Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Desperdicios Sólidos en Puerto Rico (Autoridad) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Éste es el primer informe y contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con los controles administrativos y con los contratos para la operación de proyectos para el manejo y la disposición de desperdicios sólidos.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de reglamentación, de cláusulas contractuales así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con los contratos para la operación de proyectos para el manejo y la disposición de desperdicios sólidos. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 4 clasificados como principales.

1-a.  En noviembre de 1995 el Director Ejecutivo de la Autoridad le envió una comunicación al Director Ejecutivo de la Corporación de Desarrollo Rural (CDR) sobre la intención de llegar a un acuerdo para transferir a la Autoridad la maquinaria y equipo de una planta de procesamiento de gallinaza¹ (Planta de Composta²), ubicada en el Bo. Cuyón, Sector El Fresal de Aibonito. El 8 de julio de 1997 la CDR transfirió dicha Planta³ a la Autoridad mediante un Asset Transfer Agreement (Acuerdo) formalizado entre el Director Ejecutivo de la CDR y la Directora Ejecutiva de la Autoridad. Desde febrero de 1997 hasta que se formalizó el Acuerdo, la Autoridad realizó gestiones para contratar un operador para operar la Planta, ya que carecía de una infraestructura adecuada y personal cualificado para operarla.

Mediante carta del 13 de marzo de 1997 el Secretario autorizó a la Autoridad obviar el proceso de subasta para la contratación de una firma para la operación de la Planta (Planta). Ello porque la Agencia de Protección Ambiental (EPA por sus siglas en inglés) solicitó reiniciar la operación de la Planta lo antes posible. Esto porque la disposición inadecuada de la gallinaza por parte de los avicultores podía causar un grave riesgo a la salud y al medio ambiente, especialmente a la cuenca del Río La Plata. Esta situación se consideró de emergencia por recomendación de la Directora Ejecutiva de la Autoridad, por lo que el 13 de marzo de 1997 el Secretario aprobó un procedimiento, conocido como Request for Proposal (RFP) el cual sustituyó la celebración de una subasta formal. En el RFP se estableció, entre otras cosas, la creación de un Comité Evaluador en la Autoridad (Comité) compuesto por un Consultor en Asuntos Financieros, un Consultor Técnico Especialista en Composta, la Directora del Área de Operaciones e Ingeniería, un Project Manager, el Director de la División Legal, una Analista de Ciencias Ambientales y un Ingeniero del Área de Operaciones e Ingeniería. El Comité se comunicaría por teléfono con los posibles licitadores que tenía registrados la CDR para informarles la disponibilidad del RFP. Además, el Comité analizaría en forma individual y luego grupal⁴ cada una de las propuestas recibidas utilizando los criterios establecidos en el RFP para recomendar a la Directora Ejecutiva un operador preferido y uno alterno. En el caso que la selección preferida no pudiera cumplir con los requisitos mínimos señalados en el RFP, la selección alterna sería notificada para que presentara ante la Autoridad su capacidad de acuerdo con los requisitos establecidos.

Entre el 14 y el 19 de marzo de 1997 la Autoridad entregó el RFP a ocho firmas interesadas en operar la Planta y entre el 15 y el 25 de abril de 1997 el Comité recibió cinco de las ocho propuestas requeridas. Estas propuestas fueron enviadas el 24 y 29 de abril de 1997 al Consultor Técnico Especialista en Composta (Consultor) contratado por la Autoridad⁵, para su evaluación⁶.

El Consultor evaluó las cinco propuestas recibidas y determinó que sólo dos cumplían con los requisitos establecidos por la Autoridad en el RFP. El Comité citó a estos dos proponentes para entrevistarlos. Una de estas entrevistas se realizó por teléfono y a la otra asistieron dos representantes de una firma de ingenieros.

El 19 de mayo de 1997 el Comité recibió el informe suministrado por el Consultor en el cual recomendó a una firma de ingenieros para la administración de la Planta. Ello porque, entre otras cosas, cumplía con los requisitos establecidos en el RFP y además, tenía capital suficiente para absorber pérdidas operacionales durante los primeros años de operación de la Planta.

Según la evidencia examinada, el 15 de agosto de 1997 el Presidente de la firma de ingenieros envió una carta a su asistente (la Asistente) para informarle que le concedía todos los derechos sobre la propuesta que la firma sometió a la Autoridad para la operación de la Planta. De acuerdo con copia de la carta que se encontró en el expediente, el Presidente de la firma puso a la disposición de la Asistente sus líneas de crédito, estados financieros y cuentas corrientes, así como su capital personal. También le informó que una vez adjudicada la operación de la Planta se formalizarían los acuerdos económicos correspondientes⁷.

El 17 de septiembre de 1997 el Comité le informó a la Directora Ejecutiva de la Autoridad que recomendaba la adjudicación del contrato para la operación de la Planta a la Asistente, en lugar de a la firma de ingenieros que había recomendado en mayo de 1997. El 3 de noviembre de 1997 la Directora del Área de Ingeniería y Operaciones le informó a la Asistente sobre la decisión de adjudicarle el referido contrato de administración.

El 5 de marzo de 1998 la Directora Ejecutiva de la Autoridad formalizó con la Asistente el contrato de administración de la Planta (contrato) por un término de diez años. En el contrato la Autoridad se comprometió a proveerle a la Asistente el derecho a operar la Planta sin costo de alquiler. La Autoridad se comprometió, además, a reembolsarle a la Asistente hasta $300,000 para realizar mejoras de capital en dicha Planta. Este reembolso se consideraría como un préstamo libre de intereses, el cual la Asistente pagaría a la Autoridad durante los diez años de duración del contrato. Al final del término, las mejoras de capital formarían parte de la Planta, sin costo alguno para la Autoridad.

La Asistente se comprometió, entre otras cosas, a operar y darle mantenimiento a la Planta, a realizar las mejoras de capital establecidas en el contrato, y a aceptar la gallinaza de los avicultores de la Cuenca de la Plata. Se comprometió, además, a producir composta cumpliendo con las leyes, reglamentos, regulaciones ambientales aplicables y especificaciones del contrato; a mercadear la composta producida; y a cooperar con la Autoridad en programas informativos en relación con la operación de la Planta⁸. El examen realizado sobre el particular reveló lo siguiente:

1)  Desde el 13 de marzo de 1997, fecha en que el Secretario declaró estado de emergencia la necesidad de reiniciar la operación de la Planta, y autorizó utilizar el procedimiento de RFP en lugar del procedimiento de subasta formal y se inició el proceso de solicitar propuestas, hasta el 5 de marzo de 1998, fecha en que se formalizó el contrato, transcurrieron 357 días consecutivos, o sea, casi un año. Contrario a la reglamentación aplicable, la Autoridad no actuó prontamente ante la situación de emergencia y es evidente que la Autoridad tuvo tiempo suficiente para celebrar en este caso la subasta formal requerida.

La situación comentada limitó la participación de un número mayor de licitadores y evitó que la Autoridad pudiera obtener las mejores condiciones para la administración de la Planta.

2)  Contrario al RFP, la Asistente no pasó por el proceso de evaluación para la administración de la Planta, por lo que el Comité no evaluó la experiencia, conocimientos técnicos y la capacidad financiera de la misma. Sin embargo, la Autoridad formalizó el contrato con la Asistente para la administración de la Planta.

3)  Contrario al RFP, como parte de la evaluación de las propuestas el Comité no recomendó a un proponente alterno. Ello, para que en caso de que la primera selección por alguna razón no pudiera cumplir con alguno de los requisitos mínimos señalados en el RFP la Autoridad tuviera una segunda opción para la administración de la Planta.

4)  Contrario al RFP, el 25 de abril de 1997 la Autoridad recibió una de las propuestas, fechada el 16 de abril de 1997, para la administración de la Planta. Esto es, nueve días después de vencido el término para ello, que era el 16 de abril de 1997. La misma fue considerada por el Comité, aunque no le fue adjudicado el contrato.

Las situaciones comentadas en los apartados 2) al 4) no le permitieron a la Autoridad mantener un control adecuado sobre el proceso de solicitud, evaluación y adjudicación de las propuestas. Además, ello pudo dar lugar a favoritismos y a la comisión de irregularidades, en perjuicio de los mejores intereses de la Autoridad. También contribuyeron a las deficiencias que se comentan en el Hallazgo 2.

5)  El 20 de mayo y 29 de agosto de 1997 el Comité realizó dos reuniones para evaluar las dos propuestas recibidas que contaban con la recomendación del Consultor. Contrario a normas de sana administración y de control interno, en los documentos examinados no se localizó ni se nos mostró para examen, el análisis realizado ni de los acuerdos tomados por el Comité que sustentaran la recomendación que presentaron a la Directora Ejecutiva.

La situación señalada no le permitió a la Autoridad ejercer un control adecuado de las funciones del Comité y del proceso de evaluación de las propuestas recibidas. Además, no permitió a nuestra Oficina pasar juicio sobre la corrección de la recomendación sometida por el Comité.

6)  Como parte de los requisitos del RFP, los proponentes debían someter a la Autoridad un estimado de gastos para mejoras de capital que incluyera, entre otros, la construcción de un edificio de almacén y empaque, el hincar un pozo, la construcción de un tanque de agua y la reparación de un edificio y de la máquina de composta. La firma de ingenieros sometió en su propuesta a la Autoridad, un estimado de costos para dichas mejoras de capital por $275,000. Contrario a normas de sana administración, en los documentos examinados no se localizó evidencia, ni ésta nos fue sometida para examen, de que el Comité evaluara y verificara dicho estimado con información interna o externa para determinar la razonabilidad de los costos establecidos.

La situación comentada no le permitió a la Autoridad evaluar la razonabilidad de los costos reclamados para mejoras de capital. Ello pudo dar lugar a que los mismos no guardaran proporción con los trabajos realizados, en detrimento de los mejores intereses de la Autoridad.

2-a.  Del 6 de marzo de 1998 al 9 de octubre de 2000 la Autoridad reembolsó a la Asistente $127,786 por costos relacionados con las mejoras realizadas en la Planta de Composta. El examen realizado sobre los referidos reembolsos reveló lo siguiente:

1)  Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, durante dicho período la Asistente no pagó a la Autoridad dicho importe a pesar de que los reembolsos vencían el 10 de septiembre de 1998, el 10 de marzo y 10 de septiembre de 1999, y 10 de marzo y 10 de septiembre de 2000. Tampoco la Autoridad gestionó el cobro de los mismos. Al 9 de octubre de 2000 la Asistente le adeudaba a la Autoridad $118,507 por dicho concepto. La única disminución a la deuda de ésta fue un descuento por $9,279 registrado el 2 de junio de 1999 a una factura por un reembolso de gastos sometida por la Asistente.

2)  Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, del 23 de enero de 1999 al 9 de octubre de 2000 la Asistente no realizó pagos a la Autoridad, por lo que se acumuló una penalidad de $62,300 (623 x $100) por 623 días de atraso en el pago. Tampoco la Autoridad había realizado las gestiones de cobro correspondientes.

b.  El 28 de octubre de 1999, 3 de abril y 10 de mayo de 2000, personal de la Autoridad y un Consultor Técnico Especialista en Composta (Consultor) realizaron inspecciones a la Planta. En sus informes éstos indicaron que desde septiembre de 1998 había gallinaza sin procesar en el almacén. Se determinó, además, que la gallinaza se encontraba encendida con motivo de la combustión producida por las altas temperaturas generadas por la descomposición de ésta. Esto ocurrió sin que la Asistente tomara acción alguna, en detrimento de los residentes del área.

El 24 de enero de 2000 la Asistente envió una carta a la Junta de Calidad Ambiental (JCA) en donde le solicitó autorización para disponer en una finca en Arecibo la gallinaza acumulada no procesada. El 16 de mayo de 2000 la JCA aprobó la solicitud. Ante la inacción de la Asistente, el 14 de junio de 2000 la Directora Ejecutiva le envió una carta informándole, entre otras cosas, su decisión de contratar servicios privados para estos trabajos. En la mencionada carta se indicó que la Autoridad comenzaría los trabajos el 19 de junio de 2000. Esta vez la JCA aprobó la disposición de la gallinaza pero en una finca en Lajas. El 5 de julio de 2000 el Director de Área de Calidad de Agua de la JCA envió una carta a la Directora Ejecutiva de la Autoridad en donde le requirió que se procediera inmediatamente a remover la gallinaza conforme a lo autorizado por dicha agencia, lo cual se realizó.

El costo incurrido por la Autoridad por transportar la gallinaza desde la Planta hasta la finca en Lajas fue de $16,320 (1,700 m³ x $9.60).

Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, al 9 de octubre de 2000 la Autoridad no le había facturado a la Asistente los $16,320 pagados por dicho acarreo.

Las situaciones mencionadas en los apartados a. y b. le impidieron a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre la administración del contrato y de las cuentas por cobrar, lo que le privó de $197,127 ($118,507 + 62,300 + $16,320). Dichos recursos eran necesarios para atender sus gastos operacionales. Además, las referidas cuentas pueden convertirse en incobrables.

c.  Contrario a cláusulas contractuales, la Asistente no sometió para la aprobación de la Autoridad, lo siguiente:

• Informes trimestrales sobre el desarrollo de la operación de la Planta. La Asistente sólo sometió un informe el 24 de junio de 1998, el cual incluía varios aspectos del primer trimestre de operación de la misma. Este informe, no obstante, no incluyó información sobre la cantidad de gallinaza procesada durante el trimestre.

• Plan de Prueba para certificar la capacidad de la facilidad. El Plan debía incluir la cantidad mínima de gallinaza a procesar, las garantías de calidad de la composta y la condición de la facilidad y del equipo asociado.

• Certificación anual de la Planta preparada por un ingeniero independiente licenciado en Puerto Rico. En dicho informe se debió certificar el desempeño de la facilidad, documentar cualquier deficiencia, proveer recomendaciones para mejoras e identificar cualquier reparación necesaria.

La Autoridad tampoco le requirió a la Asistente los documentos antes indicados.

La situación comentada privó a la Autoridad de documentos e información necesaria para la evaluación de la administración de la Planta. Además, dicha situación pudo propiciar el ambiente para el incumplimiento de las obligaciones contractuales de la Asistente, lo que motivó la cancelación del contrato en octubre de 2000, y a la comisión de otras irregularidades en perjuicio de los mejores intereses de la Autoridad.

d.  Contrario a cláusulas contractuales, entre junio de 1998 y octubre de 2000 la Asistente no sometió, ni la Autoridad le solicitó, copia de todas las facturas mensuales emitidas por ésta a los avicultores y que le correspondía a la Asistente enviar a la Autoridad. Solamente nos suministraron copia de cinco facturas por $1,539 por 169 toneladas de gallinaza que se incluían en el Informe Trimestral sometido por la Asistente el 24 de junio de 1998. Estas facturas correspondían al período del 29 de abril al 2 de junio de 1998.

La situación comentada no le permitió a la Autoridad al mantener un control adecuado de las facturas emitidas por la Asistente a los avicultores y de la gallinaza procesada.

2. La Asistente le suministró a la Autoridad el 2 y 17 de abril de 1998 una certificación de las siguientes pólizas:

• Comprehensive General Liability para cubrir daños corporales, daños a la propiedad y por accidentes hasta $1,000,000

• Comprehensive Automobile Liabilitypara cubrir daños corporales y a la propiedad ocasionados por los vehículos durante la realización de los trabajos hasta $1,000,000

• Employer's Liability Insurance para cubrir daños hasta $100,000 por persona y hasta $200,000 por accidente

• Umbrella Liability Insurance para cubrir daños corporales, a la propiedad y por accidentes hasta $5,000,000

Dichas pólizas cubrían el período del 17 de abril de 1998 al 17 de abril de 1999. El 7 de abril de 1999 la aseguradora emitió a la Asistente una declaración de renovación para cubrir el período adicional del 17 de abril de 1999 al 17 de abril de 2002. El 3 de agosto de 2000 la compañía aseguradora nos certificó que las pólizas fueron canceladas a la fecha de renovación por falta de pago por parte de la Asistente. Contrario a las cláusulas contractuales, la Asistente no le notificó a la Autoridad la cancelación de dichas pólizas.

f.  La Asistente suministró a la Autoridad copia de la póliza del Fondo del Seguro del Estado con vigencia del 2 de abril al 30 de junio de 1998. Contrario a cláusulas contractuales, no se encontró ni se nos suministró evidencia de que la Asistente renovara la póliza mencionada para extender la misma por cada año de vigencia del contrato.

Las situaciones comentadas en los apartados e. y f. dejaron desprovista a la Autoridad de los seguros necesarios para cubrir el riesgo por daños a terceras personas, a la propiedad, o por accidentes ocurridos en la Planta. Esto constituyó un riesgo innecesario para la Autoridad, lo cual pudo tener consecuencias adversas.

g.  El 17 de junio de 1998 la Asistente envió a la Autoridad una factura por $32,500 relacionada con la compra de un Ford New Hollan, Skid Steer Loader, Modelo LX 865 (BobCat). Dicha factura fue pagada por la Autoridad el 23 de julio de 1998, ya que dicho equipo estaba incluido entre las mejoras de capital previamente establecidas en el contrato. Por ello, la Autoridad lo clasificó como parte de su propiedad y le asignó el número de propiedad ADS-2354.

El 20 de septiembre de 2000 nuestros auditores visitaron la Planta y observaron, entre otras cosas, que el BobCat se encontraba en las instalaciones de ésta, que estaba en buenas condiciones y su número de propiedad concordaba con los registros de la Autoridad. Además, entrevistaron a la Asistente y ésta les indicó que alquilaba el BobCat mencionado a los avicultores para que éstos pudieran remover la gallinaza de sus ranchos. La Asistente informó, además, que de esta forma cubría los costos de mantenimiento del equipo. Nuestros auditores observaron que en la oficina de la Planta había una libreta de recibos prenumerados. En ésta se encontraron cinco recibos emitidos del 7 de julio al 10 de agosto de 2000 relacionados con el alquiler del BobCat. Según los recibos emitidos, la tarifa de alquiler del BobCat fluctuó entre $30 y $60 diarios para un total de $405.

Contrario a normas de sana administración y de control interno, en los documentos examinados no se localizó evidencia de que la Autoridad autorizara a la Asistente a arrendar dicho BobCat a los avicultores y les cobrara para su beneficio el costo de los arrendamientos.

La situación comentada no permite a la Autoridad mantener un control adecuado de la administración de la Planta y propicia a que se utilice equipo destinado a la operación de la misma para fines no autorizados.

3-a.  De marzo de 1998 a mayo de 2000 la Autoridad preparó seis informes de inspección de las operaciones de la Planta. Esto en un período de 26 meses. Cuatro de los informes los preparó un Project Manager de la Autoridad y los revisó la Directora del Área de Operaciones e Ingeniería. Los restantes dos informes los preparó un Consultor Técnico Especialista en Composta contratado por la Autoridad para tales propósitos y los revisó el Project Manager de la Autoridad. El examen realizado sobre dichos informes reveló lo siguiente:

1)  Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, el Project Manager no realizó inspecciones periódicas de la Planta. Esto con el propósito de verificar el cumplimiento de Asistente con las disposiciones del contrato relacionadas con las mejoras de capital y la operación, entre otras, de la Planta en general. En el referido período de 26 meses solamente había realizado cuatro inspecciones.

2)  Los informes de inspección preparados por el Project Manager consistían de unos memorandos en donde se indicaban las deficiencias observadas en el proyecto. Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración y de control interno, en dichos memorandos no se especificaba si la Asistente había realizado o cumplido con las siguientes disposiciones del contrato que requerían:

• Realizar estudios periódicos sobre la calidad de la composta procesada en la facilidad

• Adoptar procedimientos para registrar el peso y origen de la gallinaza

• Registrar diariamente la temperatura de la gallinaza

• Desplegar rótulos con el señalamiento de que el acceso al área estaba restringido a personas autorizadas

• Almacenar los desperdicios no aceptables en un lugar seguro y removerlos en 48 horas desde su llegada a la facilidad

• Operar la facilidad en conformidad con todos los permisos y acuerdos ambientales

• Procesar la gallinaza a razón de 15.5 toneladas diarias

• Empacar la composta a razón de 10.85 toneladas diarias

• Disponer del agua utilizada en el proceso, de acuerdo con las regulaciones ambientales aplicables

• Limitar el ruido resultante de la operación de la máquina de procesamiento de composta para que no excediera los límites establecidos por la Junta de Calidad Ambiental

• Construir una verja con portón en el área de proceso de gallinaza

El 20 de septiembre de 2000 nuestros auditores realizaron una visita a las instalaciones de la Planta, acompañados del Project Manager. Observaron que el equipo de empacar adquirido por la Autoridad a un costo de $27,286 se encontraba en un almacén fuera de la Planta; no había registros sobre la cantidad de gallinaza procesada, las temperaturas generadas durante el proceso y la cantidad de composta empacada; el área de almacenaje de gallinaza estaba muy deteriorada y parte de la misma estaba encendida; el pozo de agua no estaba funcionando; y el tanque de agua no se estaba utilizando.

Las situaciones comentadas en los apartados 1) y 2) privaron a la Autoridad de información valiosa que le permitiera evaluar el desempeño de la Asistente y asegurarse del cumplimiento del contrato por parte de ésta para tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias.

b.  Entre marzo de 1998 y octubre de 2000 la Autoridad notificó a la Asistente, por escrito, la designación de cinco Project Managers para la supervisión de la Planta. Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, la notificación de dos de éstos se hizo con 84 y 120 días después de que comenzaron a supervisar la Planta. A un Project Manager que comenzó a trabajar el 20 de marzo de 2000 la Directora Ejecutiva de la Autoridad no le notificó por escrito a la Asistente su designación. Esta notificación se hizo verbal.

La situación señalada pudo tener consecuencias adversas para la Autoridad.

c.  La propuesta de la compañía para la operación de la Planta incluía un presupuesto de $275,000 para hacer mejoras el cual incluía, entre otras cosas, $45,000 para la instalación de un pozo de agua y la construcción de un tanque de reserva de agua, y $230,000 para la compra de terrenos y equipos de empaque y reparaciones. El 19 de junio de 1998 la Directora Ejecutiva de la Autoridad aprobó una enmienda al presupuesto asignado a las partidas del pozo de agua y la construcción del tanque de reserva de agua reduciendo el mismo de $45,000 a $35,214.

En el contrato formalizado con la Asistente, según enmendado, se estableció, entre otras cosas, un estimado de $35,214 para la instalación de un pozo de agua y la construcción de un tanque de reserva de agua de 20,000 galones. Entre febrero y junio de 1999 la Autoridad le reembolsó a la Asistente $53,000 por los trabajos indicados. Ello representó un desembolso adicional de $17,786. Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, en los documentos examinados no había evidencia ni ésta nos fue presentada para examen, de las razones por las cuales se desembolsó dicha cantidad adicional.

La situación comentada propició que la Autoridad pagara a la Asistente $17,786 en exceso del estimado aprobado. Dichos recursos pudieron ser utilizados para atender otras necesidades operacionales de la Autoridad.

d.  Entre septiembre de 1998 y junio de 1999 la Autoridad pagó a la Asistente cuatro facturas por $58,000 por trabajos relacionados con las mejoras de capital de la Planta, tales como: limpieza y reparación de drenajes, construcción de un tanque de reserva de agua, construcción de un pozo para agua potable y la instalación de bombas y electricidad para el pozo de agua potable. Para la realización de dichos trabajos la Asistente subcontrató los servicios. La Autoridad utilizó como justificantes de los pagos las facturas de cobro preparadas por la Asistente en donde indicaba, entre otras cosas, la descripción de los trabajos realizados y el importe de los mismos. Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración y de control interno, la Autoridad no le requirió a la Asistente que presentara las facturas de pago originales sometidas por los proveedores subcontratados.

La situación comentada no permitió a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre la legalidad y la corrección de los pagos efectuados por los trabajos subcontratados por la Asistente. Además, pudo propiciar el ambiente para que se pagara una cantidad en exceso al costo de dichas mejoras.

4-a.  Como parte del Plan de Infraestructura, la Autoridad cuenta con diferentes proyectos para el manejo de desperdicios sólidos. Entre éstos se encuentran las Mini Estaciones de Trasbordo (MET). Éstas sirven como depósito de desperdicios sólidos antes de su destino final. Al 30 de junio de 2000 estaban operando cuatro MET ubicadas en Cidra, Las Marías, Comerío y San Sebastián mediante contratos de arrendamiento con los municipios y compañías privadas.

El examen del contrato formalizado para la operación y administración de la MET ubicada en Cidra que ofrecía servicios a los municipios de Cidra y Aguas Buenas reveló lo siguiente:

1)  El referido contrato de arrendamiento se formalizó el 29 de septiembre de 1998 por la Autoridad con una compañía privada por $3,250 mensuales con vigencia hasta el 31 de diciembre de 1998. Al 26 de junio de 2000 dicho contrato se había enmendado en cinco ocasiones para extender la vigencia del mismo hasta el 30 de junio de 2001 y cambiar las clases de desperdicios sólidos que podían procesarse. Contrario a la reglamentación aplicable y a normas de sana administración, el contrato mencionado carecía de las siguientes cláusulas importantes para proteger los mejores intereses de la Autoridad relacionadas con:

a)  La certificación que debía radicar la compañía sobre la radicación de sus planillas de contribución sobre ingresos para los cinco años contributivos previos y para el año corriente en que se formalizó el contrato. Además, de que había efectuado los pagos correspondientes y no tenía deudas pendientes por tales conceptos, por contribución sobre la propiedad o por cualquier otro tipo de contribución o que, de tenerlas, estaba acogida a un plan de pago que se cumplía fielmente.

b)  La certificación que debía radicar la compañía a los efectos de que ningún funcionario o empleado público de la Autoridad tenía interés pecuniario directo o indirecto en el contrato, o ningún otro interés que afectara adversamente el mismo.

c)  La certificación que debía radicar la compañía a los efectos de que no entraría en relaciones contractuales o llevaría a cabo actos que configuraran un conflicto de interés con la Autoridad.

d)  La rescisión inmediata del contrato por parte de la Autoridad en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte de la compañía.

e)  Las penalidades a imponerse por demora en el pago de los cánones de arrendamiento.

La situación comentada pudo resultar perjudicial para la Autoridad y al erario. Entre otras cosas, propicia el ambiente para que se contraten personas que no cumplen con sus deberes contributivos y que no se protejan adecuadamente los mejores intereses de la Autoridad.

2)  Contrario a cláusulas contractuales, al 31 de diciembre de 2000 la compañía no había sometido las pólizas de seguro sobre pérdidas o destrucción de las edificaciones y de los equipos de la MET, de daños a la propiedad, de daño corporal y de muerte. Esto, a pesar de haber transcurrido 824 días consecutivos desde la firma del contrato. Tampoco los funcionarios concernidos de la Autoridad las requirieron.

La situación señalada dejó desprovista a la Autoridad de los seguros y las garantías de protección necesarias en caso de accidentes o acciones negligentes por parte de la compañía y de otras situaciones adversas.

3)  Contrario a cláusulas contractuales, la compañía no sometió a la Autoridad copia del contrato que formalizó con el Municipio de Aguas Buenas en relación con los servicios a prestarse. La Autoridad tampoco se lo requirió.

La situación comentada no le permitía a la Autoridad mantener un control adecuado de los servicios contratados por la compañía para prestarse en Aguas Buenas.

4)  En el contrato formalizado con la compañía se estableció que el arrendamiento incluía el procesamiento de 79 toneladas de desperdicios sólidos. Contrario a normas de política pública y de sana administración, en el contrato no se estableció si la cantidad de desperdicios sólidos a ser procesados mensualmente era el mínimo o el máximo, y cómo se pagarían las diferencias. Tampoco se estableció en cuanto tiempo se debía procesar esta cantidad de desperdicios y la relación que guardaba el canon de arrendamiento con la cantidad de desperdicios sólidos procesados.

5)  Contrario a cláusulas contractuales, al 20 de octubre de 2000 la Autoridad no había realizado un análisis para determinar el canon mensual real por la operación de la MET que pagaría la compañía. Ello, a pesar de que habían transcurrido 752 días consecutivos desde que se firmó el contrato.

Las situaciones comentadas en los apartados 4) y 5) no le permitían a la Autoridad mantener un control adecuado de los cánones mensuales reales de dicho arrendamiento.

6)  Contrario a cláusulas contractuales, al 25 de octubre de 2000 la Autoridad y la compañía no habían realizado una inspección de la planta física y del equipo de la MET. Esto, a pesar de haber transcurrido 756 días de haberse formalizado el contrato de arrendamiento.

La situación comentada no le permitía a la Autoridad mantener un control adecuado de la administración del contrato y le privó de información importante sobre las condiciones en que se encontraban las edificaciones y los equipos al comienzo de la contratación.

7)  Al 31 de diciembre de 2000 los récords de la Autoridad reflejaban una cuenta por cobrar a la compañía de $48,750 por el arrendamiento de la MET. El último pago registrado fue el 2 de septiembre de 1999. Contrario a cláusulas contractuales y a normas de sana administración, a partir del 3 de septiembre de 1999 hasta el 31 de diciembre de 2000, o sea, 486 días calendarios, la Autoridad no había realizado gestiones para el cobro de dicha deuda.

La situación comentada impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre la cuenta por cobrar a la compañía y la privaron de recursos por $48,750 ($3,250 X 15 meses) necesarios para atender sus gastos operacionales. Además, la referida deuda puede convertirse en incobrable.

El Informe de Auditoría CP-02-14, emitido por nuestra Oficina el 4 de marzo de 2002, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

AUTORIDAD DE DESPERDICIOS SÓLIDOS EN PUERTO RICO

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Autoridad fue creada mediante la Ley Núm. 70 del 23 de junio de 1978 (Ley Núm. 70), según enmendada, para planificar, financiar y operar los servicios de trasbordo, procesamiento, recuperación y disposición final de los desperdicios sólidos por agencias de recolección públicas y privadas de Puerto Rico. Ésta dispone, además, que será política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico desarrollar e implantar estrategias económicamente viables y ambientalmente seguras que redunden en la reducción de residuos sólidos a la vez que estimulen la participación de entidades privadas en la construcción y operación de instalaciones de recuperación y reciclaje.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 1 del 9 de diciembre de 1993 se creó el Departamento de Recursos Naturales y Ambientales (Departamento). El Departamento quedó constituido por la Administración de Recursos Naturales, la Autoridad de Desperdicios Sólidos, la Administración de Asuntos de Energía, el Comité Asesor sobre Energía, el Consejo Consultivo de Recursos Naturales y Ambientales y la Corporación de Recursos Minerales. En el Artículo 6 del referido Plan se suprimió la Junta de Gobierno de la Autoridad de Desperdicios Sólidos (Autoridad) y las facultades de dicha Junta se transfirieron al Secretario del Departamento (Secretario). Entre éstas, la de dirigir, administrar, adoptar normas y establecer la política pública de la Autoridad. Además, se creó la Junta Asesora de Desperdicios Sólidos adscrita a la Autoridad⁹. Las funciones ejecutivas de la Autoridad las ejerce un Director Ejecutivo nombrado por el Secretario.

El Director Ejecutivo de la Autoridad cuenta para el desempeño de sus responsabilidades con las siguientes unidades de asesoramiento que le responden directamente: Área de Operaciones e Ingeniería, Programa de Reciclaje y Educación, Oficina de Planificación, Oficina de Asesoramiento Legal, Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Desarrollo de Mercados e Industrias de Reciclaje, División de Servicios Generales, y Oficina de Presupuesto y Asuntos Fiscales.

Los recursos para financiar las operaciones de la Autoridad provinieron principalmente de asignaciones legislativas y federales y de los ingresos propios u operacionales que se generaron por el arrendamiento de equipo pesado, por intereses sobre sus inversiones y cuentas bancarias, y por la administración de proyectos especiales. Durante los años fiscales del 1997-98 al 1999-00 la Autoridad generó ingresos operacionales por $7,216,746, recibió asignaciones legislativas y federales por $46,820,276 y $736,826, respectivamente, e incurrió en gastos por $33,547,653, según se indica:

ANEJO 2

AUTORIDAD DE DESPERDICIOS SÓLIDOS EN PUERTO RICO

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE DESPERDICIOS SÓLIDOS EN PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

AUTORIDAD DE DESPERDICIOS SÓLIDOS EN PUERTO RICO

funcionarios PRINCIPALES que actuaron DURANTE EL PERÍODO
del 1 de julio de 1998 al 31 de diciembre de 2000

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1.  Nombre con que se le conoce al material utilizado para cubrir los suelos de las fincas avícolas y se compone de cáscara de café o aserrín mezclado con los residuos orgánicos de los pollos.

2.  Nombre con que se conoce a la gallinaza procesada. Es un producto útil para fertilizar los suelos.

3.  En el 1986 la Agencia de Protección Ambiental (EPA) había otorgado $366,000 a la Junta de Calidad Ambiental para la instalación de la referida Planta de Composta. En el 1993 la Planta pasó a la CDR y cesó operaciones.

4.  En el análisis grupal no participaría el Consultor Técnico Especialista en Composta, por estar en Estados Unidos. Sin embargo, su análisis individual fue considerado en esta etapa de evaluación.

5.  Este Consultor estaba contratado por la Autoridad para brindar servicios a la Planta de Composta de Arecibo y se asignó como miembro del Comité Evaluador por su conocimiento técnico de dichas plantas.

6.  Cuatro propuestas se enviaron el 24 de abril de 1997 y una quinta propuesta el 29 de abril de 1997.

7.  Este acuerdo no se formalizó.

8.  El 9 de octubre de 2000 la Autoridad canceló el contrato con la Asistente. Esto porque no se atendieron adecuadamente las deficiencias del proyecto.

9.  En el Plan de Reorganización no se indica la composición de esta Junta ni los términos de sus nombramientos.

10.  Ese año fiscal hubo una asignación legislativa para infraestructura de $20 millones para el repago de una línea de crédito otorgada por el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico en el 1996-97.

11.  Por virtud del Artículo 6 del Plan de Reorganización Núm. 4 de 1993, se suprimió la Junta de Gobierno de la Autoridad de Desperdicios Sólidos y las facultades de dicha Junta se transfirieron al Secretario de Recursos Naturales y Ambientales.

Informes de Auditoría en PDF

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