Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración del Derecho al Trabajo (ADT) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este segundo y último informe contiene el resultado del examen que realizamos del Programa Acción Juventud 2000 (Programa), de un contrato otorgado a un municipio para proveer empleos, de los contratos por servicios profesionales y consultivos para auditoría y para sistemas de información y del Plan de Reorganización Interna de la ADT.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones de la ADT objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1-a.  A la ADT se le asignaron $42.8 millones para desarrollar el Programa durante junio y julio de 1996 y $23,150,000 para junio y julio de 2000. En las ocho oficinas regionales de la ADT se reclutaron y se nombraron los participantes del Programa de los referidos años. La ADT nombró 87,032 participantes e incurrió en gastos por $46,551,681 para el Programa durante junio y julio de 1996. Para el verano de 2000 se nombraron 48,812 participantes y se incurrió en gastos por $14,545,890. El examen realizado reveló lo siguiente:

1)  Contrario a la ley, el Administrador no sometió a la Oficina de Gerencia y Presupuesto un informe detallado sobre el uso de los fondos asignados por $42.8 millones para el Programa en junio y julio de 1996. En el referido informe se debía indicar, entre otras cosas, información sobre la cantidad de participantes nombrados, detalle de las nóminas y de los beneficios marginales pagados y los gastos por salarios, y descripción, costos y distribución de los materiales adquiridos. Esta situación privó al Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto de información necesaria para evaluar el funcionamiento del Programa ese año y si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo acordado.

2)  Examinamos los expedientes de 25 de 3,811 participantes de junio y julio de 2000 de una de las ocho oficinas regionales. Nuestro examen reveló lo siguiente:

 

a)  En mayo y junio de 2000 la ADT nombró seis participantes para trabajar en proyectos del Programa del Municipio de Santa Isabel, a los cuales se le pagaron $2,472. Contrario a la reglamentación aplicable, en los expedientes de los referidos seis participantes no se encontró evidencia de las hojas de asistencia de éstos a las áreas de trabajo a las que fueron asignados.

b)  En agosto de 2000 la Oficina de Informática de la ADT preparó una lista de los 3,811 participantes nombrados. Contrario a la reglamentación vigente, dicha Oficina no envió la referida lista a la oficina regional para la revisión correspondiente previo a la emisión de los cheques para los participantes.

c)  Contrario a la reglamentación aplicable, las hojas de asistencia de 14 de los participantes (56 por ciento) no estaban firmadas ni aprobadas por el Gerente de la Oficina Regional o por su representante autorizado.

d)  La ADT canceló 20 cheques por $7,609 emitidos en julio y agosto de 2000, los cuales fueron devueltos por las personas que los recibieron debido a que éstos no participaron en el Programa. Contrario a normas de sana administración y de control interno, la ADT no realizó una investigación para determinar las razones por las cuales se emitieron y se distribuyeron los referidos cheques.

e)  Se pagó en exceso $103 a un participante por 20 horas de servicios que no prestó.

Las situaciones comentadas en el Apartado 2) no permiten a la ADT ejercer un control efectivo de la asistencia de los participantes y de los pagos correspondientes. Además, propician el ambiente para que se realicen pagos indebidos como los mencionados en los apartados a), d) y e).

3)  Una empleada renunció a su puesto en julio de 2000 y la Gerente de la Oficina Regional no informó a la Sección de Nóminas de la ADT dicha renuncia para suspender los pagos de sueldo. En julio y agosto de 2000 la ADT efectuó pagos por sueldos por $1,235 a la referida empleada correspondientes a dichos meses, a los cuales no tenía derecho debido a que no trabajó. La empleada devolvió a la ADT los cheques emitidos. La situación comentada impide a la ADT ejercer un control adecuado sobre los pagos por sueldos. Además, propicia la comisión de irregularidades.

4)  Contrario a la reglamentación aplicable, las solicitudes de 10 de los 25 participantes (40 por ciento) del Programa, carecían de la firma del gerente o representante autorizado de la ADT y la del solicitante o padre de éstos. Esto a pesar de que las solicitudes proveían para dichas firmas.

5)  Contrario a la reglamentación vigente, el duplicado del documento de nombramiento de 23 de los participantes (92 por ciento) no contenía la firma de la Gerente de la Oficina Regional.

6)  Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, en los expedientes de 13 de los 25 participantes (52 por ciento) no se incluyó la carta de citación. Además, en cuatro de los expedientes faltaba la certificación de estudiante, copia del certificado de nacimiento, copia de la tarjeta de seguro social federal y documento de corroboración de residencia.

Las situaciones comentadas en los apartados 4) al 6) no le permitieron a la ADT ejercer un control efectivo sobre los procesos de reclutamiento y nombramiento de los participantes del Programa.

Las situaciones comentadas en los apartados 1) al 3) impiden a la ADT ejercer un control efectivo sobre el referido contrato y la utilización de los fondos asignados para dicho propósito. Además, pueden dar lugar a que se cometan errores o irregularidades y que los mismos no se detecten a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

De junio de 1993 a noviembre de 2000 la ADT pagó $863,458 a la firma de contadores públicos autorizados por los servicios prestados en virtud de los referidos contratos y por servicios relacionados con la preparación de un manual de programas de auditoría. Nuestro examen sobre el particular reveló lo siguiente:

1)  Contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, la ADT no sometió a la Oficina del Contralor copia de los contratos y sus enmiendas, formalizados por $847,414. Esta situación impidió que esta Oficina incluyera dichos contratos en su sistema computadorizado diseñado para el registro de los contratos otorgados por las entidades gubernamentales y que los mismos estuvieran accesibles a la ciudadanía en calidad de documentos públicos.

2)  Contrario a normas de sana administración, el contrato formalizado en febrero de 1993 para realizar la auditoría del año fiscal 1991-92 se adjudicó a una firma cuya propuesta excedió por $31,810 a la presentada por otra firma que cumplió con las especificaciones. En los documentos relacionados con dicha adjudicación no se establecieron las razones, si alguna, para esa decisión. Esta situación ocasionó que la ADT pagara $31,810 en exceso por esos servicios.

3)  Contrario a la reglamentación vigente, la ADT no sometió al Departamento de Hacienda, para la evaluación correspondiente, las cuatro propuestas recibidas de las firmas de contadores públicos autorizados para contratar la auditoría del año fiscal 1991-92. Esta situación impidió que el Departamento de Hacienda pasara juicio sobre las referidas propuestas e hiciera sus recomendaciones. Además, pudo dar lugar a que en la adjudicación del contrato se favoreciera a una firma en particular, en detrimento del interés publico.

4)  Contrario a la reglamentación aplicable, la ADT no notificó a la Oficina de Auditoría Interna del Departamento de Hacienda las justificaciones para la contratación de los servicios de la misma firma de contadores públicos autorizados para efectuar las auditorías de los años fiscales 1992-93 y 1993-94.

5)  El contrato formalizado en marzo de 1994 para realizar las auditorías de los años fiscales 1992-93 y 1993-94 se otorgó a la firma de contadores públicos autorizados a pesar de que a esa fecha ésta no había terminado la auditoría del año fiscal 1991-92. Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, la ADT no realizó una evaluación que justificara la contratación de la referida firma para realizar esas auditorías.

Las situaciones comentadas en los apartados 4) y 5) impidieron a la ADT mantener un control adecuado sobre la contratación de los referidos servicios. Además, pudieron dar lugar a que en la adjudicación del contrato se favoreciera a un proveedor en particular, en detrimento del interés público.

6)  Contrario a cláusulas contractuales, la firma de contadores públicos autorizados emitió el informe de la auditoría del año fiscal 1991-92 con una tardanza de 179 días. La situación señalada privó a la ADT de tener disponible dicho informe en la fecha establecida para conocer su situación financiera y de ser enviado a las agencias federales correspondientes y al Departamento de Hacienda con prontitud.

7)  En el contrato formalizado en marzo de 1994 para realizar la auditoría del año fiscal 1992-93, los honorarios se estipularon en $1,000 en exceso a los incluidos en la propuesta sometida a la ADT por la firma de contadores públicos autorizados. En la ADT no había evidencia de las razones por las cuales se contrató por ese importe en exceso. Esta situación ocasionó que la ADT pagara en exceso $1,000 por dichos servicios.

8)  Contrario a normas de política pública y de sana administración, la ADT no obtuvo propuestas de otros licitadores para adjudicar el contrato formalizado en julio de 1997 por $41,300 para asesoramiento en la reestructuración de la Oficina de Monitoría. Esta situación privó a la ADT del beneficio que pudo haber derivado de obtener condiciones más favorables en el proceso de la negociación y contratación de dichos servicios.

9)  De junio de 1998 a marzo de 2000 la ADT pagó $16,044 a la firma de contadores públicos por la preparación de un manual de programas de auditoría sin la formalización de un contrato escrito. Esta situación no permite a la ADT ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los desembolsos correspondientes.

10)  Contrario a la política pública sobre la contratación de servicios profesionales y consultivos y a la reglamentación aplicables, en el contrato formalizado en diciembre de 1998 para realizar la auditoría del año fiscal 1998-99 y en una enmienda a éste, no se incluyeron cláusulas necesarias para proteger los intereses de la ADT.

Contrario a la reglamentación vigente, en los tres contratos formalizados y sus respectivas enmiendas, no se incluyeron cláusulas de conservación de documentos que estableciera que los mismos estarían disponibles para ser examinados o copiados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

Las situaciones comentadas en los apartados 10) y 11) no permiten a la ADT mantener un control adecuado de la formalización y administración de los contratos mencionados. Además, pueden resultar perjudicial para la ADT.

El Informe de Auditoría CP-02-15, emitido por nuestra Oficina el 6 de marzo de 2002, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

administración del derecho al trabajo 

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La ADT fue creada por virtud de la Ley Núm. 115 del 21 de junio de 1968 (Ley Núm. 115). Ésta se creó como una corporación pública y su misión es fomentar la creación por parte de otras entidades públicas y privadas de oportunidades adicionales de empleo, adiestramiento o readiestramiento.

Por la Ley Núm. 100 del 23 de junio de 1977, se redenominó al Departamento del Trabajo como Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (Departamento). Mediante dicha Ley la ADT quedó adscrita al referido Departamento. Esto con el propósito de integrar los esfuerzos existentes encaminados a combatir el desempleo y lograr una mayor utilización de los recursos humanos del país. Por virtud de la Ley Núm. 100 mencionada se le transfirieron al Secretario del Trabajo y Recursos Humanos (Secretario del Departamento) los poderes, las funciones y las obligaciones conferidos al Gobernador por la Ley Núm. 115, en lo que respecta al funcionamiento de la ADT. Las funciones ejecutivas de la ADT son ejercidas por un Administrador nombrado por el Gobernador, previa recomendación del Secretario del Departamento.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 2 aprobado por el Gobernador el 4 de mayo de 1994 la ADT pasó a ser un componente operacional del Departamento.

Los recursos para financiar sus operaciones provienen de asignaciones de fondos estatales y federales. Para los años fiscales del 1997-98 al 1999-2000 la ADT recibió recursos por $155,356,797 de asignaciones estatales y de fondos federales, de los cuales utilizó $153,104,784 en gastos operacionales. A continuación presentamos el desglose:

ANEJO 2

administración del derecho al trabajo

 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN DEL DERECHO AL TRABAJO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

ADMINISTRACIÓN del derecho al trabajo

funcionarios principales QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO
del 1 de enero de 1999 al 31 de diciembre de 2000

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