el 21 de agosto de 1997.
Las situaciones comentadas
no permitieron a las referidas agencias
cumplir efectivamente con su responsabilidad
de considerar el contrato mencionado y hacer
recomendaciones a tiempo. El incumplimiento
de la ley y la reglamentación puede afectar
la validez de acuerdos suscritos en los
contratos y el uso de los fondos del Departamento.
Por otro lado, la situación comentada en
el apartado "a" propició que la
Secretaria emitiera una "Certificación
de Deuda" para autorizar un pago por
$96,271, el cual cubría el uso del local
desde marzo hasta julio de 1997. Dicha certificación
es una forma de legitimizar contratos retroactivamente,
lo cual puede ser perjudicial para el interés
público.
El Informe de Auditoría
DA-00-31 emitido por el Contralor el 30
de mayo de 2000 estará disponible en la
Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto
de Cultura Puertorriqueña para que las personas
interesadas puedan obtener información detallada
sobre el mismo.
Anejo 1
DEPARTAMENTO DE
LA VIVIENDA
INFORMACION SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA
El Departamento fue creado
mediante la Ley Núm. 97 del 10 de junio
de 1972, según enmendada, con el propósito
de dar un enfoque integral al problema de
la vivienda en Puerto Rico y para establecer
una coordinación adecuada entre diferentes
agencias que tienen inherencia en este sector
programático. El Departamento, a través
de sus distintas agencias adscritas, auspicia
el desarrollo de nueva vivienda de interés
social para atender el déficit que existe
entre los sectores más necesitados y las
necesidades físicas y de desarrollo social
de numerosas comunidades en la Isla.
El Departamento es dirigido
por un Secretario nombrado por el Gobernador
con el consejo y consentimiento del Senado.
Los servicios del Departamento se canalizan
a través de las oficinas del Secretario
y Subsecretario, y de varias oficinas y
secretarías asesoras y administrativas.
En los años fiscales del
1994-95 al 1997-98 el Departamento contó
con asignaciones estatales y federales por
$239,338,760 y efectuó desembolsos e incurrió
en obligaciones por $222,272,595, según
se indica:
|
Año
fiscal |
Fondos
estatales |
Fondos
federales |
Total |
Desembolsos y obligaciones |
Sobrante |
|
1994-95 |
$14,800,000 |
$ 46,137,423 |
$ 60,937,423 |
$ 56,638,539 |
$ 4,298,884 |
|
1995-96 |
9,732,182 |
48,595,872 |
58,328,054 |
50,409,225 |
7,918,829 |
|
1996-97 |
8,135,800 |
48,100,483 |
56,236,283 |
51,387,831 |
4,848,452 |
|
1997-98 |
7,656,000 |
56,181,000 |
63,837,000 |
63,837,000 |
________ |
|
Total |
$40,323,982 |
$199,014,778 |
$239,338,760 |
$222,272,595 |
$17,066,165 |
Anejo 2
DEPARTAMENTO DE
LA VIVIENDA
CLASIFICACION Y
CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes de
auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las pruebas realizadas.
Estos se clasifican como principales y secundarios.
Los principales incluyen desviaciones de
disposiciones con un efecto material, tanto
en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo,
sobre las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1.
Situación - Los hechos encontrados en la
auditoría indicativos de que no se cumplió
con uno o más criterios.
2.
Criterio - El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3.
Efecto - Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
4.
Causa - La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que se
tomen las medidas necesarias sobre los errores,
irregularidades o actos ilegales señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
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de Auditoría en PDF
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