Nota: Este Comunicado
de Prensa incluye el ANEJO 1 en
el que se provee información sobre la
unidad auditada; el ANEJO 2 donde
se explica la clasificación y el contenido
de un hallazgo; y el ANEJO 3 en
el cual se especifican los nombres, los
cargos y el período durante el cual se
desempeñaron los funcionarios principales
de dicha unidad.
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales del Instituto
Tecnológico de Manatí (Instituto) del
Programa de Educación Tecnológica (Programa)
del Departamento de Educación para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley
y la reglamentación aplicables.
Determinamos emitir
varios informes de auditoría. Este tercer
y último informe cubre las operaciones
del Instituto relacionadas con las compras
y la propiedad. El primer Informe
de Auditoría DA-01-20 del 9 de febrero
de 2001 cubrió las operaciones del
Programa relacionadas con las compras,
la propiedad y un contrato de servicios
profesionales y consultivos. El segundo Informe
de Auditoría DA-02-13 del 23 de
enero de 2002 cubrió las operaciones
del Instituto Tecnológico de Ponce relacionadas
con las recaudaciones, la imposición
de una cuota especial por matrícula tardía,
el proceso de matrícula y la propiedad.
Las pruebas efectuadas
demostraron que las operaciones fiscales
objeto de examen no se realizaron de
acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables. A continuación se resumen
los tres hallazgos clasificados
como principales:
1-a. Del 27 de abril
de 1999 al 9 de diciembre de 2000 la
Delegada Compradora emitió cinco órdenes
de compra por $58,165 a dos proveedores
para la construcción y remodelación
de salones.
-
Contrario a
la reglamentación vigente, para
ninguna de las órdenes de compra
se ofreció una descripción detallada
y específica de los trabajos
de construcción a realizarse,
las especificaciones, los materiales
a utilizarse, y un desglose de
los costos por partidas de materiales,
de labor y otros.
La situación comentada
no permitió que se ejerciera un
control adecuado sobre los trabajos
contratados y los realizados, y
si éstos cumplían las necesidades
del Instituto. Por otro lado, propicia
el ambiente para que los trabajos
que se realicen no cumplan con
las especificaciones y necesidades
de los usuarios, ocasionando gastos
innecesarios, entre otras cosas.
-
Contrario a
las normas vigentes, la Directora
del Instituto no realizó gestiones
con la Oficina para el Mejoramiento
de las Escuelas Públicas de Puerto
Rico (OMEP) para que ésta se
encargara de los servicios de
construcción mencionados.
La situación comentada
no permitió a la OMEP que cumpliera
con las obligaciones que le confiere
la Resolución Conjunta Núm.
3. Por otro lado, limitó al
Instituto de contar con la experiencia
y el asesoramiento de dicha entidad
en el desarrollo de las obras mencionadas,
propiciando el ambiente para la
realización de obras deficientes
o inadecuadas.
-
Para la realización
de estas obras, contrario a la
reglamentación aplicable, la
Directora del Instituto no formalizó contratos
de construcción. En su lugar,
se emitieron órdenes de compra.
En las órdenes de compra tampoco
se detallaron los deberes y responsabilidades
de cada una de las partes.
Las situaciones
comentadas no permitieron al Instituto
mantener un control adecuado de
los trabajos contratados y del
cumplimiento por parte del proveedor.
Además, propicia que se puedan
efectuar pagos por trabajos no
realizados o no realizados de conformidad,
y que el Instituto se vea imposibilitado
de establecer una reclamación por
falta del contrato detallado entre
las partes. Todo esto en detrimento
de los mejores intereses del Instituto.
-
Contrario a
la reglamentación aplicable no
se le requirió a los proveedores
los siguientes documentos: la
póliza del Fondo del Seguro del
Estado, la póliza de responsabilidad
pública, la fianza para la ejecución
de los contratos (Performance
Bond), y la fianza para garantizar
el pago de jornales, materiales
y equipos relacionados con la
construcción (Payment Bond).
La situación comentada
pudo resultar perjudicial para
el interés público. Entre otras
cosas, le impidió al Instituto
contar con documentos que garantizaran
la construcción de las obras y
el pago de jornales, materiales
y equipos por parte del proveedor.
Además, pudo ocasionarle pleitos
judiciales al Departamento de Educación
en caso de que el proveedor no
hubiese cumplido con sus obligaciones,
o en el caso de haber ocurrido
algún accidente en la etapa de
construcción en el que se vieran
afectados estudiantes y empleados
del Instituto, o empleados del
proveedor.
2-a. En los años fiscales
del 1998-99 al 2000-01 (al 31 de enero
de 2001) la Delegada Compradora del
Instituto emitió 338 órdenes de compra
de bienes y servicios por $569,007.
Examinamos 12 órdenes de compra por
$141,297 emitidas entre el 27 de abril
de 1999 y el 9 de diciembre
de 2000. El examen reveló que contrario
a la reglamentación vigente:
-
La Delegada
Compradora no utilizó el Registro
de Licitadores del Departamento
para seleccionar los proveedores
a los cuales se les solicitarían
cotizaciones para cinco de las
compras por $58,165 (42 por ciento).
La situación comentada
no permite ejercer un control adecuado
del proceso de compras a través
de licitadores cualificados, por
lo que se desvirtúan los propósitos
de mantener un registro de los
licitadores debidamente evaluados
y cualificados para hacer negocios
con el Departamento. Además, dicha
situación propicia que se otorguen
subastas y adjudiquen compras a
proveedores no cualificados, entre
otras cosas, por el favoritismo,
en detrimento de los mejores intereses
del Gobierno.
-
Para once de
las compras de bienes y servicios
examinadas (92 por ciento) por
$119,682 no se prepararon los
formularios Requisición para
la Adquisición.
La situación comentada
no permite ejercer un control adecuado
del proceso de solicitud o requisición
de compras. Además, limita la asignación
de responsabilidad en caso que
ocurran errores o irregularidades
en el proceso.
-
Para la adquisición
de una duplicadora digital por
$14,790 la Delegada Compradora
no solicitó cotizaciones de precios
a, por lo menos, tres licitadores.
La situación señalada
puede resultar perjudicial al interés
público al no obtenerse las mejores
ofertas posibles mediante la competencia
entre distintos proveedores. Además,
propicia el ambiente para la comisión
de irregularidades en el proceso
de adquisición de bienes o servicios.
-
La Delegada
Compradora no preparó el Resumen
de Ofertas y Mercado Abierto correspondiente
a dos de las órdenes de
compra (17 por ciento) por $26,500.
-
El empleado
que recibió los bienes adquiridos
mediante dos de las órdenes de
compra (17 por ciento) por $26,500
no rindió el Informe de Recibo
e Inspección.
-
Los funcionarios
y empleados relacionados con
las compras y el recibo de los
bienes no cumplimentaban adecuadamente
los formularios. En muchos de
ellos no se indicaba la fecha
en que se llevó a cabo el proceso
o la transacción.
Las situaciones
comentadas no permiten ejercer
un control adecuado de los procesos
de compras y de recibo de bienes
y servicios. Entre otras cosas,
no permite asignar responsabilidades
en caso que ocurran errores o irregularidades
en el proceso.
-
Con relación al área
de propiedad se determinaron, también,
desviaciones a la reglamentación
vigente, entre ellas, la ausencia
de toma de inventarios durante los
años 1993 al 1999 y al momento en
que se sustituyó la Encargada de
la Propiedad en agosto de 1999, y
otras relacionadas con la entrega
y numeración de unidades de propiedad
a los empleados y funcionarios del
Instituto.
Las situaciones comentadas
impiden mantener un control adecuado
de la propiedad. Además, propician
la pérdida y el uso indebido de la
propiedad, y dificultan fijar responsabilidades.
ANEJO 1
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLóGICO DE Manatí
INFORMACIÓN SOBRE LA
UNIDAD AUDITADA
El Departamento de Educación
se creó mediante el Artículo IV, Sección
6 de la Constitución del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico. El Departamento
se rige por la Ley Núm. 149 del 15
de julio de 1999, Ley Orgánica del Departamento
de Educación de Puerto Rico. El Programa
forma parte del componente de la docencia
de dicho Departamento. El objetivo principal
del mismo es preparar adecuadamente a
los estudiantes del área vocacional,
mediante la educación tecnológica para
que se conviertan en fuerza trabajadora
más efectiva y competitiva internacionalmente.
El Programa es administrado
por un Secretario Auxiliar nombrado por
el Secretario de Educación. Dicho Secretario
Auxiliar responde directamente a la Oficina
de la Subsecretaria de la Docencia del
Departamento. La estructura organizacional
para realizar sus operaciones está integrada
por: la Oficina Administrativa, 8 programas1 y
136 escuelas vocacionales2.
Además, por medio de cuatro institutos
tecnológicos el Programa ofrece adiestramientos
vocacionales y técnicos a nivel de grado
asociado en áreas relacionadas con la
alta tecnología, con énfasis en ocupaciones
relacionadas con la ingeniería y ciencias
aplicadas.
El Instituto es una
institución universitaria adscrita al
Programa. Éste se estableció el 3 de
septiembre de 1968 como respuesta a la
demanda por personal técnico de la industria
petroquímica, al deseo de la población
joven a ingresar en el retador campo
de la tecnología, y al Gobierno de Puerto
Rico en su deseo de fortalecer la economía
y el progreso industrial.
El Instituto es administrado
por una Directora, nombrada por el Secretario
de Educación, quien le responde directamente
al Secretario Auxiliar del Programa.
El Anejo 1 contiene una relación
de los funcionarios principales del Instituto
que actuaron del 1 de julio de 1997 al
30 de junio de 2001.
En los años fiscales
del 1998-99 al 2000-01 el Programa le
asignó al Instituto recursos de asignaciones
estatales y federales3 por
$1,291,677, con cargo a los cuales se
efectuaron desembolsos y obligaciones
por la misma cantidad, según se indica:
|
AÑO
FISCAL |
FONDOS ESTATALES |
FONDOS
FEDERALES |
TOTAL DE RECURSOS |
DESEMBOLSOS
Y OBLIGACIONES |
1998-99
|
$375,862 |
$325,463 |
$ 701,325 |
$ 701,325 |
1999-00
|
241,820 |
4,726 |
246,546 |
246,546 |
2000-01
|
343,806 |
__ -__
|
343,806 |
343,806 |
|
TOTAL |
$961,488 |
$330,189 |
$1,291,677 |
$1,291,677 |
ANEJO 2
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLóGICO DE Manatí
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO
DE UN HALLAZGO
En nuestros informes
de auditoría se incluyen los hallazgos
significativos determinados por las pruebas
realizadas. Éstos se clasifican como
principales o secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones
sobre las operaciones de la unidad auditada
que tienen un efecto material, tanto
en el aspecto cuantitativo como en el
cualitativo. Los secundarios son los
que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos del informe
se presentan según los atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de
informes de nuestra Oficina. El propósito
es facilitar al lector una mejor comprensión
de la información ofrecida. Cada uno
de ellos consta de las siguientes partes:
El Informe de Auditoría DA-02-20,
emitido por nuestra Oficina el 12 de
abril de 2002 se puede conseguir en nuestra
página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
Situación - Los
hechos encontrados en la auditoría
indicativos de que no se cumplió con
uno o más criterios.
Criterio -
El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una
ley, reglamento, carta circular,
memorando, procedimiento, norma de
control interno, norma de sana administración,
principio de contabilidad generalmente
aceptado, opinión de un experto o
juicio del auditor.
Efecto -
Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
Causa -
La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que
se tomen las medidas necesarias sobre
los errores, irregularidades o actos
ilegales señalados.
En la sección sobre
los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se
indica si el funcionario principal y
los ex funcionarios de la unidad auditada
efectuaron comentarios sobre los hallazgos
incluidos en el borrador del informe
que les envía nuestra Oficina. Dichos
comentarios se consideran al revisar
el borrador del informe y se incluyen
al final del hallazgo correspondiente
en la sección de HALLAZGOS EN EL INSTITUTO
TECNOLÓGICO DE MANATÍ DEL PROGRAMA DE
EDUCACIÓN TECNOLÓGICA DEL DEPARTAMENTO
DE EDUCACIÓN, de forma objetiva y conforme
a las normas de nuestra Oficina. Cuando
la gerencia no provee evidencia competente,
suficiente y relevante para refutar un
hallazgo, éste prevalece y se añade al
final del mismo la siguiente aseveración:
Consideramos las alegaciones de la gerencia,
pero determinamos que el hallazgo prevalece.
ANEJO 3
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLóGICO DE Manatí
funcionarios
principales que actuaron durante
el período del 1 de julio de 1997 al 30 de junio de 2001
|
NOMBRE |
CARGO |
PERÍODO
|
| Desde |
Hasta |
| Hon. César
A. Rey Hernández |
Secretario
de Educación |
2 ene. 01 |
30 jun. 01 |
| Dr. Víctor
R. Fajardo Vélez |
" |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Dra. Carmen
A. Collazo Rivera |
Secretaria
Asociada Ejecutiva4 |
1 ene. 01 |
30 jun. 01 |
| Sr. José Omar
Cruz Mercado |
Secretario
Asociado |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Dra. Ana
Helvia Quintero Rivera |
Subsecretaria
de la Docencia |
15 ene. 01 |
30 jun.01 |
| Dra. Isidra
Albino Serrano |
" |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Sr. Ramón
Ayala Díaz |
Subsecretario
de Administración |
2 ene. 01 |
30 jun. 01 |
| Sr. Héctor
R. Nevárez Rivera |
" |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Sr. José O.
Berdecía Pérez |
Secretario Auxiliar del Programa
de Educación Tecnológica
|
2 ene. 01 |
30 jun. 01 |
| Sr. Carlos
Vázquez Meléndez |
" |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Sr. Pedro
N. Ramos Meléndez |
Secretario
Auxiliar de Finanzas |
16 mar. 01 |
30 jun. 01 |
| Sra. Hilda
Irizarry Oliveras |
Secretaria Auxiliar de Finanzas
Interina
|
2 ene. 01 |
15 mar. 01 |
| Sr. Rafael
Medina Aquino |
Secretario
Auxiliar de Finanzas |
1 jul. 97 |
31 dic. 00 |
| Sra. María
M. Nieves Pagán |
Directora
del Instituto |
1 jul. 97 |
30 jun. 01 |
CONTINUACIÓN DEL ANEJO 3
| NOMBRE |
CARGO |
PERÍODO
|
| Desde |
Hasta |
| Sra. Carmen
Natal Maldonado |
Delegada
Compradora |
1 jul. 97 |
30 jun. 01 |
| Sra. Elizabeth
Vélez Cortés |
Encargada
de la Propiedad |
1 ago. 99 |
31 jun. 01 |
| Sra. Alicia
Cruzado Vega |
" |
1 jul. 97 |
31 jul. 99 |
_________________________________
1. Programas
de Comercio, de Educación Técnica y Altas
Destrezas, de Educación en Mercadeo,
de Economía Doméstica, de Educación Agrícola,
de Ocupaciones en Salud, de Educación
Vocacional Industrial, y de Artes Industriales
2. Estas
escuelas forman parte de las 1,543 escuelas
de la comunidad existentes a octubre
de 2000.
3. El
Programa le envía al Instituto un desglose
de la cantidad asignada para gastos por
cifra de cuenta. La División de Finanzas
del Departamento efectúa
los desembolsos, ya que el Instituto
no recibe los fondos.
4. Este
puesto sustituye al de Secretario Asociado.
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de Auditoría en PDF
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