Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y los ANEJOS 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Informes de Auditoría en PDF

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina de la Procuradora de las Mujeres (Oficina) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes. Éste es el primero y contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los registros de contabilidad, el personal, las compras y los desembolsos y el sistema de archivo de estos documentos.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones fiscales que conciernen a este informe relacionadas con los registros contables y los recursos humanos no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas revelaron, además, que las demás operaciones fiscales relacionadas con este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los hallazgos 1 y 2, clasificados como principales:

1-a. El examen de los registros de contabilidad reflejó lo siguiente:

1. Al 24 de enero de 2001, fecha de nuestro examen, el Mayor de Asignaciones e Ingresos tenía un atraso de cuatro meses. A dicha fecha las últimas transacciones registradas eran de agosto de 2000.

Por otro lado, se observó que el mismo no se cumplimentaba en todas sus partes. En ocasiones en éste no se indicaba el programa, la asignación y cifra de cuenta, la descripción de la transacción y el balance o saldo disponible de las cuentas. También se observó que contenía tachaduras y correcciones. En dichos casos no había constancia de quién las hizo ni quién las autorizó.

2. En los años fiscales del 1997-98 al 2000-01 no se preparó el Informe de Conciliación. Éste se utilizaba para conciliar mensualmente los registros internos de contabilidad con los balances que reflejaban los informes que emitía el Departamento de Hacienda de las asignaciones efectuadas a la Oficina y las transacciones relacionadas con las distintas cuentas.

Las situaciones señaladas le impidieron a la CAM y a la Oficina mantener un control adecuado de sus operaciones y mantener información financiera confiable del resultado de sus operaciones para la toma oportuna de decisiones por parte de la gerencia. Éstas propician el ambiente para la comisión de errores e irregularidades que no se puedan detectar a tiempo. Ello también dificultó y limitó nuestro examen de los documentos mencionados en el Apartado a.

2-a. La CAM, así como la Oficina, funcionaban como un Administrador Individual para propósitos de las operaciones de recursos humanos. En los años fiscales 1998-99, 1999-00 y 2000-01 la CAM efectuó desembolsos por nóminas y costos relacionados por $860,774, $965,370 y $1,057,000, respectivamente. Al 30 de junio de 2001 la CAM tenía 70 empleados. En el examen de estas operaciones se encontró que:

1. En los años fiscales del 1998-99 al 2000-01 no se evaluaron periódicamente, por escrito, las ejecutorias del personal que ocupaba puestos regulares y transitorios.

La situación señalada le impidió a la gerencia de la CAM contar con información relevante sobre el desempeño de los empleados. Esto, entre otras cosas, para tomar decisiones sobre la mejor utilización de éstos de acuerdo a sus conocimientos, destrezas, habilidades y potencial. Además, la ausencia de evaluaciones dificulta identificar las necesidades de adiestramiento, desarrollo y capacitación del personal.

2. El examen del control de la asistencia y registro de licencias de los empleados reflejó lo siguiente:
1. Al 31 de diciembre de 2001 el personal de la División de Recursos Humanos realizaba manualmente los procesos relacionados con la acumulación y uso de las licencias por vacaciones, enfermedad y tiempo compensatorio de los empleados. Éstos no utilizaban el sistema computadorizado que tenían disponible para ello. Dicho sistema fue adquirido por la CAM en junio
   de 1999 por $8,830.

La situación señalada ocasionó que la CAM y la Oficina no obtuviera el máximo rendimiento de los recursos invertidos para la implantación del sistema computadorizado. Por otro lado, dicha situación contribuyó a que la CAM no mantuviera registros actualizados y confiables de los balances de licencias de los empleados, según se comenta en el siguiente Apartado.

2. Examinamos los Récord de Licencias de 25 empleados correspondientes
   al período de enero de 2000 a junio de 2001. El examen reveló que en
   14 (56 por ciento) de los casos no se completaron los correspondientes Récord de Licencias para el período del 1 de enero al 30 de junio de 2001. En otros 9 (36 por ciento) de los casos el Récord de Licencias no se completó para el período de diciembre de 2000 al 30 de junio de 2001.

La situación indicada le impidió a la CAM mantener un control adecuado del balance de las licencias acumuladas de los empleados. Ello propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo. Además, dificultó que la Oficina contara, al inicio de sus operaciones, con registros actualizados y confiables de dichos balances.

3. Examinamos 10 expedientes de personal y encontramos que en algunos de éstos faltaban documentos o eran fotocopia. Entre los documentos que faltaban podemos mencionar, el de la preparación académica, el certificado de nacimiento y los relacionados con el sistema de retiro.

4. No se localizó para examen las Hojas de Asistencia del año 1997 de los
   nueve empleados de confianza que tuvo la CAM para el año fiscal 1997-98.

Las situaciones comentadas en el Apartado a.3) y 4) no le permiten a la Oficina ejercer un control adecuado de las transacciones de personal, entre ellas, el reclutamiento y la asistencia de los empleados. Por otro lado, limitan el análisis y cotejo de los documentos por parte de las personas que tienen esa función.

En la parte del informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se comentan los hallazgos principales y los clasificados como secundarios enumerados 3 y 4.

El Informe de Auditoría DA-02-28, emitido por nuestra Oficina el 20 de mayo de 2002 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

OFICINA DE LA PROCURADORA DE LAS MUJERES

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Oficina se creó mediante la Ley Núm. 20 del 11 de abril de 2001, Ley de la Oficina de la Procuradora de las Mujeres (Ley Núm. 20), como una entidad jurídica independiente y separada de cualquier otra agencia o entidad pública. Esto con el objetivo de fortalecer y hacer cumplir las políticas públicas que garanticen los derechos humanos de las mujeres y promuevan la equidad por género. Para cumplir con dicho objetivo a la
Oficina se le asignaron, entre otras, funciones educativas, investigativas, fiscalizadoras y
cuasi judiciales. La Oficina es dirigida por la Procuradora de las Mujeres, quien es nombrada por la Gobernadora o el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado de
Puerto Rico. El término de su nombramiento es de 10 años.

La Ley Núm. 20 derogó la Ley Núm. 57 del 30 de mayo de 1973, según enmendada,¹ que creó la Comisión para los Asuntos de la Mujer (CAM), adscrita a la Oficina del Gobernador. Por virtud de la Ley Núm. 20 se transfirieron a la Oficina los programas, recursos y facilidades, incluyendo récords, equipo y propiedad, fondos y asignaciones que eran utilizados por la CAM, así como el personal que llevaba a cabo las funciones en ésta. También la Oficina hizo suyos los compromisos fiscales y programáticos, los reglamentos y procedimientos de la CAM. La CAM operó hasta el 30 de junio de 2001. En este informe se incluyen las situaciones determinadas relacionadas con las operaciones de la CAM hasta dicha fecha.

1 La Ley Núm. 57 fue enmendada por la Ley Núm. 56 del 30 de mayo de 1979 y por la Ley Núm. 11 del 29 de noviembre de 1990.

La CAM tenía entre sus objetivos propiciar una mejor calidad de vida y el desarrollo pleno de las mujeres en Puerto Rico; identificar obstáculos que perpetúan el discrimen; y lograr el establecimiento de política pública para garantizar el reconocimiento de sus derechos. También tenía como objetivo el dar énfasis a la educación para la prevención de la violencia doméstica y la coordinación interagencial para fortalecer y agilizar los servicios a las víctimas de violencia doméstica en Puerto Rico. Mediante la Orden Ejecutiva
Núm. 1994-23 del 12 de abril de 1994 la CAM pasó a ser parte de la Comisión de Derechos Ciudadanos, adscrita a la Oficina del Gobernador.²

La CAM estaba integrada por cinco miembros nombrados por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Todos los miembros de la CAM debían estar comprometidos genuinamente con las causas de la mujer y, por lo menos, tres tenían que ser mujeres. La CAM elegía un Presidente, un Vicepresidente y un Secretario de entre sus miembros. También designaba el Director Ejecutivo quien respondía a la CAM y tenía la responsabilidad de organizar y dirigir las labores de la agencia. Éste administraba el presupuesto y era responsable ante la CAM de la estructuración del mismo.

Al 31 de diciembre de 2001 la Oficina llevaba a cabo sus operaciones mediante la misma estructura organizacional que estaba vigente al 30 de junio, fecha en que cerró operaciones la CAM.³ La estructura organizacional de la Oficina estaba compuesta por las divisiones de Educación a la Comunidad, de Relaciones Públicas, Legal y Prevención, de Recursos Humanos y de Administración. El ANEJO 1 contiene una relación de las funcionarias principales de la Oficina y de la CAM que actuaron durante el período auditado. El ANEJO 2 contiene una relación de las comisionadas que actuaron durante dicho período.

2 La Comisión de Derechos Ciudadanos estaba compuesta por los directores ejecutivos de la CAM, la Oficina de Asuntos de la Vejez, la Oficina de Asuntos de la Juventud y los procuradores de las Personas con Impedimentos y del Veterano. Entre las funciones y facultades de la Comisión de Derechos Ciudadanos se encuentran: supervisar las agencias representadas por los miembros de la Comisión en cualquier asunto relacionado con las responsabilidades y funciones que le son conferidas por ley; coordinar y evaluar las operaciones y el funcionamiento de las agencias representadas en la Comisión para lograr una mayor efectividad en la ejecución de los programas y servicios; mantener informado al Gobernador; y rendir los informes que le sean requeridos.

3 Efectivo el 1 de febrero de 2002 entró en vigor la nueva estructura organizacional de la Oficina para llevar a cabo sus funciones. Ésta comprende las oficinas de la Procuradora y de las procuradoras auxiliares de Educación y Servicios de Apoyo, de Asuntos Legales y de Administración, así como las oficinas de Recursos Humanos y de Comunicación y Prensa.

En los años fiscales del 1998-99 al 2000-01 la CAM recibió fondos provenientes de asignaciones legislativas y federales por $21,556,901 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $13,177,654, según se indica:

ANEJO 2

OFICINA DE LA PROCURADORA DE LAS MUJERES

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA DE LA PROCURADORA DE LAS MUJERES, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

OFICINA DE LA PROCURADORA DE LAS MUJERES

funcionarias PRINCIPALES que
actuaron para el período auditado

4 Puesto de nueva creación el 11 de abril de 2001.

5 Puesto eliminado a partir del 1 de julio de 2001.

6 Puesto eliminado a partir del 1 de julio de 1999.

7 Antes del 1 de julio de 1999 las operaciones relacionadas con el Área de Administración eran supervisadas por la Subdirectora.

8 Equivalente al puesto de Directora de Recursos Humanos.

ANEJO 4

OFICINA DE LA PROCURADORA DE LAS MUJERES

comisionadas que actuaron para el período auditado ⁹

9 La CAM se eliminó al derogarse la Ley Núm. 57 del 30 de mayo de 1973, según enmendada, por la Ley Núm. 20 del 11 de abril de 2001.

Informes de Auditoría en PDF

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