Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; y el ANEJO 2 en el cual se especifican los nombres de los directores de las regiones educativas y de las escuelas y del Secretario de Educación.

Examinamos los procedimientos fiscales y administrativos de las escuelas de la comunidad Juan Ruiz Pedroza de Rincón y Dr. José C. Barbosa de Ponce para verificar si éstas cumplen con la ley y la reglamentación aplicables. Además, efectuamos una inspección física de las instalaciones de las escuelas.

Este es el segundo informe especial que emitimos sobre las visitas efectuadas a escuelas de la comunidad. El 25 de septiembre de 2001 emitimos el Informe Especial DA-02-04 sobre el resultado de las visitas efectuadas a otras 20 escuelas de la comunidad.

A continuación en los apartados 1. al 8. detallamos las situaciones determinadas:

1.a. El componente directivo de las escuelas de la comunidad lo conforman el Consejo Escolar y el Director de la Escuela. Cada Escuela de la Comunidad tiene que suscribir con el Secretario de Educación una Carta Constitutiva. En este documento se establecen las expectativas objetivamente medibles y constatables en torno a la calidad y efectividad de la enseñanza en la escuela, la autonomía de la escuela en áreas académicas, fiscales y administrativas y el compromiso del componente académico para cumplir con los objetivos del Sistema de Educación Pública y del Director Escolar en observar las normas de buena gerencia en la dirección administrativa y académica de la escuela, entre otras cosas.

El Director Escolar, como parte del componente gerencial, tiene la responsabilidad de efectuar los procesos administrativos, fiscales y académicos de la escuela. Además, tiene que someter al Consejo Escolar varios informes para su evaluación y aprobación.

Los deberes y las responsabilidades del componente directivo se establecen también en la Ley Núm. 149, en la Guía para la Organización y Funcionamiento del Consejo Escolar de la Escuela de la Comunidad, revisada en julio de 1996, y en la Guía del Procedimiento Fiscal - Director Escolar, revisada en junio de 2001.

Las verificaciones efectuadas sobre la organización de las escuelas de la comunidad Dr. José Celso Barbosa de Ponce y Juan Ruiz Pedroza de Rincón sobre el componente directivo de éstas, reveló que en los siguientes procesos no se cumplieron con la ley y la reglamentación aplicables:

1)  En las dos escuelas el Consejo Escolar no había adoptado reglamentación para realizar las funciones asignadas a dicho Cuerpo.

2)  En las dos escuelas las actas de las reuniones que realizaba el Consejo no estaban aprobadas por las personas autorizadas.

3)  Sobre el cumplimiento de los deberes y las responsabilidades asignadas a los miembros del Consejo Escolar determinamos que:

a)  En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón el Consejo Escolar estaba inactivo. La última reunión ordinaria se celebró el 30 de octubre de 2000.

b)  En las dos escuelas no se localizó evidencia de que los miembros del Consejo Escolar recibieran, evaluaran y aprobaran el informe sobre el uso y la administración de los recursos fiscales preparado por el Director de la Escuela.

c)  En las dos escuelas los miembros del Consejo Escolar no habían recibido asesoramiento u orientaciones profesionales y técnicas para realizar sus funciones.

4)  Sobre la Carta Constitutiva determinamos que:

a)  En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón la Carta Constitutiva no estaba aprobada por el Secretario del DE o por su representante autorizado.

b)  En las dos escuelas las cartas constitutivas no se colocaron en lugares prominentes de las escuelas en cuestión.

c)  En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce la Carta Constitutiva no establecía su término de vigencia de tres años. Determinamos que la misma venció en agosto de 2001. En el caso de la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón su vigencia era desde agosto de 1998 hasta mayo de 2000. Éstas no se habían renovado luego de culminar el período de tres años de vigencia establecida por ley. A la fecha de las visitas, los directores escolares de las dos escuelas no habían realizado las gestiones con el Secretario de Educación y con el Consejo Escolar para renovar la Carta Constitutiva.

5)  Sobre el Director Escolar determinamos que:

1. En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce el Director Escolar no tenía las Guías para el Procedimiento Fiscal de las Escuelas de la Comunidad.
   
   

2. En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce el Director Escolar no había preparado el presupuesto para el año fiscal 2001-02. Además, en dicha Escuela no se localizó el Registro de Firmas Autorizadas (Modelo SC-781). El documento se utiliza para registrar la firma del Oficial Pagador.
   
   

3. En las dos escuelas el Director Escolar no sometió al Consejo Escolar los informes mensuales sobre el área fiscal.
   
   

4. En las dos escuelas los miembros del componente directivo y fiscal no habían recibido adiestramientos sobre aspectos relacionados con las funciones que realizaban.

Las deficiencias en el componente directivo de las escuelas de la comunidad no permiten ejercer un control adecuado de las operaciones que se realizan en éstas. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades. También afecta adversamente los propósitos establecidos en la ley creadora de las escuelas de la comunidad, dirigidos a estimular la calidad y la excelencia de los servicios que ofrece el sistema de educación pública a los estudiantes. Por otro lado, la ausencia de adiestramientos dificulta a los miembros del componente directivo y fiscal realizar sus funciones de forma efectiva. Además, al no cumplir con la renovación de la Carta Constitutiva la escuela podría perder el reconocimiento como Escuela de la Comunidad.

2.a. El Componente Fiscal de cada Escuela de la Comunidad está constituido por el Encargado de los Pagos, el Encargado de las Compras, el Preparador de las Conciliaciones Bancarias, el Custodio de la Propiedad, el Recaudador y el Receptor.

Sobre las funciones asignadas a los funcionarios y empleados que formaban parte del Componente Fiscal determinamos que en las dos escuelas había algún tipo de concentración de funciones que resultaban conflictivas. A continuación presentamos las situaciones determinadas:

1. En las dos escuelas un funcionario o empleado realizaba las funciones de pagos y la de custodiar los cheques en blanco.
   
   
2. En las dos escuelas un funcionario o empleado realizaba las funciones de recaudación y la de custodiar los recibos oficiales.
   
   
3. En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón un funcionario o empleado realizaba las funciones relacionadas con la preparación de las conciliaciones bancarias y la de recibir los valores por correo y depositar los mismos.

La concentración de funciones conflictivas para efectuar los procesos indicados no permiten ejercer un control adecuado de las operaciones de las escuelas de la comunidad. Además, propician el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no puedan ser detectadas a tiempo.

3.a. El Encargado de los Pagos en cada Escuela de la Comunidad tiene asignadas las responsabilidades de mantener registros fiscales sobre las asignaciones, los desembolsos y los cheques emitidos; recibir los comprobantes y justificantes de desembolsos, preintervenirlos, efectuar los pagos, y preparar informes relacionados, entre otras.

El examen efectuado reveló deficiencias relacionadas con las funciones del Encargado de los Pagos, a saber:

1)  En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón determinamos que:

a) No preparaban el Registro de Asignaciones y Desembolsos
(Modelo EC-20)

b)  No preparaban el Informe Mensual de Desembolsos (Modelo EC-27)

c)  No marcaban con la palabra pagado los documentos justificantes de los desembolsos efectuados

d)  No conciliaban mensualmente el Registro de Asignaciones y Desembolsos contra el Registro de Cheques

1. En ambas escuelas el examen reveló que:
   

a)  No se había designado un funcionario para que realizara la labor de preintervención de los documentos tramitados para desembolsos.

b)  No se anotaban en orden numérico en el Registro de Cheques los cheques emitidos.

c)  No se mantenían expedientes organizados y con todos los documentos relacionados con los desembolsos realizados. En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce en el expediente del Encargado de los Pagos no se archivaba el conduce ni la copia color verde de la orden de compra. En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón los documentos relacionados con todos los desembolsos estaban en un solo cartapacio.

d)  No mantenía un inventario perpetuo de los cheques en blanco. Además, no se realizaban verificaciones periódicas de la existencia de éstos.

Las situaciones señaladas dificultan a las escuelas de la comunidad mantener un control adecuado de los procesos relacionados con los desembolsos, el registro de las transacciones y los informes financieros. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades.

4.a. El Recaudador de la Escuela de la Comunidad tiene entre sus funciones recaudar fondos por donativos, aportaciones estatales, federales, municipales y legislativas y por otras actividades que organice la escuela. Además, mantiene los registros y otros documentos fiscales necesarios para realizar sus funciones.

El examen efectuado reveló deficiencias relacionadas con las funciones del Recaudador. A continuación presentamos las situaciones determinadas:

1)  En las dos escuelas no se utilizaba el Comprobante de Recaudación (Modelo EC-30), documento diseñado para efectuar dicho proceso. El mismo provee para que se indique, entre otras cosas, la fecha, el número de cheque, giro o valor. El Recaudador de la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce, en su lugar, utilizaba una libreta para anotar dicha información.

2)  Sobre el Recibo de Recaudación (Modelo EC-31) o el que utilizaba el Recaudador se determinó en las dos escuelas que:

a)  No estaban prenumerados

b)  No se mantenían en un lugar seguro bajo llave

c)  No se mantenía un inventario perpetuo de los recibos en blanco

d)  No se despachaban mediante requisiciones

e)  No se realizaban verificaciones periódicas de la existencia de los recibos oficiales en blanco

3)  Sobre las funciones del Recaudador en la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón determinamos que:

a)  No guardaba bajo llave en un lugar seguro el efectivo y otros valores recaudados

b)  No archivaba las fotocopias de las hojas de depósito

c)  No se expedían recibos por los valores recibidos por correo

d)  No entregaba la hoja de depósito sellada por el banco al Pagador. Tampoco mantenía copia de éstas.

4)  En la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón la persona encargada de recibir y abrir la correspondencia no preparaba una lista de los valores recibidos. Por otro lado, no se entregaban los valores recibidos directamente al Recaudador.

Las situaciones señaladas dificultan a las escuelas de la comunidad mantener un control adecuado de los procesos relacionados con las recaudaciones. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

5.a. El Preparador de las Conciliaciones Bancarias de la Escuela de la Comunidad, como parte de sus responsabilidades, prepara las conciliaciones bancarias y mantiene los expedientes y demás documentos fiscales relacionados.

El examen efectuado relacionado con las funciones del Preparador de las Conciliaciones Bancarias reveló lo siguiente:

1)  Ninguna de las dos escuelas conciliaba mensualmente la cuenta bancaria en la que se mantenían depositados los fondos con el Registro de Cheques.

2)  El Preparador de las Conciliaciones Bancarias de la Escuela Juan Ruiz Pedroza no informaba al Encargado de los Pagos sobre los cargos y créditos efectuados por el banco para que éste hiciera las anotaciones correspondientes en los registros fiscales.

3)  En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce no utilizaban el formulario Conciliación de la Cuenta Bancaria (Modelo EC-25) para realizar este proceso.

Las situaciones señaladas dificultan a las escuelas de la comunidad mantener información financiera oportuna y un control adecuado de los procesos relacionados con dichas operaciones. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

6.a. El Encargado de las Compras es el funcionario designado por el Director Escolar para realizar gestiones de compra a nombre y en representación de la escuela. El examen efectuado sobre dichas operaciones reveló que en ambas escuelas el Encargado de las Compras no mantenía el Registro de Suplidores.

La situación señalada dificulta a la Escuela de la Comunidad mantener un control adecuado de los procesos relacionados con las operaciones de compras. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

7.a. El Receptor tiene la responsabilidad de recibir los bienes o artículos que adquieren las escuelas de la comunidad. Las verificaciones realizadas relacionadas con dichas operaciones revelaron lo siguiente:

1)  El Receptor de la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón no contaba los artículos recibidos. Para ello se utiliza la copia verde de la orden de compra.

2)  El Receptor de la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce no sometía al Encargado de los Pagos el conduce del proveedor. Éste tampoco sometía a dicho funcionario la copia verde de la orden de compra (Informe de Recibo e Inspección), y al Custodio de la Propiedad fotocopia de dicho documento.

Las situaciones señaladas dificultan a las escuelas de la comunidad mantener un control adecuado de los procesos relacionados con las operaciones de recibo de los bienes.  Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

8.a. El Custodio de la Propiedad en las escuelas de la comunidad es responsable de mantener el control de la propiedad y el equipo de la escuela. El examen de las operaciones indicadas reveló lo siguiente:

1)  En la Escuela Dr. José Celso Barbosa de Ponce determinamos que:

a)  No se había designado esta función a ningún funcionario o empleado específico.

b)  No se mantenía el Registro de Inventario (Modelo EC-15) de las propiedades y de los equipos adquiridos y transferidos.

c)  No se preparaba la Declaración de Propiedad Excedente (Modelo EC-16) para dar de baja la propiedad del inventario de la escuela.

d)  No se tomó inventario de la propiedad cuando ocurrió un cambio de custodio.

2)  En las operaciones de la Escuela Juan Ruiz Pedroza de Rincón determinamos que la propiedad no estaba numerada. Además, el Custodio de la Propiedad no había realizado inventarios anuales de la propiedad.

3)  En las dos escuelas los artículos cuyo costo era menor de $100 no se anotaban en el Inventario Físico de Equipo, como medida de control.

Las situaciones señaladas dificultan a las escuelas de la comunidad mantener un control adecuado de los procesos relacionados con las operaciones de la propiedad. Ello, además, propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

El Informe de Auditoría DA-02-17, emitido por nuestra Oficina el 1 de abril de 2002 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
ESCUELAS DE LA COMUNIDAD
JUAN RUIZ PEDROZA DE RINCÓN
Y DR. JOSÉ CELSO BARBOSA DE PONCE

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

Mediante la Ley Núm. 18 del 16 de junio de 1993 (Ley Núm. 18) se crearon las escuelas de la comunidad y se les otorgó autonomía académica, fiscal y administrativa para que pudieran operar de forma efectiva. Además, el poder de decisión en el Sistema de Educación Pública se transfirió del Nivel Central del Departamento de Educación (DE) y de los distritos escolares a las propias escuelas. Por virtud de dicha Ley, también se creó el Instituto de Reforma Educativa (IRE), adscrito al DE, para que diseñara los sistemas administrativos, fiscales y académicos de las escuelas de la comunidad. Posteriormente, se aprobó la Ley Núm. 149 del 15 de julio de 1999, Ley Orgánica para el Departamento de Educación Pública de Puerto Rico (Ley Núm. 149), la cual derogó la ley anterior, Ley Núm. 68 del 28 de agosto de 1990, según enmendada, y la Ley Núm. 18. Además, mediante la Ley Núm. 149 se sustituyó el IRE por el Instituto de Capacitación Administrativa y Asesoramiento a Escuelas. El mismo tiene entre sus funciones ofrecer adiestramientos a las escuelas que lo soliciten en las áreas relacionadas con las funciones administrativas y fiscales.

La Escuela de la Comunidad es la unidad funcional del Sistema de Educación Pública de Puerto Rico. Dicha unidad está constituida por los estudiantes, el personal docente, el personal administrativo y el personal externo. El personal docente lo componen los maestros, directores de escuela, bibliotecarios, orientadores, trabajadores sociales, y personal con funciones técnicas administrativas y de supervisión. El personal administrativo lo componen empleados de oficina, de los comedores y de mantenimiento de la escuela, y el personal externo lo componen los padres de los estudiantes y los representantes de la comunidad servida por la escuela. Para el 31 de diciembre de 2001 había 1,537 escuelas de la comunidad en las 10 regiones educativas del DE: Arecibo (173), Bayamón (180), Caguas (179), Fajardo (100), Humacao (146), Morovis (98), Mayagüez (166), Ponce (187), San Germán (110) y San Juan (198).

Las escuelas de la comunidad, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 149, están exentas de las disposiciones de las leyes números 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada; 164 del 23 de julio de 1974, Ley de la Administración de Servicios Generales, según enmendada; y 5 del 14 de octubre de 1975, Ley de Personal de Servicio Público de Puerto Rico, según enmendada.

Las funciones administrativas y fiscales de la escuela son realizadas por el componente gerencial y el externo. El Director de la Escuela tiene entre sus responsabilidades nombrar el Componente Fiscal entre los funcionarios y empleados de la escuela¹. El mismo está constituido por el Encargado de Compras, el Pagador, el Conciliador de la Cuenta Bancaria, el Recaudador, el Receptor y el Custodio de la Propiedad. Además, del componente externo se organiza el Consejo Escolar. Éste tiene entre sus funciones supervisar las operaciones de la escuela, evaluar el desempeño del Director Escolar y aprobar el uso y desembolso de los fondos asignados a ésta. El Consejo Escolar está compuesto por entre 7 y 15 miembros. El número de miembros lo determina la comunidad a la cual la escuela sirve y la matrícula de ésta. En el Consejo Escolar debe haber representación del personal docente, del personal administrativo y del personal externo.

En la Escuela Dr. José Celso Barbosa cuatro maestros forman parte del Componente Fiscal. Éstos autorizaron por escrito trabajar, de forma voluntaria, en las tareas administrativas asignadas al Componente Fiscal. En la Escuela Juan Ruiz Pedroza dos maestros forman parte del Componente Fiscal².

El Director Escolar y el Consejo Escolar preparan la Carta Constitutiva de la Escuela de la Comunidad. Ésta representa el documento oficial donde se establecen los acuerdos mediante los cuales una escuela del Sistema de Educación Pública es designada Escuela de la Comunidad. Las escuelas tienen autonomía fiscal en la administración de sus recursos, aunque permanecen bajo la jurisdicción del Secretario de Educación.

La asignación presupuestaria de la Escuela de la Comunidad forma parte del presupuesto consolidado del DE. A continuación se presenta un detalle de las asignaciones presupuestarias del DE para los años fiscales 1999-2000 y 2000-01.

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
ESCUELAS DE LA COMUNIDAD
JUAN RUIZ PEDROZA DE RINCÓN
Y DR. JOSÉ CELSO BARBOSA DE PONCE

SECRETARIO DE EDUCACIÓN, DIRECTORES DE LAS
REGIONES EDUCATIVAS Y DE LAS ESCUELAS DE LA COMUNIDAD

______________________________________

1.  Mediante comunicación del Secretario de Educación del 6 de agosto de 2001, dirigida a todo el sistema educativo, se impartieron instrucciones para que a partir del curso escolar 2001-2002 los maestros no realizaran, entre otras cosas, funciones administrativas. Entre éstas, las funciones de índole fiscal como pagaduría, conciliaciones bancarias y subastas.

2.  En dicha Escuela no se obtuvo información si los maestros autorizaron por escrito trabajar de forma voluntaria en las tareas administrativas asignadas al Componente Fiscal.

3  Al 9 de noviembre de 2001

4  Al 27 de noviembre de 2001

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