Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Informe de Auditoría Completo en PDF

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Negociado de Recaudaciones (Negociado) del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Las pruebas efectuadas de las operaciones del Negociado objeto de este informe revelaron violaciones de ley y de reglamento y ausencia de controles internos en las operaciones relacionadas con: la desaparición de fondos recaudados; los cheques recibidos para el pago de deudas contributivas, el embargo de propiedades para el pago de deudas contributivas; los planes

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de pago; los descuentos de sueldo para el pago de deudas contributivas; las contribuciones en peligro de perderse; la preparación del "Comprobante de Imposición de Recibos y/o Ajustes", y la intervención de los cobros generales. En nuestra opinión dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos clasificados como principales del 1 al 6:

1. Contrario a la ley, no se notificó a la Oficina del Contralor la desaparición de recaudaciones por $25,990 efectuadas en la Colecturía de Rentas Internas de Río Piedras, según se indica:

El 3 de mayo de 1996 la Colectora de la Colecturía de Rentas Internas de Río Piedras entregó una valija con recaudaciones por $25,990 a un oficial de una corporación de transporte de valores (corporación) para ser depositadas en la cuenta del Secretario en un banco comercial, según el contrato vigente. El 7 de mayo de 1996 el oficial de la corporación alegadamente entregó erróneamente dicha valija a un representante de la Unidad de Cotejo de la Lotería de Puerto Rico. Estas recaudaciones nunca se depositaron en la cuenta del Secretario ni fueron encontradas en dicha Unidad.

El 28 de junio y el 25 de noviembre de 1996 el Departamento solicitó de la corporación el reembolso de los $25,990. El 3 de septiembre de 1996 y el 11 de febrero de 1997 la corporación contestó las solicitudes del Departamento denegando la reclamación, porque alegadamente no hubo pérdida de las recaudaciones, ya que el dinero fue entregado en la Lotería de Puerto Rico.

El 19 de agosto de 1998 y el 18 de febrero de 1999 el Departamento radicó en el Tribunal Superior, Sala de San Juan, por conducto del Departamento de Justicia, una demanda por incumplimiento de contrato contra la corporación. Al 9 de septiembre de 1999 dicha demanda no había sido resuelta por dicho Tribunal.

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La omisión de no informar al Contralor de Puerto Rico contraviene lo dispuesto en la ley y la reglamentación.

2-a. El Negociado recibió 7,425 cheques de individuos y de corporaciones por $8,839,460 entre el 12 de abril y el 21 de mayo de 1999 para el pago de planillas de contribución sobre ingresos y de arbitrios. Estos cheques fueron enviados a los administradores de colecturías de Ponce, Caguas y Arecibo y a los colectores de las colecturías de Río Piedras, Puerto Nuevo, Santurce, Barrio Obrero y Carolina para su aplicación y depósito. Los mismos se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 8 a 66 días.

b. Al 25 de junio de 1998 había en el Negociado otros 4,377 cheques por $2,621,738 pendientes de depositar. Estos fueron recibidos entre el 1 de abril y el 24 de junio de 1998 para el pago de contribuciones. Estos cheques luego se depositaron en la cuenta del Secretario con tardanzas de 2 a 246 días.

c. La Sección de Quiebras del Negociado (Sección) tenía atrasos considerables en el depósito de los cheques recibidos de los contribuyentes que se acogían al Código Federal de la Ley de Quiebras. De los registros de la Sección se desprende que ésta tenía, al 5 de marzo de 1999, en una caja de seguridad 3,137 cheques por $1,128,116 sin depositar. Estos fueron recibidos de los "Síndicos" de la Corte de Quiebras entre el 5 de octubre de 1998 y el 25 de febrero de 1999. Dichos cheques fueron depositados entre el 11 de marzo y el 21 de junio de 1999 con tardanzas que fluctuaron entre 15 y 234 días.

Estas situaciones pueden propiciar que se extravíen cheques o la comisión de irregularidades con los mismos y que no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Además, retrasa el depósito de los mismos en la cuenta del Secretario y privan al Fondo General del Gobierno de tener esos recursos disponibles prontamente.

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d. El examen de las operaciones relacionadas con el control de otros 20,063 cheques por $4,149,115 recibidos en la Sección durante los años fiscales 1996-97 y 1997-98 reveló lo que se indica a continuación:

(1) Los cheques eran entregados por los "Síndicos" a los representantes de la Sección que acudían a las vistas de la Corte de Quiebras sin que mediara un recibo ni una relación en la que se certificara la cantidad y el detalle de los cheques recibidos.

(2) Los representantes de la Sección entregaban los cheques a una empleada asignada por el Supervisor de la Sección, sin mediar recibo alguno.

(3) El Supervisor de la Sección y tres técnicas en contribuciones que trabajaban con los cheques recibidos tenían acceso a la caja de seguridad. Estos tomaban directamente de la caja de seguridad los cheques para procesarlos, sin que tampoco mediara recibo alguno.

Esta situación puede propiciar que se extravíen dichos cheques o la comisión de irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.

3. La División de Cumplimiento y Cobros (División) del Negociado no hacía gestiones efectivas para cobrar las contribuciones sobre ingresos pendientes. El examen para determinar la efectividad de las gestiones de cobro realizadas por la División en 45 casos por $5,786,362 de contribuciones sobre ingresos y arbitrios correspondientes a los años contributivos del 1992 al 1998 reveló lo siguiente:

a. En 17 casos (37 por ciento) por $2,381,401 no se hicieron investigaciones para determinar si los contribuyentes poseían bienes inmuebles o derechos reales sobre los cuales se pudieran anotar embargos preventivos en el Registro de la Propiedad.

b. La Sección de Tele-Colecturía tampoco daba seguimiento a las solicitudes que hacían a los distritos de cobro para que hicieran las investigaciones mencionadas en el apartado anterior.

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c. La Sección de Tele-Colecturía no exigía a los distritos de cobro que informaran a ésta el resultado de dichas investigaciones y de los embargos anotados a las propiedades de los contribuyentes para tomar las medidas correspondientes.

d. El examen de 25 expedientes por $8,144,677 de contribuciones sobre ingresos y arbitrios reveló que:

(1) En seis casos (24 por ciento) por $691,123 de contribuciones sobre ingresos no se notificó a los contribuyentes los embargos anotados en el Registro de la Propiedad.

(2) La División no requería a los encargados de los distritos de cobro informes periódicos de las gestiones realizadas para cobrar dichas contribuciones.

(3) De los 25 expedientes mencionados, 15 (60 por ciento) carecían de información importante sobre los requisitos contenidos en las ofertas y los compromisos. Entre otros, sobre los estudios de título de las propiedades y sobre los embargos anotados y notificados a los contribuyentes.

Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. El no requerir los informes que se mencionan en el apartado 3-d(2) priva al Negociado de medios efectivos para determinar las medidas a tomar por el Departamento en relación con las gestiones realizadas por los encargados de los distritos de cobro.

4. De julio de 1996 a junio de 1998 la Sección de Embargos del Negociado recibió 23 expedientes de deudas contributivas por $2,714,776 de los distritos de cobro para que se tramitara el cobro de las deudas mediante la venta en subasta pública de las propiedades sobre las cuales se anotaron embargos en el Registro de la Propiedad. El examen de 10 de dichos expedientes por $2,195,468 demostró lo siguiente:

a. No se solicitaron las tasaciones para las propiedades de dos contribuyentes que tenían deudas contributivas por $1,497,633 y $71,982, respectivamente.

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b. La Sección de Embargos no daba seguimiento a las tasaciones que se solicitaban a los tasadores privados para determinar si la valoración de los bienes resultaba suficiente para cubrir el total de la deuda establecida. Al 31 de enero de 1999 había 8 casos con deudas por $625,852 en los que transcurrieron entre 7 y 203 días para que se realizaran las tasaciones de los bienes embargados.

Las situaciones señaladas retrasan el proceso de subasta, lo que priva al Gobierno de obtener prontamente los recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento.

5-a. El examen de 10 expedientes de planes de pagos por $206,230 concedidos entre octubre de 1996 y abril de 1998 por la Sección de Tele-Colecturía del Negociado para liquidar deudas de contribuciones sobre ingresos reveló que:

(1) En 3 planes de pagos (30 por ciento) por $55,857 no se exigió a los contribuyentes que firmaran la "Notificación de Aprobación de Plan de Pagos".

(2) En 9 casos (90 por ciento) por $174,914 no se exigió a los contribuyentes garantía alguna para el cobro de las contribuciones.

(3) En otros 5 casos (50 por ciento) por $101,553 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $21,186 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos.

b. En el examen de otros 69 casos de planes de pagos por $234,918, los cuales tenían atrasos en sus pagos a planes concedidos durante el mismo período, determinamos lo siguiente:

(1) En 16 casos (23 por ciento) por $60,146 no se exigió a los contribuyentes el pago de recibos por $36,685 puestos al cobro con posterioridad al plan de pagos.

(2) En 41 casos (59 por ciento) por $143,011 los contribuyentes tenían atrasos de 3 a 15 meses por $26,151 en sus planes de pago y no se tomaron medidas para cobrar la deuda.

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El incumplimiento con los procedimientos citados priva al Gobierno de medios eficaces para asegurar el cobro de las contribuciones objeto de planes de pagos. Esto ocasiona la acumulación de deudas, lo cual priva al Gobierno de recursos para atender sus gastos de funcionamiento. Además, puede ocasionar que las deudas se conviertan en incobrables.

6. La Sección de Análisis y Descuento de Sueldo del Negociado se encarga de trabajar los casos de descuentos de sueldo (descuentos) por deudas atrasadas de contribuciones sobre ingresos y arbitrios de empleados públicos, municipales, de corporaciones públicas y por contrato. El descuento es un mecanismo que utiliza el Departamento para retener mensualmente de las nóminas de sueldo las deudas que tienen con el Gobierno los funcionarios y empleados públicos. Esto se hace mediante la "Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación" (Modelo SC-776).

Según los registros del Negociado de Sistemas Electrónicos del Departamento, al 31 de diciembre de 1998 había 21,235 empleados gubernamentales que tenían deudas contributivas por $46,584,327. El examen relacionado con los referidos descuentos reveló lo siguiente:

a. No se había preparado la "Notificación de Deuda" para descuentos de sueldo para dichos empleados.

b. Desde febrero de 1997 la Supervisora de la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo no había solicitado al Negociado de Sistemas Electrónicos la "Lista de Empleados Públicos con Contribuciones Adeudadas por Agencias" para realizar los descuentos correspondientes.

c. No se llevaba un registro para verificar si la agencia para la que trabajaba el empleado realizaba el descuento correspondiente. Esto era necesario para verificar que se efectuaran y se recibieran los pagos establecidos.

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d. El examen de 10 expedientes de descuentos por $144,301 concedidos de julio de 1996 a febrero de 1998 por la Sección de Análisis y Descuento de Sueldo para liquidar deudas contributivas sobre ingresos de igual número de contribuyentes reveló que:

(1) En tres casos por $30,939 (30 por ciento) se acordaron descuentos a efectuarse en 36 meses y en otro por $1,741 en 24 meses, en lugar de los 12 meses reglamentarios. No había evidencia que justificara dicha concesión adicional.

(2) No se había designado un empleado para controlar los expedientes de descuentos. Todos los empleados de dicha Sección tenían acceso a los mismos.

(3) No se daba seguimiento a las "Notificaciones de Deuda" emitidas para determinar si los descuentos se habían efectuado.

Las situaciones señaladas ocasionan la acumulación innecesaria de deudas contributivas. Esto priva al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento. Además, por el tiempo que transcurre, las referidas deudas se pueden convertir en incobrables. También pueden propiciar la comisión de irregularidades.

El Informe de Auditoría DA-00-13 emitido por el Subcontralor el 30 de diciembre de 1999 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo.

Anejos

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejo 1

NEGOCIADO DE RECAUDACIONES

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Negociado forma parte del Area de Rentas Internas (Area) del Departamento. Se creó en el 1951 en virtud de la facultad conferida al Secretario de Hacienda por el Artículo 287 del Código Político, según enmendado. El aumento en el número de colecturías conforme al crecimiento en la población, así como los requerimientos contributivos y otros servicios relacionados propiciaron la creación del Negociado para darle paso a la sana política de separar las funciones de imposición y cobro de las contribuciones.

El Negociado tiene como función principal allegar fondos al erario para la implantación de los programas gubernamentales mediante el cobro de las contribuciones determinadas por los distintos negociados impositivos del Departamento, los derechos de licencias y otros impuestos generales mediante la venta de sellos de rentas internas.

Además, tiene el objetivo del recaudo de las deudas de años anteriores y evitar que las mismas se conviertan en incobrables.

En los años fiscales del 1993-94 al 1997-98 el Negociado efectuó recaudaciones por conducto de las colecturías de rentas internas por $21,944,048,068, según el "Listado de Cantidad de Transacciones", desglosados como sigue:

Año Total

fiscal recaudado

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejo 2

NEGOCIADO DE RECAUDACIONES

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

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