Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y los ANEJOS 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron miembros de la Junta de Directores y los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Edificios Públicos (Autoridad) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el primero y contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con las compras realizadas mediante el uso de tarjetas de débito, los controles administrativos y algunos aspectos relacionados con la Oficina de Auditoría Interna.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con las compras realizadas mediante el uso de tarjetas de débito. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3, clasificados como principales:

1-a.  El uso y el control de las tarjetas de débito para la adquisición de bienes y servicios de uso inmediato estaba reglamentado por el Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios para Utilización Inmediata a través de la Tarjeta de Débito (Procedimiento) aprobado el 9 de abril de 1999 por la Junta de Directores de la Autoridad. Éste se aprobó para agilizar las requisiciones de compra que se generaban en las oficinas, en las áreas, en las regiones y en los edificios de la Autoridad. En el Procedimiento se estableció inicialmente una asignación anual de $3,864,000 para las compras con tarjetas de débito por cantidades entre $150 y $1,000 por transacción y entre $10,000 y $20,000 mensuales. Las tarjetas de débito serían utilizadas por el Director Ejecutivo, el Director de Administración, los directores regionales, los administradores de edificios y los supervisores autorizados.

El 3 de abril de 2000 se enmendó el Procedimiento para establecer que las tarjetas de débito se usarían para compras de bienes y servicios de uso inmediato por cantidades entre $1.00 y $1,000 por transacción. Se estableció, además, que el límite mensual para efectuar compras sería entre $10,000 y $50,000. La asignación anual para efectuar compras con las tarjetas de débito también se aumentó a $10,074,000.

Al 31 de diciembre de 2000 la Autoridad tenía 20 tarjetas de débito otorgadas a igual número de funcionarios para realizar las compras.

Se determinó que, contrario a lo dispuesto por la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, según enmendada, el Procedimiento ni la enmienda del 3 de abril de 2000 se sometieron al Departamento de Estado. Se determinó además, que tampoco se publicó un aviso en un periódico de circulación general donde se incluyera un resumen de dichos procedimientos y la intención de adoptar los mismos.

La situación señalada privó al Departamento de Estado y a la ciudadanía de información sobre la reglamentación mencionada. También, impidió que ésta estuviera accesible a la ciudadanía en su calidad de documento público. Además, puede propiciar que su validez sea impugnada.

b.  Contrario a la reglamentación aplicable, no se encontró evidencia ni ésta se nos suministró para examen, de que la Autoridad realizara un estudio de viabilidad para establecer la conveniencia y la necesidad de realizar compras con tarjetas de débito.

La situación comentada no permitió que el referido estudio estuviera a la disposición de nuestros auditores para examen para determinar si el uso de las tarjetas de débito por la Autoridad, en estos casos, resultaba en beneficio del interés público.

c.  Contrario a la reglamentación aplicable, al 30 de junio de 2001 la Autoridad no había incorporado disposiciones específicas al Procedimiento relacionadas con lo siguiente, entre otras: los nombramientos como agentes compradores que se deben emitir a los funcionarios que ejercen tales funciones al utilizar las tarjetas de débito; la preparación de una requisición de compras previo a emitirse el formulario de orden de compra; la preparación de un registro de las ofertas recibidas que contenga el análisis y la recomendación del proveedor agraciado; la verificación de fondos antes de emitirse la orden de compra; el proceso a seguir para la autorización de un 15 por ciento adicional al límite mensual asignado a la tarjeta de débito para efectuar las compras según se establece en el Anejo 1 del Procedimiento; los funcionarios autorizados a aprobar las órdenes de compras; y el proceso a seguir en el recibo de los bienes y la prestación de los servicios.

d.  Contrario a normas de política pública y de control interno, los funcionarios de la Autoridad encargados de efectuar las compras con la tarjeta de débito realizaban, entre otras, las siguientes funciones: solicitaban y evaluaban las cotizaciones; precualificaban a los proveedores de los servicios; seleccionaban al proveedor; completaban el formulario de las órdenes de compras; efectuaban las compras; recibían los bienes y servicios del comprador; mantenían el Registro de Órdenes de Compras realizadas mediante las tarjetas de débito; y mantenían el control de los gastos incurridos mediante las tarjetas de débito para determinar el balance disponible y reconciliaban el mismo con el informe que se envía a la Oficina de Contraloría de la Autoridad.

Consideramos que estas funciones asignadas a un solo funcionario resultan ser conflictivas. Esto puede tener consecuencias adversas para la Autoridad.

e.  Contrario a normas de control interno y de sana administración, al 30 de junio de 2001 la Autoridad no había expedido los nombramientos correspondientes como agentes compradores a los 20 funcionarios de las oficinas, las áreas, las regiones y los edificios que realizaban compras de los materiales y los servicios mediante tarjetas de débito. Dichos funcionarios pueden realizar compras con las tarjetas de débito con límites que fluctúan entre $10,000 hasta $50,000 mensuales en transacciones individuales de $1.00 a $1,000.

Las situaciones comentadas en los apartados c. al e. no permiten a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre las compras efectuadas con las tarjetas de débito y sobre las funciones asignadas a los funcionarios que utilizan las mismas. Además, dichas situaciones pueden propiciar el ambiente para que no se realicen transacciones uniformes y para la comisión de irregularidades sin que éstas se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

2-a.  De julio de 1999 a diciembre de 2000 la Autoridad había pagado $1,032,857 por compras efectuadas con las 20 tarjetas de débito. Al 31 de diciembre de 2000 éstas estaban asignadas a funcionarios de la Oficina Central y de las nueve oficinas regionales.

Examinamos, mediante muestreo estadístico, las compras realizadas con las tarjetas de débito en la Oficina Central y en las oficinas regionales de Carolina y Ponce. De julio de 1999 a diciembre de 2000 la Oficina Central efectuó 308 compras por $130,434; la Oficina Regional de Carolina efectuó 303 compras por $150,279; y la Oficina Regional de Ponce efectuó 331 compras por $199,434. Seleccionamos para examen una muestra de 135 de dichas compras por $73,180, correspondientes a 45 compras de cada Oficina. El examen realizado reveló lo siguiente:

1)  Contrario a normas de sana administración, en 132 de las compras por $71,447 (98 por ciento) no se preparó una requisición para dejar constancia escrita, entre otras cosas, de lo siguiente: funcionario que originaba la requisición y la justificación para las compras; descripción de los artículos o servicios a adquirirse; verificación de que estaba presupuestada la adquisición del artículo o servicio y certificación de la disponibilidad de fondos; y aprobación del funcionario autorizado.

En las restantes tres compras por $1,733 se preparó la requisición, pero la misma solamente incluía la descripción de los artículos, a pesar de que la misma proveía para incluir la información antes indicada. Para estas tres compras se utilizó el formulario denominado como Requisición de Materiales, Equipo y Servicios que utiliza la Autoridad para las compras regulares.

2)  Las compras efectuadas con las tarjetas de débito se tramitaban en un formulario denominado Solicitud de Orden de Compra para Bienes y Servicios mediante Tarjeta de Débito (Solicitud de Orden de Compra). Dicha Solicitud de Orden de Compra contiene en la parte inferior una sección identificada como Informe de Inspección y Recibo para los artículos adquiridos. Contrario a normas de sana administración y de control interno, se observó que dicha Solicitud de Orden de Compra, no obstante, no provee para que el funcionario que recibe los bienes cuente los mismos e indique la cantidad recibida. Se observó, además, que dicha Solicitud de Orden de Compra no provee para indicar el nombre en forma legible del funcionario a cargo de autorizar la compra, el puesto de éste y la fecha en que se aprobaban las mismas.

En la Oficina Regional de Carolina, se observó que el formulario Solicitud de Orden de Compra que se utilizaba no proveía para que el funcionario a cargo de autorizar la compra firmara. Las 45 solicitudes de órdenes de compra examinadas de dicha Oficina Regional, no estaban firmadas por los funcionarios que autorizaron las mismas.

3)  Contrario a normas de control interno, las Solicitudes de Orden de Compra de las 135 compras examinadas (100 por ciento) no estaban prenumeradas. Las mismas eran enumeradas a medida que se utilizaban.

4)  Contrario a la reglamentación aplicable, se observó que 18 cotizaciones de la Oficina Regional de Carolina y 8 cotizaciones de la Oficina Regional de Ponce correspondientes a 23 órdenes de compras (17 por ciento) por $12,219, emitidas entre diciembre de 1999 y diciembre de 2000 para adquirir piezas, materiales y servicios, no estaban firmadas por el proveedor. Además, en los documentos de otra orden de compra por $934 efectuada en enero de 2000 por la Oficina Regional de Ponce para adquirir materiales y herramientas no había evidencia de que se solicitaran las correspondientes cotizaciones.

5)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Oficina Regional de Carolina efectuó cuatro compras (3 por ciento) por $3,176 entre octubre de 1999 y marzo de 2000 cuyos trámites se hicieron por teléfono. No se encontró ni se nos suministró evidencia de que las mismas fueran autorizadas por el Director Ejecutivo de la Autoridad.

6)  Contrario a normas de sana administración, para 13 órdenes de compras (10 por ciento) por $5,602 emitidas por la Oficina Regional de Carolina entre octubre de 1999 y diciembre de 2000 no se preparó el resumen de las ofertas recibidas en donde se incluyera el análisis de los precios y de las especificaciones de lo que se iba a adquirir, la responsabilidad, reputación e integridad comercial y económica del licitador, el tiempo de entrega y el cumplimiento con las leyes federales y estatales.

7)  Contrario a normas de sana administración, en las facturas sometidas por los proveedores correspondientes a dos órdenes de compra emitidas por la Oficina Regional de Carolina para la adquisición de piezas de vehículos de motor en septiembre y octubre de 2000 por $570 y $286, respectivamente, no se indicaban las cantidades, la descripción y el precio de los bienes adquiridos. Dichas facturas sólo incluían el importe facturado.

8)  Contrario a la reglamentación aplicable, de diciembre de 1999 a octubre de 2000 la Oficina Central emitió siete órdenes de compras y la Oficina Regional de Ponce emitió tres órdenes para adquirir piezas y accesorios de vehículos de motor por $4,101. Para las diez órdenes de compra mencionadas (7 por ciento) no se encontró ni se nos suministró evidencia de que el Subencargado de la Propiedad certificara que las piezas y accesorios a ser reemplazados no tenían más utilidad.

9)  Contrario a normas de sana administración, la Autoridad realizó pagos por $1,906 entre uno y cuatro días antes de recibirse los bienes correspondientes a tres órdenes de compras (2 por ciento) emitidas de mayo a octubre de 2000. En los documentos examinados no se indicaron las razones para dichos pagos por adelantado.

10)  Contrario a normas de control interno, los informes de inspección y recibo de dos solicitudes de compras efectuadas por la Oficina Regional de Ponce en enero y mayo de 2000 por $377 y $775, respectivamente, no contenían la firma del funcionario que recibió los materiales. Tampoco contenían la fecha en que se recibieron los mismos. El formulario Solicitud de Orden de Compra utilizado como informe de inspección y recibo provee para indicar dicha información.

11)  En julio de 2000 la Oficina Central emitió una orden de compra por $340 para adquirir 300 pegatinas que indicaban Prohibido Fumar para usarlas en los vehículos de la Autoridad. Dicha orden fue aprobada por el Supervisor de la División de Transportación y se recibió y se pagó el 8 de septiembre de 2000. El 31 de julio de 2000 también la Oficina Regional de Ponce emitió una orden de compra por $924 para la adquisición de 11 pizarras para ser utilizadas en varias escuelas. Dicha orden fue aprobada por el Director Regional y se recibió y se pagó la misma el 1 de septiembre de 2000.

Contrario a la reglamentación aplicable y a normas de sana administración, determinamos que los recibos de pago emitidos por las compras mencionadas aparecían a nombre de comerciantes a los cuales no se le efectuaron dichas compras. Dichos comerciantes tampoco estaban incluidos en el Registro de Proveedores Locales. En los documentos examinados no había evidencia ni ésta nos fue suministrada para examen, de que los funcionarios de la Autoridad realizaran una investigación para aclarar y justificar dicha situación.

12)  De octubre de 1999 a julio de 2000 la Oficina Regional de Carolina emitió once órdenes de compras por importes que fluctuaron entre $492 y $992 a cinco proveedores para la adquisición de equipos de electricidad, materiales de oficina, equipo para pintar y pintura. Las once órdenes de compra totalizaron $9,244 y los bienes adquiridos se utilizarían en varios proyectos de la Autoridad. El 20 de junio de 2000 la Oficina Central también emitió dos órdenes de compra adicionales por $819 y $838 a uno de los proveedores mencionados para adquirir materiales de oficina. Contrario a la reglamentación aplicable, las trece órdenes de compra mencionadas se fraccionaron para que las mismas no excedieran de $1,000 por transacción y así efectuar las mismas con las tarjetas de débito.

Determinamos que las órdenes de compra se fraccionaron cuando se emitieron dos o más órdenes de compra con la misma fecha para adquirir los mismos artículos para el mismo proyecto. Además, en febrero de 2000 la Oficina Central de la Autoridad emitió una orden de compra por $980 para adquirir materiales de oficina. En dicha orden se incluyó una cantidad menor a la que se incluyó en la solicitud de precios y en la cotización sometida por el proveedor de uno de los artículos que fue de $1,018. Dicha compra se realizó con la tarjeta de débito por los $980.

Las situaciones comentadas en los apartados a.1) al 12) le impidieron a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los bienes y servicios que se compraron a través de las tarjetas de débito. Ello pudo dar lugar a que se cometieran errores o irregularidades sin que éstos se pudieran detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

Además, a base de nuestras pruebas podemos concluir que las situaciones detectadas en los apartados a.1), 4) al 6), 8) y 12) pudieron estar ocurriendo en el universo de las compras en la misma proporción determinada en el análisis de las muestras seleccionadas estadísticamente.

3-a.  El 9 de junio de 1999 el Director Ejecutivo de la Autoridad formalizó un contrato de servicios con una institución bancaria para procesar los pagos de las compras de bienes y servicios realizados con las tarjetas de débito. Este contrato tuvo vigencia hasta el 30 de junio de 2000. En su Addendum B se estableció que la institución bancaria enviaría un estado de cuenta mensual a la Autoridad con el balance total de la cuenta y que éste sería pagadero cada mes a la fecha de vencimiento del estado de cuenta. Se estableció además, que si el pago se efectuaba con fecha posterior al vencimiento del estado de cuenta, la institución bancaria cobraría el interés base más el dos por ciento ajustado mensualmente por cargos por demora.

De septiembre de 1999 a abril de 2001 la Autoridad pagó a la institución bancaria $1,263,371 por las compras efectuadas con las tarjetas de débito. El examen realizado sobre el particular reveló lo siguiente:

1)  Contrario a normas de política pública, en once ocasiones la Autoridad no realizó los pagos por $885,390 en el tiempo requerido en el contrato por lo que tuvo que pagar $12,669 por cargos por demora. Estos pagos se realizaron de diciembre de 1999 a abril de 2001.

La situación comentada ocasionó que la Autoridad pagara innecesariamente a la institución bancaria $12,669 por cargos por demora, recursos que pudo haber utilizado para atender otros gastos operacionales.

2)  El contrato con la institución bancaria venció el 30 de junio de 2000. Se determinó que contrario a normas de sana administración, al 22 de junio de 2001 la Autoridad no había extendido o enmendado la vigencia del mismo y tampoco había formalizado un nuevo contrato para los servicios mencionados, a pesar de que a abril de 2001 la institución bancaria continuaba prestando sus servicios a la Autoridad. De julio de 2000 a abril de 2001 la Autoridad efectuó pagos por $852,466 a la institución bancaria por las compras efectuadas con las tarjetas de débito.

La situación comentada no le permite a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los pagos correspondientes. Además, podría tener consecuencias adversas para la Autoridad al no contar con un nuevo acuerdo por escrito donde se establezca en forma precisa las obligaciones de las partes.

El Informe de Auditoría CP-02-12, emitido por nuestra Oficina el 19 de febrero de 2002, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

autoridad de edificios públicos

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 56 del 19 de junio de 1958 (Ley Núm. 56), según enmendada. Su propósito principal es satisfacer las necesidades de estructuras e instalaciones físicas de las agencias gubernamentales que tienen a su cargo la educación, seguridad y bienestar de los ciudadanos; y conservar y mantener en óptimas condiciones los edificios que ésta administra. Ello mediante el diseño, preparación de planos, construcción y conservación de los edificios. El desarrollo de estos proyectos se determina a base de las necesidades establecidas por las agencias.

Los poderes de la Autoridad son ejercidos por una Junta de Directores (Junta) compuesta por el Secretario de Transportación y Obras Públicas y otros seis miembros nombrados por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado por un termino de cinco años. El Presidente de la Junta de Directores es elegido de entre sus miembros. Ésta nombra al Director Ejecutivo, quien tiene la responsabilidad de dirigir y administrar la Autoridad.

Durante los años fiscales del 1997-98 al 1999-00 la Autoridad generó ingresos operacionales por $789,275,326 e incurrió en gastos operacionales por $738,409,016, según se indica:

ANEJO 2

autoridad de edificios públicos

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE EDIFICIOS PÚBLICOS, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

AUTORIDAD DE EDIFICIOS PÚBLICOS

MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO del 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001

anejo 4

AUTORIDAD DE EDIFICIOS PÚBLICOS

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE
EL PERÍODO del 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001

_____________________________________

1.  Esta pérdida obedeció principalmente a que en una valoración realizada se redujo en $54.3 millones el valor de las instalaciones de salud.

2.  Durante el período del 22 de mayo al 30 de junio de 2001 el cargo de Presidente de la Junta de Directores estuvo vacante.

3.  Eran también los secretarios del Departamento de Transportación y Obras Públicas.

Informes de Auditoría en PDF

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