Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración de Servicios y Desarrollo Agropecuario de Puerto Rico (ASDA) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de esta auditoría. Este segundo informe contiene el resultado del examen que realizamos sobre las operaciones relacionadas con el Programa de Compraventa de Café de la ASDA.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con las compras de café y sus desembolsos, con las recaudaciones por la venta de café y con recomendaciones incluidas en los informes de los auditores internos emitidos sobre el Programa que no se habían atendido. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la reglamentación aplicable. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3, clasificados como principales:

1-a.  La ASDA realiza compras de café semitostado a proveedores en el extranjero, principalmente de Costa Rica y de República Dominicana. La ASDA cuenta con una Junta de Subastas compuesta por tres miembros nombrados por el Secretario, responsables de celebrar subastas formales y recomendar al Administrador la adjudicación de las compras de productos agrícolas, en este caso, de café en el extranjero en exceso de $40,000. Las compras menores de dicho importe son realizadas por la Oficina de Compras de la ASDA, adscrita a la Oficina del Administrador Auxiliar de Administración. Para estas compras se deben obtener no menos de tres cotizaciones de posibles proveedores antes de realizar las mismas.

De febrero de 1999 a junio de 2000 la ASDA emitió cinco órdenes de compra para la adquisición en el extranjero de 380,000 quintales de café semitostado por $57,000,000. Los importes individuales de dichas órdenes de compra fluctuaron entre $1,500,000 y $18,750,000.

El examen de las referidas órdenes de compra reveló lo siguiente:

1)  El 16 de diciembre de 1999 la Oficina de Compras emitió una orden de compra para la adquisición de 10,000 quintales de café semitostado por $1,500,000. Además, el 14 de marzo y 15 de junio de 2000 la Oficina de Compras emitió otras dos órdenes de compra para la adquisición de 100,000 y 65,000 quintales de café semitostado por $15,000,000 y $9,750,000, respectivamente, por un total de $24,750,000. Entre el 16 de diciembre de 1999 y el 11 de octubre de 2000 también se emitieron 8 órdenes de despacho para entregas parciales y se formalizaron los contratos con los proveedores para la adquisición del café semitostado.

Contrario a la reglamentación aplicable, la ASDA no celebró subastas formales para las referidas tres órdenes de compra de café semitostado emitidas el 16 de diciembre de 1999 y el 14 de marzo y 15 de junio de 2000 por $26,250,000. La ASDA negoció directamente las compras con los posibles proveedores del café. En los documentos examinados se estableció, contrario a la evidencia examinada, que existían situaciones de emergencia por la deficiencia en el inventario de café ocasionado por el paso del Huracán Georges por Puerto Rico ocurrido en septiembre de 1998.

Sobre el particular, determinamos que la necesidad de comprar café en el extranjero para atender la demanda del mercado local se conocía desde octubre de 1998, mes en que el Secretario de Agricultura efectuó una reunión con el Administrador de la ASDA, el Administrador Auxiliar de Incentivos y varios torrefactores. En dicha reunión se estableció la necesidad de comprar café en el extranjero. Determinamos, sobre esta situación de emergencia, que la ASDA adquirió sin subasta formal 125,000 quintales de café semitostado por $18,750,000 mediante una orden de compra del 17 de febrero de 1999 a precios que fluctuaron entre $142 y $148 el quintal. Además, celebró una subasta formal el 16 de junio de 1999 en la que se recomendó la compra en mercado abierto de 80,000 quintales de café por $12,000,000 mediante una orden de compra del 29 de junio de 1999 a precios que fluctuaron entre $126 y $134. [Véase el Apartado 3) de este Hallazgo].

Por otro lado, mediante Memorando del 25 de enero de 1999¹ el Director del Programa informó al Director de la Oficina de Compras, entre otras cosas, que a base del consumo local de café de unos 28,000 quintales mensuales consideraba necesario comprar de emergencia el producto en el extranjero hasta agosto de 1999.

Por lo que, en nuestra opinión, no existía una situación de emergencia que justificara obviar el requisito de subasta formal para adjudicar las compras por 175,000 quintales de café que se efectuaron por las tres órdenes de compra de diciembre de 1999 y marzo y junio de 2000 por $26,250,000 a precios de hasta $143 el quintal, por el alegado motivo del Huracán Georges ocurrido en septiembre de 1998. Esto porque ya en junio de 1999 se había celebrado una subasta formal para la adquisición de café.

En los documentos examinados tampoco se encontró evidencia, ni ésta nos fue sometida para examen, de que para las referidas compras de café la Junta de Subastas evaluara justificaciones escritas que establecieran que no había posibles proveedores en Puerto Rico que pudieran suministrar el producto a la ASDA.

Las situaciones comentadas privaron a la ASDA del proceso establecido para obtener las mejores ofertas mediante la libre competencia entre los proveedores cualificados. Además, situaciones como las señaladas propician el ambiente para favorecer a un proveedor en perjuicio de otros y para otras irregularidades, en detrimento de los mejores intereses de la ASDA.

2)  Contrario a la reglamentación aplicable, los procesos relacionados con las compras de café mediante las cinco órdenes de compra mencionadas, emitidas de febrero de 1999 a junio de 2000, que incluyeron las negociaciones con los proveedores y la preparación de los contratos y las órdenes de despacho fueron realizadas, en lugar de la Oficina de Compras, por la Oficina del Administrador Auxiliar de Incentivos. En esta Oficina, además, se mantuvo el control de los embarques y se llevó un registro de las cantidades de café recibidas en cada uno de los embarques. Para las referidas cinco órdenes de compra la Oficina de Compras de la ASDA se limitó a emitir las órdenes de compra por las cantidades estimadas de quintales de café.

La situación señalada privó a la Oficina de Compras de realizar los trámites correspondientes para la adquisición del café conforme a la reglamentación establecida. Además, le impidió considerar y evaluar las ofertas hechas por los proveedores, los contratos y las órdenes de compra y de despacho emitidas y cumplir con sus deberes. Esto pudo propiciar la comisión de irregularidades. Además, puede dificultar fijar responsabilidades.

3)  Durante los años fiscales del 1994-95 al 1998-99 el Director del Programa de Compraventa de Café ejerció las funciones de Presidente de la Junta de Subastas. El 16 de junio de 1999 la ASDA celebró una subasta para la compra de 80,000 quintales de café semitostado en la cual nueve licitadores invitados sometieron sus ofertas a precios que fluctuaron entre $135 y $165 el quintal. Ese mismo día, en la minuta de la reunión de la Junta de Subastas (Junta) en donde se consignaron los acuerdos tomados para dicha subasta, se incluyó una nota donde se indicaba que el Presidente de la Junta se inhibía del proceso de adjudicación por ser el Director del Programa de Compraventa de Café. En la minuta se estableció, además, que la subasta no se adjudicó porque, según la Junta, los licitadores no cumplieron a cabalidad con todos los requisitos exigidos en los pliegos de subasta. En su lugar, la Junta recomendó la compra de los 80,000 quintales de café semitostado en el mercado abierto porque existía una necesidad inmediata de tener a disposición dicho producto para abastecer el mercado local. Conforme a la recomendación de la Junta, la ASDA realizó la compra por $12,000,000 en el mercado abierto mediante la orden de compra emitida el 29 de junio de 1999 a precios de hasta $134 el quintal.

Nuestro examen reveló que la minuta de la reunión de la Junta contenía las firmas de los tres miembros presentes en dicha reunión, inclusive la del Presidente. Entendemos, por lo tanto, que éste participó en la decisión tomada por la Junta, contrario a lo indicado en la referida nota y, a pesar de que la función de dirigir y administrar el Programa de Compraventa de Café es conflictiva con la de participar en el proceso de las subastas para la adquisición del café importado y de autorizar la compra del mismo.

4)  El 14 de marzo de 2000 la ASDA emitió una de las órdenes de compra para la adquisición de 100,000 quintales de café semitostado importado por $15,000,000. Para dicha compra se formalizaron contratos individuales con tres proveedores en el extranjero y se emitieron, además, tres órdenes de despacho a cada uno de los proveedores. Los proveedores realizaron entregas parciales del café las cuales se facturaron individualmente a la ASDA. Entre abril y agosto de 2000 la ASDA efectuó pagos a los proveedores por $11,518,399 correspondientes a 38 facturas sometidas por las entregas parciales de 80,388 quintales de café. Sobre el particular determinamos que:

a)  Contrario a normas de control interno, la requisición que originó la orden de compra mencionada, no estaba cumplimentada en todas sus partes. Dicha requisición no contenía información sobre la unidad solicitante, la oficina o región que recibiría los bienes, la justificación de la compra y las fechas de aprobación de la misma por parte de los funcionarios autorizados. Ello, a pesar de que dicha requisición proveía para establecer la información indicada. La requisición solamente incluía la fecha, el número, la cantidad de quintales de café solicitado y las firmas de los funcionarios autorizados.

b)  Contrario a normas de control interno, las 38 facturas indicadas y los demás justificantes de pago no fueron marcados con la palabra pagado o cancelado.

c)  Contrario a cláusulas contractuales, la ASDA no requirió a un proveedor que sometiera copia de la póliza de seguro contra riesgos que debió obtener al entregar el café. A pesar de ello, entre mayo y agosto de 2000 la ASDA le efectuó pagos al proveedor por $2,908,936 por la compra de 20,328 quintales de café.

5)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Oficina de Compras no mantenía un registro de los proveedores cualificados para suplir café a la ASDA. Éstos se seleccionaban a base de la experiencia que habían tenido en compras anteriores.

6)  En enero de 1986 la ASDA designó a un empleado del Programa de Protección de Cultivos para que se desempeñara como comprador del Centro de Compraventa de Café de Adjuntas. Se determinó que éste no tenía nombramiento por escrito para ejercer dicha función. Su designación se hizo verbalmente.

Las situaciones comentadas en los apartados 3) al 6) no permitieron a la ASDA ejercer un control adecuado sobre las operaciones relacionadas con las compras de café y los correspondientes desembolsos. Además, pudieron propiciar el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se pudieran detectar a tiempo para fijar responsabilidades. La situación comentada en el Apartado 4)c) constituyó, además, un riesgo para la ASDA al no estar adecuadamente protegida contra riesgos por las entregas de café del referido proveedor.

2-a.  De julio de 1998 a enero de 2001 el Programa efectuó recaudaciones por la venta de café por $110,605,246 en los centros de compraventa de café. El examen de recaudaciones por $9,642,797 efectuadas entre junio de 1999 y diciembre de 2000 reveló lo siguiente:

1)  Contrario al Plan de Reorganización Núm. 1 de 1994, las Normas de Recaudaciones no contenían disposiciones específicas sobre los controles internos a observarse por los funcionarios y empleados a cargo de las recaudaciones para, entre otras cosas, comparar los totales de los recibos oficiales con los depósitos y los registros contables y cotejar las hojas de depósitos contra los estados bancarios. Tampoco contenían disposiciones específicas sobre la anotación de las razones para la anulación de recibos oficiales y las iniciales del empleado que las realiza.

La ausencia de normas específicas no permite a la ASDA ejercer un control adecuado sobre las recaudaciones y demás operaciones relacionadas con el registro contable de las mismas. Ello puede propiciar el ambiente para la comisión de irregularidades y a la falta de uniformidad en los procesos.

2)  Contrario a la reglamentación aplicable, en 11 ocasiones entre julio de 1998 y diciembre de 1999 se efectuaron cobranzas por $9,580,704 para las cuales los recaudadores auxiliares de los centros de compraventa de café no prepararon las correspondientes facturas de venta. Además, en 77 ocasiones entre julio de 1998 y diciembre de 2000 se efectuaron cobranzas por $1,405,575 para las cuales los recaudadores auxiliares no prepararon los recibos oficiales de recaudación.

3)  Contrario a normas de control interno, dos recibos oficiales de recaudación marcados nulos por el Recaudador Oficial de la Oficina Central no indicaban las razones de la anulación ni éste anotó sus iniciales. Uno de los recibos oficiales fue emitido el 29 de marzo de 2000 y el otro no contenía la fecha.

4)  Contrario a normas de control interno, en 24 ocasiones entre julio y agosto de 1998 se efectuaron recaudaciones por $3,994,498 en los centros de compraventa de café para las cuales la información de las facturas de venta sobre el número, la fecha, e importe por quintal de café vendido no fue anotada en el Registro de Recaudaciones que llevaba el contador del Programa.

5)  Un inventario físico de las libretas de recibos oficiales de recaudación que realizamos el 10 de abril de 2001 reveló que, contrario a la reglamentación aplicable, el Recaudador Oficial no mantenía un sistema de inventario perpetuo de las mencionadas libretas. Tampoco realizaba verificaciones periódicas de las existencias de las mismas. Además, el Recaudador Oficial no mantenía cerrado con llave el archivo que utilizaba para guardar las referidas libretas de recibos.

6)  El Recaudador Oficial preparaba el formulario denominado Registro de Cobranza para registrar las recaudaciones efectuadas. Además, dicho empleado utilizaba el formulario Control de Entrega de Libros de Recibos Oficiales para llevar el control de los despachos de los recibos. Contrario a normas de control interno, ambos documentos no proveían para la firma de la persona que los preparaba.

Las situaciones comentadas en los apartados 2) al 6) impiden a la ASDA ejercer un control adecuado sobre las recaudaciones. Además, propician el ambiente para la comisión de irregularidades y que las mismas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

3-a.  La Oficina de Auditoría Interna del Departamento de Agricultura (Departamento) realiza auditorías periódicas para examinar y evaluar las operaciones de éste y de la ASDA, y someter sus recomendaciones, conforme al Plan de Reorganización Núm. 1 de 1994. Dicha Oficina responde al Secretario de Agricultura.

En abril de 1994 la Oficina de Auditoría Interna sometió al Administrador de la extinta ASA el Informe de Investigación Especial 93-94-104, sobre irregularidades determinadas en el Programa para la cosecha de café del 1993-94. En dicho Informe la Oficina de Auditoría Interna determinó pagos indebidos por $88,665 efectuados a un agricultor en la venta de 1,982 quintales de café en los centros de compra de Ponce y de Orocovis. De acuerdo con el Informe el agricultor vendió en dicho año fiscal 1,567 quintales de café tipo segunda como café primera, lo que ocasionó que la ASDA le pagara indebidamente $54,355. También le vendió 415 quintales de café tipo segunda sin cumplir con las normas de control y calidad establecidas, lo que representó en este caso una diferencia pagada de más de $34,310. En dicho Informe se le recomendó al Director del Programa que solicitara al agricultor el reembolso de los $88,665 pagados indebidamente.

Contrario a normas de sana administración, al 10 de mayo de 2001 la ASDA no había realizado gestiones de cobro efectivas para el recobro de los $88,665 adeudados por el agricultor. Determinamos, además, que en noviembre y diciembre de 2000 la ASDA efectuó pagos al agricultor por $143,534 por la compra de café y ésta no descontó de los referidos pagos los $88,665 adeudados.

b.  De octubre de 1995 a agosto de 1997 la Oficina de Auditoría Interna sometió al Secretario del Departamento los informes de auditoría 12C2A-(9)-96, 12C2A-(30)-96, 12C1-(6)-97, 12C1-(13)-97, 12C2A-(39)-97 y 12C2A-(52)-97, sobre las operaciones del Programa². Éstos contienen el resultado del examen relacionado con el cierre de operaciones de 12 centros de compra de café durante a la cosecha del 1995-96, y con las operaciones relacionadas con el registro de transacciones y el almacenamiento e inventario del café en los centros de compra de Maricao, Adjuntas y Arecibo para las cosechas de café del 1992-93 al 1995-96.

En dichos informes de auditoría se incluyeron 19 hallazgos y 34 recomendaciones. De éstas, 7 fueron dirigidas al Secretario del Departamento de Agricultura, 21 al Administrador de la ASDA, 4 al Director de la Oficina de Asuntos Financieros y una al Administrador General del Almacén de Yahuecas en Adjuntas. Contrario a normas de sana administración, al 28 de febrero de 2001 la ASDA solamente había cumplimentado 5 de las recomendaciones y no había cumplido con 29 de las recomendaciones hechas por la Oficina de Auditoría Interna, a pesar de haber transcurrido entre 52 y 63 meses de haberse emitido las recomendaciones.

La situación que se comenta en el Apartado a. puede propiciar que las cantidades pagadas indebidamente se conviertan en incobrables. Las situaciones que se comentan en el Apartado b. no permiten a la ASDA ejercer un control adecuado sobre las operaciones relacionadas con el Programa de Compraventa de Café. Además, propician el ambiente para que se sigan repitiendo las situaciones señaladas en perjuicio de los mejores intereses de la entidad.

El Informe de Auditoría CP-02-13, emitido por nuestra Oficina el 28 de febrero de 2002, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

administración de servicios y desarrollo 
agropecuario DE PUERTO RICO

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La ASDA fue creada por virtud del Plan de Reorganización Núm. 1 de 1994 aprobado por el Gobernador el 4 de mayo de 1994. Conforme a dicho Plan, la ASDA quedó constituida por la Administración de Fomento Agrícola (AFA) y la Administración de Servicios Agrícolas (ASA), las cuales fueron creadas mediante las leyes números 28 y 29 del 5 de junio de 1985. Además, se le transfirieron a la ASDA las facultades, los poderes y las funciones legales de la AFA y de la ASA, ya que estas dos agencias fueron eliminadas.

La extinta AFA había sido creada para proveer a los agricultores beneficios y ayuda económica en forma de incentivos, subsidios y reembolso de pagos de salario suplementario para propiciar una mayor inversión de fondos por parte de los propios agricultores en actividades eminentemente agrícolas, y a un costo más bajo en las áreas de gerencia y administración.

La extinta ASA había sido creada para contribuir al desarrollo de las empresas agropecuarias y de la agricultura en general para lograr la estabilidad de los agricultores. Su función primordial era proveer a éstos servicios para el desarrollo de la infraestructura, aumentar su capacidad empresarial y establecer las prácticas tecnológicas necesarias.

La ASDA se creó adscrita al Departamento de Agricultura y los poderes y la política de ésta eran ejercidos por el Secretario de Agricultura. La administración y supervisión de las operaciones de la ASDA las ejercía un Administrador nombrado por dicho Secretario. Los servicios a los agricultores se prestaban en la Oficina Central y en siete oficinas regionales que radicaban en San Juan, Caguas, Mayagüez, Ponce, Arecibo, Orocovis y Lares.

La ASDA contaba en el área de servicios agrícolas con los siguientes programas: Mecanización Agrícola; Compraventa de Productos Agrícolas; Protección de Cultivos; Compraventa de Materiales Agrícolas; Producción y Distribución de Semillas; Carbonato Calizo, y el de Compraventa de Café.

El Programa de Compraventa de Café³ (Programa) fue transferido del Departamento de Agricultura a la ASDA mediante la Orden Administrativa OA-7-96 del 28 de febrero de 1996 emitida por el Secretario de Agricultura. El Programa tiene como objetivo principal establecer un mercado seguro y ordenado de dicho producto. Ello con un precio garantizado al agricultor y, a su vez, un abasto continuo al consumidor.

Los recursos para financiar las operaciones de la ASDA provinieron de asignaciones legislativas y de otros ingresos que generaron sus propias actividades. Durante los cinco años fiscales del 1995-96 al 1999-00 la ASDA recibió asignaciones legislativas por $478,018,646, generó ingresos por $254,993,413, e incurrió en gastos por $728,259,862, según se indica:

El Programa generó ingresos por $125,436,177 e incurrió en gastos por $99,257,931 durante los tres años fiscales del 1997-98 al 1999-00, según se indica:

ANEJO 2

administración de servicios y desarrollo 
agropecuario DE PUERTO RICO

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS Y DESARROLLO AGROPECUARIO DE PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS Y DESARROLLO
AGROPECUARIO DE PUERTO RICO

Funcionarios principales que actuaron del 1 de enero de 1999 
al 31 de diciembre de 2000

__________________________

1.  En el Memorando se estableció, además, que la ASDA tenía en existencia 28,000 quintales de café semitostado y los torrefactores 74,000 quintales.

2.  De septiembre de 1997 a febrero de 2001 la Oficina de Auditoría Interna no realizó auditorías del Programa.

3.  Este Programa fue creado mediante la Orden Administrativa 209 del 15 de septiembre de 1952 emitida por el Secretario de Agricultura. En su origen estaba integrado a la Administración General de Suministro hasta el 1953. Desde el 1953 hasta el 31 de diciembre de 2000 el Programa ha estado adscrito a ocho agencias distintas.

4.  El Agro. Samuel E. Pérez Santiago también actuó de Administrador con posterioridad al Agro. Juan L. Rodríguez Jiménez.

5.  Dicho puesto estuvo vacante del 1 de enero al 2 de mayo de 1999.

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