Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y los ANEJOS 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los miembros de la Junta de Síndicos y los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura (Sistema) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este segundo y último informe cubre las operaciones relacionadas con las propiedades inmuebles reposeídas, las cuentas por cobrar, las medidas tomadas con respecto a las recomendaciones de informes de auditoría anteriores, el contrato de servicios profesionales y consultivos otorgado a un Contratista y a un Asesor Legal, y otras deficiencias en el otorgamiento de contratos. El primer Informe de Auditoría DA-01-27 del 24 de mayo de 2001 cubrió las operaciones relacionadas con los préstamos hipotecarios y los controles administrativos.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1-a. Al 30 de junio de 2000 el Sistema mantenía un inventario de 75 propiedades reposeídas entre el 22 de julio de 1988 y el 15 de junio de 2000, debido a que los participantes del Sistema no pagaron los préstamos hipotecarios concedidos a éstos para adquirir las mismas. De acuerdo con el inventario de propiedades reposeídas que mantiene la División de Contabilidad, el balance del principal de dichas propiedades era de $1,893,627.

Examinamos los expedientes de cinco propiedades reposeídas que de acuerdo con el balance del préstamo hipotecario de cada una tenían un balance de liquidación de $303,221. Las mismas fueron adjudicadas al Sistema entre el 29 de septiembre de 1999 y el 31 de enero de 2000. El examen reveló lo siguiente:

1)  El Sistema tardó entre 12 y 24 años en completar los procesos relacionados con el cobro de las hipotecas a los deudores morosos y los trámites para ejecutar las cinco propiedades mediante la acción judicial correspondiente. En los expedientes examinados relacionados con las cinco propiedades reposeídas no había evidencia de las fechas en que los casos fueron referidos en primera instancia a la División de Cobros y, posteriormente, a la Oficina de Asuntos Legales, para los trámites correspondientes. Entre agosto de 1997 y enero de 1998 dicha Oficina asignó los casos a un abogado (Asesor Legal) contratado por el Sistema para que realizara los trámites judiciales para ejecutar las propiedades.

La situación señalada dificulta al Sistema mantener un control adecuado de dichas operaciones. Ello, a su vez, retrasa el tiempo en que el Sistema puede disponer de las propiedades mediante venta. Por otro lado, esto resulta perjudicial para los intereses del Sistema debido a que dichas propiedades han sido vandalizadas y se han deteriorado con el transcurso de los años, lo que ocasiona que disminuyan de valor y que se tengan que vender a un costo menor que el balance adeudado de la hipoteca. [Véase el Hallazgo 2]

2)  En el expediente de una de las cinco propiedades (20 por ciento) no había evidencia de que la Oficina de Asuntos Legales hubiese realizado gestiones para cancelar los gravámenes que afectaban a la misma, según se refleja en el estudio de título realizado.

3)  La Oficina de Asuntos Legales no había solicitado el estudio de título de una de las propiedades (20 por ciento). Por lo tanto, se desconocía si dicha propiedad tenía algún gravamen.

4)  La Oficina de Asuntos Legales no había solicitado las tasaciones de tres de las propiedades (60 por ciento), por lo que se desconocía el valor en el mercado de las mismas.

5)  No se había solicitado al Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM) las certificaciones de deuda y de valor de una de las propiedades (20 por ciento).

Las situaciones señaladas en el Apartado a.2) al 5) impedían al Sistema completar los trámites pertinentes para poder referir los casos a la Junta de Subastas para que se dispusieran de dichas propiedades mediante venta.

2-a. Al 30 de junio de 2000 el Administrador del Sistema no había adoptado por escrito procedimientos específicos que sirvieran de guía al personal de la Oficina de Servicios Administrativos para llevar a cabo los procesos relacionados con el mantenimiento, las mejoras y la protección de las propiedades reposeídas. En el Reglamento para la Subasta y Disposición de Bienes Inmuebles solo se establecían, en forma general, las responsabilidades asignadas a dicha Oficina relacionadas con estas operaciones.

La situación comentada dificultaba al Sistema mantener un control adecuado de dichas operaciones. Ello propicia el ambiente para que las propiedades sean vandalizadas o se deterioren por falta de mantenimiento. Ejemplo de ello son las situaciones que se comentan en el Apartado b.

b. Entre el 18 de mayo y el 1 de junio de 2000 nuestros auditores, acompañados por una investigadora de la Oficina de Estudios Actuariales del Sistema, realizaron una inspección física de las cinco propiedades reposeídas mencionadas en el Hallazgo 1. Se determinó lo siguiente:

1)  Cuatro de las propiedades (80 por ciento) estaban completamente vandalizadas, abandonadas, deterioradas e inhabitables. Observamos, entre otras cosas, que las estructuras tenían filtraciones y las propiedades tenían las cerraduras de las puertas dañadas y las ventanas rotas o no tenían las mismas. Además, los predios exteriores estaban llenos de escombros, basura y maleza. En dos de las propiedades los portones de las marquesinas no tenían candados.

2)  Cuatro de las propiedades (80 por ciento) no estaban rotuladas e identificadas como que eran propiedad del Sistema y que estaban disponibles para la venta.

3)  En la inspección de las cinco propiedades observamos que una (20 por ciento) tenía servicio de agua. Por otro lado, en los récords de la Oficina de Servicios Administrativos no había evidencia de que se hubiese notificado a las agencias correspondientes para que se suspendieran en las cinco propiedades los servicios de agua y luz.

Las situaciones señaladas en el Apartado b.1) al 3) propician el deterioro acelerado de las propiedades, el vandalismo y la invasión de éstas por personas no autorizadas y el tener que incurrir en gastos para desahuciar a los invasores. Ejemplo de ello es lo siguiente:

Una de las propiedades inspeccionadas localizada en un condominio de Hato Rey estaba ocupada por una persona no autorizada, según nos informó la investigadora. Ésta nos indicó, además, que dicha persona vivía en esa propiedad desde hacía un año proximadamente. También nos indicó que el 25 de junio y el 20 de diciembre de 1999 había visitado dicha propiedad y que la inquilina le había solicitado un tiempo razonable para mudarse. En otra de las propiedades, mencionada en el Apartado 3), había ropa de hombre, lo cual puede ser indicativo que alguien vivía en ella sin estar autorizado.

3-a. El Reglamento para la Subasta y Disposición de Bienes Inmuebles del Sistema requiere que la venta de las propiedades sea efectuada por una Junta de Subastas. La misma debe estar constituida por cinco miembros en propiedad. Tres de éstos deben ser empleados del Sistema, los otros dos pueden pertenecer a cualquier otra agencia, corporación o dependencia del Gobierno. El Reglamento provee, además, para que un Secretario nombrado por el Administrador, sin derecho a voto, realice la fase administrativa.

El examen de las operaciones de la Junta de Subastas para el período del 1 de julio
de 1994 al 30 de junio de 2000 reveló lo siguiente:

1)  Para los años fiscales 1995-96, 1996-97, 1998-99 y 1999-00 el Administrador del Sistema no nombró una Junta de Subastas. El Secretario de dicho Cuerpo nos indicó que en estos años fiscales no se celebraron subastas. Ello, a pesar que para dichos años el Sistema mantenía inventario de propiedades reposeídas. El 22 de julio de 1997 el Administrador del Sistema nombró a los cinco miembros en propiedad de la Junta de Subastas, pero no nombró a los miembros alternos. Los nombramientos de los miembros en propiedad vencieron el 21 de julio de 1998.

2)  El Secretario de la Junta de Subastas tampoco nos pudo suministrar los documentos relacionados con los nombramientos de los miembros en propiedad de la Junta de Subastas y los alternos que componían la misma en el año fiscal 1994-95, ni los períodos o términos en que éstos actuaron como tales. Éste sólo nos suministró una lista con los nombres de los miembros en propiedad que alegadamente fueron nombrados para ejercer en dicho año fiscal.

3)  La Junta de Subastas emitió tres avisos de subastas para la venta de 21 propiedades por $828,680. Las subastas se celebrarían el 6 de octubre, y el 2 y 19 de diciembre de 1997. El precio mínimo de las 21 propiedades a ser subastadas fluctuaba entre $18,000 y $62,250. De las 21 propiedades subastadas, 15 fueron vendidas por $729,728. Examinamos el expediente de una de las 15 propiedades vendidas por $56,525 cuyo valor de tasación era de $66,500. El examen reveló lo siguiente:

1. En el expediente no había evidencia de la fecha en que la escritura de venta judicial de dicha propiedad, del 23 de mayo de 1989, se presentó para inscripción en el Registro de la Propiedad. Según certificación del Registrador de la Propiedad del 28 de noviembre de 1994, dicha propiedad consta inscrita a favor del Sistema. Esto es indicativo de que la escritura fue presentada para inscripción antes de esta última fecha. Sin embargo, la propiedad fue subastada el 19 de diciembre de 1997, luego de transcurridos más de tres años de haberse inscrito la misma.
   
2. El expediente no contenía evidencia de que el Aviso de Subasta del 19 de diciembre de 1997 se hubiese publicado en uno o más diarios de circulación general. Por lo tanto, no pudimos establecer si el mismo se publicó con 30 días de anticipación a la celebración de la subasta.
   
3. El expediente tampoco contenía copia de la escritura de compraventa mediante la cual se formalizó la venta de dicha propiedad. 
   
4. No se nos suministró evidencia de que el Secretario de la Junta de Subastas hubiese notificado a la Oficina de Servicios Administrativos la venta de la propiedad.

Las situaciones comentadas le dificultan al Sistema mantener un control adecuado de los procesos a ser efectuados por la Junta de Subastas y la venta de las propiedades. Ello, a su vez, dificulta a los auditores internos y externos verificar la legalidad y corrección de las transacciones relacionadas con la venta y la disposición de las propiedades reposeídas.

4-a. Al 14 de abril de 1999 la División de Cobros tenía 6,069 facturas pendientes de cobro por $2,641,998 emitidas en los años fiscales del 1984-85 al 1998-99 (al 30 de abril de 1999). La mayoría de estas facturas se relacionaban con reclamaciones de pagos indebidos de sueldo o de pensiones, deudas de préstamos hipotecarios y personales, llamadas telefónicas personales y aportaciones indebidas a planes médicos. De éstas, 1,706 por $362,475 tenían entre 9 y 15 años de haberse originado la deuda.

El examen de los controles internos relacionados con estas operaciones reveló lo siguiente:

1)  El personal de la División de Cobros no realizaba gestiones de cobro efectivas con deudores para lograr el cobro de las deudas atrasadas. Dicha División, por lo general, se limitaba a enviar una o dos cartas de cobro a los deudores.

2)  De resultar infructuosas las gestiones de cobro, dicha División enviaba al Departamento de Hacienda la Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación (Modelo SC-776). Luego de esto, no se determinaba si se debía o no proceder judicialmente con los deudores que no saldaban sus deudas o se debía referir al Secretario de Justicia los casos que procedieran. La Jefa de la División de Cobros nos informó que, en su lugar, los casos se referían a la Oficina de Asuntos Legales del Sistema para que se realizaran gestiones de cobro adicionales.

Las situaciones señaladas propiciaron que se acumularan y envejecieran las deudas por $2,641,998 lo que, a su vez, dificulta el cobro de las mismas. Ello priva al Sistema de recursos económicos necesarios para sus operaciones. Además, la situación señalada en el Apartado 2) impide al Secretario de Justicia iniciar oportunamente el cobro de las deudas por la vía judicial. También agrava la situación fiscal del Sistema, el cual tenía una deuda actuarial acumulada de $8,308,000,000 al 30 de junio de 1999.

El Informe de Auditoría DA-02-08, emitido por nuestra Oficina el 30 de noviembre de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETIRO DE
LOS EMPLEADOS DEL GOBIERNO Y LA JUDICATURA

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Sistema comprende dos sistemas de retiro bajo una misma administración, el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y el Sistema de Retiro de los Empleados de la Judicatura. Los mismos se crearon en virtud de las leyes números 447 del 15 de mayo de 1951 (Ley Núm. 447) y 12 del 19 de octubre de 1954 (Ley Núm. 12), respectivamente. En las leyes indicadas se estableció entre sus funciones la de proveer estabilidad y seguridad económica a los servidores públicos mediante la concesión de pensiones y otros beneficios tales como: préstamos hipotecarios, personales y de viajes culturales; administrar y custodiar los recursos que anualmente se consignan en la Resolución Conjunta del Presupuesto General de Gastos para el pago de pensiones y de aportaciones a los planes médicos de los pensionados; y la de invertir los fondos acumulados en valores que autoriza la propia Ley.

La Junta de Síndicos (Junta) es el fiduciario del Sistema y, como tal, es responsable del funcionamiento adecuado de éste. La Junta está constituida por siete miembros, de los cuales cuatro son miembros natos: el Secretario de Hacienda, el Comisionado de Asuntos Municipales, el Presidente del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico y el Director de la Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH), antes Oficina Central de Administración de Personal. El Gobernador nombra por un término de 3 años a los 3 miembros restantes, 2 que deben ser participantes del Sistema con, por lo menos, 10 años de servicios acreditables y uno que debe ser un pensionado del Sistema.

La Junta nombra al Administrador del Sistema (Administrador) y fija su sueldo. Además, tiene el deber de adoptar las reglas para la organización y el funcionamiento interno del Sistema, y aprobar y promulgar los reglamentos que prepare el Administrador para la administración del mismo, de conformidad con la ley. El Administrador es responsable de dirigir y supervisar todas las actividades técnicas y administrativas de esta agencia.

El Sistema es un organismo del Gobierno de Puerto Rico independiente y separado de otros y no está sujeto a las disposiciones de la Ley de la Administración de Servicios Generales ni de la Ley Orgánica de la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno. Además, se considera un Administrador Individual bajo las disposiciones de la Ley de Personal de Servicio Público de Puerto Rico. El ANEJO 3 contiene una relación de los miembros de la Junta de Síndicos del Sistema que actuaron durante el período auditado. El ANEJO 4 contiene una relación de los funcionarios principales del Sistema que actuaron durante el período auditado.

La Junta aprueba el presupuesto anual¹ para los gastos operacionales del Sistema. En los años fiscales del 1996-97 al 1999-00 el Sistema contó con un presupuesto para gastos operacionales de $140,822,649, efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $126,432,002, y tuvo sobrantes por $14,390,647, según se indica:

Además, según los estados financieros certificados por una sociedad de contadores públicos autorizados, en los años fiscales 1998-99 y 1999-00 el Sistema tuvo activos netos en el Fondo de Pensiones de los Empleados del Gobierno por $1,904,067,000 y $2,093,015,000 y en el de los Empleados de la Judicatura por $77,202,000 y $85,163,000. En dichos estados se indica que al 30 de junio de 1998 y 1999 el Fondo de Pensiones de los Empleados del Gobierno tenía una deuda actuarial acumulada de $7,638,000,000 y $8,308,000,000, respectivamente. El Fondo de los Empleados de la Judicatura tenía una deuda actuarial acumulada de $95,600,000 y $118,200,000, respectivamente.

ANEJO 2

ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETIRO DE 
LOS EMPLEADOS DEL GOBIERNO Y LA JUDICATURA

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DEL GOBIERNO Y LA JUDICATURA, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETIRO DE
LOS EMPLEADOS DEL GOBIERNO Y LA JUDICATURA

MIEMBROS DE LA JUNTA DE SÍNDICOS QUE ACTUARON durante el período auditado

anejo 4

ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETIRO DE 
LOS EMPLEADOS DEL GOBIERNO Y LA JUDICATURA

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE
ACTUARON durante el período auditado

________________________________

1.   Los fondos provienen de las aportaciones individuales de los empleados públicos y aportaciones patronales, ingresos de inversiones y de fondos asignados por leyes especiales.

2.  Representante de los participantes

3.  Representante de los pensionados

4.  Del 16 de abril al 31 de octubre de 1998 actuó como Director de la Oficina de Sistemas y Procedimientos.

5.  Efectivo el 1 de julio de 1999 esta Sección se consolidó con la División de Préstamos Hipotecarios.

6.  Fecha de creación de la Unidad.

Informes de Auditoría en PDF / Anejos Estados Financieros

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