Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del la Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de esta auditoría. Este es el cuarto informe y contiene el resultado del examen de la inspección de los proyectos de construcción y de la reglamentación aplicable, de la administración y seguridad de los sistemas de información, los gastos mediante el uso de tarjetas de crédito, y de las cuentas por cobrar.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron la existencia de posibles violaciones de ley y de reglamentos, la ausencia de controles internos en las operaciones relacionadas con la inspección de los proyectos de construcción y de la reglamentación aplicable, de la administración y la seguridad de los sistemas computadorizados de información, con los gastos mediante el uso de tarjetas de crédito, y con las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. A continuación resumimos los hallazgos del informe clasificados como principales:

1-a.   La inspección de los proyectos de construcción la realizaba personal contratado o los propios funcionarios de la Autoridad. Cuando la inspección la realizaban funcionarios de la Autoridad, se nombraba un Administrador del Proyecto o Jefe de la Brigada quien supervisaba el trabajo realizado por los inspectores de campo (inspectores). Un Supervisor del Proyecto revisaba el trabajo realizado por el Administrador del Proyecto. Los inspectores verificaban que el contratista utilizara los materiales que se indicaban en los contratos, cumplieran con las especificaciones establecidas y sometieran los documentos requeridos tales como las órdenes de cambio y órdenes de trabajo adicional (Extra Work Orders). Los inspectores llenaban el Formulario Núm. AC-45, Informe Diario de Actividades (Informe de Actividades), en el que detallaban los trabajos inspeccionados. Al finalizar el día de trabajo los inspectores entregaban el Informe de Actividades al Administrador del Proyecto. Los trabajos incluidos en el Informe de Actividades eran resumidos en el Formulario Núm. AC-139, Informe Diario de Inspección (Informe de Inspección). Posteriormente, el Administrador del Proyecto preparaba una certificación de pago y la sometía junto a los informes mencionados al Supervisor del Proyecto para su aprobación y el trámite correspondiente.

Seleccionamos una muestra de tres proyectos de construcción de carreteras. Éstos fueron el AC-100013, AC-011627 y AC-000908¹ que se construyeron entre noviembre de 1984 y febrero de 2000 por $50,468,618².  Determinamos que 43 empleados ejercieron funciones de inspección en dichos proyectos. De la evidencia documental recopilada surge que estos empleados llenaban el Informe Diario de Actividades, supervisaban las labores de los obreros y verificaban los materiales a ser utilizados en los proyectos. Los trabajos inspeccionados incluían, la tirada de asfalto, la instalación de gaviones, cortes de los taludes, la reparación de drenajes, el depósito de materiales, la instalación de los tubos de hormigón y de varillas, entre otros.

El 29 de octubre de 1999 el Director de la Oficina de Recursos Humanos de la Autoridad le certificó a nuestros auditores que no existía el puesto de inspector y que éste no formaba parte del Plan de Clasificación para puestos gerenciales ni unionados. Además, mediante la revisión de los expedientes y certificaciones por funcionarios de la División de Construcción, determinamos que 27 de los empleados que realizaban las funciones de inspección en los proyectos (63 por ciento), contrario a las leyes aplicables y a normas de control interno, no tenían la preparación académica necesaria en ingeniería y eran mayormente obreros semidiestros o auxiliares en ingeniería por lo que consideramos que no tenían la experiencia ni los conocimientos técnicos necesarios para realizar este tipo de trabajo.

a.  Seleccionamos una muestra de los expedientes de 14 empleados que ejercieron las funciones de inspección de los trabajos de construcción del proyecto AC-100013 de la Carretera PR-10. El examen de los documentos en dichos expedientes reveló lo siguiente:

1)   Uno de los empleados poseía un bachillerato en Ingeniería de una universidad en Méjico. Contrario a las leyes aplicables, no se localizó evidencia ni ésta nos fue suministrada para examen, de que dicha persona tenía licencia para ejercer la profesión en Puerto Rico. De las certificaciones que indicamos en el próximo Apartado podemos concluir que éste no contaba con la requerida licencia.

2)    El 1 de septiembre de 1999 solicitamos información de los 14 empleados mencionados al Colegio de Ingenieros y Agrimensores y a la Junta Examinadora del Departamento de Estado. El 29 de noviembre de 1999 éstos nos certificaron que, contrario a leyes aplicables, a esta fecha los 14 empleados no eran ni habían sido miembros activos del Colegio ni tenían licencias de ingeniero expedidas por el Departamento de Estado.

Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron que empleados sin la preparación académica necesaria, la experiencia y sin las licencias profesionales requeridas por ley realizaran labores de ingeniería, como lo es el inspeccionar las obras de un proyecto. Esto pudo ocasionar que los trabajos realizados por el contratista no fueran debidamente inspeccionados en cuanto a los aspectos técnicos, uso y calidad de los materiales indicados en las especificaciones y la aplicación de los métodos de construcción. Esto pudo tener consecuencias adversas para la Autoridad.

b.   El proceso de inspección de construcción de carreteras se rige por el Procedimiento para la Inspección y Documentación Uniforme de las Partidas del Contrato de Construcción (Procedimiento para la Inspección) aprobado por el Director Ejecutivo de la Autoridad el 10 de junio de 1974. En éste se establecen, entre otras cosas, las guías generales para evidenciar de forma uniforme los trabajos que realiza el contratista por cada partida. El Procedimiento para la Inspección es parte del Manual Administrativo del Área de Construcción (Manual). En este Manual se incluyen los distintos procedimientos relacionados con la construcción de carreteras que fueron aprobados por el Director Ejecutivo entre junio de 1974 y diciembre de 1983.

El examen realizado sobre el proceso de inspección reveló lo siguiente:

1. Contrario a las leyes aplicables, el Procedimiento para la Inspección no contiene disposiciones específicas para que se incluyan, entre otras cosas, información sobre las condiciones del tiempo durante las construcciones, la forma en que éstas pueden afectar el proyecto, atrasos en la construcción, personal y equipo utilizado en el proyecto y el término de tiempo en que se deben llenar los informes de inspección, entre otros, para documentar los trabajos realizados por el contratista. El Manual tampoco contiene disposiciones sobre el particular.

La situación comentada da lugar a que no se observen procedimientos uniformes y adecuados en las inspecciones realizadas y en el control de las distintas partidas contenidas en los contratos de construcción, como lo son la fecha de entrega de los proyectos y la imposición de penalidades, entre otros.

2. Contrario a las leyes aplicables y a normas de control interno en la oficina temporera del proyecto AC-100013 en la Carretera PR-10 de Arecibo a Utuado ubicada en la propia construcción no mantenían el Procedimiento para la Inspección y el Manual para la administración de los contratos de construcción. En éstos se establece la evidencia que debe incluir el Administrador del Proyecto para certificar los trabajos que realizan los contratistas y los pagos que se efectúan. Tampoco tenían el libro denominado Rental Rate Blue Book, el cual se utiliza para verificar que las tarifas reclamadas por los contratistas en las facturas por renta de equipo, cuando los trabajos se realizan por órdenes de trabajo por administración delegada (Force Account)³, sean las correctas. El 5 de marzo de 1999 el Administrador del Proyecto nos indicó que tenían conocimiento del Procedimiento para la Inspección y el aludido Manual, pero que no se reportaban a la Oficina Regional para verificar esta información y que sólo tenían en la oficina temporera el Reglamento de Personal del 6 de noviembre de 1996 y el Standard Specifications for Road and Bridge Construction del 1989.

La situación comentada impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre el proceso de inspección y de las certificaciones para pago de los trabajos realizados y facturados por los contratistas. Esto puede tener consecuencias adversas para la Autoridad.

2-a.  El 17 de octubre de 1994 la Autoridad otorgó un contrato a una compañía de construcción (Compañía) por $13,133,936 para la construcción del proyecto AC-100013 en la Carretera PR-10 de Arecibo a Utuado. Los trabajos realizados por la Compañía eran inspeccionados por personal de la Autoridad conocidos como inspectores de campo y supervisados por el Administrador del Proyecto. De octubre de 1994 a diciembre de 1998 el Administrador del Proyecto preparó 1,379 informes diarios de inspección y los inspectores de campo sus correspondientes informes diarios de actividades de los trabajos realizados por la Compañía.

El examen de los referidos informes diarios de inspección y los informes diarios de actividades reveló lo siguiente:

1)   Los 1,379 informes diarios de inspección preparados por el Administrador del Proyecto, contrario a normas de control interno, contenían deficiencias tales como: borrones o tachaduras (137), no tenían la firma del Administrador del Proyecto (73), la firma del Administrador del Proyecto era con sello engomado y no en original (14), no se indicaban los trabajos realizados (8) y los informes eran fotocopias (3).

2)  Determinamos que al 31 de diciembre de 1998 debían existir 153 informes diarios de actividades preparados por los inspectores de campo para dichos trabajos. Verificamos la información suministrada y observamos que contrario a la reglamentación aplicable, de los 153 informes diarios de actividades 27 de éstos (18 por ciento) no pudieron ser localizados, 124 (81 por ciento) estaban archivados en los expedientes de administración delegada (Force Accounts), y 2 (1 por ciento) estaban fuera de orden o estaban ubicados en otros expedientes.

3)  Seleccionamos una muestra al azar de 25 de los 1,379 informes diarios de inspección preparados por el Administrador del Proyecto de octubre de 1994 a septiembre de 1998 y el examen reveló que contrario a leyes aplicables y a normas de sana administración:

• Ninguno de los 25 informes (100 por ciento) estaba prenumerado, no tenían las fechas en que fueron preparados, no se estableció el equipo activo en el proyecto, no se establecieron los días que transcurrieron en el proyecto, si estaba en atrasos y si ameritaba la imposición de penalidades al contratista.
  
• En 19 informes (76 por ciento) no se incluyó la información del Informe Diario de Actividades.
  
• En 16 informes (64 por ciento) no se indicó si hubo visitantes en el proyecto ni se establecieron las condiciones del clima.
  
• En 13 informes (52 por ciento) no se indicó el personal que trabajó.
  
• En 12 informes ( 48 por ciento) no se indicó el equipo que utilizó el contratista.
  
• En 5 informes (20 por ciento) la persona que firmó no era el Administrador del Proyecto.
  
• Dos informes (8 por ciento) no estaban firmados por el Administrador del Proyecto.

4)   Para los 25 informes diarios de inspección seleccionados en la muestra al azar se llenaron 57 informes diarios de actividades preparados por los inspectores de campo de febrero de 1995 a noviembre de 1997. El examen realizado de dichos informes diarios de actividades reveló que contrario a normas de sana administración:

• Ninguno (100 por ciento) tenían la fecha de llenados, ni indicaban si el equipo alquilado se removió del proyecto luego de terminado el trabajo para el cual se alquiló, ni las condiciones del clima.

• En 52 informes (91 por ciento) no se indicó si hubo visitas al proyecto.

• En 15 informes (26 por ciento) no se indicó el equipo utilizado por el contratista ni el personal que trabajó.

• Cuatro informes diarios (7 por ciento) no tenían adheridos los correspondientes informes de actividades.⁴

• Un informe (2 por ciento) no tenía la firma del inspector que llenó el mismo.

5)  El 27 de octubre de 1998 visitamos la oficina temporera del proyecto AC-100013 en la Carretera PR-10 de Arecibo a Utuado ubicada en la propia construcción. Determinamos mediante entrevistas y observación que un Oficinista Administrativo III estaba a cargo de resumir en el informe diario de inspección, todas las actividades realizadas por el contratista de acuerdo con lo indicado en los informes diarios de actividades que preparaban los inspectores de campo. El oficinista entregaba dicho informe de inspección al Administrador del Proyecto para que lo firmara y certificara que inspeccionó dichos trabajos y que los mismos se realizaron conforme a las especificaciones del contrato. Contrario a normas de control interno el Administrador del Proyecto firmaba dichos informes sin verificar que la información contenida en los mismos estuviera conforme a las especificaciones del contrato.

Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) al 5) no le permiten a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los trabajos realizados por el contratista en el proyecto. Además, le imposibilitan verificar la propiedad y corrección de los trabajos que se certifican para pago, los cambios aprobados y dificulta la imposición de penalidades, en caso de tardanzas en la entrega de los proyectos.

3-a.  En diciembre de 1999 realizamos un análisis de 24 reglamentos y procedimientos de la Autoridad relacionados con el área de construcción aprobados entre junio de 1974 y julio de 1996 por el Secretario y el Director Ejecutivo, respectivamente. Dicho análisis reveló que contrario a las leyes aplicables:

1)   De los referidos 24 reglamentos y procedimientos 21 (88 por ciento) no habían sido revisados para conformarlos a los cambios administrativos, operacionales y organizacionales ocurridos en las operaciones de la Autoridad tales como la consolidación de áreas de trabajo y la eliminación o creación de los formularios utilizados en el proceso de construcción. Al 31 de diciembre de 1999 habían transcurrido entre 3 y 25 años luego de aprobados los mismos.

2)  La revisión por la Oficina de Organización y Métodos de la Autoridad del Reglamento para la Evaluación, Selección, Contratación, Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos; del Registro y Envío de Contratos a la Oficina del Contralor; y del Procedimiento para Tramitar la Remoción y/o Relocalización de Utilidades y/o Estructuras, comenzó entre septiembre de 1986 y abril de 1998. Al 31 de diciembre de 1999 habían transcurrido entre 1 y 13 años sin que se hubiese completado la revisión de los mismos.

La situación comentada no le permite a la Autoridad contar con procedimientos que estén cónsonos con los cambios tecnológicos, administrativos, operacionales y organizacionales. Entre otras cosas, no permite ejercer un control adecuado de las operaciones relacionadas con los procesos de construcción de proyectos. Además, la referida situación propicia el ambiente para que no haya uniformidad en dichas operaciones y pueda tener consecuencias adversas para la Autoridad.

4-a.  Las operaciones relacionadas con la administración de los sistemas de información se rigen por las disposiciones contenidas en la Carta Circular 96-01 y la Guía Núm. 5 sobre la Administración y Seguridad de Información Computadorizada (Guía Núm. 5), emitidas por el Comité del Gobernador sobre Sistemas de Información⁵ el 25 de septiembre de 1995 y el 14 de diciembre de 1998, respectivamente. Se rigen, además, por la reglamentación interna que adopte la Autoridad sobre el particular.

El examen de la administración de los sistemas computadorizados reveló, entre otras cosas, lo siguiente:

1)  En cada uno de los sistemas computadorizados de información del Programa de Subastas, del Programa para el Manejo de Daños y del Informe Ejecutivo de Proyectos en Etapa de Diseño, se mantenían tablas con el nombre, la clave del usuario (User ID) y las contraseñas de 133 empleados autorizados a tener acceso a los referidos sistemas. En las tablas se indicaba, además, el nivel de acceso de los empleados y su facultad de modificar la información de la base de datos. Contrario a la reglamentación aplicable, el Área de Tecnologías de Información no tenía una programación de los sistemas que asegurara la confidencialidad y seguridad de las tablas. Determinamos sobre el particular que las tablas podían ser accesadas y observadas por cualquiera de los 133 empleados indicados en las mismas.

2)  Contrario a la reglamentación aplicable, las contraseñas adoptadas por los empleados para tener acceso a los sistemas computadorizados de información del Programa de Subastas, el Programa para el Manejo de Daños y en el del Informe Ejecutivo de Proyectos en Etapa de Diseño, no contenían la codificación necesaria que dificultara su identificación y que protegiera la información recopilada en dichos sistemas. De las 133 contraseñas que contenían las tablas para los sistemas mencionados, 107 de las mismas (80 por ciento) se componían de dos o tres letras que estaban relacionadas de alguna forma con las iniciales o parte del nombre del empleado. Esto es contrario a los estándares de control de acceso de los sistemas de información establecidos.

3)  Contrario a la reglamentación aplicable, al 1 de febrero de 2000 la Autoridad no había cancelado las claves de acceso a los sistemas computadorizados de 12 funcionarios que habían cesado en sus funciones entre enero de 1997 y septiembre de 1999. Éstos incluían nueve personas con acceso dentro de la Autoridad y otras tres con la facultad de accesar desde el exterior (remoto). Se observó que habían transcurrido entre 144 y 1,110 días calendarios desde el cese de dichos funcionarios en sus puestos. Nuestras pruebas detectaron, además, que una de las indicadas personas accesó a la red de información de la Autoridad mediante el sistema remoto en 10 ocasiones, entre octubre de 1999 y marzo de 2000.⁶

4)  El Área de Tecnologías de Información contaba con un sistema para monitorear el acceso a los sistemas de información. Contrario a la reglamentación aplicable, la Autoridad no contaba con una bitácora diaria y detallada para monitorear el uso y acceso a los sistemas de información en los períodos anteriores al 28 de octubre de 1999. Ello para determinar las personas que accesaron los sistemas de información y el tiempo en que estuvieron utilizando el sistema de la Autoridad en dichos períodos. La Directora del Área de Tecnologías de Información nos indicó que de dichos datos fueron eliminados del sistema, ya que los equipos computadorizados no tienen la capacidad necesaria.

5)  Contrario a la ley aplicable, la Autoridad no había adoptado normas y procedimientos para reglamentar las operaciones del Área de Tecnologías de Información. Además, no existían procedimientos por escrito para regir los procesos de seguridad de los datos y el uso de las aplicaciones de los mencionados cinco sistemas computadorizados.

Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) al 5) no le permiten a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre sus sistemas computadorizados de información. Esto propicia que personas no autorizadas tengan acceso a los sistemas de información de la Autoridad y puedan causar daños al equipo u obtener información confidencial. Además, propician la comisión de irregularidades y la alteración, por error o deliberadamente, de los datos contenidos en dichos sistemas sin que puedan ser detectados a tiempo para fijar responsabilidades. Además, la situación comentada en el Apartado 5) da lugar a que no se observen procedimientos uniformes y adecuados para regir las operaciones del Área de Tecnologías de Información.

5-a.  De febrero de 1997 a marzo de 2000 el Director Ejecutivo incurrió en gastos por $104,827 mediante el uso de la tarjeta de crédito. Seleccionamos una muestra de dichos gastos incurridos de julio de 1999 a marzo de 2000 por $38,396 (37 por ciento). Éstos fueron registrados mediante 10 comprobantes de jornal. El examen realizado sobre los referidos gastos reveló lo siguiente:

1)  Contrario a la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y a las leyes y los procedimientos aplicables, de abril a agosto de 1999 el Director Ejecutivo utilizó la tarjeta de crédito para incurrir en gastos por $372 para el consumo de bebidas alcohólicas.

El gasto por bebidas alcohólicas no persigue un fin público. Además, el mismo no está permitido por la reglamentación aplicable.

La situación comentada propició el uso indebido de fondos públicos.

2)  El 4 de marzo de 2000 la Oficina de Preintervención contabilizó una cuenta por cobrar de $244 al Director Ejecutivo por el gasto de las bebidas alcohólicas por $372 que mencionamos anteriormente. Contrario a las leyes aplicables y a normas de sana administración, dicha cuenta se contabilizó con 186 días de atraso. Además, al 17 de marzo de 2000 no se había registrado en la cuenta por cobrar del Director Ejecutivo los restantes $128 incurridos.

3)   Contrario a la reglamentación aplicable, de noviembre de 1999 a marzo de 2000 el Director Ejecutivo incurrió en tres ocasiones en gastos de representación por $842 para los cuales no llenó el Informe de Gastos de Representación. En dicho Informe se debe indicar la justificación del gasto de representación incurrido, las personas presentes, la agencia o compañía para la cual trabajan y el asunto tratado, entre otras cosas.

4)  De abril a noviembre de l999 el Director Ejecutivo incurrió en 12 ocasiones en gastos por $2,273 para los cuales llenó el Informe de Gastos de Representación. Contrario a la reglamentación aplicable, dicho funcionario no obstante, no incluyó junto con los informes las facturas o los recibos de pago como evidencia de los gastos incurridos.

5)  Contrario a normas de sana administración, de febrero a diciembre de 1999 el Director Ejecutivo incurrió en 21 ocasiones en gastos de representación por $2,461. En las actividades o reuniones participaron, según los documentos examinados, entre otros, 50 personas tales como funcionarios de la Autoridad, funcionarios del Tren Urbano, consultores, contratistas y alcaldes. En los justificantes del pago, recibos o facturas no se incluyó el detalle de lo que se consumió en cada actividad o reunión.

6)  Los gastos por $38,396 incurridos por el Director Ejecutivo de julio de 1999 a marzo de 2000 que fueron examinados se contabilizaron mediante 10 comprobantes de jornal que incluyen 146 informes de gastos. Se observó que contrario a normas de sana administración, transcurrieron entre 29 y 363 días calendarios desde la fecha en que se incurrieron los gastos y la fecha de los comprobantes.


7)  Contrario a los procedimientos aplicables, el Director del Área de Administración o su representante autorizado no cotejaban los estados de cuenta y los justificantes de pago de los gastos incurridos con las tarjetas de crédito. Ello para, entre otras cosas, cotejar la información recibida y verificar la justificación provista para cada actividad en la cual se reclamaban los gastos.

Las situaciones comentadas en el Apartado a.2) al 7) no le permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre los gastos de representación y otros gastos para los cuales se utilizan las tarjetas de crédito. Además, pueden propiciar el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

6-a.  Al 4 de mayo de 2000 la Autoridad tenía 1,621 cuentas por cobrar a empleados por $346,002 por cobros indebidos por gastos de representación utilizando tarjetas de crédito, por anticipos de viaje, por el reembolso de dietas y millaje, por sueldo, y por multas administrativas y seguro médico, entre otros. Con respecto a las referidas cuentas por cobrar a empleados determinamos lo siguiente:

1)  El 19 y 25 de abril de 2000 el Director de la Oficina de Contabilidad y el Director de la Oficina de Organización y Métodos, respectivamente, nos certificaron que contrario a la ley aplicable, no existía un reglamento o procedimiento por escrito aplicable a las cuentas por cobrar a empleados de la Autoridad que contenga, entre otras cosas, las gestiones de cobro a realizar, el tiempo para realizar las mismas, y en caso de no ser éstas efectivas, las medidas posteriores a seguir incluyendo, de ser necesario, las correspondientes acciones legales. En su lugar, el Director de la Oficina de Organización y Métodos nos suministró copia del Procedimiento 09-09-05, Procedimiento para la Concesión de Crédito a Usuarios de los Servicios de la Autoridad de Carreteras, aprobado por el Director Ejecutivo el 22 de julio de 1983. En éste se establece la reglamentación para la concesión de crédito a los usuarios de los servicios de la Autoridad, así como para regular las gestiones de cobro. Contrario a las leyes aplicables, el reglamento no establece procedimientos para las cuentas por cobrar a los empleados.

La situación comentada da lugar a que no se observen procedimientos uniformes en las cuentas por cobrar a los empleados de la Autoridad.

2)  Contrario a normas de sana administración, la Autoridad no les notificaba a sus empleados, mediante facturas al cobro u otro documento, la creación a sus nombres de una cuenta por cobrar. Tampoco se realizaban gestiones para el cobro de dichas cuentas. A base de la información incluida en el aging⁷ de las cuentas por cobrar, el 99.83 por ciento de dichas cuentas tienen balance por cobrar por $345,417 de más de 150 días. El Director de la Oficina de Contabilidad nos certificó que actualmente están en el proceso de preparar expedientes para cada empleado que tienen cargos registrados como deuda a cobrar, para analizar los mismos y determinar la acción a seguir.

La situación comentada privó a la Autoridad de fondos por $346,002 para atender sus necesidades operacionales. Además, impide a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre las cuentas a cobrar a sus empleados y puede dificultar el cobro de las mismas en caso de que los empleados por alguna razón dejen de trabajar para la Autoridad.

b.  El 17 de marzo de 2000 el Director de la Oficina de Contabilidad nos certificó que a dicha fecha había un balance de $6,718 en una cuenta a cobrar al Director Ejecutivo. Según la certificación suministrada, esta cuenta la constituían 20 partidas que correspondían, en su mayoría, a gastos incurridos de marzo de 1994 a septiembre de 1999 donde el Director Ejecutivo no presentó la evidencia de los mismos. En dicha cuenta estaban registrados, además, los casos en que se le otorgaron anticipos de fondos al Director y éste tenía un balance pendiente de pago al realizar la liquidación de dichos anticipos. Realizamos un análisis de la referida cuenta por cobrar del Director Ejecutivo y determinamos lo siguiente:

1)  Contrario a los procedimientos aplicables, la Oficina de Contabilidad no registró los $6,718 al momento de surgir las partidas que correspondían a la cuenta a cobrar. Habían transcurrido entre 16 y 576 días desde la fecha en que se incurrieron los gastos (28 de marzo de 1994 al 28 de septiembre de 1999) y las fechas en que se registraron las cuentas por cobrar (31 de mayo de 1999 al 4 de marzo de 2000). Según la evidencia examinada, la Oficina de Contabilidad, además, no realizó gestiones para el cobro de los $6,718 adeudados por el Director Ejecutivo. Ello, a pesar de que al 17 de marzo de 2000 las mismas tenían atrasos hasta de 2,117 días de haberse registrado las mismas (28 de marzo de 1999 al 4 de marzo de 2000). Tampoco se encontró evidencia de que se habían hecho gestiones para que la Oficina de Contabilidad notificara a la Oficina de Recursos Humanos que se hiciera el correspondiente descuento en nómina.

2)   El 30 de mayo de 2000 la Oficina de Preintervención de la Autoridad realizó un análisis de la referida cuenta por cobrar por $6,718 del Director Ejecutivo a solicitud del Director de la División de Finanzas. El mismo recomendó registrar una nota de crédito por $1,407 lo cual redujo el balance de la cuenta a $5,311. Verificamos el análisis efectuado y determinamos que, contrario a las leyes, a la reglamentación aplicables y a normas de sana administración, el ajuste se realizó con justificantes de pago que estaban en fotocopias. El Director de la Oficina de Preintervención nos certificó que se utilizaron las fotocopias porque los originales se habían extraviado.

Las situaciones comentadas en el Apartado b.1) y 2) le impiden a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre las cuentas por cobrar. Además, propicia el ambiente para que no se pueda aclarar a tiempo cualquier diferencia o error en las referidas cuentas. Lo comentado en el Apartado b.1), además, priva a la Autoridad de recursos necesarios para atender sus necesidades operacionales.

Además de los hallazgos resumidos se incluye un comentario especial relacionado con la designación de un funcionario para actuar simultáneamente como Secretario del Departamento de Transportación y Obras Públicas y como Director Ejecutivo de la Autoridad.

El Informe de Auditoría CP-02-10 , emitido por nuestra Oficina el 12 de diciembre de 2001, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

autoridad de carreteras y transportación DE PUERTO RICO

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Ley Núm. 74 del 23 de junio de 1965, según enmendada, creó la Autoridad de Carreteras de Puerto Rico. Ésta se creó como una corporación pública con el propósito de construir carreteras, autopistas, puentes, túneles, estacionamientos, y construir o adquirir otras facilidades necesarias y aconsejables en relación con el tránsito de vehículos de motor.

La Autoridad quedó adscrita, efectivo el 1 de enero de 1973, al Departamento de Transportación y Obras Públicas (Departamento) en virtud del Plan de Reorganización Núm. 6, aprobado en armonía con las disposiciones de la Ley Núm. 113 del 21 de junio de 1968. Conforme con dicho Plan, la Junta de Gobierno de la Autoridad fue suprimida y sus facultades, poderes y responsabilidades le fueron transferidos al Secretario del Departamento (Secretario). El Secretario nombra al Director Ejecutivo de la Autoridad.

Por virtud de la Ley Núm. 1 del 6 de marzo de 1991, se enmendó la Ley Núm. 74 para redenominar la Autoridad como Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico. Además, mediante dicha Ley se le concedió facultad a la Autoridad para implantar la política pública sobre transportación colectiva establecida por el Secretario, coordinar dicho sistema de transportación y contribuir al desarrollo del Plan de Transportación. Se le concedió facultad, además, para contratar recursos relacionados con la prestación de servicios de transportación.

Los recursos para financiar las actividades operacionales de la Autoridad provienen de los impuestos sobre la gasolina y el diesel, el cobro de tablillas y de peaje, las aportaciones federales, la emisión de bonos y de otros ingresos misceláneos. Durante los años fiscales del 1995-96 al 1999-00 la Autoridad tuvo ingresos por $5,199,906,800 y desembolsos por $3,780,823,227 y un sobrante de $2,932,308,998 al 30 de junio de 2000, según se indica:

ANEJO 2

autoridad de carreteras y transportación DE PUERTO RICO

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN DE PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN de Puerto rico

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE 
EL PERÍODO AUDITADO¹⁰

_____________________________

1.  Se seleccionaron mediante muestra de los proyectos en las distintas regiones.

2.  AC-100013 en la Carretera PR-10 de Arecibo a Utuado con un costo final de $31,138,083; AC-011627 en la Carretera PR-116 en Guánica con un costo final de $8,578,538, y el AC-000908 en la Carretera PR-9 en Ponce con un costo final de $10,751,997.

3.  Trabajos adicionales a los que se especifican en el contrato de construcción para los cuales no existe una especificación y no se ha llegado a un acuerdo con la Autoridad con respecto al costo de los mismos. En estos casos la Autoridad le paga al contratista por los costos incurridos en la construcción más una cantidad basada en un determinado por ciento de ganancia. Tienen que estar aprobadas por el contratista, el Administrador del Proyecto, el Supervisor Regional, el Director del Área de Construcción y el Director Ejecutivo. Éste es un tipo de orden de trabajo adicional por lo que se utiliza el mismo formulario para procesar las mismas.

4.  Cada informe Diario de Inspección debe estar acompañado, por lo menos, de un informe diario de actividades que es preparado por los inspectores de campo.

5.  Creado en virtud del Artículo 7 de la Ley Num. 110 del 3 de agosto de 1995 para, entre otras cosas, adoptar la política a seguir y las guías que regirán la adquisición e implantación de los sistemas, del equipo y de los programas de información tecnológica para los organismos de la Rama Ejecutiva del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

6.  Las pruebas efectuadas no revelaron consecuencias adversas en dichos accesos.

7.  El aging es un informe que tiene una lista de los empleados con el balance de sus deudas, clasificadas por período de días transcurridos desde que se creó la deuda hasta la fecha del informe. Las deudas están clasificadas en períodos de 1 a 30 días, 61 a 90, 91 a 120, 121 a 150 y más de 150 días.

8.  Para los años fiscales 1995-96 al 1997-98 se efectuaron transferencias por $838,441,790 y $3,015,021 del sobrante de los fondos para el desarrollo de los proyectos del Tren Urbano y el Metro Bus, respectivamente. Además, en el 1997-98 se hizo un ajuste por $1,628,789 para reconocer el efecto acumulativo de un cambio en contabilidad de las inversiones, según requerido por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

9.  Dichos importes incluyen bonos por $1,075,275,000, $1,129,643,740 y $575,685,000 emitidos por la Autoridad el 6 de abril de 1996, 25 de febrero de 1998 y el 15 de mayo de 2000, respectivamente. Estas emisiones se efectuaron para refinanciar bonos emitidos durante años fiscales anteriores, lograr una economía en el pago de intereses y financiar proyectos de construcción.

10.  Se incluyen funcionarios de los últimos dos años fiscales solamente.

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