Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y los ANEJOS 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los miembros de la Junta de Directores y los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de los Puertos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este sexto informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con el arrendamiento de terrenos a un concesionario en el área de Isla Grande en San Juan.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones objeto de este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación resumimos los hallazgos 1 y 2 clasificados como principales:

El 3 de marzo de 1986 la Autoridad formalizó otro contrato con el mismo concesionario para el arrendamiento de un terreno con cabida de cinco cuerdas colindantes con el terreno arrendado mediante el contrato del 5 de febrero de 1985. Según el contrato del 3 de marzo, éste estaría vigente del 1 de enero de 1986 y mientras el concesionario ocupara el terreno arrendado mediante una cláusula de vigencia de mes a mes. Se estableció una renta mensual de $5,333. El 29 de junio de 1993 la Autoridad enmendó el contrato del 3 de marzo para arrendarle al concesionario dos furgones para uso de oficinas. Las demás cláusulas permanecieron inalteradas.

El 28 de septiembre de 1991 la Autoridad formalizó otro contrato con el concesionario para arrendar un espacio de oficina en el área de Pan American Dock en Isla Grande. Según dicho contrato, éste estaría vigente del 1 de octubre de 1991 y mientras el concesionario ocupara el espacio arrendado mediante una cláusula de vigencia de mes a mes. Se estipuló una renta mensal de $750 y $300 por el consumo de energía eléctrica y agua. El 2 de noviembre de 1994 se enmendó el contrato para ajustar el pago de consumo de energía eléctrica. Las demás cláusulas quedaron inalteradas. Del 1 de julio de 1996 al 31 de diciembre de 1999 la Autoridad facturó al concesionario $31,500 por el arrendamiento del espacio de oficina y el consumo de energía eléctrica.

El examen de los referidos contratos y de las enmiendas reveló que:

1. Contrario a normas de sana administración, la Autoridad facturó al concesionario $307,084 de menos por renta dejada de devengar de septiembre de 1994 a diciembre de 1999. La Autoridad debió facturar $1,607,145 en lugar de $1,300,016. Esto al determinar que las cuerdas arrendadas al concesionario eran mayores a las que se le estaban facturando.

La situación comentada privó de recursos a la Autoridad por $307,084 necesarios para atender sus gastos operacionales.

2. Al 31 de octubre de 2000 los tres contratos mencionados y las enmiendas a éstos estaban vigentes según los registros de la Autoridad. El examen realizado de la administración de dichos contratos reveló que:

• El 18 de mayo de 1998 la Sección de Contratos de la Autoridad envió al archivo inactivo el expediente del contrato formalizado el 3 de marzo de 1986, a pesar de que éste aún estaba vigente mediante la cláusula de mes a mes. A partir de dicha fecha la Sección de Contratos y las áreas operacionales de la Autoridad carecían de dicho documento el cual era necesario para administrar y controlar las operaciones relacionadas con el mismo.

• De julio de 1996 a diciembre de 1999 la Autoridad facturó al concesionario por el uso de dos furgones utilizados como oficinas a base de la enmienda del 29 de junio de 1993. Nuestros auditores visitaron el área del Muelle de Isla Grande y observaron que el concesionario sólo tenía un furgón para el uso de oficinas en el terreno arrendado. En marzo de 2001 el Jefe del Negociado Marítimo nos certificó que el concesionario tuvo los dos furgones localizados en el área mencionada hasta diciembre de 1998. No obstante, la Autoridad continuó facturando al concesionario a base de los dos furgones. Esto implicó que del 1 de enero de 1999 al 28 de febrero de 2001 la Autoridad facturó al concesionario $6,500 en exceso.

• El 1 de mayo de 2000 la Autoridad formalizó un contrato para arrendarle a otro concesionario el espacio de oficinas en el área de Pan American Dock que había ocupado el concesionario anterior mediante el contrato de septiembre de 1991. Nuestras pruebas revelaron que la Autoridad no había cancelado este contrato, y que desconocía en qué fecha el concesionario desocupó las oficinas arrendadas. Además continuaba facturándole al concesionario mencionado. Del 1 de mayo de 2000 al 28 de febrero de 2001 la Autoridad facturó al concesionario $7,500, a pesar de que éste no ocupaba dicho espacio.

Las situaciones comentadas en el Apartado 2) impiden a la Autoridad mantener un control adecuado sobre los contratos de arrendamiento formalizados. Además, propicia el ambiente para que no se protejan adecuadamente los intereses de la Autoridad como lo comentamos en el Apartado a.1).

2-a.  Contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, la Autoridad no sometió a la Oficina del Contralor copia del contrato formalizado el 5 de febrero de 1985 con el concesionario mencionado en el Hallazgo 1 y una enmienda formalizada el 29 de junio de 1993. Además, sometió a la Oficina del Contralor copia de dos contratos formalizados entre marzo de 1986 y septiembre de 1991 con tardanzas entre 33 y 51 días consecutivos, luego de transcurrido el término dispuesto por ello.

La situación señalada privó a esta Oficina de cumplir a tiempo con la disposición sobre el registro de los contratos indicados. También retrasó las fechas en que los mismos debieron estar accesibles a la ciudadanía en su calidad de documentos públicos.

2. Contrario a la reglamentación y a normas de sana administración, los dos contratos y las tres enmiendas formalizadas entre el 5 de febrero de 1985 y el 2 de noviembre de 1994 con el concesionario indicado en el Hallazgo 1 se formalizaron con efecto retroactivo. Los períodos de retroactividad fluctuaron entre 62 y 898 días consecutivos.

No formalizar contratos antes de que los concesionarios ocupen los bienes cedidos en arrendamiento es contrario al interés público. Entre otras cosas, puede dar lugar a incumplimiento de los acuerdos con el consiguiente efecto adverso para la Autoridad. Además, puede dar lugar a pleitos judiciales innecesarios y costosos para el erario.

3. Contrario a normas de sana administración, en los contratos y las enmiendas formalizados entre el 5 de febrero de 1985 y el 2 de noviembre de 1994 con el concesionario indicado en el Hallazgo 1, no se incluyeron varias cláusulas que son necesarias para proteger los mejores intereses de la Autoridad, tales como:

Las situaciones señaladas no permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre los procesos de formalización y administración de los contratos de arrendamiento y no se protegen adecuadamente los intereses de la Autoridad.

El Informe de Auditoría CP-02-09, emitido por nuestra Oficina el 30 de noviembre de 2001, se puede conseguir en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 17 del 19 de abril de 1955 (Ley Núm. 17). En dicho estatuto se delegó en el Administrador de Fomento Económico las facultades y los poderes de la Junta de Directores de la Autoridad.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 6 de 1971 la Autoridad quedó adscrita al Departamento de Transportación y Obras Públicas efectivo el 1 de enero de 1973 y continúa adscrita a éste. Conforme a dicho Plan, las facultades, los poderes y las responsabilidades de la Autoridad que hasta esa fecha las ejercía el Administrador de Fomento Económico fueron transferidas al Secretario de Transportación y Obras Públicas (Secretario). Posteriormente, por la Ley Núm. 6 del 28 de junio de 1973, se creó una Junta de Directores para regir la Autoridad y sustituir al Secretario. Esta Ley fue derogada por la Ley Núm. 74 del 22 de junio de 1975, para transferir nuevamente al Secretario las facultades, los poderes y las responsabilidades que ejercía dicha Junta. Finalmente, mediante la Ley Núm. 65 del 17 de agosto de 1989 se enmendó la Ley Núm. 17 con el propósito de volver a crear la Junta de Directores de la Autoridad (Junta de Directores), la cual quedó constituida el 2 de enero de 1990.

Los propósitos principales de la Autoridad son desarrollar, mejorar, poseer, funcionar y administrar cualquier tipo de instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos. Además, establecer y administrar sistemas de transportación colectiva marítima por sí sola o en coordinación con otras entidades gubernamentales.

Los poderes de la Autoridad son ejercidos por la Junta de Directores integrada por el Secretario, quien es su Presidente, el Director Ejecutivo de la Compañía de Fomento Industrial, el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, el Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo y un ciudadano particular en representación del interés público designado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado. Las funciones de la administración y dirección de la Autoridad las ejerce un Director Ejecutivo nombrado por la Junta de Directores.

La Oficina del Director Ejecutivo en el desempeño de su responsabilidad cuenta con un Subdirector Ejecutivo, cuatro directores ejecutivos auxiliares y los negociados de Marítimo y Aviación que dirigen la fase operacional de la Autoridad. El Director Ejecutivo Auxiliar en Finanzas tiene a su cargo la Oficina del Contralor, la Oficina de Presupuesto, el Negociado de Finanzas, la Sección de Crédito y Cobro, la Sección de Facturación y la División de Desembolsos y Nóminas. El Director Ejecutivo Auxiliar en Administración está a cargo de las oficinas de Personal, de Compras, de Servicios Generales y de Seguridad Industrial. El Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería dirige los negociados de Ingeniería, de Construcción, Desarrollo y Planificación y Fondos Federales. El Director Ejecutivo Auxiliar en Transportación Marítima está a cargo del servicio de lanchas de Vieques, Culebra, Fajardo, Cataño y Acuaexpreso. Además, a la Oficina del Director Ejecutivo están adscritas la Oficina de Auditoría Interna, el Centro Electrónico, la Oficina del Coordinador Ejecutivo, la Oficina de Comunicaciones y Prensa, Asuntos Tarifarios, Relaciones Públicas y la Oficina del Asesor Legal.

En el ANEJO 3 se especifican los nombres y los cargos de los miembros de la Junta de Directores que actuaron durante el período auditado. El ANEJO 4 contiene los nombres y los cargos de los funcionarios principales de la Autoridad que actuaron durante dicho período.

Los fondos para financiar las operaciones de la Autoridad provienen primordialmente de los ingresos que generan sus actividades y de emisiones de bonos. Durante los años fiscales 1996-97 al 1999-00 la Autoridad generó ingresos por $580,806,000¹ y tuvo gastos por $612,129,000², lo que resultó en una pérdida neta de $31,323,000, según se indica:

ANEJO 2

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

anejo 4

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

__________________________________

1.  Ingresos operacionales y fondos restringidos.

2.  Gastos operacionales y otras deducciones netas.

3.  El puesto de Jefe de la División de Bienes Raíces y Contratos fue reclasificado a Administrador General de Contratos, Seguros y Reclamaciones.

4.  Las funciones de este puesto se reclasificaron en el Administrador General de Contratos, Seguros y Reclamaciones el 7 de abril de 1999.

5.  Las funciones de este puesto fueron adscritas al Subdirector Ejecutivo de la Autoridad el 1 de mayo de 1998.

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