Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los miembros y funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Junta de Calidad Ambiental (JCA) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir tres informes de esta auditoría. Este segundo informe cubre las operaciones relacionadas con las compras de bienes y servicios, y los vehículos de motor. El primer Informe de Auditoría DA-01-34 del 12 de junio de 2001 cubrió las operaciones relacionadas con los contratos de servicios profesionales y consultivos, las cuentas por cobrar, la propiedad, el funcionamiento de la Oficina de Auditoría Interna y los inventarios de materiales de oficina y de limpieza, y de los libros de recibos en blanco.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados principales:

1-a. Examinamos 15 órdenes de compra por $832,212 emitidas del 22 de diciembre de 1997 al 13 de diciembre de 1999. El examen reveló lo siguiente:

1)  El 15 de diciembre de 1998 un Subdelegado Comprador realizó una subasta informal para la adquisición e instalación de un Cleanroom Modulab (cuarto de laboratorio).  Éste se utilizaría para controlar la temperatura y la humedad en pruebas de laboratorio relacionadas con la implantación del parámetro PM2.5, según requerido por la Agencia Federal de Protección Ambiental (EPA, por sus siglas en inglés). La adquisición de este cuarto de laboratorio era necesaria para las pruebas que comenzarían en enero de 1999. La misma se adjudicó al postor más bajo por $44,100. El 15 de diciembre de 1998 el Subdelegado Comprador emitió la Orden de Compra Núm. 99400218. El 17 de diciembre de 1998 la División de Finanzas tramitó un comprobante de pago a favor del proveedor por $29,547 equivalentes al 67 por ciento del total de la compra, según los términos de pago.

De acuerdo con el informe de recibo e inspección, el 12 de mayo de 1999 el proveedor entregó los equipos que componen el cuarto de laboratorio. Según la información suministrada por la Supervisora del Programa de Aire del Laboratorio Ambiental, el proveedor instaló dichos equipos a fines de mayo y principios de junio de 1999. En julio se realizaron pruebas y las mismas reflejaron que el cuarto de laboratorio no mantenía la temperatura y la humedad controladas en los intervalos requeridos para cumplir con los parámetros establecidos por la EPA. También nos informó que entre agosto de 1999 y marzo de 2000 se hicieron varias gestiones con el proveedor para que corrigiera los desperfectos relacionados con la instalación del cuarto de laboratorio, pero éste no pudo corregirlos.

Al 31 de agosto de 2000, fecha de nuestro examen, la JCA no había logrado que el proveedor cumpliera con los requisitos de instalación de los equipos mencionados.

En relación con los hechos mencionados determinamos lo siguiente:

1. La División de Finanzas no le requirió al proveedor que prestara una fianza igual al total del pago anticipado de $29,547.
   

2. La División de Finanzas no le requirió al proveedor que devolviera el importe anticipado de $29,547 por éste no cumplir con los términos de la compra. Dicha División retuvo el pago final de $14,553 correspondiente al 33 por ciento del total de la compra.

Las situaciones comentadas en los apartados a) y b) impidieron a la JCA recuperar el pago anticipado de $29,547 efectuado al proveedor. Por otro lado, la JCA tuvo que contratar los servicios de un laboratorio privado en los Estados Unidos para realizar las pruebas de laboratorio relacionadas con la implantación del parámetro PM2.5 requeridas por la EPA, lo cual le ha ocasionado gastos adicionales. Dicha situación, además, había impedido el uso de dos balanzas que adquirieron en noviembre de 1998 por $20,778 para utilizarlas en el cuarto de laboratorio.

3. El Subdelegado Comprador no le notificó a la Administración de Servicios Generales (ASG) que el proveedor no cumplió con los términos establecidos en la orden de compra.

Dicha situación impidió a la ASG tener conocimiento de los referidos hechos y tomar las medidas pertinentes. Entre otras, reclamar por los daños sufridos por el Gobierno, suspender al licitador del registro de licitadores, aplicar cualquier penalidad provista en la ley, la reglamentación y en el contrato.

2)  De las 15 compras seleccionadas para examen, el Subdelegado Comprador no refirió a la Junta de Subastas las solicitudes de 8 compras (53 por ciento), cuyos importes individuales fluctuaron entre $9,868 y $56,121, para que se procesaran mediante subasta formal. En su lugar, tramitó cuatro de las compras de equipo por $134,854 mediante el procedimiento de mercado abierto bajo la modalidad de único proveedor, y cuatro compras de equipo por $125,599 mediante el procedimiento de subasta informal. Dichas compras se emitieron entre el 30 de noviembre de 1998 y el 1 de septiembre de 1999.

La situación comentada impidió a la Junta de Subastas tramitar las compras mediante subasta formal y obtener los mejores precios posibles para beneficio de los intereses del Gobierno. Además, pudo propiciar la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes.

3)  En el caso de las cuatro compras de equipos por $125,599 tramitadas mediante el procedimiento de subasta informal se determinó lo siguiente:

1. Se siguió un procedimiento irregular en la subasta informal correspondiente a la Orden de Compra Núm. 00400066 del 1 de septiembre de 1999 por $9,868.

El Subdelegado Comprador alegadamente envió a tres licitadores el 21 de julio de 1999 la Solicitud de Precios en Mercado Abierto (Solicitud de Precios) (Invitación Núm. 00-03). En la Solicitud de Precios se indicó que la fecha de apertura de la subasta era el 12 de agosto de 1999 a las
10:00 a.m.

Uno de los licitadores le confirmó a nuestros auditores que no recibió la Solicitud de Precios mencionada. Indicó que el 12 de agosto de 1999 (fecha de apertura de la subasta) recibió por telefacsímil copia de la solicitud de compra interna mencionada para que sometiera sus ofertas. Además, indicó que ese mismo día sometió sus ofertas por telefacsímil para tres de las cuatro partidas de equipos reflejados en dicha solicitud por $5,867.

Las ofertas sometidas por dicho licitador no fueron incluidas en el expediente de dicha compra. Además, el Subdelegado Comprador no incluyó las ofertas de éste en el Resumen de Ofertas en Mercado Abierto preparado el 1 de septiembre de 1999. Por el contrario, indicó en éste que dicho licitador no sometió subasta (entendemos que se refiere a que no sometió ofertas). El Supervisor de la Sección de Compras y Suministros aprobó dicho resumen. Observamos que los precios ofrecidos por el referido licitador para las tres partidas de equipos por $5,867, que cumplían con las especificaciones, eran más bajos que los ofrecidos por el licitador que resultó agraciado. Este último cotizó $6,799 para las indicadas tres partidas de equipos, lo que representa una diferencia de más por $932.

Dicha situación pudo propiciar que se favoreciera al proveedor a quien se le adjudicó la compra, en perjuicio de los mejores intereses del Gobierno. A éste se le pagó $932 sobre el precio del licitador que hizo la mejor oferta para tres de las partidas de equipos. Además, impidió que se obtuviera la mejor oferta mediante la competencia eficaz y justa entre los proveedores. También propicia la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes. En el Informe de Auditoría Interna OAI-99-002 del 24 de septiembre de 1999 se señalan irregularidades en varias subastas informales para la compra de equipos en las cuales se incluyó información falsa en el resumen de las ofertas de los licitadores, para beneficiar al proveedor mencionado.

2. El Subdelegado Comprador no indicó en las solicitudes de precios correspondientes a las cuatro órdenes de compra el lugar de apertura de la subasta y que ésta sería pública.

Esta situación impide a los licitadores conocer el lugar de la apertura de la subasta y comparecer a la misma.

3. El Subdelegado Comprador no indicó en el Resumen de Ofertas en Mercado Abierto de las cuatro compras la fecha y la hora en que se recibieron las ofertas y si las mismas cumplían o no con las especificaciones, los términos y las condiciones. Tampoco indicó el número de la subasta en el Resumen de Ofertas en Mercado Abierto de dos de estas compras (números 99400201 y 99400218).

Las situaciones señaladas dificultan al Supervisor de la Sección de Compras y Suministros, así como a los auditores internos y externos, verificar la corrección de las referidas transacciones.

4. En las solicitudes de compra interna (requisiciones) y en las solicitudes de precios en mercado abierto correspondientes a dos órdenes de compras por $60,721 se establecieron especificaciones restrictivas, como marcas y modelos específicos de los equipos a adquirirse. En los expedientes de estas compras no había evidencia de que las áreas que solicitaron los equipos hubiesen sometido las justificaciones por las cuales los equipos debían ser de modelos y marcas específicas. Tampoco había evidencia de que se hubiese solicitado al Presidente de la JCA que autorizara por escrito las compras de dichos equipos.

La situación comentada desvirtúa los propósitos de la reglamentación de que las compras de equipos de marcas y modelos específicos estén justificadas y sean autorizadas por el jefe de la agencia. Además, propicia que se favorezca a un proveedor en perjuicio de los mejores intereses del Gobierno.

5. En el caso de la Orden de Compra Núm. 99400218 por $44,100 el Subdelegado Comprador no notificó a los licitadores no agraciados la adjudicación final de la subasta ni las razones por las cuales se rechazaron sus ofertas.
   
   La situación comentada impide a los licitadores no agraciados conocer el resultado de la subasta informal, lo cual puede dar lugar a que impugnen la misma. Esto, a su vez, le crea contratiempos a la JCA e inversión de tiempo y recursos para evaluar y resolver las impugnaciones. Además, crea desconfianza en el proceso, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

4)  El Supervisor de la Sección de Compras y Suministros no firmó el Resumen de Ofertas en Mercado Abierto correspondiente a 10 órdenes de compra
(67 por ciento) por $565,763.

La situación señalada impide a la JCA corroborar si el Supervisor de la Sección de Compras y Suministros cumplió con su responsabilidad de verificar la información contenida en dichos formularios. Además, la falta de verificación de la referida información por parte de éste propicia la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.

5)  La Auxiliar de Contabilidad de la Sección de Contabilidad de la División de Finanzas no estampó el sello de pagado (Paid) ni indicó el número ni la fecha del cheque expedido en los Comprobantes de Pago (Modelo SC-735) de las 15 órdenes de compra examinadas (100 por ciento). Tampoco estampó dicho sello ni indicó la referida información en las facturas, ni en los conduces ni en los demás justificantes de 13 de las órdenes de compra (87 por ciento).

La situación comentada propicia que se cometan errores e irregularidades relacionadas con los desembolsos y que éstos no se puedan detectar a tiempo para tomar las medidas de lugar, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

2-a. El 10 de mayo de 2000 el Presidente de la JCA formalizó un contrato de servicios con una compañía para que le financiara la compra de 14 vehículos descritos en el anejo titulado Government Lease Purchase and Option Agreement, el cual se incluyó como parte del contrato. Los vehículos adquiridos fueron una Dodge Durango 4x4 valorada en $30,903 para uso del Presidente de la JCA, y 13 Mitsubishi Montero valorados en $20,760 cada uno. Estos últimos serían asignados a los directores de las diferentes áreas y programas de la JCA.

Por dichos vehículos la JCA se comprometió a efectuar un pago inicial de $400 para gastos de cierre de la transacción y $361,262, a ser pagados en 6 plazos a razón de 2 pagos anuales de $60,210 por un término de 3 años, para un total de $361,662. De esta cantidad, $300,783 corresponden al costo de los vehículos y los restantes $60,479 a los intereses generados a base del 9 por ciento anual en el tiempo del financiamiento.

Al 30 de junio de 2000 la JCA había pagado solamente el pago inicial de $400 para gastos de cierre de la transacción.

El examen del referido contrato reveló lo siguiente:

1. En el expediente de dicho contrato no había evidencia de las requisiciones u otros documentos que originaron el proceso para adquirir los vehículos mencionados, en los cuales se estableciera la necesidad y las justificaciones para los mismos. El Jefe de la División de Presupuesto nos suministró un memorando del 2 de diciembre de 1999 cursado por él al Director de Asuntos Gerenciales relacionado con el trámite de dicha transacción. En el mismo se indica lo siguiente:

Recientemente recibimos en nuestra División una comunicación de la Compañía con una propuesta de reemplazo de la flota de vehículos. La misma detalla 14 vehículos por marca, año y costo de arrendamiento para un total de $330,977, los cuales se desglosan en seis pagos semianuales de $55,162 cada uno. Le informamos que en estos momentos no contamos con los fondos suficientes para sufragar este gasto de las cuentas estatales. De tener que utilizar los fondos especiales para este fin, es necesaria la aprobación por escrito del Presidente de la JCA. Le enviamos el documento para su cotejo y debida autorización del Presidente.

Por otro lado, tampoco se localizó para examen la propuesta sometida por la compañía que se indica en dicha comunicación.

Esta situación impedía a la JCA evidenciar los trámites seguidos en la adquisición de los referidos vehículos. Además, impedía a los auditores internos y externos verificar si los procesos para tramitar la compra de los vehículos se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Por ejemplo, no se nos pudo suministrar para examen documentos que indicaran las razones por las cuales los vehículos se adquirieron por $361,662, a pesar de que en la comunicación del 2 de diciembre de 1999 se indica que la propuesta de la compañía para reemplazar los 14 vehículos era de $330,977, lo que representa una diferencia de más por $30,685.

2. No se nos pudo suministrar evidencia de que el Presidente hubiese ordenado realizar un estudio para determinar el modo más conveniente de adquirir los mencionados vehículos. Entre los que pudieron considerarse están el modo convencional de pagar completo después de recibir las unidades y el contrato de arrendamiento con opción a compra, a base de costo, beneficio y otros factores y en armonía con la reglamentación.

La situación señalada pudo resultar en perjuicio de los mejores intereses del Gobierno, ya que posiblemente los vehículos se pudieron adquirir a un costo menor. Además, pudo propiciar la comisión de irregularidades en la adquisición de los vehículos.

3. El Presidente de la JCA no solicitó a la Junta de Subastas que realizara una subasta formal para obtener ofertas de otras compañías privadas o instituciones bancarias que ofrecían el servicio de financiamiento a las agencias gubernamentales para la adquisición de vehículos mediante lease.

Esta situación impidió que se cumpliera con el proceso de subasta formal para obtener la mejor oferta mediante la competencia entre distintas compañías e instituciones bancarias. Además, pudo propiciar que se favoreciera a la Compañía contratada en perjuicio de los mejores intereses del Gobierno. También propicia la comisión de irregularidades en la adquisición de los vehículos.

4. No se nos suministró evidencia de que el Presidente de la JCA hubiese sometido a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento de Puerto Rico (BGF) el contrato de servicios para el financiamiento de los vehículos para que pasara juicio sobre los costos, términos y condiciones del mismo.

En la Orden Ejecutiva Núm. OE-1993-20, emitida por el Gobernador el 28 de mayo de 1993, se dispone que cualquier agencia, instrumentalidad o municipio que necesite suscribir un contrato de arrendamiento financiero u otro contrato similar para llevar a cabo los propósitos para los cuales ha sido creado, deberá someterlo a la consideración del BGF para que pase jucio sobre sus costos, términos y condiciones, como Agente Fiscal de la agencia, instrumentalidad o municipio.

Dicha situación impidió al BGF cumplir con su responsabilidad de pasar juicio sobre el contrato mencionado y recomendar los términos y condiciones más favorables para el Gobierno.

5)  El Presidente de la JCA no solicitó ni obtuvo la autorización de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) para adquirir los 14 vehículos mediante contrato de lease. Por carta del 4 de octubre de 2000 la OGP le certificó a nuestro auditor que en sus registros no existían solicitudes ni autorizaciones para la adquisición de los vehículos mencionados.

6)  El importe a pagar de $30,903 por el vehículo adquirido para el Presidente de la JCA y de los restantes 13 vehículos por $20,760 cada uno, más los cargos de financiamiento por $60,479, excedían el importe máximo autorizado por la OGP para la compra o alquiler de vehículos.

La situación comentada en el apartado 5) impidió a la OGP cumplir con su responsabilidad de evaluar y autorizar la adquisición de dichos vehículos.

La situación comentada en el apartado 6) desvirtúa los propósitos de la reglamentación de regular el costo de los vehículos adquiridos para lograr economía, eficiencia y efectividad en la gestión pública.

El Informe de Auditoría DA-02-05, emitido por nuestra Oficina el 31 de octubre de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

JUNTA DE CALIDAD AMBIENTAL

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La JCA se creó en virtud del Artículo 9 de la Ley Núm. 9 del 18 de junio de 1970, Ley sobre Política Pública Ambiental (Ley Núm. 9), según enmendada. Su misión es proteger el medio ambiente mediante el control de la contaminación del aire, del agua y de los terrenos, la eliminación de los ruidos nocivos a la salud, y promover una mejor calidad de vida. Además, es la agencia designada por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico con la facultad para ejercer, ejecutar, recibir, administrar, establecer reglamentos e implantar un sistema de permisos que estén conformes con las leyes federales sobre Agua Limpia, Aire Limpio, Disposición de Desperdicios Sólidos, Conservación y Recuperación de Recursos y Emergencias Ambientales, Compensación y Responsabilidad Pública.

La JCA está adscrita a la Oficina del Gobernador y es un organismo normativo, coordinador y regulador con facultades cuasi judiciales y cuasi legislativas. Ésta se compone de tres miembros asociados, los cuales son nombrados por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Estos miembros prestan servicios a tiempo completo. El Gobernador designa a uno de los miembros como Presidente de la JCA, quien a su vez es el Director Ejecutivo de la misma.

Además, la Ley Núm. 9 crea un Consejo Consultivo de Protección Ambiental (Consejo), adscrito a la JCA. El mismo está compuesto por los secretarios de Recursos Naturales y Ambientales, de Salud y de Agricultura, y el Presidente de la Junta de Planificación como miembros ex-oficio, y por tres personas nombradas por el Gobernador para representar el interés público. El Presidente del Consejo lo nombra el Gobernador de entre los miembros ex-oficio. Desde el 1997 el Secretario del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales actúa como Presidente del Consejo.

El ANEJO 3 contiene una relación de los miembros y funcionarios principales de la JCA que actuaron en los años fiscales del 1993-94 al 1999-00.

En los años fiscales del 1997-98 al 1999-00 la JCA contó con recursos de asignaciones estatales, especiales y federales por $82,995,750, y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $59,921,412, según se indica:

ANEJO 2

JUNTA DE CALIDAD AMBIENTAL

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA JUNTA DE CALIDAD AMBIENTAL, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

Anejo 3

junta de calidad ambiental

miembros de la JUnta y funcionarios principales
que actuaron en los años fiscales del 1993-94 al 1999-00

_______________________________

1.   No se incluyen interinatos de menos de 30 días.

2.   El Presidente de la JCA actúa a su vez como Director Ejecutivo de la misma.

3.   El puesto estuvo vacante del 1 de junio al 21 de julio de 1994 y del 1 de octubre de 1999 al 30 de junio de 2000.

4.  El puesto estuvo vacante del 1 de septiembre al 31 de octubre de 1999.

5.  El puesto estuvo vacante del 16 de marzo al 4 de mayo de 2000.

6.  El puesto estuvo vacante del 1 de julio de 1994 al 31 de octubre de 1995.

7.  El puesto estuvo vacante del 16 de enero al 30 de junio de 1995.

8.  El puesto estuvo vacante del 16 de febrero al 31 de diciembre de 1995 y del 1 de julio al 2 de agosto de 1993.

9.  El puesto estuvo vacante del 1 de febrero de 1994 al 30 de junio de 1996.

10.  El puesto estuvo vacante del 1 de febrero de 1994 al 30 de junio de 1996.

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