Universidad de Puerto Rico
Recinto Universitario de Mayagüez

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2), los miembros de la Junta de Síndicos (Anejo 3) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 4).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Recinto Universitario de Mayagüez de la Universidad de Puerto Rico (RUM) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este tercer y último informe contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los contratos para la remodelación de los ascensores del RUM y las compras.

Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:

1. El 3 de marzo de 1995 se preparó una requisición en el Departamento de Edificios y Terrenos (Departamento) para solicitar los servicios de mantenimiento preventivo de 31 ascensores ubicados en diferentes edificios del RUM. Dichos servicios fueron solicitados para un período de cinco años y los mismos serían renovados cada año, mediante la emisión de una orden de compra. El 15 de marzo de 1996 se celebró la subasta para el mantenimiento de dichos ascensores y el 3 de mayo de 1996 la Junta de Subastas adjudicó la subasta al postor más bajo (contratista). El 3 de septiembre de 1996 la Oficina de Compras emitió la Orden de Compra Núm. R701311 por $38,160 a favor del contratista por el período de octubre de 1996 a junio de 1997. Los pagos se realizarían a razón de $4,240 mensuales por nueve meses para completar el primer año del contrato por servicio de mantenimiento. En los términos y en las condiciones de la subasta se estableció que el servicio se renovaría anualmente, hasta el término final de los cinco años, con la recomendación previa del Departamento. El examen realizado reveló lo siguiente:

a. Contrario a la reglamentación aplicable, no se formalizó un contrato escrito para la prestación de los servicios objeto de subasta. Funcionarios del RUM nos suministraron una fotocopia de un contrato que se había redactado. El 31 de octubre de 1997 el Asesor Legal informó al Rector Interino que el contrato nunca se firmó por parte del RUM, y que tampoco fue revisado por la Oficina de Asuntos Legales.

Del 1 de octubre de 1996 al 31 de marzo de 1998 se le efectuaron pagos al contratista por $76,320.

b. Del 1 de mayo de 1998 al 30 de junio de 1999 el RUM le efectuó pagos al contratista por $55,860 (14 X $3,990) por los servicios de mantenimiento preventivo a los ascensores.

Contrario a la reglamentación aplicable, dichos pagos se efectuaron a pesar de que el RUM no formalizó un contrato escrito para la prestación de los servicios. Además, los funcionarios del RUM tenían conocimiento de que los servicios prestados por el contratista eran deficientes. Los pagos se efectuaron a base de las facturas sometidas por el contratista.

Las situaciones comentadas impiden ejercer un control adecuado de los servicios prestados por las personas y entidades privadas contratadas y de los desembolsos a efectuarse por los mismos. También propician la comisión de errores e irregularidades y que los mismos no se puedan detectar a tiempo.

c. Contrario a normas de política pública y de sana administración, del 1 de octubre de 1996 al 30 de abril de 1998 se le efectuaron pagos indebidos al contratista por $4,750 por el mantenimiento de los dos ascensores que estaban fuera de servicio. Al 30 de junio de 1999 el RUM no había solicitado el reembolso de los $4,750 pagados indebidamente al contratista por los servicios de mantenimiento de los dos ascensores.

La situación comentada privó al RUM de recursos por $4,750 necesarios para atender sus gastos operacionales. Además, le impide ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los desembolsos a efectuarse por los mismos.

d. Contrario a cláusulas contractuales, el contratista no rindió los informes mensuales sobre la inspección realizada de los ascensores de octubre de 1996 a octubre de 1997. El RUM tampoco le requirió que los rindiera.

e. Contrario a cláusulas contractuales, el contratista no rindió los informes sobre las pruebas que debió realizar de la caída libre de los ascensores. El RUM tampoco le requirió que los rindiera.

Las situaciones comentadas en los apartados "d" y "e" privaron al RUM, entre otras cosas, de información necesaria para establecer la propiedad y corrección de los pagos realizados. Además, propicia el ambiente para que se realicen pagos por trabajos no realizados.

2. El 19 de septiembre de 1997 el RUM emitió una orden de compra por $26,005 a favor de un proveedor que fue recomendado por un ingeniero del Departamento de Edificios y Terrenos. Mediante dicha orden de compra se adquirieron 200 galones de "primer", 505 galones de sellador de techo y 36 rollos de "polygard" de seis pulgadas de ancho para utilizarlos en el sellado del techo del Edificio de Ingeniería Civil. El 10 de noviembre de 1997 se recibieron los materiales adquiridos y se ubicaron en el almacén de materiales del RUM.

El examen realizado reveló que:

a. Contrario al Reglamento de Compras, el RUM comenzó a utilizar los materiales el 8 de marzo de 1999, lo que representa sobre 16 meses desde la fecha de emisión de la orden de compra. Un inventario físico realizado por nuestros auditores reveló que al 30 de junio de 1999 el RUM mantenía en el almacén 385 galones de sellador, 40 galones de "primer" y 2 rollos de "polygard" valorados en $14,423.

Para la compra mencionada se obvió el procedimiento de subasta formal por alegadas situaciones de emergencia, sin embargo, ello contrasta con los hechos señalados.

La situación comentada limitó la libre competencia entre todos los posibles proveedores y privó al RUM de la oportunidad de obtener mejores ofertas. Dicha situación propicia el ambiente para que se ejerza favoritismo por alguna persona o firma en particular en detrimento de los mejores intereses del RUM.

b. El 12 de junio de 1998 un supervisor del Departamento de Edificios y Terrenos del RUM emitió un recibo para dar de baja diez pailas del sellador de techo "RUB-R-ROOF WHITE" valoradas en $1,650. En entrevista efectuada el 9 de junio de 1999 al supervisor, éste nos informó que dichas pailas se rompieron por el calor que se generaba en el almacén y que se enviaron a decomisar al vertedero de Mayagüez en un camión del RUM.

Contrario a normas de política pública y de control interno, el supervisor no mantenía informes ni documentos que evidenciaran el proceso seguido para decomisar dicho material.

La situación comentada impide al RUM ejercer un control adecuado sobre el proceso de decomiso de materiales y propicia el ambiente para el manejo irregular de éstos.

El Informe de Auditoría CP-01-24 emitido por el Contralor el 30 de mayo de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejo 1

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RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El 20 de enero de 1966 se aprobó la Ley Núm. 1 para reorganizar el sistema público de educación superior administrado por la Universidad de Puerto Rico (UPR). Mediante la Ley Núm. 16 del 16 de junio de 1993 se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 para eliminar el Consejo de Educación Superior como cuerpo rector de la UPR y crear la Junta de Síndicos la cual gobernará y administrará el sistema público universitario.

Mediante la Ley Núm. 1 se concedió autonomía académica y administrativa al RUM y se integraron a éste todas las escuelas, los colegios, las facultades, los departamentos, los institutos, los centros de investigación y demás dependencias que funcionaban bajo el Colegio de Agricultura y Artes Mecánicas de la UPR. También quedaron integrados al RUM la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola, en lo administrativo y programático. Estas dos unidades son examinadas por separado y nuestra Oficina rinde informes individuales para cada una de ellas. El RUM es administrado por un Rector nombrado por la Junta de Síndicos.

Los recursos para sus gastos de funcionamiento provienen de asignaciones legislativas, fondos federales, donativos e ingresos propios. Para los años fiscales 1997-98 y 1998-99 el presupuesto del RUM totalizó $209,284,954 y tuvo gastos por $209,239,350, según se indica:

Anejo 2

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RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Anejo 3

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RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

Miembros de la Junta de Síndicos que actuaron durante el período auditado

Anejo 4

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 
RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

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