Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y los ANEJOS 3 y 4 en los cuales se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales del Departamento de la Vivienda y de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración para la Revitalización de las Comunidades (ARCO) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Este informe contiene el resultado del examen que realizamos sobre las operaciones de las compras de bienes y servicios, los contratos de servicios profesionales y consultivos, la propiedad, el almacén de materiales, y los vehículos de motor.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por el Hallazgo 1 clasificado como principal:

1-a. El examen de 23 órdenes de compra por $106,396 emitidas entre el 28 de julio de 1998 y el 26 de mayo de 2000 reveló lo siguiente:

1)  La Agente Compradora no intervino en el proceso de solicitar a los licitadores las cotizaciones requeridas en el caso de dos órdenes de compras por $2,265 pagadas con fondos federales. La Administradora Auxiliar de Proyectos Especiales solicitó las cotizaciones en tales casos. La Agente Compradora se limitó a enviar las requisiciones, las cotizaciones y los borradores de las órdenes de compra a la División de Compras para el trámite pertinente. [Hallazgo 1-a.1)]

La situación comentada desvirtúa los propósitos de la reglamentación de compras de mantener un control adecuado de las transacciones de compra y que las mismas sean tramitadas por la Agente Compradora. Además, propicia la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes y servicios, y que se dificulte fijar responsabilidades.

2)  Los expedientes de 11 órdenes de compra (48 por ciento) por $48,352 no contenían el Récord de Cotizaciones. Nueve de éstas, cuyos importes individuales fluctuaban entre $1,465 y $9,273, se emitieron entre el 28 de julio de 1998 y el 8 de febrero de 2000. Las restantes dos por $1,200 y $1,673 se emitieron el 23 de mayo de 2000. [Hallazgo 1-a.2)]

La situación comentada le dificulta a la Agente Compradora llevar un control de las cotizaciones u ofertas recibidas. Además, dificulta a su supervisora inmediata, a la División de Compras del Departamento, y a los auditores internos y externos corroborar la corrección de dichas transacciones. También propicia el ambiente para la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes, y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

3)  La Agente Compradora no solicitó cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores en el caso de tres órdenes de compra (13 por ciento) por $20,534 emitidas entre el 28 de julio de 1998 y el 30 de agosto de 1999. Los importes individuales de dichas compras eran de $4,668, $6,593 y $9,273. [Hallazgo 1-a.3)]

4)  La Agente Compradora fraccionó la adquisición de bienes en cuatro órdenes de compra (17 por ciento) por $14,490 para obviar los procedimientos de compra establecidos, según se indica:

a)  Fraccionó la compra de alimentos por $1,290 en dos compras por $687 y $603. Para cada una de estas compras solicitó una sola cotización, lo cual era permitido bajo el procedimiento de compra cuyas cuantías eran de $0.01 a $999.99. Esto, en lugar de utilizar el procedimiento de compra cuyas cuantías eran de $1,000 a $10,000, mediante el cual debía solicitar no menos de tres cotizaciones. [Hallazgo 1-a.4)a)]

b)  Fraccionó la compra de servicios de construcción por $13,200 en dos compras por $6,500 y $6,700. Para estas compras solicitó tres cotizaciones utilizando el procedimiento de compra cuyas cuantías eran de $1,000 a $10,000. Esto en lugar de referir la requisición a la Junta de Subastas del Departamento para que la compra se tramitara mediante subasta formal. [Hallazgo 1-a.4)b)]

Las situaciones comentadas en los apartados 3) y 4) pueden resultar perjudiciales al interés público al no obtenerse las mejores ofertas posibles mediante la competencia entre distintos licitadores. Además, propician la comisión de irregularidades en la adquisición de los bienes.

5)  La División de Compras del Departamento anotó erróneamente en el Registro de Órdenes de Compra 14 órdenes de compra (61 por ciento) por $63,193, tramitadas mediante el procedimiento de subasta informal, como compras efectuadas por mercado abierto. [Hallazgo 1.a.5)]

Esta situación impide a la División de Compras del Departamento mantener un registro confiable de las órdenes de compra emitidas.

b.  El examen de las requisiciones correspondientes a las 23 órdenes de compra por $106,396 examinadas reveló lo siguiente:

1)  En las requisiciones correspondientes a 17 órdenes de compra (74 por ciento) por $80,901 no se indicó toda la información requerida en las mismas. En 4, 10 y 13 de éstas no se indicó la fecha de aprobación de la requisición, el uso que se le daría a los bienes o servicios solicitados, y el sitio de entrega, respectivamente. Una de éstas no fue firmada por el solicitante. [Hallazgo 1-b.1)]

2)  En las requisiciones de dos órdenes de compra (9 por ciento) por $11,357 no se ofreció una descripción detallada ni las especificaciones de los bienes solicitados. [Hallazgo 1-b.2)]

3)  Las requisiciones correspondientes a ocho órdenes de compra (35 por ciento) por $33,459 se emitieron con posterioridad a las fechas de las cotizaciones sometidas por los licitadores. Esto es indicativo de que el trámite de las compras se inició sin la aprobación previa de la Administradora Auxiliar del Área de Administración. Dichas requisiciones se emitieron entre 1 y 106 días después de las fechas de las cotizaciones. [Hallazgo 1-b.3)]

Las situaciones comentadas desvirtúan los propósitos de la reglamentación de compras de mantener un control en las compras de bienes y servicios. Además, la situación comentada en el Apartado b.1) dificulta a la Agente Compradora y a la División de Compras del Departamento establecer la fecha de aprobación de las requisiciones, conocer el uso que se le dará a los bienes solicitados y el sitio de entrega. Las situaciones comentadas en el Apartado b.2) y 3) impiden a la Agente Compradora contar con la información necesaria que le permita evaluar el procedimiento de compra a seguir (mercado abierto, subasta informal o formal), y suministrar a los licitadores la información específica de los bienes que se interesaban adquirir. Esto, a su vez, propicia que los licitadores no puedan someter cotizaciones reales de dichos bienes, lo cual vicia el procedimiento de compra. También propician la comisión de irregularidades en dichas operaciones, y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

4)  En las requisiciones de tres órdenes de compras (13 por ciento) por $6,440 se solicitaron bienes cuyas cantidades y especificaciones no coincidían con los bienes adquiridos. [Hallazgo 1-b.4)]

En los expedientes de las referidas compras no había evidencia de las justificaciones para los cambios mencionados ni que los mismos hubiesen sido aprobados por un funcionario autorizado.

La situación comentada propicia que se adquieran bienes de una calidad o especificación distinta a los requeridos o en exceso a las necesidades de la agencia. Además, propicia la comisión de irregularidades en dichas operaciones y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.

El Informe de Auditoría DA-02-11, emitido por nuestra Oficina el 20 de diciembre de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

ADMINISTRACIÓN PARA LA REVITALIZACIÓN DE LAS COMUNIDADES

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La ARCO se creó en virtud de la Ley Núm. 211 del 30 de septiembre de 1995, como un organismo adscrito al Departamento de la Vivienda (Departamento). Su función principal es ejecutar la política pública del Departamento en los servicios comunales complementarios a la vivienda de interés social y el mejoramiento en la calidad de vida de las comunidades. Además, coordinar con otros organismos gubernamentales con funciones de desarrollo social y comunal aquellos servicios que sean necesarios a las comunidades de escasos recursos económicos de vivienda pública y residenciales atendidos por el Departamento y sus componentes. Mediante la Ley Núm. 211 los programas de la Oficina de Coordinación de Ayuda y Servicios a los Ciudadanos de los Residenciales Públicos (OCASCIR)¹ y el Consejo para el Mejoramiento de la Calidad de Vida en Áreas Urbanas y su programa de Recursos Entretejidos con Dedicación (RED)², los cuales estaban adscritos al Departamento³, se transfirieron a la ARCO.

La ARCO es dirigida por un Administrador nombrado por el Secretario de la Vivienda, con la anuencia del Gobernador. El Departamento, mediante sus secretarías auxiliares, le brinda a la ARCO servicios de finanzas (inclusive desembolsos), presupuesto, generales, compras de equipo y materiales, y administración de los recursos humanos.

En las oficinas centrales de la ARCO están ubicadas las áreas de Administración, Proyectos Especiales y Operacional. La ARCO cuenta con 49 centros en 18 municipios de la Isla para ofrecer sus servicios a las comunidades en coordinación con otras agencias gubernamentales. El ANEJO 3 contiene una relación de los funcionarios principales de la ARCO que actuaron durante el período del 1 de julio de 1997 al 31 de diciembre de 2000. El ANEJO 4 contiene una relación de los funcionarios principales del Departamento que actuaron durante el período del 1 de julio de 1997 al 31 de diciembre de 2000.

En los años fiscales del 1997-98 al 2000-01 (al 31 de diciembre de 2000) la ARCO contó con recursos de asignaciones estatales, especiales y federales por $22,564,630, y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $15,090,862, según se indica:

ANEJO 2

ADMINISTRACIÓN PARA LA REVITALIZACIÓN DE LAS COMUNIDADES

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN PARA LA REVITALIZACIÓN DE LAS COMUNIDADES, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

Administración para la revitalización de las COMUNIDADES

Funcionarios Principales de la Arco que
actuaron durante el período del 1 de
julio de 1997 al 31 de diciembre de 2000

anejo 4

Administración para la revitalización de las COMUNIDADES

Funcionarios Principales del Departamento
que actuaron durante el período del 1 de
julio de 1997 al 31 de diciembre de 2000

 ANEJO 4