Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico
Programa de Emergencias Médicas

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Informe de Auditoría en PDF

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Programa de Emergencias Médicas del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico (Cuerpo de Bomberos), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones relacionadas con los contratos otorgados para operar el sistema de comunicaciones de emergencias médicas, la propiedad, las operaciones en el Despacho Central y el sistema de archivo.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones objeto de este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. A continuación se resumen los hallazgos de este informe clasificados como principales:

1. El 1 de julio de 1994 el Jefe del Cuerpo de Bomberos extendió hasta el 30 de septiembre de 1994 un contrato de servicios formalizado el 1 de abril de 1994 entre la Secretaria del Departamento de Salud, el Director Ejecutivo de la Administración de Facilidades y Servicios de Salud (AFASS), y una compañía (Compañía A). La referida Compañía A debía proveer el personal necesario para operar, coordinar, regular y controlar las llamadas de emergencias médicas que se recibían y las que se originaban en el sistema de comunicaciones, localizado en el Despacho Central de la Secretaría Auxiliar de Emergencias Médicas de la AFASS (Despacho Central). El 21 de febrero de 1995 el Jefe del Cuerpo de Bomberos formalizó otro contrato con la Compañía A del 21 de febrero al 30 de junio de 1995, y la contrató nuevamente en los años fiscales 1995-96 y 1996-97. En los años fiscales del 1994-95 al 1996-97 el Cuerpo de Bomberos efectuó desembolsos a ésta por $1,348,968.

Examinamos las hojas y las tarjetas de asistencia de 69 empleados de la Compañía A y las nóminas de sueldos de dichos empleados correspondientes a 1,444 turnos trabajados entre octubre de 1994 y marzo de 1997 (488 días). Además, entrevistamos a algunos de los empleados. El examen de la evidencia documental y testifical recopilada reveló lo siguiente:

a. La Compañía A facturó y cobró indebidamente al Cuerpo de Bomberos $5,983 por 706 horas de servicios no prestados. Esto debido a que 39 de los 69 empleados de la Compañía A sólo trabajaron en el Despacho Central 558 horas (156 de los 1,444 turnos de trabajo), en lugar de las 1,264 reflejadas en las hojas de asistencia por las cuales la Compañía A cobró $10,669.

La situación comentada resultó perjudicial al interés público, ya que la Compañía A facturó y cobró indebidamente $5,983 por servicios no prestados. Ello afectó la calidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos debido a que 39 empleados de la referida compañía no trabajaron 706 horas en el Despacho Central. Además, privó a Emergencias Médicas de fondos para sus operaciones.

b. Contrario a lo dispuesto en los contratos formalizados entre el Cuerpo de Bomberos y la Compañía A, el Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas no requirió a ésta que sometiera al comienzo de cada mes el programa de trabajo del personal que prestaría servicios en el Despacho Central. La Compañía A sometía el mismo junto con la factura de servicios y las hojas de asistencia del personal después de finalizar el mes.

La situación comentada impidió a Emergencias Médicas determinar si el programa de trabajo de la Compañía A cumplía con lo pactado. Impidió, además, a los funcionarios de Emergencias Médicas estar informados de las personas que estarían a cargo de las operaciones del Despacho Central.

2-a. El Presidente de la Compañía A no le notificó al Jefe del Cuerpo de Bomberos las circunstancias de sus relaciones con otros clientes y los intereses que tenía en otras dos compañías de su propiedad que ofrecían servicios similares a los de Emergencias Médicas, los cuales pudieron influenciar en la decisión de éste antes de otorgar los contratos mencionados, según se indica:

(1) Dicho Presidente tenía intereses en una compañía (Compañía B)que ofrecía servicios de comunicaciones y ambulancias en casos de emergencias médicas. El Presidente de la Compañía A representó a la Compañía B en un contrato de servicios que formalizó con la Telefónica de Puerto Rico el 11 de enero de 1994 para operar y administrar el Centro de Contestación de Llamadas de Emergencia 911 a un costo anual de $2,708,992. En dicho Centro se recibían las llamadas que debían ser transferidas al Despacho Central para el trámite de ambulancias.

(2) Además, tenía intereses en la Compañía C (Compañía C) cuyo propósito era ofrecer servicios relacionados con emergencias médicas los cuales también incluían servicios de ambulancia. El Presidente de la Compañía A organizó originalmente una corporación con otro nombre, según se establece en el certificado de incorporación del 5 de mayo de 1994. Esta última continuó operando con el nombre de la Compañía C, la cual no aparece registrada en el Departamento de Estado.

b. Diez empleados de Emergencias Médicas que se desempeñaban como técnicos de emergencias médicas o asistentes de técnicos y que trabajaron en la Compañía A o C entre el 3 de octubre de 1994 y el 2 de julio de 1997 no notificaron al Jefe del Cuerpo de Bomberos su intención de obtener un empleo adicional fuera de su jornada regular de trabajo. Al respecto determinamos que:

(1) Cinco de los 10 empleados mencionados trabajaron para las compañías A o C en horarios en conflicto con sus horarios regulares de trabajo en Emergencias Médicas, en 20 de 270 días. Según los registros de asistencia de las compañías mencionadas, los referidos empleados trabajaron 107 horas en los mismos horarios que reflejaron en las hojas de asistencia de Emergencias Médicas. El Cuerpo de Bomberos pagó a dichos empleados sueldos por $506 correspondientes a las 107 horas en conflicto.

(2) Siete de los empleados mencionados trabajaron en turnos seguidos, primero en la Compañía A o C y luego en Emergencias Médicas, en 209 de los 270 días. En 189 de los 209 días éstos comenzaron a trabajar en Emergencias Médicas a la misma hora que salieron de las referidas compañías, o entre 1 a 30 minutos después. En los restantes 20 días, 3 de éstos se reportaron a Emergencias Médicas entre 50 minutos a 2 horas con 40 minutos después de salir de las compañías A y C. Ello, según los registros de asistencia de las referidas compañías y de Emergencias Médicas.

c. En los cuatro contratos formalizados en los años fiscales del 1994-95 al 1996-97 entre el Cuerpo de Bomberos y la Compañía A no se incluyó una cláusula en la cual su Presidente certificara que no estaba incurso en un conflicto de intereses o de política pública.

d. El Jefe del Cuerpo de Bomberos no revisó de forma continua la relación contractual con la Compañía A para determinar la existencia de un conflicto de intereses con la agencia.

Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "d" pudieron resultar perjudiciales al interés público, ya que los oficiales y empleados del contratista podrían utilizar las actividades y gestiones que realizaban mediante el contrato para beneficiar indebidamente las operaciones de las otras dos compañías. Ello, con los consiguientes perjuicios económicos para el erario y de los servicios que debía prestar a los beneficiarios de éstos. Además, impidieron al Jefe del Cuerpo de Bomberos evaluar las situaciones y tomar las medidas necesarias para evitar la posibilidad de incumplimiento con disposiciones de la Ley de Etica Gubernamental y de otras normas relacionadas.

3-a. Los días 18 y 19 de junio de 1997 nuestros auditores revisaron 93 archivos del programa Word-Perfect 5.1 almacenados en el disco fijo integrado en una computadora identificada con el número de propiedad 0043. En 11 de los 93 archivos encontraron trabajos que no estaban relacionados con gestiones oficiales de Emergencias Médicas tales como: programas de trabajo de los despachadores de la Compañía A y de una Compañía D (Compañía D), estadísticas de la distribución de llamadas del "Centro 9-1-1" y otros informes. Dichos archivos fueron creados o modificados entre el 5 de septiembre de 1995 y el 15 de marzo de 1996. El Supervisor General de Emergencias Médicas informó a nuestros auditores que la referida computadora era utilizada por una ejecutiva de la Compañía A en una oficina cercana a la del Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas.

b. El Presidente de la Compañía A utilizaba un "beeper", un radio portátil y un radio móvil pertenecientes a Emergencias Médicas. Esto, a pesar de que en los contratos otorgados con la Compañía A no se estableció que el Cuerpo de Bomberos le tenía que proveer dicho equipo. Los equipos mencionados se adquirieron a un costo de $3,470. Al 12 de abril de 1999 el Presidente de la Compañía A no había entregado el referido equipo. Esto, a pesar de que la Compañía A ya no tenía contrato con el Cuerpo de Bomberos desde el 30 de noviembre de 1997.

Las situaciones comentadas en los apartados "a" y "b" son contrarias al interés público y desvirtúan los propósitos para los cuales se adquirieron los equipos mencionados. Además, el uso de dicho equipo puede proveer al personal que lo utiliza indebidamente unas ventajas, beneficios y privilegios que no están permitidos por ley.

4-a. En los contratos formalizados del 1 de julio al 30 de septiembre de 1994 y en el año fiscal 1995-96 el Presidente de la Compañía A certificó que dicha entidad rindió las planillas de contribuciones durante los cinco años previos al contrato y que no adeudaba contribuciones al Gobierno. En el contrato correspondiente del 21 de febrero al 30 de junio de 1995 el Presidente de la Compañía A también certificó que rindió las planillas contributivas durante los cinco años previos al contrato y que se encontraba acogida a un plan de pagos. Determinamos que al 8 de mayo de 1997 la Compañía A no estaba registrada en el Departamento de Estado como una corporación ni como contribuyente en el Departamento de Hacienda. Tampoco estaba incluida en los registros del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos ni en los del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM). Las certificaciones del Departamento de Hacienda que se sometieron con los contratos correspondían a información de la Compañía B.

En carta del 15 de febrero de 1996 una funcionaria de la Compañía B solicitó al Departamento de Hacienda y al Cuerpo de Bomberos que los pagos se hicieran a favor de la Compañía A, aunque las facturas de servicios se emitían a nombre de la primera compañía.

b. El Jefe del Cuerpo de Bomberos no le requirió al Presidente de la Compañía A que certificara en el contrato formalizado en el año fiscal 1996-97 si dicha compañía había radicado o no las planillas de contribuciones durante los cinco años previos al contrato, y si tenía o no deudas contributivas. En el contrato mencionado se incluyó la cláusula correspondiente a la certificación contributiva, pero el Presidente no incluyó su inicial en el inciso que aplicaba a la situación contributiva de la Compañía A como se hizo en los contratos formalizados en los años fiscales 1994-95 y 1995-96.

El Presidente de la Compañía A incluyó con el contrato mencionado una declaración jurada del 6 de septiembre de 1996 en la que declaró que era el Presidente de la Compañía B y que ésta no adeudaba contribución por ningún concepto al Gobierno. Esto, a pesar de que el contrato se formalizó con la Compañía A en lugar de la Compañía B. Por otro lado, determinamos que al 12 de mayo de 1997 la Compañía B tenía deudas por contribuciones sobre la propiedad por $27,492 correspondientes al 1994, las cuales se impusieron en el 1996.

c. El Presidente de la Compañía A tampoco certificó en los contratos mencionados si la compañía había pagado o no las contribuciones de seguro por desempleo y de incapacidad temporal.

Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "c" desvirtúan la política pública del Gobierno de armonizar esfuerzos gubernamentales y de utilizar todos los medios legales disponibles para que las personas naturales o jurídicas cumplan con sus responsabilidades contributivas. Ello, además, dificulta el recobro de las deudas contributivas de personas que se benefician de una relación contractual con el Gobierno.

d. El Jefe del Cuerpo de Bomberos no formalizó un contrato escrito con la Compañía A del 1 de octubre de 1994 al 20 de febrero de 1995. Dicho funcionario emitió una resolución de deuda el 10 de marzo de 1995 mediante la cual ordenó pagar a la compañía $124,800 por los servicios prestados durante el período mencionado, a razón de $24,960 mensuales. Esto se hizo para cumplir con el procedimiento de pago del Departamento de Hacienda.

El no formalizar un contrato escrito impidió al Cuerpo de Bomberos ejercer un control adecuado sobre los servicios contratados y los pagos correspondientes. Además, dicha situación puede dar lugar a pleitos judiciales innecesarios y a la comisión de irregularidades. Ello puede resultar perjudicial para el interés público, ya que permite o facilita que se efectúen pagos por servicios no prestados.

e. En el contrato formalizado con la Compañía A en el año fiscal 1996-97 no se indicó la fecha de otorgamiento del mismo. En éste se estableció que su vigencia sería a partir de la firma del Jefe del Cuerpo de Bomberos hasta el 30 de junio de 1997. La Compañía A prestó sus servicios desde el 1 de julio de 1996, según las facturas y hojas de asistencia certificadas por el Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas.

El no incluir la fecha de otorgamiento en el contrato limita la fiscalización de los pagos. También dificulta conocer la fecha en que las partes firmaron el contrato y acordaron prestar sus obligaciones recíprocas.

f. La Supervisora de Contabilidad y Pagos de la División de Finanzas del Cuerpo de Bomberos remitió a esta Oficina los contratos formalizados del 1 de julio al 30 de septiembre de 1994 y en los años fiscales 1995-96 y 1996-97 después de transcurridos 94, 89 y 107 días a partir de la fecha de otorgamiento de los mismos, respectivamente.

La situación señalada privó a esta Oficina de considerar con prontitud los referidos contratos y retrasó la fecha en que los mismos debieron estar accesibles a la ciudadanía en calidad de documentos públicos.

5-a. Examinamos 151 "tarjetas de incidentes" (76 de casos no atendidos y 75 de casos despachados o atendidos) correspondientes a llamadas de emergencias recibidas entre el 10 de noviembre de 1995 y el 6 de enero de 1997. El examen efectuado reveló que el Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas no verificaba la corrección de los informes rendidos por la Compañía A, según se indica:

(1) En 50 de las 76 tarjetas de casos no atendidos (66 por ciento) el personal de la Compañía A no indicó las gestiones realizadas con las dependencias de Emergencias Médicas para atender los servicios de ambulancia, ni cuál era la disponibilidad de las ambulancias estatales. En 39 de los 50 casos (78 por ciento) había ambulancias estatales disponibles, según los informes estadísticos mensuales rendidos por las dependencias. En las restantes 26 de las 76 tarjetas de casos no atendidos se indicó una de las siguientes razones: la unidad estatal no estaba disponible (10), no había personal (2), unidad ocupada por el momento (12), y fuera de servicio (2).

(2) En 12 de las 26 tarjetas de casos no atendidos (46 por ciento) no se indicó alguna de la siguiente información: la dependencia de Emergencias Médicas que recibió la llamada, hora de la llamada, el nombre y número de licencia del Técnico de Emergencias Médicas que atendió la llamada y el número de unidad de la ambulancia estatal. En estos 12 casos había ambulancias estatales disponibles, según los informes estadísticos mensuales rendidos por las dependencias.

(3) En 34 de los 75 casos atendidos o despachados (45 por ciento) el personal de la Compañía A tardó entre 5 minutos y 2 horas con 50 minutos en solicitar los servicios de las ambulancias estatales. En 7 de los 34 casos atendidos (20 por ciento) no se indicó el nombre de la persona que hizo la llamada de emergencia.

Las situaciones señaladas impiden ejercer un control adecuado para que se presten servicios eficaces a los beneficiarios lo que, a su vez, afecta adversamente la confianza de la ciudadanía en los servicios que ofrece Emergencias Médicas. Además, impidieron que Emergencias Médicas generara ingresos en los casos en que había ambulancias disponibles y no se prestó el servicio.

b. El Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas no requirió a la Compañía A que asignara un número de control a los casos de incidentes no atendidos.

Dicha situación impidió a Emergencias Médicas contar con un mecanismo que sirviera de base para producir estadísticas confiables de las llamadas de emergencia recibidas, de los casos referidos y no referidos a las ubicaciones y las razones para ello, y para medir la eficiencia y efectividad del servicio.

6. El Jefe Auxiliar de Emergencias Médicas no había establecido un sistema de archivo confidencial para la custodia de los documentos considerados como tales, entre los cuales estaban las "tarjetas de incidentes", cintas magnetofónicas de las comunicaciones grabadas en el Despacho Central, informes de ambulancias y otros. Tampoco había establecido un sistema de archivo inactivo para la custodia de los documentos oficiales.

La situación señalada impedía a Emergencias Médicas mantener un control adecuado de los documentos confidenciales y oficiales, y cumplir con las normas de seguridad, conservación y disposición de los mismos. Ello propicia que se extravíen y se deterioren documentos importantes sobre las actividades y los servicios de Emergencias Médicas. Dicha situación, además, limitó nuestra auditoría debido a que no pudimos examinar "tarjetas de incidentes" del año fiscal 1994-95. También dificultó nuestro examen debido a la dilación en la localización y entrega de documentos solicitados, tales como: informes de ambulancias, informes estadísticos mensuales rendidos por las ubicaciones e informes sobre "status diario de los vehículos".

El Informe de Auditoría DA-00-26 emitido por el Contralor el 4 de mayo de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

Anejos

CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO 

Anejo 1
PROGRAMA DE EMERGENCIAS MEDICAS

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Cuerpo de Bomberos fue creado mediante la Ley Núm. 43 del 21 de junio de 1988 (Ley Núm. 43), según enmendada. Su función principal es prevenir y combatir fuegos, salvar vidas, garantizar a los ciudadanos en general una protección adecuada contra incendios, así como determinar el origen y las causas del incendio. La Ley Núm. 43 derogó la Ley Núm. 158 del 9 de mayo de 1942, según enmendada, la cual creó el Servicio de Bomberos de Puerto Rico.

El 9 de diciembre de 1993 el Gobernador aprobó el Plan de Reorganización Núm. 2, según enmendado, mediante el cual transfirió la Secretaría Auxiliar de Emergencias Médicas de la Administración de Facilidades y Servicios de Salud (AFASS) al Cuerpo de Bomberos efectivo el 1 de julio de 1994. La Secretaría Auxiliar de Emergencias Médicas se denominó Programa de Emergencias Médicas (Emergencias Médicas) del Cuerpo de Bomberos. La función principal de Emergencias Médicas es trasladar los pacientes a las salas de emergencia, brindar primeros auxilios en el transcurso del viaje y controlar posibles complicaciones con el fin de conservar la vida de los mismos. Este servicio se realiza mediante ambulancias equipadas con equipos de emergencia. Mediante la Ley Núm. 114 del 6 de septiembre de 1997, Emergencias Médicas se separó del Cuerpo de Bomberos y se denominó como Cuerpo de Emergencias Médicas de Puerto Rico efectivo en el año fiscal 1997-98.

En los años fiscales del 1994-95 al 1996-97 Emergencias Médicas contó con ingresos provenientes de asignaciones legislativas y fondos especiales por $26,720,037 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $25,099,793, según se indica:

Año Asignaciones Fondos Desembolsos fiscal presupuestarias especiales Total y obligaciones Balance

CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO

Anejo 2
PROGRAMA DE EMERGENCIAS MEDICAS

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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