Departamento de Hacienda
Negociado de Bebidas Alcohólicas y Licencias

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe Anejo 2) y los funcionarios principales del Departamento que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Informe de Auditoría en PDF

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Negociado de Bebidas Alcohólicas y Licencias (Negociado) del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamento en las operaciones fiscales del Negociado relacionadas con la confiscación de bebidas y artículos de consumo, la expedición y renovación de licencias y la fiscalización en las plantas de espíritus destilados y las cervecerías. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos del 1 al 3 clasificados como principales:

1. El examen de los procedimientos adoptados y los controles que se mantenían en los cuartos de evidencia en que se almacenaban las bebidas y los artículos de uso y consumo confiscados en los embargos efectuados por los encargados de los distritos de San Juan, Carolina, Mayagüez y Caguas reveló que:

a. Los encargados de los distritos no le requerían al custodio del cuarto de evidencia que preparara un recibo con información de la descripción y cantidad exacta de bebidas o artículos de uso y consumo recibidos.

b. No se efectuaban inventarios físicos de las existencias en los cuartos de evidencia ni se mantenían récords de inventario perpetuo de las mismas.

c. En el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez no se contaba con un extintor para proteger la evidencia en caso de fuego.

d. Los custodios de los cuartos de evidencia, además de mantener el control físico de los artículos confiscados, los anotaban en el libro de evidencia y mantenían la custodia de éste.

Estas situaciones impiden mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con la protección de las bebidas y otros artículos confiscados Además, pueden propiciar que se cometan errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo.

e. En el examen que efectuamos de 68 certificaciones de embargo a infractores de la ley de los distritos de San Juan (17), Carolina (35) y Mayagüez (16) de bebidas y cigarrillos, confiscados entre el 13 de noviembre de 1996 y el 14 de mayo de 1999, determinamos lo siguiente:

(1) El Encargado del Distrito de San Juan no sometió al Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico información sobre 15 de los 17 (88 por ciento) infractores de la ley que no pagaron la multa administrativa dentro del término de 15 días desde que fueron confiscados las bebidas y los cigarrillos. Habían transcurrido entre 58 y 748 días desde la fecha de su ocupación.

Esta situación obstaculiza los procedimientos y puede alentar a que otras personas cometan violaciones de la ley. También ocasiona la acumulación innecesaria de bebidas en el cuarto de evidencia reduciendo el espacio disponible en éste.

(2) No se localizó en el cuarto de evidencia la bebida y otros artículos de uso y consumo confiscados en 7 de 33 (21 por ciento) certificaciones de embargos en los distritos de San Juan (5) y Mayagüez (2). Para estos casos no se nos suministró evidencia de que se dispusiera de la misma por medio de la destrucción o subasta. Tampoco existía autorización escrita del Secretario para disponer de dicha evidencia.

(3) En el cuarto de evidencia del Distrito de Carolina no se localizaron para examen algunas de las unidades de las partidas de bebidas o cigarrillos anotadas en 6 de las 35 (17 por ciento) certificaciones de embargo seleccionadas en la muestra. No se nos suministró evidencia de que se cumpliera con lo establecido en la ley y la reglamentación para disponer de los artículos mencionados.

(4) El custodio del cuarto de evidencia no le había asignado número de caso a la evidencia incluida en 18 de 52 (35 por ciento) certificaciones de embargos de los distritos de San Juan (16) y Carolina (2).

(5) No había constancia de que 16 de 17 (94 por ciento) certificaciones de embargo del Distrito de San Juan se anotaran en el libro de evidencia.

(6) Tampoco se habían anotado en el libro de evidencia una o más de las partidas de bebidas y cigarrillos incluidas en tres de las certificaciones de embargo examinadas en el Distrito de Carolina.

(7) En el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez no se habían registrado en el libro de evidencia 5 de las 16 (31 por ciento) certificaciones de embargo incluidas en nuestras pruebas.

(8) El custodio del cuarto de evidencia del Distrito de San Juan no rotulaba ni organizaba adecuadamente las bebidas u otros artículos confiscados. Estos estaban en cajas o envases colocados en el piso y sobre ellos o dentro de los mismos se les colocaba fotocopia de la certificación de embargo para identificar la evidencia.

(9) En el Distrito de Mayagüez el custodio del cuarto de evidencia no había identificado o rotulado con el número de caso la evidencia confiscada relacionada con 4 de 16 (25 por ciento) certificaciones de embargo.

(10) El custodio del cuarto de evidencia del Distrito de Carolina no identificaba en el libro de evidencia las partidas de bebidas y cigarrillos pendientes de subastarse relacionadas con las certificaciones de embargos.

Las situaciones señaladas impiden mantener un control adecuado de la evidencia confiscada y propician la comisión de errores e irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo. Además, pueden crear dificultad para fijar las responsabilidades correspondientes.

2-a. El examen de las operaciones y los procedimientos relacionados con las licencias de rentas internas expedidas entre enero de 1997 y julio de 1998 de los distritos de San Juan, Caguas y Mayagüez demostró que los encargados de los distritos de San Juan y Caguas no habían establecido un plan de visitas a los negocios para verificar la clasificación de las licencias.

Esta situación impide al Gobierno determinar la necesidad de reclasificar las licencias y, por lo tanto, deja de recibir recursos adicionales para su funcionamiento.

b. La División de Licencias del Negociado mantenía un inventario de las licencias de rentas internas en blanco conocido como "prenumerados". La referida División asignaba dichas licencias a los distritos por medio de los encargados de éstos. En los distritos visitados pudimos determinar mediante observación y entrevistas que:

(1) No se mantenían registros de inventario perpetuo de los "prenumerados".

(2) No se hacían inventarios periódicos de los mismos.

(3) No se utilizaban documentos o recibos oficiales para el despacho de éstos.

Estas situaciones impiden a los distritos mantener un control adecuado de los "prenumerados" y de los balances existentes para cubrir las necesidades de los clientes. Además, pueden propiciar irregularidades en el manejo de modelos de licencias y que no se detecten a tiempo.

c. Los encargados de los distritos preparaban y enviaban mensualmente al Negociado el Informe de Prenumerados Usados junto con las licencias prenumeradas anuladas. Un análisis de los informes sometidos entre julio de 1996 y febrero de 1999 de los distritos mencionados reveló lo siguiente:

(1) Al 10 de marzo de 1999 el Encargado del Distrito de San Juan no había sometido al Negociado los informes correspondientes a los meses de octubre de 1998 a febrero de 1999. Tampoco había enviado las licencias anuladas durante el período de marzo de 1998 a febrero de 1999.

(2) El Encargado del Distrito de Caguas no había enviado al Negociado las licencias prenumeradas anuladas en el período correspondiente entre octubre de 1997 y diciembre de 1998.

Estas situaciones impiden al Negociado ejercer un control adecuado sobre estas operaciones y pueden propiciar la comisión de irregularidades.

d. Del examen de las operaciones relacionadas con la renovación de las licencias en el Negociado y en los distritos antes indicados determinamos lo siguiente:

(1) Los empleados de la División de Licencias no cotejaban las licencias que se recibían del Negociado de Sistemas de Información del Departamento contra el Registro Alfabético de Tenedores de Licencias (Registro de Licencias) que suministraba dicho Negociado. En los distritos tampoco se hacía dicho cotejo una vez se recibían las licencias del Negociado ni cuando los distritos las entregaban a las colecturías.

La falta de cotejo de los documentos impide al Negociado y a los encargados de los distritos determinar la corrección y confiabilidad de la información registrada en los registros de las licencias emitidas.

(2) En visita efectuada al Distrito de San Juan el 10 de marzo de 1999 determinamos que sobre una mesa había 4,411 licencias sin renovar que no habían sido investigadas. Además, había 1,498 licencias pendientes de cancelación. Tampoco se habían hecho las anotaciones correspondientes en el Registro de Licencias para las licencias del 1998 que fueron renovadas en las colecturías de San Juan, Santurce, Puerto Nuevo y Guaynabo del Distrito de San Juan.

Esta situación impide asegurar la corrección e identificación apropiada de los contribuyentes que no han renovado sus licencias. Además, puede propiciar que los comerciantes operen sus negocios sin la correspondiente licencia, lo cual priva al Gobierno de recursos necesarios para su funcionamiento.

e. Mediante la "Notificación de Violación a la Ley de Bebidas Alcohólicas" (Modelo 34-47), la cual funciona como una licencia provisional, se autoriza al nuevo dueño de un negocio a vender bebidas alcohólicas con licencia del dueño anterior por un término de 60 días. Dentro de dicho

período el nuevo dueño del negocio debe someter los documentos necesarios para obtener una licencia a su nombre. Determinamos lo siguiente sobre el Modelo 34-47:

(1) No se mantenían registros de inventario perpetuo de dichos modelos.

(2) No eran prenumerados. Tampoco se numeraban cuando se utilizaban.

(3) En los distritos de San Juan y Caguas no se mantenía un registro de éstos una vez se expedían.

Estas situaciones impiden que el Negociado y los distritos puedan ejercer un control adecuado sobre los referidos modelos. Además, propician el ambiente para que se cometan irregularidades que no puedan ser detectadas a tiempo y fijar las correspondientes responsabilidades.

(4) El Agente de Rentas Internas a cargo de los modelos 34-47 en el Distrito de San Juan no daba seguimiento adecuado a los casos de dueños de negocios a quienes les habían expedido notificaciones de violación a la Ley de Bebidas Alcohólicas. Al 17 de marzo de 1999 había pendientes 19 casos de dueños de negocios a los que se les habían expedido notificaciones entre el 16 de enero y 29 de diciembre de 1998. Estos casos llevaban entre 18 y 335 días luego de vencido el período de tiempo concedido para obtener la licencia a su nombre. En tres de estos casos se le había expedido al comerciante otra notificación concediéndole tiempo adicional.

Esta situación permite a los dueños de negocios operar negocios sin licencias en violación de la ley y puede promover que otros comerciantes hagan lo mismo. Además, en estos casos el Gobierno deja de recibir recursos que son necesarios para su funcionamiento.

3-a. El examen de las operaciones de una planta de espíritus destilados reveló que, contrario a la reglamentación aplicable:

(1) Los agentes del Negociado destacados en esta planta no ejercían una supervisión inmediata durante el tiempo que tomaba realizar las operaciones en el Cuarto de Cisterna y la

Sección de Almacenaje de la Destilería, según pudimos comprobar en visita efectuada el 19 de marzo de 1998 con el Agente de Rentas Internas, Supervisor de dicha planta. En el Cuarto de Cisterna los agentes no verificaban personalmente la producción diaria tomada por el representante del industrial de la prueba de los espíritus destilados, del ajuste de la fuerza alcohólica (grados de alcohol) de la misma y el traspaso de la producción a la Sección de Almacenaje. En esta última sección los agentes tampoco verificaban personalmente los traspasos de espíritus destilados a otros rectificadores o fabricantes, así como las salidas y entradas de espíritus destilados que por ley estaban libres de impuestos.

(2) En la referida visita se nos informó que los agentes no ejercían una supervisión directa en el Almacén de Adeudo de Rectificador cuando se efectuaban despachos de barriles libre de impuestos para otras firmas o para dependencias de la misma firma ubicadas fuera de los terrenos de la planta.

(3) Los agentes no supervisaban personalmente el llenado y vaciado de barriles en la Cámara de Proceso ni las operaciones de llenado de los camiones-tanques relacionados con el despacho de ron a granel a los Estados Unidos. La supervisión sobre estas operaciones era general, según se nos informó.

(4) En las secciones de Rectificación Bajo Adeudo y la de Envase de la Planta de Rectificación los agentes tampoco realizaban una supervisión inmediata sobre la verificación de la prueba del producto que se sometía a envase, del producto que era recibido para ser elaborado y ser sometido a envase y sobre la verificación y certificación de la producción diaria de los productos terminados traspasados a los almacenes Ad-Hoc.

(5) Observamos que no se mantenían candados oficiales para cerrar las tuberías conductoras de espíritus destilados, las puertas, los portones o cualquier otro aditamento utilizados para salvaguardar la entrada de aquellas dependencias afianzadas que deberían estar bajo el control combinado del Secretario y el industrial. Tampoco se instalaban precintos oficiales o ligadura sellada en las uniones universales, válvulas y bombas que unían las tuberías de la destilería por donde fluían los espíritus destilados y vapores alcohólicos.

(6) Los agentes no ejercían una supervisión inmediata sobre las operaciones de los almacenes Ad-Hoc. La supervisión que ejercían sobre los mismos era general. En nuestra visita del 19 de marzo de 1998 observamos que el almacén Ad-Hoc Estatal estaba abierto, y no había un representante del Negociado.

(7) Los agentes no tenían llaves de los almacenes Ad-Hoc Federal ni del que era Libre de Impuestos. Estos estaban bajo la custodia de un empleado de la planta industrial.

(8) No se mantenían registros de inventario perpetuo en los referidos almacenes, según nos fuera informado por el Agente de Rentas Internas a cargo de la supervisión de la planta industrial mencionada.

(9) El Negociado no le requería al Supervisor de esta planta un informe que permitiera comparar el total de galones prueba producidos, según el "Informe Mensual de Movimiento de Rectificación" con el total de galones prueba envasados. Esto para asegurarse de que se haya declarado toda la bebida sujeta al pago de impuestos.

Las situaciones comentadas impiden al Negociado ejercer un control adecuado de las operaciones llevadas a cabo en la referida planta industrial y puede propiciar el que se cometan irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo.

b. Al examinar las operaciones de una cervecería determinamos que, contrario al reglamento aplicable:

(1) Los agentes destacados en esta planta no estaban presentes en el área de los tanques de la Nevera para observar el proceso de recibo y despacho de cerveza.

(2) No se había exigido a la cervecería que instalara candados oficiales a los referidos tanques para el control por agentes del Negociado.

(3) En el Almacén de Productos Terminados el agente mantenía las llaves de un candado oficial que daba acceso a una sección de dicho almacén. Sin embargo, observamos que dicha sección tenía otra entrada que era controlada totalmente por empleados de la cervecería. Observamos, además, que el candado oficial se dejaba abierto para que empleados de la cervecería movieran cervezas en las horas en que no hay un agente presente.

Las situaciones antes mencionadas impiden al Negociado ejercer un control adecuado sobre las operaciones llevadas a cabo en la cervecería y pueden propiciar el que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo.

El Informe de Auditoría DA-00-22 emitido por el Subcontralor el 16 de marzo de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejo 1

NEGOCIADO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y LICENCIAS

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Negociado está adscrito al Area de Rentas Internas del Departamento y lo dirige un Director nombrado por el Secretario de Hacienda. El Negociado tiene la función de inspeccionar las destilerías, cervecerías, plantas de rectificación, fábricas, establecimientos comerciales y almacenes de adeudo que están sujetos al pago de impuestos y derechos de licencias. Este es el responsable de desarrollar y evaluar los programas que se necesitan para mantener el control de la industria de bebidas alcohólicas, del comercio licorista y para identificar e imponer multas a infractores. Dichas funciones se establecen en la Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, según enmendada, conocida como "Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994" (Código de Rentas Internas). La Ley Núm. 265 del 4 de septiembre de 1998 le adicionó dichas funciones al Código de Rentas Internas y derogó la Ley. Núm. 143 del 30 de junio de 1969, conocida como "Ley de Bebidas de Puerto Rico".

Como parte de la Reforma Administrativa del Departamento, a partir del 1 de julio de 1996, al Negociado se le asignaron las operaciones relacionadas con los procesos de investigación, aprobación, expedición y renovación de las licencias de rentas internas para: transportadores aéreos, marítimos y terrestres, venta de vehículos de motor, venta de gasolina y para fabricación de cemento. Dichas funciones fueron transferidas del Negociado de Arbitrios Generales (actual Negociado de Control de Puertos).

En los años fiscales 1996-97 al 1998-99 se recaudaron en el Departamento $1,606,306,866 por la imposición y cobro de impuestos sobre bebidas alcohólicas y embarques y sobre derechos de licencias de rentas internas, según se indica:

Impuestos sobre Año Bebidas Licencias de fiscal alcohólicas rentas internas Total

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CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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