Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Las pruebas efectuadas revelaron la comisión de irregularidades, violaciones de ley y de la reglamentación aplicables en las operaciones que conciernen a este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 5, clasificados como principales:

1-a. Examinamos 270 expedientes de estudiantes que se matricularon en el Instituto entre el 7 de agosto de 1996 y el 2 de junio de 2000, cuyos pagos por matrículas y cuotas especiales ascendieron a $70,958.

La evidencia documental y testifical recopilada en nuestra auditoría tiende a indicar que la Recaudadora Auxiliar del Instituto utilizó el puesto y las funciones que realizaba para establecer un esquema de fraude con fondos públicos, beneficiarse económicamente y apropiarse ilegalmente de $3,690 correspondientes a pagos por matrícula y cuotas especiales que realizaron 17 estudiantes del Instituto. La Recaudadora Auxiliar, además, alteró y tachó documentos relacionados con fondos públicos y dejó de entregar o depositar, en más de una ocasión, parte del dinero recaudado, según se indica:

1) El examen de 101 expedientes de estudiantes que pagaron $27,539 por matrícula y cuotas especiales correspondientes al segundo semestre escolar del año fiscal 1998-99 reveló que los pagos que hicieron 7 de estos estudiantes por $1,860 no se depositaron en la cuenta del Secretario de Hacienda. De la prueba documental y testifical surge que en dichos casos la Recaudadora Auxiliar incluyó en la segunda sección de los Formularios de Matrícula, emitidos el 13 y 14 de enero de 1999, de cada uno de los siete estudiantes un número de Recibo Oficial que había expedido a otros estudiantes entre el 10 de agosto de 1998 y el 25 de enero
de 1999. Dichos recibos no correspondían a los referidos siete estudiantes, ya que a éstos no se les expidieron recibos. [Hallazgo 1-a.1)]

2) En el examen de 169 expedientes adicionales de estudiantes que se matricularon entre el 7 de agosto de 1996 y el 2 de junio de 2000, cuyos pagos por matrícula y cuotas especiales ascendieron a $43,419, determinamos que no se depositaron $2,570 en la cuenta del Secretario de Hacienda. Los pagos fueron efectuados por 10 estudiantes. [Hallazgo 1-a.2)]

A base de los hechos comentados, consideramos que puede haberse configurado, entre otros, el delito correspondiente al Artículo 216(a), (f) e (i), Delito contra fondos públicos, tipificado en el Código Penal de Puerto Rico por parte de la Recaudadora Auxiliar del Instituto.

Además, la Recaudadora Auxiliar pudo haber violado el Artículo 3.2(c) de la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental, así como también el Artículo 6(H) del Reglamento de Ética Gubernamental, aprobado por el Director de la Oficina de Ética Gubernamental el 20 de noviembre de 1992.

Las situaciones comentadas resultaron perjudiciales al interés público porque no se ingresaron al erario $3,690. Además, afectaron adversamente al Instituto y reflejaron una imagen negativa y de corrupción en la administración pública.

2-a. La Recaudadora Auxiliar no depositó $1,000 de las recaudaciones por $6,755 que efectuó el 8 de junio de 2000 por el pago de matrícula y cuotas especiales.
[Hallazgo 2-a.]

La situación comentada propicia el ambiente para la comisión de irregularidades como la comentada en el Hallazgo 1, y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

b. Al 31 de diciembre de 2000 el Director del Instituto ni el Secretario Auxiliar del Programa habían informado a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y al Área de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda la desaparición de los $1,000, a pesar de que tuvieron conocimiento de dicha desaparición desde el 13 de junio de 2000. Mediante carta del 30 de noviembre de 2001 el Secretario informó que el Director del Instituto notificó verbalmente al Secretario Auxiliar del Programa de la referida situación, y éste le solicitó el informe sobre el incidente y el proceso investigativo que realizó la Policía. [Hallazgo 2-b.]

c. No se realizó una investigación administrativa sobre la desaparición de los $1,000 para fijar responsabilidades. El Director del Instituto preparó un informe el 13 de junio de 2000 sobre cómo ocurrieron los hechos, conforme con lo que le informó la Recaudadora Auxiliar. [Hallazgo 2-c.]

Las situaciones comentadas en los apartados b. y c. privaron a las referidas agencias de considerar con prontitud dicho caso y tomar las medidas correspondientes. Además, la situación comentada en el Apartado c. impidió a la gerencia y a las autoridades pertinentes determinar las circunstancias en que desaparecieron los $1,000 y fijar las responsabilidades de rigor.

d. Del 5 de agosto de 1998 al 2 de junio de 2000 la Recaudadora Auxiliar expidió
64 recibos oficiales por $17,031 por el pago de matrícula y cuotas especiales. Del examen de estos recibos se determinó que 19 (30 por ciento) por $6,124 tenían borrones en el importe escrito en números; en 7 (11 por ciento) por $2,279 el importe escrito en letras no coincidía con el que se indicaba en números; en 31 (48 por ciento) por $7,504 se hicieron anotaciones con tinta encima de la información que estaba incluida en la copia en triplicado del recibo que era a carbón; en 25 (39 por ciento) por $5,849 no se completó el recibo en todas sus partes; en 5 recibos (8 por ciento) por $1,029 no se escribió el importe en letras y en números, y en 20 recibos (31 por ciento) por $4,820 no se indicó el concepto del pago y el tipo de valor recibido (efectivo o cheque). En relación con dichas situaciones, el Director del Instituto le indicó a nuestros auditores que no verificaba las operaciones relacionadas con las recaudaciones que efectuaba la Recaudadora Auxiliar. Éste solamente firmaba el Detalle de Recaudaciones para que se enviara al Recaudador Oficial del Programa. [Hallazgo 2-d.]

e. La Recaudadora Auxiliar efectuó 14 depósitos por $26,085 entre el 7 de agosto
de 1996 y el 25 de enero de 1999 sin utilizar el formulario Hoja de Depósito diseñado para realizar dicho proceso. En su lugar, utilizó el formulario Depósito a Cuenta de Cheques que obtenía del banco. Este último formulario no tenía impreso el número correspondiente a la clave que identificara el depósito de la Recaudadora Auxiliar. Éste era escrito manualmente por la Recaudadora Auxiliar. [Hallazgo 2-e.]

f. El 5 de junio de 2000 nuestros auditores efectuaron un examen (arqueo) de caja a la Recaudadora Auxiliar y al ésta no tener efectivo en su poder le solicitaron que le suministrara los documentos correspondientes al último depósito efectuado por ella. Ésta les entregó las hojas de depósito números 44 y 45 por $3,285 y $3,470, respectivamente, del sábado 3 de junio de 2000 correspondientes a las recaudaciones del 2 de junio. Comparamos los referidos depósitos con los originales y las copias de la Recaudadora Auxiliar de los 19 Formularios de Matrícula y con los 21 recibos oficiales de recaudaciones emitidos y determinamos que:

1)  En la Oficina de la Registradora faltaban dos Formularios de Matrícula correspondientes a igual número de estudiantes que el 2 de junio de 2000 habían efectuado pagos de matrículas por $345 y $95 para un total de $440. Estos $440 no se incluyeron en los dos depósitos mencionados, sino que se depositaron el 5 de septiembre de 2000, 95 días después de recibidos, mediante el Depósito Núm. 17. Para evidenciar el depósito, la Recaudadora Auxiliar expidió los recibos oficiales números 609475 por $95 y 609476 el 5 de septiembre de 2000 por $345 a nombre de los dos estudiantes que efectuaron los pagos de matrícula el 2 de junio. [Hallazgo 2-f.1)]

2) La Recaudadora Auxiliar no les entregó a los dos estudiantes los originales de los recibos oficiales números 609475 y 609476 por el pago de su matrícula el 2 de junio de 2000. [Hallazgo 2-f.2)]

g. La segunda sección del Formulario de Matrícula no incluía un espacio para que se indicara la fecha del Recibo Oficial. Sólo proveía espacio para incluir el número del recibo y el importe recaudado. [Hallazgo 2-g.]

h. La Recaudadora Auxiliar del Instituto realizaba funciones conflictivas. Ésta, además de realizar la función de recaudadora, era la que: mantenía los registros de deuda de aquellos estudiantes a quienes se autorizaba pagar la matrícula en dos plazos; efectuaba gestiones de cobro sobre las deudas mencionadas; preparaba la solicitud de comprobante de reintegro para la devolución del dinero a favor de los estudiantes que habían pagado la matrícula y que posteriormente les aprobaban la Beca Pell; y entregaba los cheques de los referidos reintegros a los estudiantes. [Hallazgo 2-h.]

Las situaciones comentadas en los apartados d. al h. impiden al Instituto mantener un control adecuado de las recaudaciones efectuadas por el pago de matrícula y cuotas especiales. Además, dichas situaciones propician el ambiente para la comisión de irregularidades como la comentada en el Hallazgo 1, y que éstas no se puedan detectar a tiempo para tomar las medidas de rigor, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

3-a. El Director del Instituto estableció el cobro de $25 por una cuota especial por matrícula tardía. La cuota especial se le requería a aquellos estudiantes que se matriculaban después del período establecido en el calendario académico. La Recaudadora Auxiliar cobraba dicha cuota junto con las demás recaudaciones autorizadas. De acuerdo con los documentos que le suministró la Recaudadora Auxiliar a nuestros auditores, del 18 de enero de 1994 al 24 de agosto de 1998 se efectuaron cobros por matrícula tardía a un sinnúmero de estudiantes ascendentes a $10,900.

De la prueba documental y testifical determinamos que:

1)  De acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias del Departamento correspondiente al período de auditoría, el Director del Instituto no estaba autorizado a establecer ni a cobrar a los estudiantes matriculados tardíamente la cuota de $25. [Hallazgo 3-a.1)]

2)  La Recaudadora Auxiliar no informó como cobrados ni depositó en la cuenta del Secretario de Hacienda los $10,900 correspondientes a la cuota por matrícula tardía. Tampoco incluyó dicha cuota en los recibos oficiales expedidos como parte de lo cobrado por matrícula y cuotas. [Hallazgo 3-a.2)]

3)  De acuerdo con unos recibos que preparó la Recaudadora Auxiliar, ésta le entregó al Director del Instituto, en distintas fechas, $10,300 de los $10,900 recaudados por ella por el cobro de matrícula tardía. El Director del Instituto, mediante declaración, le indicó a nuestros auditores que dicho dinero se utilizaba para necesidades del Instituto. Sin embargo, éste solamente le suministró a nuestros auditores evidencia de la utilización de $1,966 para necesidades del Instituto. Éste no pudo presentar evidencia del uso de los restantes $8,334 del total de $10,300 recibidos por él. [Hallazgo 3-a.3)]

El Director del Instituto no podía disponer de los fondos recaudados por el cobro de matrícula tardía para necesidades del Instituto. Esto, debido a que la cuota por matrícula tardía no estaba autorizada, y para ello tenía que cumplir con las normas establecidas para la distribución y uso de las cuotas cobradas.

4)  Los restantes $600 de los $10,900 se utilizaron, alegadamente, para caja menuda. De los documentos examinados no había evidencia que demostrara a quién la Recaudadora Auxiliar le entregó dicho dinero. Ésta le indicó a nuestros auditores que se los entregó a una maestra que se desempeñó como Directora Interina. [Hallazgo 3-a.4)]

A base de los hechos comentados, consideramos que puede haberse configurado, entre otros, el delito del Artículo 216(e), (f), y (k), Delitos contra fondos públicos, tipificado en el Código Penal de Puerto Rico por parte del Director del Instituto. Además, el Director del Instituto pudo haber violado el Artículo 3.2(c) de la Ley de Ética Gubernamental.

Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) al 4) son indicativas de que el Instituto no mantenía un control adecuado de las recaudaciones efectuadas. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades. Por otro lado, dichas situaciones afectan adversamente las operaciones financieras del Instituto. Esto, debido a que el Instituto tiene que devolver a los estudiantes los $10,900 que les cobró ilegalmente por la cuota especial de matrícula tardía.

4-a. En el período de auditoría actuaron dos registradoras. Las funciones que realizaban las registradoras eran supervisadas por el Director del Instituto. Determinamos lo siguiente con relación al proceso de matrícula:

1) El personal de la Oficina de la Registradora no comparaba el total de Formularios de Matrícula entregados a los estudiantes con el total de los originales de dicho Formulario que le enviaba la Recaudadora Auxiliar. Dicha comparación era necesaria para determinar si los estudiantes que estaban matriculados pagaron la matrícula. [Hallazgo 4-a.1)]

2) El Director del Instituto y la Registradora no habían diseñado un formulario para documentar los casos en que se efectuaran ajustes en la matrícula del estudiante, ya sea para cambiar, darse de baja o añadir clases. En dichos casos el personal de la Oficina de la Registradora utilizaba el lado derecho de la primera sección del original del Formulario de Matrícula para realizar los ajustes. Observamos que en algunos de dichos ajustes había borrones y tachaduras. [Hallazgo 4-a.2)]

Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) y 2) impiden al Instituto mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con el proceso de matrícula y el cobro de ésta. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades en dichas transacciones como las comentadas en el Hallazgo 1, y dificulta fijar responsabilidades, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

5-a. El examen de las operaciones de la propiedad reveló lo siguiente:

1) El 11 de enero de 1995 y el 20 de marzo de 1999 el Director del Instituto designó a dos empleadas, respectivamente, como Encargada de la Propiedad. Al momento de su designación estas empleadas ocupaban puestos de Delegada Compradora. Las funciones de Encargada de la Propiedad son conflictivas con las de compras. [Hallazgo 5-a.1)]

La concentración de funciones en una misma persona propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

2) La Encargada de la Propiedad del Programa no preparó el Mayor Subsidiario de Propiedad (Modelo SC-1315) para la propiedad adquirida por el Instituto y la que asignaba el Departamento. El único registro para el control de la propiedad que se mantenía en el Instituto era una lista en la que se incluían las unidades que enviaba el Departamento o que se adquirían de los proveedores. Esta lista se preparaba cuando se realizaba el inventario físico de la propiedad. La referida lista no proveía para indicar toda la información requerida en el Modelo SC-1315, como por ejemplo: la marca, el número de serie, las adiciones, el número y la fecha de compra, el nombre y la dirección del proveedor, la disposición y la localización de la propiedad y las reparaciones.^. [Hallazgo 5-a.2)]

3) No se realizaron los inventarios físicos de la propiedad para los años
del 1997 al 1999. Al 13 de noviembre de 2000 tampoco se había realizado el inventario físico correspondiente al año 2000. [Hallazgo 5-a.3)]

4) El 19 de marzo de 1999 se efectuó un cambio de Encargada de la Propiedad del Instituto. En dicha ocasión no se le requirió a ésta la entrega de la propiedad que tenía en su poder a su sucesora mediante un inventario físico. [Hallazgo 5-a.4)]

5) El examen de 121 unidades de propiedad adquiridas por el Instituto por $92,054 entre el 23 de octubre de 1996 y el 11 de mayo de 2000 reveló que las encargadas de la propiedad del Instituto:

a) No expidieron recibos por propiedad en uso a los empleados que tenían la custodia de las 121 unidades de propiedad. [Hallazgo 5-a.5)a)]

b) No numeraron adecuadamente 115 de las 121 unidades de propiedad (95 por ciento) adquiridas por $86,757. El número asignado a la propiedad se escribía en un papel engomado con tinta fácil de borrar, no permanente y expuesto a daño. [Hallazgo 5-a.5)b)]

c) No habían identificado con el número de propiedad asignado 36 unidades (30 por ciento) adquiridas entre el 14 de mayo de 1996 y el 26 de febrero
de 2000 por $14,423. La Encargada de Propiedad del Programa no le había asignado número de propiedad a una computadora por $1,995 y a una impresora por $499. [Hallazgo 5-a.5)c)]

6) No se notificó a la Encargada de la Propiedad del Programa la transferencia de
ocho unidades de propiedad adquiridas por $7,304 al salón de enfermería de la Escuela Vocacional Bernardino Cordero de Ponce. Además, en la inspección física que hicimos de dichas unidades de propiedad el 26 de octubre de 2000 observamos que éstas no estaban numeradas, lo que las hacía susceptibles a pérdida. [Hallazgo 5-a.6)]

Las situaciones comentadas en los apartados 2) al 6) impiden al Instituto y al Departamento mantener un control adecuado de las operaciones de propiedad. Además, la ausencia de registros actualizados impide mantener información financiera confiable y oportuna de los activos. Dichas situaciones aumentan el riesgo de pérdida o uso indebido de la propiedad, y dificultan fijar responsabilidades en cualquier situación irregular que ocurra.

El Informe de Auditoría DA-02-13, emitido por nuestra Oficina el 23 de enero de 2002 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE PONCE

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Departamento de Educación se creó mediante el Artículo IV, Sección 6 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El Departamento se rige por la Ley Núm. 149 del 15 de julio de 1999, Ley Orgánica del Departamento de Educación de Puerto Rico. El Programa forma parte del componente de la docencia de dicho Departamento. El objetivo principal del mismo es preparar adecuadamente a los estudiantes del área vocacional, mediante la educación tecnológica para que se conviertan en fuerza trabajadora más efectiva y competitiva internacionalmente.

El Programa es administrado por un Secretario Auxiliar nombrado por el Secretario de Educación. Dicho Secretario Auxiliar responde directamente a la Oficina de la Subsecretaria de la Docencia del Departamento. La estructura organizacional para realizar sus operaciones está integrada por: la Oficina Administrativa, 8 programas¹ y 136 escuelas vocacionales². Además, por medio de cuatro institutos tecnológicos el Programa ofrece adiestramientos vocacionales y técnicos a nivel de grado asociado en áreas relacionadas con la alta tecnología, con énfasis en ocupaciones relacionadas con la ingeniería y ciencias aplicadas.

El Instituto es una institución universitaria adscrita al Programa. Éste se estableció el 3 de septiembre de 1968 como respuesta a la demanda por personal técnico de la industria petroquímica, al deseo de la población joven a ingresar en el retador campo de la tecnología, y al Gobierno de Puerto Rico en su deseo de fortalecer la economía y el progreso industrial.

El Instituto es administrado por un Director, nombrado por el Secretario de Educación, quien le responde directamente al Secretario Auxiliar del Programa. El Anejo 1 contiene una relación de los funcionarios principales del Instituto que actuaron del 1 de julio de 1997 al 31 de diciembre de 2000.

En los años fiscales del 1997-98 al 1999-2000 el Programa le asignó al Instituto un presupuesto³ correspondiente a fondos estatales y federales por $963,688, de los cuales se efectuaron desembolsos y obligaciones por $382,606, según se indica:

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE PONCE

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina.  Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE PONCE DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE PONCE

funcionarios principales que actuaron

del 1 de julio de 1997 al 31 de DICIEMBRE de 2000

______________________________

1.  Programas de Comercio, de Educación Técnica y Altas Destrezas, de Educación en Mercadeo, de Economía Doméstica, de Educación Agrícola, de Ocupaciones en Salud, de Educación Vocacional Industrial, y de Artes Industriales.

2.  Estas escuelas forman parte de las 1,543 escuelas de la comunidad existentes a octubre de 2000.

3.  El Programa le envía al Instituto un desglose de la cantidad asignada para gastos por cifra de cuenta. Los desembolsos se efectúan en la División de Finanzas del Departamento, ya que el Instituto no recibe los fondos.

4.  También ejerció las funciones de Encargada de la Propiedad del 20 de marzo de 1999 al 31 de diciembre
de 2000.

5.  También ejerció las funciones de Encargada de la Propiedad del 1 de julio de 1997 al 19 de marzo de 1999.

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