Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los miembros de la Junta de Síndicos y los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Estación Experimental Agrícola (Estación) del Recinto Universitario de Mayagüez (RUM) de la Universidad de Puerto Rico para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Este informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con los contratos de servicios profesionales y consultivos y para el arrendamiento de terrenos, y varios aspectos de las compras y los desembolsos, las recaudaciones, la propiedad mueble, los combustibles y lubricantes, los gastos de viaje y las cuentas por cobrar.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con la formalización y administración de los contratos de servicios profesionales y consultivos, el envío de contratos a la Oficina de Contralor de Puerto Rico, y la formalización retroactiva de contratos. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 y 2, clasificados como principales:

1-a.  La Estación formalizó 60 contratos de servicios profesionales y consultivos entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 para investigaciones científicas agrícolas y biológicas y la preparación de informes y peticiones de fondos, entre otros. Al 28 de febrero de 2001 la Estación había efectuado pagos por $667,663 en virtud de los contratos mencionados. El examen de 40 de los referidos contratos (66 por ciento) y sus enmiendas por $501,803 formalizados en dicho período reveló lo siguiente:

1)  Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, para los 40 contratos examinados no se solicitaron propuestas a, por lo menos, tres proveedores que pudieran estar interesados en prestar los servicios indicados. Tampoco se establecieron por escrito las razones para tomar tal decisión. Además, no se encontró evidencia ni ésta nos fue presentada para examen, de que la Estación hubiera evaluado, previo a la contratación de los mismos, si los servicios podían ser rendidos por el personal universitario.

La situación señalada privó a la Estación del beneficio que pudo haber derivado de obtener condiciones más favorables en el proceso de selección, negociación y contratación de dichos servicios.

2)  Contrario a la política pública sobre la contratación de servicios profesionales y consultivos y a la reglamentación aplicables, los contratos examinados carecían de información y de cláusulas importantes para proteger los mejores intereses de la Estación, según se indica:

• En los 40 contratos (100 por ciento) no se incluyó el número de la cuenta contra la cual se efectuaría el pago de los servicios.

• En los 40 contratos no se incluyó una cláusula que indicara si los individuos contratados no recibían pagos o compensación por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otra entidad pública, a menos que estuvieran autorizados por ley.

• En los 40 contratos no se incluyó la cantidad mínima de horas que debían prestar los contratistas.

• En 29 contratos (72 por ciento) por $362,928 formalizados entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 no se exigió a los contratistas que rindieran informes periódicos de los trabajos realizados.

• En 5 contratos (12 por ciento) por $97,644 formalizados entre octubre de 1997 y septiembre de 2000 no se incluyó una cláusula sobre las retenciones de seguro social federal y contribución sobre ingresos a los contratistas.

• En los 40 contratos no se estableció una cláusula que indicara si los contratistas habían pagado las contribuciones de seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes, o se encontraban acogidos a un plan de pago.

• En seis contratos (15 por ciento) por $61,500 formalizados entre octubre de 1998 y diciembre de 2000 no se requirió al contratista una certificación de deuda del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales.

3)  Un consultor de investigaciones científicas no sometió a la Estación informes de la labor realizada en relación con seis contratos formalizados con éste entre noviembre de 1997 y diciembre de 2000. La Estación tampoco se los requirió. Por dichos servicios la Estación pagó al consultor $86,000.

Las situaciones comentadas en los apartados 2) y 3) no permitieron a la Estación ejercer un control adecuado de los servicios contratados y de los pagos correspondientes y dejaron desprovista a la Estación de información indispensable. Además, propician el ambiente para que se realicen pagos indebidos y otras irregularidades. También limitaron nuestra gestión fiscalizadora.

4)  En relación con 29 de los 40 contratos examinados (72 por ciento) formalizados entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 por $362,928 determinamos que:

a)  Contrario a la reglamentación aplicable, en 23 de los contratos (79 por ciento) no se incluyó una cláusula en la cual se estableciera que los contratados eran responsables del pago de las aportaciones correspondientes al seguro social federal. En su lugar, la Estación retuvo a los contratistas y remesó al seguro social federal las aportaciones individuales de éstos y realizó aportaciones patronales por $23,834 por dicho concepto.

b)  Contrario a cláusulas contractuales, y a la reglamentación aplicable en los otros seis contratos la Estación retuvo a un contratista y remesó al seguro social federal las aportaciones individuales de éste, no obstante realizó las correspondientes aportaciones patronales por $6,273.

5)  Contrario a la reglamentación vigente, de enero de 2000 a febrero de 2001 la Estación realizó aportaciones patronales por $2,750 para el seguro médico de un contratista. Los correspondientes dos contratos, formalizados en febrero y junio de 2000 por $7,800 y $15,600, respectivamente, fueron sufragados del Fondo General de la Universidad de Puerto Rico.

Las situaciones comentadas en los apartados 4) y 5) ocasionaron que la Estación pagara $32,857 indebidamente por las aportaciones patronales al seguro social federal y al plan médico de los mencionados contratistas. Esto privó a la Estación de recursos que pudo utilizar para atender sus gastos operacionales.

6)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no preparó la Forma 480.6B para informar al Departamento de Hacienda y a siete contratistas los pagos efectuados a éstos por $353,106. En su lugar, sometió a dicho Departamento la Forma 499 R-2/W-2 PR. Esta Forma se utiliza para informar al Departamento de Hacienda los salarios devengados anualmente por funcionarios y empleados regulares del Gobierno.

7)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no retuvo un siete por ciento de los pagos efectuados a uno de los contratistas en los años 1998 y 1999. En su lugar, le efectuó retenciones de un cuatro por ciento. Dicho contrato era para asesorar, orientar y adiestrar personal de la Oficina de Finanzas de la Estación. El importe no retenido al contratista fue de $658.

Las situaciones señaladas en los apartados 6) y 7) pudieron tener consecuencias adversas a los mejores intereses del Gobierno.

8)   De noviembre de 1999 a septiembre de 2000 la Estación formalizó cinco contratos por $141,993 para, entre otras cosas, la preparación, revisión, registro y tramitación de todo tipo de contratos, trabajos investigativos, y el asesoramiento en asuntos administrativos. El examen de estos cinco contratos reveló lo siguiente:

a)  El 21 de junio de 2000 la Estación formalizó un contrato por $49,464 con un investigador el cual se enmendó el 18 de octubre de ese año. El contrato estaría vigente de julio de 2000 a junio de 2001. Mediante la enmienda se aumentaron los honorarios al contratista de $4,122 a $4,307 mensuales retroactivamente, a partir del 1 de julio de 2000. Contrario a la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en la enmienda no se establecieron los servicios adicionales que prestaría el contratista a la Estación que justificara el aumento de la compensación establecida en el contrato. Tampoco se establecieron las razones para aprobar dicho aumento retroactivamente. De julio a diciembre de 2000 la Estación pagó $1,110 en virtud de dicha enmienda.

La situación comentada propició un pago ilegal de $1,110.

b)  El 14 de marzo de 2001 la Estación aprobó una enmienda a un contrato formalizado el 21 de junio de 2000 para la preparación, revisión, registro y tramitación de contratos. En virtud de la enmienda se reembolsaría al contratista los gastos de viaje al exterior requeridos. La Estación no sometió a nuestros auditores las razones que justificaban dicha enmienda al contrato.

c)  Contrario a cláusulas contractuales, el 10 de abril de 2001 la Estación anticipó $1,613 al contratista indicado en el Apartado b) para realizar un viaje al exterior el 21 de abril de ese mismo año. Esto para participar en una Convención Anual en Virginia.

Las situaciones comentadas en los apartados b) y c) pudieron tener consecuencias adversas a la Estación.

d)  Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, en los cinco contratos se incluyeron cláusulas para conceder beneficios marginales a los contratistas tales como: aportación patronal a un seguro médico, derecho a la acumulación de licencias por vacaciones y por enfermedad y aportaciones al Plan de Retiro. Además, las funciones que realizaban los cinco contratistas estaban contenidas en el Plan de Clasificación de Puestos de la Universidad de Puerto Rico.

De julio de 1999 a febrero de 2001 la Estación realizó aportaciones patronales en virtud de dichos contratos por $4,829 para el Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico. En el año 2000 la Estación pagó a dos de los contratistas $1,460 por el Bono de Navidad.

La situación comentada no permite ejercer un control adecuado de los procesos de reclutamiento del personal de la Estación. Además, limitó a la Estación de poder evaluar y considerar otros posibles candidatos. Ello puede propiciar que se realicen transacciones de personal que afecten los mejores intereses de la entidad.

9)  El 31 de diciembre de 1999 la Estación efectuó un pago por $976 a un veterinario por servicios prestados entre julio y septiembre de 1999 en la implantación de un programa de salud de ganado en la Subestación de Gurabo. El 28 de junio de 2000 la Estación le efectuó otro pago por $1,133 por servicios prestados de enero a marzo de 2000. Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no formalizó contratos por escrito para los referidos servicios.

La situación comentada impide a la Estación ejercer un control adecuado de los servicios prestados y de los pagos efectuados por los mismos.

2-a.  La Estación formalizó 81 contratos de servicios profesionales y consultivos y de arrendamiento de terrenos entre octubre de 1997 y diciembre de 2000. El importe de dichos contratos ascendió a $728,755. El examen realizado sobre estos contratos reveló lo siguiente:

1. Contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, la Estación no sometió a la Oficina del Contralor copia de 66 contratos (81 por ciento) formalizados entre octubre de 1997 y septiembre de 2000 por $617,805. Además, la Estación radicó tardíamente ocho contratos y tres enmiendas formalizados entre enero y diciembre de 2000. Las tardanzas fluctuaron entre 30 y 90 días.

La situación señalada privó a esta Oficina de incluir a su debido tiempo los datos de los contratos mencionados en el Registro de Contratos computadorizado que se mantiene por ley. Además, no permitió que los contratos mencionados, en su calidad de documentos públicos, estuvieran disponibles para examen por cualquier parte interesada.

2. Contrario a las disposiciones reglamentarias vigentes, la Estación formalizó 46 contratos y 5 enmiendas a éstos por $486,360 con efecto retroactivo que fluctuó entre 10 y 157 días consecutivos. Dichos contratos fueron formalizados entre octubre de 1997 y octubre de 2000.

Los contratos con carácter retroactivo pueden resultar perjudiciales para el interés público, ya que durante el período sin contrato no hay evidencia escrita de las obligaciones de las partes. Entre otras cosas, pueden dar lugar a que se efectúen pagos por servicios no prestados y a que surjan pleitos judiciales innecesarios y otras situaciones adversas.

El Informe de Auditoría CP-02-11, emitido por nuestra Oficina el 28 de diciembre de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr

ANEJO 1

estación experimental agrícola

recinto universitario de mayagÜez

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Estación fue fundada por la Asociación de Productores de Azúcar en el 1910 y pasó a formar parte del Gobierno Estatal mediante la Resolución Conjunta Núm. 13 del 28 de marzo de 1914. En el 1917, al aprobarse la Ley Jones, quedó adscrita al Departamento de Agricultura y Trabajo y se le conoció como Estación Experimental Insular.

En el 1933 la Estación fue transferida a la Universidad de Puerto Rico en virtud de la Resolución Conjunta Núm. 3 de dicho año. La misma está integrada programática y administrativamente al RUM. Ello según lo dispone la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico y la Certificación Núm. 13 aprobada por el Consejo de Educación Superior (Consejo) el 11 de septiembre de 1968. La Estación es parte del Colegio de Ciencias Agrícolas del RUM.

El 24 de junio de 1980 el Consejo aprobó la Certificación Núm. 174 para disponer que el Decano del Colegio de Ciencias Agrícolas del RUM actúe, a su vez, como Director de la Estación. Dicho funcionario realiza sus funciones como Decano Director desde sus oficinas en Mayagüez.

La misión primordial de la Estación es la investigación básica y aplicada con miras a proveer la tecnología necesaria para lograr el más amplio y eficiente desarrollo agrícola y el enriquecimiento de la calidad de vida en la zona rural.

Las operaciones de campo de la Estación se llevan a cabo por seis subestaciones ubicadas en Adjuntas, Corozal, Gurabo, Isabela, Juana Díaz y Lajas.

Los poderes de la Estación son ejercidos por el Rector del RUM. Las funciones de administración y dirección de la Estación las ejerce el Decano del Colegio de Ciencias Agrícolas como Director de la Estación. Éste responde al Rector del RUM.

Mediante la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 mencionada. Ello para eliminar el Consejo de Educación Superior como cuerpo rector de la Universidad de Puerto Rico y crear una Junta de Síndicos compuesta por 13 miembros. Ésta es nombrada por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado y gobierna y administra el sistema universitario de Puerto Rico, inclusive la Estación.

El presupuesto de la Estación proviene de asignaciones legislativas, canalizadas por la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico y de otros ingresos.

ANEJO 2

estación experimental agrícola
recinto universitario de mayagüez

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGRÍCOLA DEL RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGRÍCOLA
recinto universitario de mayagüez

MIEMBROS DE LA JUNTA DE síndicos QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO¹

ANEJO 4

estación experimental agrícola
recinto universitario de mayagüez

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO²

__________________________

1.   Se incluyen los miembros de la Junta de Síndicos que actuaron durante los últimos dos años naturales.

2.   Se incluyen solamente los funcionarios principales que actuaron durante los dos últimos años calendario.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Estación Experimental Agrícola (Estación) del Recinto Universitario de Mayagüez (RUM) de la Universidad de Puerto Rico para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Este informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con los contratos de servicios profesionales y consultivos y para el arrendamiento de terrenos, y varios aspectos de las compras y los desembolsos, las recaudaciones, la propiedad mueble, los combustibles y lubricantes, los gastos de viaje y las cuentas por cobrar.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con la formalización y administración de los contratos de servicios profesionales y consultivos, el envío de contratos a la Oficina de Contralor de Puerto Rico, y la formalización retroactiva de contratos. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 y 2, clasificados como principales:

1-a.  La Estación formalizó 60 contratos de servicios profesionales y consultivos entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 para investigaciones científicas agrícolas y biológicas y la preparación de informes y peticiones de fondos, entre otros. Al 28 de febrero de 2001 la Estación había efectuado pagos por $667,663 en virtud de los contratos mencionados. El examen de 40 de los referidos contratos (66 por ciento) y sus enmiendas por $501,803 formalizados en dicho período reveló lo siguiente:

1)  Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, para los 40 contratos examinados no se solicitaron propuestas a, por lo menos, tres proveedores que pudieran estar interesados en prestar los servicios indicados. Tampoco se establecieron por escrito las razones para tomar tal decisión. Además, no se encontró evidencia ni ésta nos fue presentada para examen, de que la Estación hubiera evaluado, previo a la contratación de los mismos, si los servicios podían ser rendidos por el personal universitario.

La situación señalada privó a la Estación del beneficio que pudo haber derivado de obtener condiciones más favorables en el proceso de selección, negociación y contratación de dichos servicios.

2)  Contrario a la política pública sobre la contratación de servicios profesionales y consultivos y a la reglamentación aplicables, los contratos examinados carecían de información y de cláusulas importantes para proteger los mejores intereses de la Estación, según se indica:

• En los 40 contratos (100 por ciento) no se incluyó el número de la cuenta contra la cual se efectuaría el pago de los servicios.

• En los 40 contratos no se incluyó una cláusula que indicara si los individuos contratados no recibían pagos o compensación por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otra entidad pública, a menos que estuvieran autorizados por ley.

• En los 40 contratos no se incluyó la cantidad mínima de horas que debían prestar los contratistas.

• En 29 contratos (72 por ciento) por $362,928 formalizados entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 no se exigió a los contratistas que rindieran informes periódicos de los trabajos realizados.

• En 5 contratos (12 por ciento) por $97,644 formalizados entre octubre de 1997 y septiembre de 2000 no se incluyó una cláusula sobre las retenciones de seguro social federal y contribución sobre ingresos a los contratistas.

• En los 40 contratos no se estableció una cláusula que indicara si los contratistas habían pagado las contribuciones de seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes, o se encontraban acogidos a un plan de pago.

• En seis contratos (15 por ciento) por $61,500 formalizados entre octubre de 1998 y diciembre de 2000 no se requirió al contratista una certificación de deuda del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales.

3)  Un consultor de investigaciones científicas no sometió a la Estación informes de la labor realizada en relación con seis contratos formalizados con éste entre noviembre de 1997 y diciembre de 2000. La Estación tampoco se los requirió. Por dichos servicios la Estación pagó al consultor $86,000.

Las situaciones comentadas en los apartados 2) y 3) no permitieron a la Estación ejercer un control adecuado de los servicios contratados y de los pagos correspondientes y dejaron desprovista a la Estación de información indispensable. Además, propician el ambiente para que se realicen pagos indebidos y otras irregularidades. También limitaron nuestra gestión fiscalizadora.

4)  En relación con 29 de los 40 contratos examinados (72 por ciento) formalizados entre octubre de 1997 y diciembre de 2000 por $362,928 determinamos que:

a)  Contrario a la reglamentación aplicable, en 23 de los contratos (79 por ciento) no se incluyó una cláusula en la cual se estableciera que los contratados eran responsables del pago de las aportaciones correspondientes al seguro social federal. En su lugar, la Estación retuvo a los contratistas y remesó al seguro social federal las aportaciones individuales de éstos y realizó aportaciones patronales por $23,834 por dicho concepto.

b)  Contrario a cláusulas contractuales, y a la reglamentación aplicable en los otros seis contratos la Estación retuvo a un contratista y remesó al seguro social federal las aportaciones individuales de éste, no obstante realizó las correspondientes aportaciones patronales por $6,273.

5)  Contrario a la reglamentación vigente, de enero de 2000 a febrero de 2001 la Estación realizó aportaciones patronales por $2,750 para el seguro médico de un contratista. Los correspondientes dos contratos, formalizados en febrero y junio de 2000 por $7,800 y $15,600, respectivamente, fueron sufragados del Fondo General de la Universidad de Puerto Rico.

Las situaciones comentadas en los apartados 4) y 5) ocasionaron que la Estación pagara $32,857 indebidamente por las aportaciones patronales al seguro social federal y al plan médico de los mencionados contratistas. Esto privó a la Estación de recursos que pudo utilizar para atender sus gastos operacionales.

6)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no preparó la Forma 480.6B para informar al Departamento de Hacienda y a siete contratistas los pagos efectuados a éstos por $353,106. En su lugar, sometió a dicho Departamento la Forma 499 R-2/W-2 PR. Esta Forma se utiliza para informar al Departamento de Hacienda los salarios devengados anualmente por funcionarios y empleados regulares del Gobierno.

7)  Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no retuvo un siete por ciento de los pagos efectuados a uno de los contratistas en los años 1998 y 1999. En su lugar, le efectuó retenciones de un cuatro por ciento. Dicho contrato era para asesorar, orientar y adiestrar personal de la Oficina de Finanzas de la Estación. El importe no retenido al contratista fue de $658.

Las situaciones señaladas en los apartados 6) y 7) pudieron tener consecuencias adversas a los mejores intereses del Gobierno.

8)   De noviembre de 1999 a septiembre de 2000 la Estación formalizó cinco contratos por $141,993 para, entre otras cosas, la preparación, revisión, registro y tramitación de todo tipo de contratos, trabajos investigativos, y el asesoramiento en asuntos administrativos. El examen de estos cinco contratos reveló lo siguiente:

a)  El 21 de junio de 2000 la Estación formalizó un contrato por $49,464 con un investigador el cual se enmendó el 18 de octubre de ese año. El contrato estaría vigente de julio de 2000 a junio de 2001. Mediante la enmienda se aumentaron los honorarios al contratista de $4,122 a $4,307 mensuales retroactivamente, a partir del 1 de julio de 2000. Contrario a la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en la enmienda no se establecieron los servicios adicionales que prestaría el contratista a la Estación que justificara el aumento de la compensación establecida en el contrato. Tampoco se establecieron las razones para aprobar dicho aumento retroactivamente. De julio a diciembre de 2000 la Estación pagó $1,110 en virtud de dicha enmienda.

La situación comentada propició un pago ilegal de $1,110.

b)  El 14 de marzo de 2001 la Estación aprobó una enmienda a un contrato formalizado el 21 de junio de 2000 para la preparación, revisión, registro y tramitación de contratos. En virtud de la enmienda se reembolsaría al contratista los gastos de viaje al exterior requeridos. La Estación no sometió a nuestros auditores las razones que justificaban dicha enmienda al contrato.

c)  Contrario a cláusulas contractuales, el 10 de abril de 2001 la Estación anticipó $1,613 al contratista indicado en el Apartado b) para realizar un viaje al exterior el 21 de abril de ese mismo año. Esto para participar en una Convención Anual en Virginia.

Las situaciones comentadas en los apartados b) y c) pudieron tener consecuencias adversas a la Estación.

d)  Contrario a las disposiciones reglamentarias aplicables, en los cinco contratos se incluyeron cláusulas para conceder beneficios marginales a los contratistas tales como: aportación patronal a un seguro médico, derecho a la acumulación de licencias por vacaciones y por enfermedad y aportaciones al Plan de Retiro. Además, las funciones que realizaban los cinco contratistas estaban contenidas en el Plan de Clasificación de Puestos de la Universidad de Puerto Rico.

De julio de 1999 a febrero de 2001 la Estación realizó aportaciones patronales en virtud de dichos contratos por $4,829 para el Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico. En el año 2000 la Estación pagó a dos de los contratistas $1,460 por el Bono de Navidad.

La situación comentada no permite ejercer un control adecuado de los procesos de reclutamiento del personal de la Estación. Además, limitó a la Estación de poder evaluar y considerar otros posibles candidatos. Ello puede propiciar que se realicen transacciones de personal que afecten los mejores intereses de la entidad.

9)  El 31 de diciembre de 1999 la Estación efectuó un pago por $976 a un veterinario por servicios prestados entre julio y septiembre de 1999 en la implantación de un programa de salud de ganado en la Subestación de Gurabo. El 28 de junio de 2000 la Estación le efectuó otro pago por $1,133 por servicios prestados de enero a marzo de 2000. Contrario a la reglamentación aplicable, la Estación no formalizó contratos por escrito para los referidos servicios.

La situación comentada impide a la Estación ejercer un control adecuado de los servicios prestados y de los pagos efectuados por los mismos.

2-a.  La Estación formalizó 81 contratos de servicios profesionales y consultivos y de arrendamiento de terrenos entre octubre de 1997 y diciembre de 2000. El importe de dichos contratos ascendió a $728,755. El examen realizado sobre estos contratos reveló lo siguiente:

1. Contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, la Estación no sometió a la Oficina del Contralor copia de 66 contratos (81 por ciento) formalizados entre octubre de 1997 y septiembre de 2000 por $617,805. Además, la Estación radicó tardíamente ocho contratos y tres enmiendas formalizados entre enero y diciembre de 2000. Las tardanzas fluctuaron entre 30 y 90 días.

La situación señalada privó a esta Oficina de incluir a su debido tiempo los datos de los contratos mencionados en el Registro de Contratos computadorizado que se mantiene por ley. Además, no permitió que los contratos mencionados, en su calidad de documentos públicos, estuvieran disponibles para examen por cualquier parte interesada.

2. Contrario a las disposiciones reglamentarias vigentes, la Estación formalizó 46 contratos y 5 enmiendas a éstos por $486,360 con efecto retroactivo que fluctuó entre 10 y 157 días consecutivos. Dichos contratos fueron formalizados entre octubre de 1997 y octubre de 2000.

Los contratos con carácter retroactivo pueden resultar perjudiciales para el interés público, ya que durante el período sin contrato no hay evidencia escrita de las obligaciones de las partes. Entre otras cosas, pueden dar lugar a que se efectúen pagos por servicios no prestados y a que surjan pleitos judiciales innecesarios y otras situaciones adversas.

El Informe de Auditoría CP-02-11, emitido por nuestra Oficina el 28 de diciembre de 2001, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

estación experimental agrícola

recinto universitario de mayagÜez

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Estación fue fundada por la Asociación de Productores de Azúcar en el 1910 y pasó a formar parte del Gobierno Estatal mediante la Resolución Conjunta Núm. 13 del 28 de marzo de 1914. En el 1917, al aprobarse la Ley Jones, quedó adscrita al Departamento de Agricultura y Trabajo y se le conoció como Estación Experimental Insular.

En el 1933 la Estación fue transferida a la Universidad de Puerto Rico en virtud de la Resolución Conjunta Núm. 3 de dicho año. La misma está integrada programática y administrativamente al RUM. Ello según lo dispone la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico y la Certificación Núm. 13 aprobada por el Consejo de Educación Superior (Consejo) el 11 de septiembre de 1968. La Estación es parte del Colegio de Ciencias Agrícolas del RUM.

El 24 de junio de 1980 el Consejo aprobó la Certificación Núm. 174 para disponer que el Decano del Colegio de Ciencias Agrícolas del RUM actúe, a su vez, como Director de la Estación. Dicho funcionario realiza sus funciones como Decano Director desde sus oficinas en Mayagüez.

La misión primordial de la Estación es la investigación básica y aplicada con miras a proveer la tecnología necesaria para lograr el más amplio y eficiente desarrollo agrícola y el enriquecimiento de la calidad de vida en la zona rural.

Las operaciones de campo de la Estación se llevan a cabo por seis subestaciones ubicadas en Adjuntas, Corozal, Gurabo, Isabela, Juana Díaz y Lajas.

Los poderes de la Estación son ejercidos por el Rector del RUM. Las funciones de administración y dirección de la Estación las ejerce el Decano del Colegio de Ciencias Agrícolas como Director de la Estación. Éste responde al Rector del RUM.

Mediante la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 mencionada. Ello para eliminar el Consejo de Educación Superior como cuerpo rector de la Universidad de Puerto Rico y crear una Junta de Síndicos compuesta por 13 miembros. Ésta es nombrada por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado y gobierna y administra el sistema universitario de Puerto Rico, inclusive la Estación.

El presupuesto de la Estación proviene de asignaciones legislativas, canalizadas por la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico y de otros ingresos.

ANEJO 2

estación experimental agrícola
recinto universitario de mayagüez

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGRÍCOLA DEL RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGRÍCOLA
recinto universitario de mayagüez

MIEMBROS DE LA JUNTA DE síndicos QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO¹

ANEJO 4

estación experimental agrícola
recinto universitario de mayagüez

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO²

__________________________

1.   Se incluyen los miembros de la Junta de Síndicos que actuaron durante los últimos dos años naturales.

2.   Se incluyen solamente los funcionarios principales que actuaron durante los dos últimos años calendario.

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