Nota: Este
Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación
y contenido de los hallazgos del informe
(Anejo 2) y los funcionarios principales
de los Servicios de Imprenta que actuaron
durante el período auditado (Anejo 3).
Informe
de Auditoría Completo en PDF
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales de los Servicios
de Imprenta (Imprenta) del Departamento
de Educación (Departamento), para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y la
reglamentación vigentes.
Las pruebas efectuadas
demostraron que las operaciones fiscales
objeto de este informe se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por los siguientes dos
hallazgos clasificados como principales:
1-a. Al 31 de diciembre
de 1998 el sistema de contabilidad de la
Imprenta reflejaba un atraso de cinco años
en lo que respecta al registro de transacciones
contables en el
Mayor General. A dicha
fecha las transacciones estaban registradas
hasta el 30 de junio de 1993. Ello, a pesar
de que en septiembre de 1992 el Departamento
pagó $63,412 a una firma de contadores públicos
autorizados para que diseñara e implantara
un sistema de contabilidad computadorizado,
actualizara la contabilidad y preparara
los estados financieros. Dicha firma entregó
el referido sistema de contabilidad, el
Registro Contable y los estados financieros
al 30 de junio de 1992. La Directora de
Finanzas utilizó el programa de computadora
adquirido para contabilizar las transacciones
relacionadas con las operaciones de la Imprenta
hasta el 30 de junio de 1993. A partir de
dicha fecha, la División de Finanzas registraba
manualmente en una libreta los comprobantes
de pago y las órdenes de compra por orden
de número y fecha. Además, preparaba para
uso interno o a solicitud de otras agencias
del Gobierno, hojas de trabajo relacionadas
con los objetos de desembolsos, las cuentas
por cobrar y las cuentas a pagar.
La situación comentada
impide al Director de la Imprenta, al Departamento
de Educación y al Departamento de Hacienda
mantener información financiera actualizada
y confiable de sus operaciones para la toma
de decisiones en el desarrollo de sus actividades.
Esto, además, impidió preparar sus estados
financieros para someterlos a las entidades
mencionadas.
b. El 10 de junio de 1997
se adquirió una computadora por $2,197 para
registrar las transacciones de las operaciones
de la Imprenta. Al 31 de diciembre de 1998
ésta no se había utilizado.
La situación comentada
denota falta de planificación en la compra
de la computadora.
2. El examen de nueve tareas
que la Imprenta realizó para el Departamento
entre agosto de 1996 y septiembre de 1997
por $413,569 reveló que las mismas se realizaron
y se entregaron al Departamento sin haber
recibido de éste la "Obligación y Orden
de Compra" (Modelo SC-714). Además,
al 30 de junio de 1998 tres de dichas tareas
por $137,417 estaban pendientes de cobro.
La situación comentada
impide al Director de la Imprenta ejercer
un control adecuado sobre su presupuesto.
Además, propicia demora en los trámites
para cobrar por los trabajos realizados
y, por consiguiente, aumento en las cuentas
por cobrar. Ejemplo de esto último es que
al 30 de junio de 1998 el Departamento adeudaba
a la Imprenta $1,461,323 por trabajos realizados
en los años fiscales 1989-90 al 1997-98.
Esto afecta la liquidez del Fondo de la
Imprenta y, por ende, sus operaciones.
El Informe de Auditoría
DA-00-20 emitido por el Contralor el 6 de
marzo de 2000 estará disponible en la Biblioteca
General de Puerto Rico del Instituto de
Cultura Puertorriqueña para que las personas
interesadas puedan obtener información detallada
sobre el mismo.
Anejo 1
DEPARTAMENTO DE
EDUCACION
SERVICIOS DE IMPRENTA
INFORMACION SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA
La Imprenta fue creada
en virtud de la Ley Núm. 22 del 26 de abril
de 1954, según enmendada. Sus operaciones
se sufragan del Fondo de Capital Industrial
del Programa de Editorial del Departamento
(Fondo de la Imprenta) que se creó por la
Ley Núm. 50 del 15 de junio de 1956. La
Imprenta tiene como función principal la
producción técnica de los libros de texto
para las escuelas públicas de Puerto Rico
y de otro material didáctico, cultural,
informativo y de funcionamiento para el
sistema educativo en general y organizaciones
y centros que agrupen envejecientes. Además,
puede brindar servicios a otros departamentos
y agencias del Gobierno mediante paga, así
como al público en general cuando éstos
lo soliciten.
La Imprenta está adscrita
al Area de Servicios Auxiliares del Departamento.
La administración y supervisión de ésta
la ejerce un Director nombrado por el Secretario
del Departamento. La Imprenta lleva a cabo
sus operaciones a través de las divisiones
de Administración, Finanzas, Planificación
y Producción.
Según los récords del Departamento
de Hacienda, en los años fiscales 1995-96
al 1997-98 el Fondo de la Imprenta recibió
recursos por $7,563,127 y efectuó desembolsos
por $6,132,425, según se indica:
| Año
fiscal |
Recursos |
Desembolsos |
Sobrante |
| |
|
|
|
| 1995-96 |
$3,321,406 |
$2,254,661 |
$1,066,745 |
| |
|
|
|
| 1996-97 |
2,534,254 |
2,324,483 |
209,771 |
| |
|
|
|
| 1997-98 |
1,707,367 |
1,553,281 |
154,086 |
| |
|
|
|
| Totales |
$7,563,027 |
$6,132,425 |
$1,430,602 |
Anejo 2
DEPARTAMENTO DE
EDUCACION
SERVICIOS DE IMPRENTA
CLASIFICACION Y
CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes de
auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las pruebas realizadas.
Estos se clasifican como principales y secundarios.
Los principales incluyen desviaciones de
disposiciones con un efecto material, tanto
en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo,
sobre las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos
encontrados en la auditoría indicativos
de que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco
de referencia para evaluar la situación.
Es principalmente una ley, reglamento, carta
circular, memorando, procedimiento, norma
de control interno, norma de sana administración,
principio de contabilidad generalmente aceptado,
opinión de un experto o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa,
real o potencialmente, no cumplir con el
criterio.
4. Causa - La razón fundamental
por la cual ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que se
tomen las medidas necesarias sobre los errores,
irregularidades o actos ilegales señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
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