Departamento de Educación 
Autoridad Escolar de Alimentos

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Informe de Auditoría en PDF

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad Escolar de Alimentos del Departamento de Educación (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este primer informe cubre las operaciones fiscales relacionadas con la subasta SF (CE) 95-105 para la adquisición de 330,000 fardos de arroz en el mercado local.

Las pruebas efectuadas revelaron serias desviaciones de disposiciones de ley, de reglamentación, y de sana administración en las operaciones fiscales objeto de esta auditoría. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:

1. No se planificó adecuadamente la adquisición y entrega del arroz donado por el Gobierno Federal. Al 26 de mayo de 1994 los directores de la Autoridad y de la Agencia Estatal del Departamento habían emitido requisiciones de alimentos al Gobierno Federal que excedían por $2,800,600 el presupuesto que éste les asignó para la compra de los alimentos que le serían donados; por lo que le cancelaron 84 requisiciones correspondientes a 278,880 fardos de 25 libras de arroz de procedencia federal cuyas entregas estaban pautadas de diciembre de 1994 a junio de 1995. A base de dichas cancelaciones la Autoridad, mediante subasta formal, adquirió 330,000 fardos de arroz de 25 libras por $2,732,400. Dicho costo incluía almacenamiento y distribución del producto y se entregaría a razón de 55,000 fardos mensuales en fechas específicas en el Almacén Refrigerado de Vega Alta que tiene la Autoridad.

El examen de las operaciones relacionadas con las requisiciones del arroz y entrega de éste a los almacenes de zona reveló que no hubo una planificación adecuada en dichas operaciones debido a que:

a. En la Sección de Nutrición de la Autoridad al calcular la cantidad de arroz a requisar el 19 de octubre de 1994 en el mercado local no verificaron con la Sección de Almacenamiento las existencias del producto en los almacenes de zona.

b. No se consideraron las requisiciones de arroz pendientes de recibirse del Gobierno Federal a esa fecha (octubre a diciembre de 1994) ni la cantidad de arroz incluida en las requisiciones que fueron canceladas. Para dicho cálculo consideraron una matrícula de 520,000 estudiantes y el consumo promedio.

c. La Sección de Nutrición de la Autoridad requisó 252,000 fardos de arroz a "Mid Atlantic Regional Office" (MARO) del Departamento de Agricultura Federal para ser entregados entre septiembre de 1995 y abril de 1996. Para dichas entregas no se consultó con la División de Compras para determinar si las mismas confligían con las fechas de las dos últimas entregas del arroz comprado en el mercado local. Lo que ocasionó que se efectuaran cambios en las fechas de las entregas del arroz pautadas para septiembre y noviembre de 1995.

d. El Director de la Autoridad solicitó a las oficinas de MARO posposiciones en las fechas de entregas de 84,000 fardos de arroz y la cancelación de las requisiciones correspondientes a 63,840 fardos.

La falta de planificación adecuada para la adquisición y entrega de los productos ocasionó el recibo de cantidades excesivas de arroz que ocasionaron problemas en el almacenamiento y descontrol en el manejo del producto. Esto, a su vez, ocasionó pérdidas a la Autoridad debido a que parte del inventario se dañó. Como consecuencia, se decomisaron 17,945 fardos de arroz de procedencia del mercado local con un costo de adquisición de $148,585 durante los años fiscales del 1994-95 al 1997-98. Además, los constantes cambios en las fechas de entregas del arroz de procedencia federal trajo como consecuencia el almacenamiento prolongado de 9,935 fardos de arroz no aptos para el consumo humano. A1 31 de octubre de 1998 la Autoridad había pagado $64,752 por el almacenaje de dichos fardos de arroz.

2-a(1) En el expediente de la subasta SF (CE) 95-105 para la compra de los 330,000 fardos de arroz en el mercado local no había evidencia de que la Junta de Subastas evaluara las alternativas presentadas por el licitador no agraciado para que se estudiara su oferta en precio, la cual era más baja. Estas alternativas fueron presentadas por el licitador no agraciado antes de adjudicarse la subasta.

(2) En la Sección de Nutrición no describieron claramente la especificación del empaque. En las Condiciones e Instrucciones Especiales (Alimentos) sobre los requisitos de empaque del producto establecían únicamente que el envase conteniendo los artículos solicitados se ajustaría a las normas federales y/o estatales aplicables en cuanto a su calidad y especificaciones para el producto objeto de la subasta. Por consiguiente, la Junta de Subastas no evaluó la alternativa de empaque ofrecida por el licitador no agraciado, aún cuando dicha garantía era por un término de un año a partir de la fecha de empaque. La garantía ofrecida por el licitador agraciado era de 120 días.

b. La Junta de Subastas adjudicó la subasta al licitador agraciado, a pesar de que en el documento de las "Condiciones e Instrucciones Particulares" se le requería al licitador que proveyera información en relación con el puerto de embarque, la marca ofrecida, la etiqueta que ofrece, el lugar de manufactura, el tamaño, el peso y el "shelf life". Dicho licitador se limitó a indicar en dicho documento bajo el renglón de la marca ofrecida del producto "comedores escolares" y en el renglón del tamaño que ofrecía indicó "según requerido".

Las situaciones comentadas limitaron la competencia entre proveedores cualificados, lo cual es contrario al interés público de obtener los mejores productos al mejor precio.

3-a. Contrario a lo estipulado en las condiciones de la subasta SF (CE) 95-105, al 31 de diciembre de 1998 el Departamento le había pagado al proveedor $389,965 por la facturación de manejo, carga y descarga, segregación y clasificación, almacenaje y entrega del arroz. El pago efectuado por el Departamento correspondía a la facturación desde abril de 1995 a diciembre de 1997.

b. Las facturas sometidas por el licitador agraciado para el pago mencionado fueron certificadas como correctas por el Director de la Sección de Almacenamiento. Se nos informó que en dicha Sección impartían instrucciones de almacenamiento y entrega de dicho producto sin tener conocimiento de lo que se incluía en los acuerdos contractuales emitidos en la subasta. Por otro lado, determinamos que en la División de Compras no enviaban copia de las órdenes de compra a dicha Sección para que ésta tuviera conocimiento de lo que se incluían en las mismas. Tampoco en la Sección de Almacenamiento se lo requerían.

Las situaciones comentadas dieron lugar a que se efectuaran pagos improcedentes por $389,965 al proveedor por servicios de manejo, carga y descarga, segregación y clasificación, almacenaje y entrega. Ello privó al Departamento de recursos que pudo utilizar para atender sus gastos operacionales.

c. El examen de las entregas del arroz comprado en el mercado local a los almacenes de zona reveló que en la Sección de Almacenamiento ordenaron la entrega de 23,243 fardos de arroz del almacén refrigerado del proveedor a los almacenes de zona, cuyo "shelf life" tenía de uno a cuatro meses de expirado. Este arroz tenía un costo de adquisición de $192,452. Los almacenes de zona también distribuyeron arroz con el "shelf life" expirado.

La situación comentada desvirtúa el propósito por el cual se le exige a los licitadores el "shelf life" de los productos de consumo para los estudiantes participantes.

d. El examen de las seis órdenes de compra emitidas para la entrega del arroz reveló que no se solicitó por escrito los cambios al lugar de entrega de los fardos de arroz para cinco de éstas. Se nos indicó que dichos cambios fueron solicitados por teléfono al almacén refrigerado del proveedor por el Director de la Sección de Almacenamiento y Distribución. Dicha petición no fue documentada.

La situación comentada impidió a la Autoridad mantener un control efectivo en las entregas del arroz.

El Informe de Auditoría DA-00-28 emitido por el Contralor Interino el 11 de mayo de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

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AUTORIDAD ESCOLAR DE ALIMENTOS

Anejo 1
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La División de Comedores Escolares fue creada por la Ley Núm. 328 del 15 de abril de 1946, según enmendada, bajo la dirección del Secretario del Departamento de Educación (Secretario). Por disposición de la reglamentación federal aplicable a los programas bajo la ley de "Nutrición del Niño", a partir del 1 de abril de 1994 la referida División se reorganizó en dos fases autónomas, conocidas como la Agencia Estatal y la Autoridad Escolar de Alimentos (Autoridad)

La Agencia Estatal es responsable de establecer los procedimientos administrativos que seguirán las autoridades escolares y administrar los programas de Desayuno, Almuerzo, Verano, Cuidado de Niños y Adultos, Donativos Federales, Especial de Leche y el de Educación en Nutrición. También es responsable de ofrecer servicios técnicos de apoyo y realizar auditorías operacionales y de "monitoreo", a fin de ver que se cumpla con la reglamentación federal y estatal. Dicha Agencia está adscrita a la Oficina del Secretario del Departamento.

La Autoridad tendría a su cargo desarrollar la fase operacional responsable de administrar el servicio a ofrecerse en los comedores participantes del Programa de Comedores Escolares, tales como los de las escuelas públicas y privadas e instituciones sin fines de lucro. Para cumplir con el referido propósito ésta compra, almacena y distribuye los alimentos, equipos y materiales necesarios.

La Autoridad es administrada por un Director nombrado por el Secretario del Departamento que responde directamente a la Oficina del Subsecretario del Departamento. La estructura organizacional la integran las secciones (1) Administrativa, (2) Técnica, (3) de Nutrición, (4) de Estadística y Planificación, (5) de Almacenamiento y Distribución de Alimentos y (6) de Equipo.

Durante los años fiscales del 1994-95 al 1997-98 la Autoridad contó con recursos por $209,339,294 de fondos estatales ($5,535,660) y federales ($203,803,634) y efectuó desembolsos por $142,947,011, según se indica:

Fondos asignados

Año fiscal Estatal Federal Desembolsos

Las compras de la Autoridad fueron realizadas por el Departamento hasta el 30 de junio de 1997. Durante dicho período la Autoridad intervenía en la planificación y requisición de las mismas. A partir del 1 de julio de dicho año éstas se realizan en la Autoridad, aunque el Departamento continúa efectuando los procesos de las subastas y de los pagos.

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AUTORIDAD ESCOLAR DE ALIMENTOS

Anejo 2
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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