Nota: Este
Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación
y contenido de los hallazgos del informe
(Anejo 2) y los funcionarios principales
que actuaron durante el período auditado
(Anejo 3).
Informe
de Auditoría en PDF
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales del Area de
Seguros Públicos del Departamento de Hacienda
(Area de Seguros), para determinar si se
hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables.
Determinamos emitir dos
informes de esta auditoría. Este es el primero
y contiene el resultado del examen de las
operaciones relacionadas con los anticipos
concedidos al Area de Seguros para el pago
de primas de seguros a las agencias, a las
corporaciones públicas y a los municipios,
las cuentas por cobrar y las recaudaciones
de los valores recibidos para aplicar a
dichos anticipos.
Las pruebas efectuadas
revelaron desviaciones de ley y de reglamento
relacionadas con las cuentas por cobrar
a las agencias, a las corporaciones públicas
y a los municipios (Hallazgo 1). Por ello,
en nuestra opinión, dichas operaciones no
se realizaron de acuerdo con la ley y la
reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas
sobre las demás operaciones se realizaron
sustancialmente de acuerdo con la ley y
la reglamentación aplicables, excepto por
las situaciones que se comentan en los hallazgos
2 y 3.
A continuación se resumen
los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:
1. Al 30 de septiembre
de 1999 las agencias gubernamentales, las
corporaciones públicas y los municipios
adeudaban al Area de Seguros $87,657,496
por anticipos de fondos concedidos para
el pago de las primas de seguros a las compañías
aseguradoras.
El examen de dichas operaciones
reveló que a la mencionada fecha la Supervisora
de la División de Contabilidad no había
realizado gestiones de cobro efectivas para
recobrar de las entidades gubernamentales
y de los municipios el importe indicado.
El examen de 21 cuentas por cobrar por $19,283,969
de 17 corporaciones públicas y 4 agencias,
originadas entre el 6 de marzo de 1997 y
el 21 de mayo de 1999, reveló que:
- En un caso (5 por ciento)
no hizo ninguna gestión de cobro.
- En 10 casos (48 por
ciento) se hizo una sola gestión de cobro.
- En 6 casos (28 por
ciento) se hicieron dos gestiones de cobro.
- En 4 casos (19 por
ciento) se hicieron 3 gestiones de cobro,
pero las mismas se efectuaron entre 37
y 867 días luego de emitidas las facturas
al cobro.
La situación señalada ocasiona
que se utilicen los recursos del Fondo General
asignados para otros propósitos, para el
pago de las primas a las compañías que están
asegurando los riesgos de dichas agencias,
corporaciones públicas y municipios. Además,
por el tiempo que transcurre desde que se
originaron estas cuentas, las mismas se
pueden convertir en incobrables.
2. Se determinaron las
siguientes desviaciones a la reglamentación
relacionadas con el recibo y depósito de
los cheques y otros valores recaudados por
recobro de anticipos concedidos, según se
indica:
a. La Recepcionista no
anotaba en la "Relación de Valores
Recibidos" (Modelo SC-1035) los cheques
por recobro de anticipos recibidos por correo
o mensajero.
Esta situación puede dar
lugar a que se extravíen los valores recibidos,
y se dificulte fijar responsabilidad en
estos casos.
b. Los referidos cheques
se depositaban con retrasos considerables.
El examen realizado por nuestros auditores
el 3 de junio de 1999 reveló que en la División
de Contabilidad había 66 cheques por $2,268,556.
Los mismos fueron recibidos entre el 15
de abril y el 29 de mayo de 1999. Los cheques
se depositaron entre el 4 de junio y el
13 de octubre de 1999, con tardanzas que
fluctuaban de 19 a 145 días consecutivos.
c. Del 1 de julio de 1997
al 31 de agosto de 1999 la División de Contabilidad
tramitó 341 remesas por $55,612,852 por
el recobro de anticipos y otros conceptos.
Examinamos 6 cheques por $17,983,517, emitidos
entre el 10 de diciembre de 1997 y el 29
de junio de 1999, correspondientes a dichas
remesas. Se determinó que los mismos se
depositaron con tardanzas que fluctuaban
entre 10 y 32 días luego de recibidos.
La tardanza en depositar
dichos cheques priva al Fondo General del
Gobierno de tener disponible esos recursos
prontamente.
3. No se efectuaban conciliaciones
mensuales entre los subsidiarios de anticipos
por cobrar del Area de Seguros, el Area
del Tesoro y el Negociado de Cuentas del
Departamento. Ello es necesario para verificar
si los saldos están correctos y, de existir
diferencias entre éstos, determinar las
razones y hacer los ajustes correspondientes.
Esta situación impide determinar
la corrección de los balances que se reflejan
en los registros internos de cada dependencia
y, por ende, la confiabilidad de la información
financiera relacionada con dichas transacciones.
Por ejemplo, para los años fiscales 1996-97
y 1997-98 los registros internos del Area
del Tesoro reflejaban cuentas por cobrar
por anticipos a las corporaciones por $11,692,801
y $21,759,477, respectivamente. Sin embargo,
de acuerdo con los récords subsidiarios
del Area de Seguros, las cuentas por cobrar
a las corporaciones para los años mencionados
eran de $9,665,808 y $9,572,325, lo que
representa diferencias de $2,026,993 y $12,187,152.
El Informe de Auditoría
DA-00-27 emitido por el Subcontralor el
8 de mayo de 2000 estará disponible en la
Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto
de Cultura Puertorriqueña para que las personas
interesadas puedan obtener información detallada
sobre el mismo.
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
AREA DE SEGUROS PUBLICOS
Anejo 1
INFORMACION SOBRE LA
UNIDAD AUDITADA
En el Artículo 12.020 de
la Ley Núm. 77 del 19 de junio de 1957,
según enmendada, conocida como Código de
Seguros de Puerto Rico, se dispone, entre
otras cosas, que el Secretario de Hacienda
(Secretario) gestionará y contratará los
seguros del Estado Libre Asociado y sus
municipios, corporaciones y autoridades
públicas. El Area de Seguros es la dependencia
del Departamento de Hacienda (Departamento)
que se encarga de gestionar la contratación
de seguros y fianzas para proteger a las
agencias, a las corporaciones públicas y
a los municipios contra toda clase de riesgos
previsibles. Desde enero de 1994 el Secretario
comenzó la contratación de corredores de
seguros para el desarrollo de programas
de servicios de evaluación de riesgos, control
de pérdidas y de asesoramiento en la gestión
y contratación de los seguros para cubrir
los riesgos del Gobierno. A partir de dicha
fecha, los pagos de las primas de seguros
contratadas los efectúa el Area de Seguros
mediante anticipos provenientes del Fondo
General. El Area de Seguros es dirigida
por un Asesor Técnico del Secretario.
El Area de Seguros lleva
a cabo sus operaciones a través de la Oficina
del Director y las divisiones de Contabilidad,
la de Contratación e Intervención de Seguros
y la de Reclamaciones. Las reclamaciones
por pérdidas cubiertas en las pólizas de
seguro contratadas son atendidas por los
corredores de seguros, mientras que las
pérdidas relacionadas con las fianzas global
estatal y municipal son referidas a la División
de Reclamaciones.
Al 30 de junio de 1999
el Area de Seguros había procesado el pago
de $261,192,847 en anticipos para el pago
de las primas de los seguros a las agencias
($52,346,921), a las corporaciones públicas
($126,382,569) y a los municipios ($82,463,
357). El "Subsidiario de Cuentas por
Cobrar" reflejaba que a la referida
fecha existían cuentas pendientes de cobro
por $75,350,693. Por otro lado, los libros
de la División de Contabilidad del Area
de Seguros (División de Contabilidad) reflejaban
que entre los años fiscales 1995-96 y 1998-99
se recaudaron $189,235,017 por el recobro
de los pagos de anticipos.
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
AREA DE SEGUROS PUBLICOS
Anejo 2
CLASIFICACION Y CONTENIDO
DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes de
auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las pruebas realizadas.
Estos se clasifican como principales y secundarios.
Los principales incluyen desviaciones de
disposiciones con un efecto material, tanto
en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo,
sobre las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos
encontrados en la auditoría indicativos
de que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco
de referencia para evaluar la situación.
Es principalmente una ley, reglamento,
carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa,
real o potencialmente, no cumplir con
el criterio.
4. Causa - La razón fundamental
por la cual ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que se
tomen las medidas necesarias sobre los errores,
irregularidades o actos ilegales señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
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de Auditoría en PDF
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