Departamento de la Vivienda
Oficina para la Administración de los
Activos de la Extinta CRUV

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina para la Administración de los Activos de la Extinta Corporación de Renovación Urbana y Vivienda de Puerto Rico (OAAECRUV) del Departamento de la Vivienda (Departamento) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría.  Este primer informe contiene el resultado del examen de las operaciones fiscales relacionadas con el efectivo, los desembolsos, la cartera de préstamos hipotecarios y dos contratos de servicios profesionales y consultivos relacionados con dicha cartera.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno en las operaciones relacionadas con el efectivo, los desembolsos, la cartera de préstamos hipotecarios y dos contratos de servicios profesionales y consultivos relacionados con dicha cartera.  Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo a la ley y la reglamentación aplicables.  A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:

1-a.   La OAAECRUV mantenía seis cuentas corrientes, las cuales al 30 de junio de los años 1998, 1999, 2000 y 2001 reflejaban un balance de $7,123,184, $8,279,323, $9,229,720 y $7,485,954, respectivamente.  En relación con dichos fondos determinamos lo siguiente:

1)           En los años fiscales del 1998-99 al 2000-01 la Secretaria o el Secretario de la Vivienda no ordenaron transferir al Fondo General, dentro de los treinta (30) días siguientes al cierre de cada transacción de venta, cualquier saldo o sobrante no utilizado en la atención de obligaciones y no necesario para continuar con el pago de obligaciones de tipo recurrente y gastos de funcionamiento de la OAAECRUV.

2)           La Secretaria o el Secretario de la Vivienda tampoco ordenaron transferir al Fondo General los sobrantes que reflejaban las referidas cuentas al 30 de junio de cada uno de los años del 1998 al 2001.

Las situaciones comentadas en los apartados 1) y 2) privaron al Fondo General de recursos adicionales en los años fiscales del 1998-99 al 2000-01 para los gastos de funcionamiento del Gobierno.  Además, impidieron a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) cumplir con su responsabilidad de asignar al Departamento en los años mencionados, con cargo a dichos recursos, los fondos necesarios para los programas relacionados con el desarrollo de viviendas de interés social.

Los funcionarios que autorizaron dichas transferencias no tenían autoridad legal para ello y tampoco contaban con la autorización de la OGP.

4)           Según se refleja en la Relación de Cuentas a Cobrar mencionada, las referidas agencias, excepto la ADMV, solicitaron los fondos para otros propósitos no relacionados con el desarrollo de viviendas de interés social.

Las situaciones comentadas derrotan la intención legislativa de que los fondos sobrantes de la OAAECRUV, luego de garantizadas sus obligaciones y el pago de sentencias futuras que pudieran surgir, sean utilizados por el Departamento para el desarrollo de viviendas de interés social.  Además, propicia que los fondos se utilicen para fines no autorizados.  Ejemplo de ello es la situación que se comenta en el Hallazgo 2.  También propicia la comisión de irregularidades relacionadas con el manejo de los referidos fondos.

2-a.   Mediante memorandos del 23 de agosto y 11 de septiembre de 2000 el Secretario autorizó al Director de la OAAECRUV a pagar los gastos de una actividad familiar llamada Cascadía Familiar ascendentes a $79,162.  En relación con la actividad mencionada determinamos lo siguiente:

1)           La celebración de la misma no cumplía con los propósitos establecidos en la Ley Núm. 5 del 14 de octubre de 1975, Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico, según enmendada.

Esta situación desvirtúa los propósitos de dicha Ley de desarrollar programas dirigidos a mantener un clima de trabajo que contribuya a la satisfacción y motivación de los empleados, tales como:  atención de sugerencias; orientación y consejería en relación con el trabajo; actividades recreativas y culturales; premios y reconocimiento; y atención de planteamientos y quejas.

2)           El Secretario no tenía facultad en ley para autorizar el uso de fondos públicos, y mucho menos los de la OAAECRUV, para cubrir los gastos de actividades no públicas, como es el caso de la referida actividad.

Esta Oficina refirió a la Secretaria de Justicia los hechos relacionados con dicha situación, mediante carta del 23 de febrero de 2001.

La situación comentada privó a la OAAECRUV de fondos por $79,162 para el pago de obligaciones recurrentes y gastos de funcionamiento.  Además, privó al Fondo General de recursos adicionales para gastos de funcionamiento del Gobierno, según comentamos en el Hallazgo 1.

3-a.   Al 30 de junio de 2001 la OAAECRUV contaba con una cartera de aproximadamente
4,000 préstamos hipotecarios por $8,820,253.  El 30 de octubre de 1998 la Secretaria de la Vivienda le renovó un contrato de servicios profesionales a una corporación privada (Agente) para que prestara los siguientes servicios, entre otros:  el cobro de las hipotecas que le fueran referidas por el Departamento; determinar la situación de cada préstamo y poner al día el expediente de cada préstamo referido; y realizar las gestiones necesarias para corregir y/o lograr la inscripción de todas las escrituras con problemas registrales.  La vigencia del contrato era de 1 de agosto de 1998 al 30 de junio de 1999.

El 17 de septiembre de 1999 el Secretario de la Vivienda Interino le renovó el contrato al Agente para prestar los mismos servicios del 1 de julio de 1999 al 30 de junio
de 2000.  La OAAECRUV le pagó al Agente $214,410 y $190,087 por los servicios prestados en virtud de los contratos mencionados, respectivamente.

El examen de los contratos mencionados y la evaluación efectuada de los controles internos relacionados con la administración de la cartera de préstamos hipotecarios reveló lo siguiente:

1)           La OAAECRUV no realizó monitorías o inspecciones periódicas de los registros de contabilidad, estados financieros, expedientes y demás registros relacionados con los préstamos hipotecarios que el Agente debía llevar, para verificar la corrección de los mismos y determinar si éste estaba cumpliendo con sus obligaciones contractuales.

2)           La Técnica de Hipotecas ni la Supervisora del Área de Ventas le requirieron al Agente los informes mensuales de los casos referidos a los abogados para ejecución y de los planes de pago concedidos, correspondientes a ninguno de los 23 meses en que éste prestó los servicios.  Tampoco le requirió los informes mensuales de: cancelaciones de hipotecas correspondientes a 7 meses, de balances negativos en cuentas de reserva (Escrow) para 13 meses, y de cobro diario para 4 de los meses en que prestó servicios (30, 57, y 17 por ciento, respectivamente). Tampoco le requirió al Agente los estados financieros anuales debidamente auditados por un contador público autorizado.

3)           La Técnica de Hipotecas ni la Supervisora del Área de Ventas verificaron la corrección de los informes mensuales rendidos por el Agente de:  balances de cuentas (Trial Balance) (23 informes), delincuencia por proyecto (23 informes), cancelaciones de hipotecas (16 informes), adiciones de nuevos préstamos a la cartera (23 informes), y balance negativo en cuentas de reserva (Escrow) (10 informes).  La Técnica de Hipotecas se limitaba a cotejar la hoja de trámite mediante el cual el Agente entregaba los informes y los archivaba en cajas.

Las situaciones comentadas impidieron a la OAAECRUV cumplir con su responsabilidad de fiscalizar las operaciones del Agente y determinar si éste cumplía con sus obligaciones contractuales.  Además, pudieron propiciar la comisión de errores e irregularidades en las transacciones realizadas por éste, y que no se detectaran a tiempo.  En el informe de auditoría, emitido por los auditores externos el 27 de octubre de 2000, se señaló que, como consecuencia, la OAAECRUV no tenía suficientes récords para determinar el monto correcto de la cartera de préstamos y si todos los cobros efectuados durante el año fueron debidamente registrados y contabilizados.  Además, se señaló que la falta de control sobre la cartera de hipotecas pudo resultar en posibles pérdidas de ingresos, y en adición, resulta extremadamente difícil reconstruir la cartera de préstamos por cobrar a base de los informes rendidos por el Agente.

4)           El Director de la OAAECRUV le notificó al Agente, por carta del 17 de mayo de 2000, que no le renovaría el contrato de servicios a partir del 1 de julio de 2000. Además, le solicitó a éste que sometiera todos los documentos relacionados con la cartera de hipotecas desde que asumió la misma en el 1995.

No se suministró evidencia a nuestros auditores de que el Agente hubiera entregado todos los documentos e información solicitados.  Tampoco se suministró evidencia de que se preparara un inventario o recibo en el que se detallaran los documentos e informes entregados, la fecha de entrega y los funcionarios que los recibieron.  El Agente tampoco pudo suministrar evidencia de la entrega a la OAAECRUV de los referidos informes y documentos.

Esta situación no permitió a la OAAECRUV ejercer un control adecuado del proceso de transferencia de la cartera de préstamos hipotecarios.  Además, impide a los auditores internos y externos fiscalizar las referidas operaciones, y a la propia OAAECRUV asignar responsabilidad en caso de errores o irregularidades.

5)           Al 30 de junio de 2001 el Área de Ventas no mantenía registros de contabilidad confiables y actualizados de la cartera de préstamos hipotecarios.  Además, se desconocía con exactitud el total de préstamos hipotecarios vigentes y su saldo deudor y el total de préstamos saldados.

Las situaciones comentadas impiden a la OAAECRUV mantener un control efectivo de la cartera de préstamos hipotecarios y que la información financiera correspondiente sea confiable.  Además, le impide determinar, entre otras cosas, el balance de cada préstamo y los casos de préstamos morosos para realizar las gestiones de cobro pertinentes.  También dificulta detectar errores e irregularidades en los procesos de cobro y de registro correspondientes.

6)           Al 30 de junio de 2001 la Secretaria de la Vivienda no había promulgado reglamentación para regular las operaciones relacionadas con la administración de la cartera de préstamos hipotecarios por parte de la OAAECRUV.

La situación señalada impide al personal de la OAAECRUV contar con las normas y los procedimientos que le sirvan de guía para llevar a cabo sus funciones en forma efectiva.

El Informe de Auditoría DA-02-23, emitido por nuestra Oficina el 26 de abril de 2002 se puede conseguir en nuestra página de la Internet:  http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE LA VIVIENDA

OFICINA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS ACTIVOS DE LA EXTINTA CRUV

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

Mediante la Ley Núm. 55 del 9 de agosto de 1991 (Ley Núm. 55), según enmendada, se disolvió la Corporación de Renovación Urbana y Vivienda de Puerto Rico (CRUV) y se ordenó la liquidación de todos sus activos y la utilización del producto de esa liquidación para atender sus obligaciones financieras.  A estos fines, se creó la Oficina para la Liquidación de las Cuentas de la CRUV (OLCCRUV).  Ésta fue dirigida y administrada por un Síndico Especial nombrado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico.  Mediante la Ley Núm. 106 del 30 de junio de 1998 (Ley
Núm. 106), según enmendada, se disolvió la OLCCRUV y se ordenó el traspaso de todos sus activos al Departamento efectivo a esa misma fecha.  Con respecto a la disposición de los bienes muebles e inmuebles transferidos, se le confirió al Secretario del Departamento de la Vivienda (Secretario) todos los derechos y facultades que le fueron otorgados al Síndico Especial al amparo de la Ley Núm. 55, según enmendada, disponiéndose que no se constituirá Junta o Comité Ratificador para estas transacciones.  Se autorizó al Secretario a reclutar, entre el personal existente en la OLCCRUV, a aquellos empleados que resulten indispensables para impartir continuidad a los servicios que se presten al cierre de la misma.

Mediante la Orden Administrativa Núm. 98-25 del 30 de junio de 1998 la Secretaria de la Vivienda estableció que para dar continuidad a las gestiones de la OLCCRUV había designado un grupo de trabajo que se haría cargo de los trámites, gestiones y asuntos pendientes, así como los que pudieran surgir durante el curso de sus operaciones. Además, designó al Director de dicha unidad de trabajo conocida como la OAAECRUV.
Éste le responde directamente a la Secretaria.  Mediante la Orden Administrativa OA-Hd 98.53 del 14 de septiembre de 1998 se autorizó a la OAAECRUV a llevar a cabo la contabilidad de sus activos.  Además, se autorizó a la Secretaría Auxiliar de Finanzas y Sistemas de Información del Departamento a realizar los pagos y/o emitir los cheques necesarios relacionados con dicha Oficina.[1]

La OAAECRUV se compone de las áreas de:  Administración, Finanzas y Contabilidad, Ventas, y Servicios Técnicos.  En el ANEJO 2 se incluye una lista de los funcionarios y empleados principales que actuaron durante el período auditado.

En los años fiscales del 1998-99 al 2000-01 la OAAECRUV contó con recursos por $8,791,498, provenientes de los ingresos por ventas de propiedades y cobros de préstamos hipotecarios, y efectuó desembolsos por $5,819,803, según se indica:

Además, según los estados financieros certificados por una sociedad de contadores públicos autorizados, en los años fiscales 1998-99 y 1999-00 la OAAECRUV tuvo activos netos en liquidación por $86,956,666 y $85,545,380, respectivamente.

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE LA VIVIENDA

OFICINA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS ACTIVOS DE LA EXTINTA CRUV

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas.  Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina.  El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida.  Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación.  Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección  sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EXTINTA CRUV, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración:  Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. 

ANEJO 3

DEPARTAMENTO DE LA VIVIENDA

OFICINA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS ACTIVOS DE LA EXTINTA CRUV

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

funcionarios principales que actuaron

en los años FISCALES del 1998-99 al 2000-01

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