Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir tres informes de esta auditoría. Este tercer y último informe contiene el resultado del examen de la subasta y los contratos formalizados para el proyecto de remodelación del edificio de la OGP, la distribución de espacio y el suministro e instalación de estaciones de trabajo modulares (modulares) y muebles, y de las operaciones relacionadas con la propiedad. En el primer Informe de Auditoría DA-00-34 del 13 de junio de 2000 presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con el Comité del Gobernador sobre Auditoría, las compras, los desembolsos, los comprobantes de remesas, el inventario de materiales, los teléfonos celulares y beepers y las facturas al cobro. En el segundo Informe de Auditoría DA-01-06 del 26 de julio de 2000 presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con recursos humanos.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones concernientes a este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Se determinaron los siguientes seis hallazgos clasificados como principales:

1-a. El 10 de julio de 1995 la Junta de Subastas de la OGP (Junta) adjudicó una subasta para la remodelación del edificio de la OGP, la distribución de espacio y el suministro e instalación de estaciones de trabajo modulares (modulares) y muebles. El 7 de agosto de dicho año el Director de la OGP formalizó el contrato con el contratista agraciado en la subasta (Contratista). En el mismo se estipuló que se le pagaría al Contratista $1,097,350 por suplir e instalar los modulares y los muebles, más una compensación adicional, a base de un costo unitario por partida por los trabajos de remodelación acordados. Del 11 de agosto de 1995 al 17 de enero de 1996 la OGP le efectuó pagos al Contratista por $3,412,780.

El examen de la subasta y el otorgamiento del contrato reveló que se siguió un procedimiento irregular en dichas operaciones, según se indica:

1)  El 6 de julio de 1995 la Junta efectuó la convocatoria para invitar a cuatro contratistas a participar en dicha subasta. La Junta no invitó a participar en la subasta a los licitadores incluidos en el Registro de Licitadores de la Administración de Servicios Generales (ASG). Los cuatro licitadores invitados fueron recomendados por el Arquitecto a cargo del diseño y de la supervisión del proyecto (Arquitecto). La Junta tampoco realizó verificaciones para asegurarse, entre otras cosas, que los cuatro contratistas recomendados por el Arquitecto cumplieran con los requisitos necesarios para la contratación en el Gobierno y tuvieran la capacidad de ejecución técnica y financiera que les permitiera cumplir cabalmente con los trabajos a ser contratados. Entre estos requisitos está someter Certificado de Incorporación. [Hallazgo 1-a.1)]

2)  De acuerdo con los pliegos de la subasta, el alcance de los trabajos para los cuales se solicitó cotización correspondía a los pisos 4 al 6 del edificio de la OGP. El examen reveló que los dos licitadores que participaron en la subasta presentaron cotización para los trabajos a realizar en los pisos 4 al 6 y para los pisos 1 al 3, a pesar de que en la invitación a la subasta no se solicitó cotización para estos últimos. Además, la subasta se adjudicó y el contrato se otorgó a base de estas cotizaciones. La Junta, por otro lado, efectuó la subasta sin tener los planos relacionados con los trabajos de construcción y el plan de distribución de los modulares y los muebles de los pisos 1 al 3 del edificio de la OGP. Los planos para los pisos 1 al 3 tampoco fueron incluidos en los pliegos de la subasta, por lo que desconocemos los criterios utilizados por los dos licitadores para someter cotizaciones de los trabajos a realizar en dichos pisos. En el contrato tampoco se incluyeron los planos para dichos pisos.

Para solicitar las cotizaciones relacionadas con los modulares y los muebles la Junta incluyó con las especificaciones y los pliegos de la subasta literatura de muebles distribuidos por el licitador que resultó seleccionado. La Junta también realizó los procesos de apertura de los pliegos y de adjudicación de la subasta el mismo día, 10 de julio de 1995. [Hallazgo 1-a.2)]

3)  En el expediente de la subasta no había evidencia de que, previo a la adjudicación de la misma, se le hubiese requerido a los contratistas invitados documentos que evidenciaran que las entidades que representaban estaban autorizadas a realizar negocios en Puerto Rico. Al 10 de julio de 1995, fecha en que se adjudicó la subasta, dos de las compañías no estaban registradas en el Departamento de Estado. Una de éstas y a favor de la cual se adjudicó la subasta radicó un Certificado de Incorporación en dicho Departamento el 28 de agosto de 1996.  A dicha fecha había transcurrido más de un año de haberse adjudicado la subasta. [Hallazgo 1-a.3)]

Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) y 3) limitaron la competencia de proveedores cualificados, lo cual es contrario al interés público de obtener los mejores bienes y servicios al mejor precio. Ello, además, propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia un proveedor en particular, lo que le resta transparencia a dichas operaciones. Además, celebrar la subasta sin suministrar toda la información necesaria para que los licitadores invitados pudieran someter cotizaciones que se ajustaran a los trabajos a realizar le impidió a la OGP ejercer un control adecuado de los costos del proyecto. El costo de los trabajos contratados aumentó en más de un 57 por ciento de $2,169,262 a $3,412,780.

4)   La Secretaria de la Junta mantenía un expediente con los documentos de la subasta y la Oficina de Finanzas mantenía un expediente con los documentos relacionados con el contrato. No obstante, ninguno de estos expedientes estaba completo. Éstos carecían de documentos esenciales como es el pliego de la subasta, los planos relacionados con la demolición, los planos de construcción y las órdenes de cambios al contrato. Los expedientes tampoco tenían los documentos sometidos por los licitadores para que la Junta determinara si éstos cumplieron con los requisitos establecidos en los pliegos de la subasta.
[Hallazgo 1-a.4)]

La falta de expedientes completos priva a la OGP de información necesaria para verificar si dichas operaciones se realizaron de acuerdo con la reglamentación aplicable y, de ser necesario, tomar decisiones oportunas. Ello, además, dificulta la labor y limita el alcance de los trabajos a realizar por las entidades fiscalizadoras, como es nuestra Oficina.

2-a. Según indicamos anteriormente, los honorarios acordados en el contrato otorgado al Contratista para realizar el proyecto fueron de $1,097,350 por suplir e instalar modulares y muebles, más una compensación adicional, a base de un costo unitario por partida, por los trabajos de remodelación del edificio. Por los servicios prestados el Contratista sometió 49 certificaciones de trabajo. Además, se autorizaron 73 órdenes de cambio para aumentar los costos del proyecto por $1,206,217. El examen efectuado reveló que:

1)  De acuerdo con las certificaciones de trabajo sometidas por el Contratista, estimamos que la OGP pagó $1,071,912 por los servicios relacionados con la remodelación del edificio, lo que aumentaría los honorarios por los servicios contratados a $2,169,262.

Por otro lado, al comparar las certificaciones de trabajo por piso se identificaron cambios por $1,213,517, lo que representó un aumento de un 56 por ciento del costo original de $2,169,262. La partida de modulares y muebles tuvo cambios por $512,978 (47 por ciento) y la relacionada con los trabajos de remodelación tuvo cambios por $700,539 (65 por ciento). Ello es indicativo de que la OGP no consideró en la etapa de planificación del proyecto todos los factores que podrían afectar el costo del mismo. [Véase el Hallazgo 1-a. sobre la información suministrada a los licitadores para que sometieran sus propuestas].
[Hallazgo 2-a.1)]

2)  Del importe de $1,213,517 mencionado en el Apartado anterior, el Director Auxiliar de Administración no autorizó cambios relacionados con los costos del proyecto por $65,255 (5 por ciento).

Por otro lado, mediante 73 órdenes de cambio se autorizaron aumentos en el costo del proyecto por $1,206,217. De éstas, 59 (81 por ciento) por $665,637 fueron autorizadas por el Director Auxiliar de Administración el 6 de mayo de 1997, luego de transcurrido más de un año de terminados y pagados los trabajos. Cabe señalar, que el Director Auxiliar de Administración autorizó las mismas luego de que una firma de auditores externos contratada por la OGP examinó las certificaciones emitidas y los pagos efectuados al Contratista, y señaló que los documentos que autorizaban los cambios no estaban aprobados. [Hallazgo 2-a.2)]

Las situaciones comentadas impidieron a la OGP mantener un control adecuado de los trabajos contratados y propiciaron el ambiente para que se pudieran cometer errores, pagos indebidos y otras irregularidades con consecuencias adversas para la agencia y, por ende, para el Gobierno. Además, la ausencia de planificación adecuada ocasionó que el costo de los trabajos contratados aumentara por $1,213,517 (56 por ciento).

3-a. El examen de los procesos relacionados con la preintervención, la autorización y el pago de honorarios al Contratista por $3,412,780 reveló lo siguiente:

1)  La OGP pagó $150,000 al Contratista por trabajos no realizados. Éste solicitó posteriormente que le fueran acreditados a la OGP. [Hallazgo 3-a.1)]

2)  El 16 de diciembre de 1995 el Contratista facturó $9,950 por trabajos adicionales realizados en los pisos 3 y 6 de la OGP. Los mismos fueron reclamados en una autorización de trabajo aprobada por el Director Auxiliar de Administración el
4 de diciembre de 1995 y pagados el 11 de enero de 1996. El 17 de enero de 1996 la Oficina de Finanzas pagó nuevamente por dichos trabajos. En ambos casos el Director Auxiliar de Administración aprobó el pago sin obtener la recomendación del Arquitecto. [Hallazgo 3-a.2)]

3)  Entre el 27 de septiembre de 1995 y el 17 de enero de 1996 la OGP emitió
tres comprobantes para pagar, entre otras cosas, varias certificaciones por trabajos generales y misceláneos relacionados con el proyecto. En dichas certificaciones el Contratista reclamó honorarios por $30,000 por gastos relacionados con la supervisión y gastos generales (overhead) de los trabajos de remodelación del edificio. El pago por dicho concepto fue recomendado por el Arquitecto y aprobado por el Director Auxiliar de Administración, a pesar de que en el contrato formalizado por la OGP con el Contratista no se acordó que éste prestaría dichos servicios. [Hallazgo 3-a.3)]

4)  El 11 y 17 de enero de 1996 la Oficina de Finanzas efectuó pagos al Contratista por $237,467 por trabajos facturados mediante ocho certificaciones de trabajo emitidas el 30 de noviembre y 16 de diciembre de 1995. En los documentos no aparecía la firma del Arquitecto recomendando el pago de dichos trabajos. El Director Auxiliar de Administración que aprobó las certificaciones tampoco le requirió al Arquitecto que verificara los trabajos facturados por el Contratista para que recomendara si procedía el pago de los mismos. Por otro lado, el 11 de agosto y 30 de noviembre de 1995 la Oficina de Finanzas pagó otras cinco certificaciones de trabajo por $25,068 sin requerir la aprobación del Director Auxiliar de Administración. [Hallazgo 3-a.4)]

5)  En la OGP no se localizaron documentos que evidenciaran que se realizó una inspección final del proyecto para, a su vez, certificar que los trabajos se completaron de acuerdo con lo contratado. El Director Auxiliar de Administración nos indicó que se realizó dicha inspección final, pero en la OGP no se localizaron documentos relacionados con dicho proceso. [Hallazgo 3-a.5)]

Las situaciones comentadas en el Apartado a.4) y 5) privaron a la OGP de mantener un control adecuado sobre los desembolsos efectuados por los servicios contratados y poder detectar a tiempo las deficiencias en la facturación, como las comentadas en el Apartado a.1) al 3). Las situaciones comentadas en estos apartados ocasionaron pagos indebidos de $189,950, de los cuales $150,000 fueron por trabajos no realizados, $9,950 por partidas facturadas y pagadas dos veces y $30,000 por honorarios no estipulados en el contrato. Los $150,000 fueron ajustados posteriormente en certificación del Contratista. Situaciones similares a éstas propician el ambiente para la comisión de irregularidades que ocasionen pérdidas al erario sin que se puedan detectar a tiempo.

6) La Oficina de Finanzas no contabilizó $230,327 correspondientes a la retención del 10 por ciento de cada pago parcial efectuado al Contratista. Los comprobantes de pago se emitieron por el importe neto establecido en las certificaciones de trabajo emitidas por el Contratista para cada piso. El Contratista, al emitir la certificación de trabajo, descontaba el 10 por ciento del importe facturado. La Oficina de Finanzas realizaba los pagos sin efectuar las entradas de contabilidad correspondientes para reconocer la proporción correspondiente al por ciento de retención. [Hallazgo 3-a.6)]

La situación comentada le dificultó a la OGP mantener un control adecuado de su presupuesto. Además, los registros contables no contenían la información pertinente, por lo que no reflejaban la verdadera situación financiera del resultado de sus operaciones.

4-a. Examinamos los procesos relacionados con el registro en los libros de las obligaciones para reconocer los compromisos contraídos para sufragar los costos del contrato otorgado al Contratista y la corrección de los cargos a las cuentas de contabilidad afectadas. El examen efectuado reveló que:

1)  Al otorgar el contrato al Contratista el 7 de agosto de 1995 la Oficina de Finanzas no obligó los fondos necesarios para cubrir los costos relacionados con los honorarios a pagar. Como se indicó, estimamos honorarios por $2,169,262, de los cuales $1,097,350 correspondían al suministro e instalación de los modulares y de los muebles y $1,071,912 por los trabajos de remodelación del edificio. La Oficina de Finanzas estableció que los costos serían sufragados de dos cuentas correspondientes a asignaciones especiales. A la fecha de otorgamiento del contrato estas cuentas tenían asignados $3,700,000, de los cuales únicamente $1,450,000 estaban disponibles y podían ser utilizados para sufragar los costos del proyecto.

La solicitud de los fondos a la Legislatura se realizó a medida que se efectuaban los desembolsos. Como indicamos en el Hallazgo 1, el costo total del proyecto fue de $3,412,780. [Hallazgo 4-a.1)]

La situación comentada le dificulta a la OGP mantener un control adecuado de su presupuesto. Por otro lado, no reconocer los compromisos reales contraídos a base de los honorarios pactados con el Contratista ocasionó que los registros contables de la OGP no reflejaran la verdadera situación financiera del resultado de las operaciones. Además, propician situaciones como la que se comenta en el Apartado 2) de este Hallazgo.

2)  En la Oficina de Finanzas se aprobaron desembolsos con cargos a cuentas que no fueron las autorizadas y establecidas en el contrato otorgado al Contratista. Ante la insuficiencia de fondos en las cuentas asignadas (fondos 394 y 395), entre el 30 de noviembre de 1995 y el 17 de enero de 1996 la Oficina de Finanzas pagó al Contratista $2,226,862 de fondos asignados a otras cuentas que no estaban destinadas para dicho propósito. De las cuentas para gastos operacionales del año fiscal 1995-96 (Fondo 111) se pagaron $2,051,862, y de la Cuenta Núm. 94-141-016-01-081-2990 (Fondo 141) $175,000.

Entre los años fiscales del 1995-96 al 1997-98 la Oficina de Finanzas realizó varios ajustes en las cuentas para corregir en los registros de contabilidad transacciones relacionadas con los desembolsos efectuados al Contratista. Al 31 de marzo de 1999, luego de dichas correcciones, los registros de contabilidad reflejaban que el costo del contrato finalmente se llevó contra seis cuentas. A excepción de dos de las cuentas, las restantes no correspondían a las establecidas en el contrato. [Hallazgo 4-a.2)]

La situación señalada le dificultó a la OGP ejercer un control adecuado de su presupuesto.

3) Al examinar las cuentas mencionadas en los apartados 1) y 2) de este Hallazgo encontramos, además, que se utilizaron indebidamente recursos de los fondos 395 y 397 por $43,518. Ello, a pesar de que los servicios y bienes adquiridos no cumplían con el propósito establecido en las resoluciones conjuntas que asignaban los fondos. [Hallazgo 4-a.3)]

La situación comentada propició que se utilizaran indebidamente recursos por $38,591 y $4,927 de los fondos 395 y 397, respectivamente, para financiar las actividades indicadas. Ello disminuyó los recursos asignados para llevar a cabo las operaciones autorizadas.

4)  Los trabajos de remodelación se comenzaron antes de formalizado el contrato entre la OGP y el Contratista el 7 de agosto de 1995. Tres días antes de formalizado el contrato, el Contratista certificó la terminación de entre un 25 y un 100 por ciento de trabajos efectuados para los pisos 2 y 4 de la OGP. En dos certificaciones de trabajo del 4 de agosto de 1995 el Contratista certificó trabajos realizados en los mencionados pisos por un costo de $15,972 y $120,790, respectivamente.

Por otro lado, en carta del 28 de julio de 1995 el Director Auxiliar de Administración autorizó al Contratista a proceder con todo lo relacionado con el proyecto. En dicha carta el funcionario le notificó al Contratista que el Director de la OGP autorizó a continuar con el proyecto mientras se completaban los trámites para la firma del contrato que se estaba preparando. [Hallazgo 4-a.4)]

El no formalizar contratos escritos entre las partes o formalizarlos después que se rinden los servicios puede ser perjudicial para el interés público. Entre otras cosas, puede constituir un riesgo para las agencias por no estar adecuadamente protegidas en caso de incumplimiento por parte de las personas o compañías contratadas. También puede ocasionar controversias administrativas y pleitos judiciales, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

5-a. El Director de la OGP contrató los servicios profesionales y consultivos de un Arquitecto para el diseño y la supervisión del proyecto de remodelación y suministro de modulares y muebles. Para ello, se formalizaron los contratos de servicios profesionales y consultivos números 01695023 del 19 de mayo de 1995 y 016960003 del 5 de julio de 1995 por un costo máximo de $40,000 y $85,000, respectivamente. La vigencia del primer contrato fue del 19 de mayo de 1995 al 30 de junio de 1995 y la del segundo contrato fue del 5 de julio al 31 de diciembre de 1995. Entre el 8 de junio de 1995 y el 23 de junio de 1996 en la Oficina de Finanzas se emitieron ocho comprobantes de desembolso para el pago al Arquitecto por $115,338 por los servicios prestados relacionados con ambos contratos. De dicho importe, $40,000 correspondieron a servicios facturados por el Arquitecto a base del primer contrato y $75,338 por los del segundo contrato.

El examen de los contratos y los comprobantes de desembolso reveló lo siguiente:

1)  Las cláusulas e información incluidas en los contratos relacionadas con los servicios a prestar no eran precisas. En éstos no se estableció en forma clara la diferencia entre los servicios que fueron pactados en cada uno de los contratos.  En ambos contratos se estableció que los servicios del Arquitecto eran para proveer asesoramiento y apoyo técnico en el desarrollo del plan de distribución de espacio y mejoras al edificio de la OGP. Además, los términos y las condiciones tenían prácticamente las mismas cláusulas en cuanto a los servicios básicos y los servicios adicionales. En ambos contratos como parte de dichos términos y condiciones se acordó, entre otras cosas, que el Arquitecto prestaría servicios de: apoyo técnico especializado en el área de desarrollo de documentos de construcción y planos, levantamiento de medidas y condiciones existentes, preparación de especificaciones técnicas, desarrollo de borradores de contratos y los servicios profesionales de supervisión del proyecto. [Hallazgo 5-a.1)]

La situación comentada propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades en dichas operaciones. Además, limitó el alcance de nuestras pruebas para corroborar la legalidad y corrección de los servicios contratados y de la razonabilidad de los pagos efectuados.

2)  Mediante Comprobante de Pago de Suplidor por Contrato del 24 de agosto de 1995 la OGP pagó al Arquitecto una factura del 14 de julio de 1995 por $4,431. En dicha factura el Arquitecto reclamó el pago de $3,545 por trabajos de demolición y recogido de escombros realizados en el proyecto por el Contratista contratado por la OGP. Reclamó, además, el pago de $886 correspondiente a un factor de gasto directo de 1.25 acordado en el contrato con el Arquitecto para compensar los servicios realizados por consultores externos a su oficina. La factura fue certificada por una Ayudante Especial del Director de la OGP en quien se delegó la supervisión del contrato del Arquitecto.

A la fecha de la factura (14 de julio de 1995) al Contratista se le había adjudicado la subasta para el proyecto, pero no se había formalizado el contrato. Sin embargo, según comentamos en el Hallazgo 4-a.4), éste comenzó a realizar trabajos previos a la formalización del contrato correspondiente. En esta ocasión, a diferencia del pago comentado en dicho Hallazgo, el Arquitecto facturó como si el Contratista fuera un subcontratista suyo. El contrato del Arquitecto no era para realizar trabajos de construcción por ser éstos conflictivos con su función de supervisor del proyecto. [Hallazgo 5-a.2)]

Esta situación propicia el ambiente para irregularidades y deficiencias, tales como, trabajos de pobre terminación y trabajos no realizados. Además, dificultarían fijar responsabilidades en caso de que surgiera alguna demanda por deficiencias en los servicios contratados. Por otro lado, se pagaron $886 al Arquitecto que no procedían, ya que los servicios prestados no estaban incluidos en su contrato.

3)  Funcionarios de la OGP no pudieron localizar, para examen de nuestros auditores, documentos que evidenciaran los servicios prestados por el Arquitecto tales como informes bisemanales. [Hallazgo 5-a.3)]

La situación comentada le impide a la OGP y a las entidades fiscalizadoras verificar la corrección de los pagos efectuados al Arquitecto por $110,672.

4)  La Oficina de Finanzas no preparó la obligación de fondos correspondiente para el primer contrato otorgado al Arquitecto por $40,000. [Hallazgo 5-a.4)]

5)  Los pagos del segundo contrato fueron realizados de la Cuenta Núm. 96-395-016-03-081, en lugar de realizarlos con cargo a la Cuenta Núm. 96-111-016-04-081 indicada en el contrato. Los fondos asignados en la Cuenta Núm. 96-395-016-03-081 eran para completar la adquisición y remodelación del edificio de la OGP. [Hallazgo 5-a.5)]

Las situaciones comentadas en el Apartado a.4) y 5) le dificultaron a la OGP mantener un control adecuado de su presupuesto.

6-a. Al 8 de marzo de 2000, de acuerdo con la Lista de Inventario de Propiedad de la OGP, ésta tenía en inventario 6,961 unidades de propiedad con un valor de $9,853,523. El examen de dichas operaciones reveló que no se mantenía un control adecuado de la propiedad, según se indica:

1)  La OGP utilizaba el Mayor Subsidiario de la Propiedad (Modelo SC-1315) como registro de inventario para el control de toda la propiedad. El examen reveló que dicho registro no estaba actualizado o no incluía toda la información requerida, según se indica:

1. Al 11 de febrero de 2000 el Encargado de la Propiedad no había registrado en el Mayor Subsidiario de la Propiedad 3,001 (43 por ciento) unidades de propiedad adquiridas por $3,978,449. Para otras 136 (2 por ciento) unidades de propiedad adquiridas por $504,022 se preparó el Mayor Subsidiario de la Propiedad, pero en éste sólo se anotó el número de propiedad asignado. No se incluyó otra información requerida, como por ejemplo: la descripción, el costo, la marca, el número de serie, las adiciones, la localización y la disposición de la propiedad. [Hallazgo 6-a.1)]
   

2. En una prueba física de 25 unidades de propiedad por $36,009 adquiridas entre el 13 de febrero de 1986 y el 11 de septiembre de 1997 se encontró que para 23 de éstas (92 por ciento) con un costo de $35,453 no se incluyó toda la información en el Mayor Subsidiario de la Propiedad. [Hallazgo 6-a.1)]
   

2)  No se realizó el inventario físico anual de la propiedad para el año 1998. Además, los inventarios físicos de la propiedad para los años 1996, 1997 y 1999 se sometieron al Departamento de Hacienda con tardanzas de entre 19 y 100 días. Para el inventario físico del 1999 se solicitó una prórroga hasta febrero de 2000. [Hallazgo 6-a.2)]

3)  El Encargado de la Propiedad no había contestado el informe de diferencias de inventarios sometido por el Departamento de Hacienda el 27 de junio de 1995, correspondiente al inventario físico anual de activo fijo a noviembre de 1994. En el referido informe figuraban, entre otras diferencias, 1,168 unidades de propiedad adquiridas por $410,895 que aparecían contabilizadas en los registros del Departamento de Hacienda y no estaban incluidas en el inventario de la OGP. Otras 181 unidades por $239,344 incluidas en dicho inventario no estaban contabilizadas en los registros del Departamento de Hacienda. Además, se incluyeron 634 unidades por $580,164 con descripción distinta a la anotada en los registros del Departamento de Hacienda. [Hallazgo 6-a.3)]

4)  Los Recibos por Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) no estaban organizados. Observamos que los mismos se guardaban en 27 sobres manilas sin mantener ningún orden para facilitar su control y localización. Dichos sobres se mantenían archivados en la Sección de Propiedad. [Hallazgo 6-a.4)]

b.  El Encargado de la Propiedad le informó a nuestros auditores que al 11 de febrero de 2000 había 1,312 unidades de propiedad adquiridas por aproximadamente $510,379, pendientes de que se prepararan o completaran los correspondientes Informe Sobre Cambio en Inventario (Modelo SC-785) o Declaración de Propiedad Excedente (Modelo SC-787), por transferencias o bajas de la propiedad. Personal de la Sección de Propiedad indicó que una parte indeterminada de las 1,312 unidades de propiedad se encontraba en la agencia para ser decomisada. Nos indicaron, además, que la mayoría de las unidades no estaban en la OGP y que se transfirieron a otras agencias del Gobierno o se decomisaron al efectuarse la remodelación del edificio de la OGP. [Hallazgo 6-b.]

Las situaciones señaladas en los apartados a. y b. le impiden a la OGP mantener un control adecuado de las operaciones de propiedad. Por otro lado, la ausencia de registros actualizados impiden mantener información financiera confiable y oportuna de los activos. Dichas situaciones aumentan el riesgo de pérdida o uso indebido de la misma, y puede dificultar el fijar responsabilidades en cualquier situación irregular que ocurra.

c.  El 10 de febrero de 2000 el Encargado de la Propiedad sometió a nuestros auditores una relación de los casos de propiedad reportada como perdida durante los años fiscales del 1995-96 al 1999-00. La relación entregada contenía un total de seis unidades de propiedad por $18,157, reportadas como hurtadas o desaparecidas entre el 8 de mayo de 1997 y el 3 de septiembre de 1998. Examinamos los expedientes de los referidos casos, y encontramos que al 10 de febrero de 2000:

1)  No se había realizado una investigación administrativa sobre la pérdida de cinco de las seis unidades de propiedad (83 por ciento) valoradas por $17,981. Por consiguiente, no había una determinación final del Director de la OGP sobre las acciones administrativas tomadas en cada uno de los casos.

2)  El Encargado de la Propiedad no había informado a la Oficina del Contralor el hurto de una de las unidades por $4,586, aún cuando habían transcurrido cinco meses desde que ocurrió el mismo. Por otro lado, cuatro de los casos fueron informados a la Oficina del Contralor luego de transcurridos entre 5 y 11 meses de ocurridos los hechos. [Hallazgo 6-c.]

La falta de investigación administrativa impide determinar las circunstancias en que se desapareció la propiedad y fijar, de ser necesario, las responsabilidades de rigor. [Apartado c.1)] Además, el no informar la pérdida de propiedad al Contralor de
Puerto Rico le impide a nuestra Oficina tomar las medidas correspondientes.
[Apartado c.2)]

El Informe de Auditoría DA-02-07, emitido por nuestra Oficina el 28 de noviembre de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

oficina del gobernador
oficina de gerencia y presupuesto

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La OGP fue creada mediante la Ley Núm. 147 del 18 de junio de 1980, según enmendada, Ley Orgánica de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (Ley Núm. 147), y está adscrita a la Oficina del Gobernador, conforme a dicha Ley¹. La misma se creó como un organismo asesor y auxiliar para ayudar al Gobernador en el descargo de sus funciones y responsabilidades relacionadas con la dirección y administración general. La OGP es el brazo operacional de la Oficina del Gobernador y el organismo asesor de las tres ramas del Gobierno de Puerto Rico en asuntos de índole presupuestario, programático y de gerencia administrativa. La OGP está estructurada con las siguientes unidades: Oficina del Director, Apoyo Estratégico, Área de Operaciones y Área de Auditoría Operacional.

Además, de las unidades mencionadas tiene adscritos el Comité del Gobernador sobre Auditoría y el Comité del Gobernador sobre Sistemas de Información. El primero se creó con el fin principal de adoptar la política pública de auditoría de resultados y las normas de contabilidad gubernamental aplicables a los organismos de la Rama Ejecutiva. El segundo se creó con el propósito primordial de adoptar e implantar una política pública uniforme y la instalación de sistemas computadorizados de manera coherente y articulada.

En los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 la OGP contó con recursos por $36,612,200 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $34,328,902, según se indica:

En dichos años fiscales la OGP contó, además, con la asignación de fondos especiales por $5,396,395 y efectuó desembolsos y obligaciones con cargo a éstos por $3,809,088. Además, se asignaron fondos bajo su custodia por $580,689,804². En los años fiscales
del 1995-96 al 1998-99 recibió fondos federales por $6,794,862 para las operaciones del Programa de Infraestructura de la Agencia Federal de Manejo de Emergencias.³

ANEJO 2

oficina del gobernador
OFICINA DE GERENCIA Y PRESUPUESTO

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

anejo 3

oficina del gobernador

oficina de gerencia y presupuesto

funcionarios y Empleados PRINCIPALES que
actuaron durante el período de la auditoría

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1. La OGP es la sucesora legal de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, según se establece en la Ley Núm. 110 del 3 de agosto de 1995.

2. 

3. En la OGP se le identifica como GAR (Government Authorized Representative).

4.  Al 31 de diciembre de 1999 el Sr. Luis Coss Rosa, Ejecutivo de Programa de Presupuesto y Gerencia, realizaba las funciones de Director Asociado.

5.  Puesto de nueva creación.<

6.  En agosto de 1996 se reorganizó como parte del Área de Operaciones, la cual está integrada por 18 divisiones dirigidas cada una por un Gerente.

7.  Área eliminada el 1 de noviembre de 1991.

8.  Efectivo el 1 de noviembre de 1997 se cambió el título de Director o directores auxiliares a Director Asociado y el de Jefe de División a Gerente de División.

9.  Se cambió el título del puesto.

10.  En agosto de 1996 la Sección de Nóminas pasó a formar parte de la Oficina de Finanzas y Contabilidad. Antes de dicha fecha era parte de la Oficina de Servicios Administrativos.

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