Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Corporación de Seguros Agrícolas de Puerto Rico (Corporación) para determinar si las mismas se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos 1 al 4, clasificados como principales:

1a.  La Corporación provee a los agricultores seguros contra pérdidas o daños a plantaciones, animales y estructuras para usos agrícolas causadas por peligros naturales, tales como: huracanes, sequías y enfermedades incontrolables. La Corporación cuenta con una Oficina de Pólizas y Reclamaciones la cual se encarga, entre otras cosas, del trámite de la solicitud para el seguro. Para cada póliza que se emite dicha oficina mantiene un expediente que contiene, entre otros documentos, la solicitud para seguro agrícola, la póliza de seguro y el informe de inspección previa.

De mayo de 1996 a diciembre de 1999 la Corporación otorgó 14,919 pólizas de seguro. Por dichas pólizas se recibieron $13,534,847 en primas y se pagaron reclamaciones por $81,740,700. De estas reclamaciones la compañía reaseguradora reembolsó a la Corporación $75,374,347. El examen realizado reveló lo siguiente:

1)  Contrario a normas de sana administración, al 30 de junio de 2000, en el Reglamento General de Seguros Agrícolas no se había establecido un tiempo límite para que la Oficina de Inspección realizara la inspección previa a la aprobación de la solicitud para el seguro, para corroborar la información incluida en ésta. Tampoco se había establecido un tiempo límite para realizar la inspección post-pérdida después de recibir las reclamaciones por daños causados a las cosechas y plantaciones.

Además, en el Reglamento no se establecieron normas y procedimientos de control sobre las inspecciones para evitar posibles conflictos de intereses entre los inspectores de campo, por contrato que tienen cultivos asegurados por la Corporación. Entre estos debe considerarse el que los inspectores no inspeccionen sus propios cultivos, ni los que estén localizados en el área donde tienen sus cosechas y plantaciones.

Las situaciones comentadas no le permiten a la Corporación ejercer un control adecuado de las transacciones relacionadas con la concesión de seguros agrícolas. También, pueden dar lugar a que no se observen procedimientos adecuados y uniformes en las inspecciones, con los consiguientes efectos adversos a los intereses de la Corporación.

2-a.  Examinamos 25 expedientes de pólizas de seguros otorgadas a 21 agricultores. Dichos expedientes contenían, entre otros documentos, la solicitud para seguro agrícola, la póliza de seguro y el informe de inspección previa. Con respecto a estos casos se recibieron $236,126 en primas y se pagaron reclamaciones por $3,178,273. El examen de dichos expedientes reveló que:

 

1)  Contrario a la reglamentación aplicable, de marzo de 1997 a febrero de 2000 la Corporación pagó $391,934 a seis agricultores por pérdidas ocasionadas por los huracanes Hortensia y Georges en las cosechas y plantaciones de café y plátanos, y en las cosechas de guineos y vegetales. Los datos establecidos por estos agricultores en las solicitudes de seguro, no fueron corroborados por la Corporación, por lo que ésta no determinó el valor asegurable de las mencionadas cosechas y plantaciones antes de aprobar las mismas. Dichas solicitudes se recibieron entre 3 y 84 días antes de ocurrir los huracanes.

La situación comentada privó a la Corporación de información que era necesaria para determinar su responsabilidad con los agricultores asegurados en casos de pérdidas. Ello, además, pudo dar lugar a que se efectuaran pagos indebidos.

2)  Contrario a la reglamentación aplicable y a normas de sana administración, de enero de 1997 a febrero de 2000 la Corporación pagó $2,116,814 a 14 agricultores por pérdidas ocasionadas por los huracanes Hortensia, Georges y Lenny en plantaciones y cosechas de café, vegetales, plátanos y guineos. Las reclamaciones por las referidas pérdidas fueron sometidas por los agricultores entre 2 y 9 días luego de ocurrir los huracanes. Sin embargo, las inspecciones de daños en los referidos cultivos fueron realizadas entre 19 y 199 días con posterioridad al recibo de la reclamación.

La evaluación tardía de las pérdidas reclamadas por los agricultores impide determinar la realidad de los daños con razonable certeza. Esto pudo dar lugar a que se efectuaran pagos indebidos. Además, afecta la situación de los asegurados por el pago tardío de los daños.

3)  El 30 de junio de 1998 un agricultor radicó en la Corporación una solicitud de seguro para asegurar la plantación de guineos y plátanos contra el riesgo de huracán. El 29 de octubre de 1998 se emitió una póliza de seguro para cubrir la referida plantación con un valor asegurable de $182,000. El período de vigencia de dicha póliza cubría del 30 de junio de 1998 al 30 de abril de 1999. En la póliza se estableció que el deducible para dicha plantación sería de un 35 por ciento del valor total asegurable.

Contrario a la reglamentación aplicable y a lo estipulado en la póliza, el 30 de octubre de 1998 la Corporación le pagó al agricultor $136,500 por las pérdidas causadas por el Huracán Georges en la plantación asegurada a base de un deducible de 25 por ciento, en vez del 35 por ciento estipulado en la póliza. El importe a pagar por la reclamación debió ser $118,300 ($182,000 menos $63,700).

Como consecuencia de la situación comentada, se pagaron indebidamente $18,200 al agricultor.

4)  Contrario a los procedimientos establecidos, 17 solicitudes de pólizas (68 por ciento) se aceptaron sin ser llenadas en todas sus partes.

La situación comentada no le permite a la Corporación ejercer un control adecuado sobre el proceso de verificación y aprobación de las solicitudes de seguro.

b.  Contrario a la reglamentación el Director Ejecutivo de la Corporación autorizó el pago de 169 reclamaciones por $819,757 por pérdidas ocasionadas a plantaciones por el Huracán Lenny en noviembre de 1999, a pesar de que se recibieron después del término dispuesto para ser elegible al pago.

La situación comentada viola disposiciones reglamentarias, además, puede tener consecuencias adversas para la Corporación.

3.a  Al 31 de mayo de 2000 la Corporación tenía 14 cuentas por cobrar por $4,059,786. Las mismas eran, entre otros conceptos, por intereses acumulados sobre cuentas por cobrar a otra agencia de gobierno, incentivos y cesiones de crédito para el pago de primas de seguro otorgados por agencias gubernamentales a los agricultores, primas, reembolsos de la compañía reaseguradora y comisiones por servicios prestados. Las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar de la Corporación se regían por las Normas para Regir las Operaciones Relacionadas a las Cuentas por Cobrar. El examen realizado reveló lo siguiente:

 

1)  Contrario a normas de sana administración, las Normas no contenían disposiciones sobre las gestiones de cobro que se debían realizar y el intervalo de tiempo entre una gestión y otra.

2)  Contrario a la reglamentación aplicable y a las normas de sana administración y de control interno, la Corporación no mantenía un subsidiario de las cuentas por cobrar. Tampoco preparaba mensualmente balances de comprobación, ni un análisis de las cuentas por cobrar de acuerdo con su vencimiento.

Las situaciones comentadas no le permiten a la Corporación ejercer un control adecuado sobre las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar.

3)  Al 31 de mayo de 2000 la Corporación mantenía en sus libros una cuenta por cobrar a la Administración de Servicios y Desarrollo Agropecuario (ASDA) de $2,702,714. De éstos, $1,958,428 correspondían a incentivos y cesiones de crédito para el pago de las primas de los agricultores y comisiones por servicios prestados durante los años fiscales 1979-80 al 1984-85.

Contrario a las normas de sana administración, la Corporación no realizó gestiones efectivas para el cobro de dicha deuda. En un período de 79 meses, de junio de 1992 a enero de 1999, la Corporación solamente realizó 8 gestiones de cobro a dicha agencia. La frecuencia de las mismas fluctuó entre 2 y 23 meses. Tampoco realizó gestiones adecuadas para cobrar $743,190 a ASDA por los intereses no pagados sobre una deuda de $4 millones liquidada en el 1989 y $1,096 correspondientes a incentivos otorgados a dos agricultores para asegurar la cosecha durante el 1998 y el 1999.

La situación comentada afecta adversamente las finanzas de la Corporación y, por consiguiente, los servicios que ésta debe prestar a los agricultores.

4-a.  Entre junio de 1993 y junio de 1999 el Director Ejecutivo de la Corporación formalizó 211 contratos de servicios profesionales por $3,286,835. Los contratos se formalizaron para la prestación de servicios profesionales, entre otros: legales, auditoría, consultoría, inspecciones y tasaciones. El examen realizado reveló que al 29 de febrero de 2000:

 

1) Contrario a la ley y a la reglamentación, la Corporación no había sometido a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de 43 contratos de servicios profesionales por $514,300 formalizados entre julio de 1996 y abril de 1997. Tampoco había enviado en disquetes 92 contratos por $2,131,700 formalizados entre mayo de 1998 y junio de 1999. Además, no habían anotado en el registro de contratos de la Corporación 10 contratos por $89,005 relacionados con servicios de limpieza, estacionamiento y arrendamiento de oficina.

La situación señalada privó a esta Oficina de considerar los contratos indicados para los propósitos dispuestos por ley, entre otros, registrarlos en su sistema computadorizado. Además, retrasó las fechas en que los mismos debieron estar accesibles a la ciudadanía en calidad de documentos públicos.

2) Contrario a directrices impartidas por la Junta de Directores, la Corporación no había sometido a ésta 190 contratos de servicios profesionales y consultivos por $2,902,900 para su estudio y aprobación. Los mismos correspondían al período de junio de 1993 a junio de 1999.

La situación comentada no permitió que la Junta considerara y aprobara los contratos indicados antes de que fueran otorgados.

b. Contrario a las normas de sana administración, entre julio de 1996 a julio de 1999 la Corporación formalizó 19 contratos de servicios por $215,340 con efecto retroactivo. Los contratos se formalizaron para la prestación de servicios legales, de inspección y de limpieza. El período de retroactividad fluctuó entre 2 y 27 días consecutivos.

La situación comentada impide a la Corporación ejercer un control adecuado sobre los servicios contratados y los pagos correspondientes y propicia que se efectúen pagos por servicios no prestados. Además, pueden ocasionar pleitos judiciales innecesarios.

El Informe de Auditoría CP-01-17, emitido por el Contralor el 31 de marzo de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

CORPORACIÓN DE SEGUROS AGRÍCOLAS DE PUERTO RICO
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Corporación fue creada por virtud de la Ley Núm. 166 del 11 de agosto de 1988. Ésta se creó con el propósito de proveerle seguros a los agricultores contra daños a plantaciones, cosechas, animales, aves, ranchos de tabaco y otras estructuras, causados por eventos naturales como huracanes, sequías anormales, incendio y enfermedades incontrolables.

La Corporación está adscrita al Departamento de Agricultura (Departamento). Los poderes y la política pública de la Corporación son ejercidos por una Junta de Directores (Junta) compuesta por cinco miembros y presidida por el Secretario del Departamento. La administración y supervisión de las operaciones de ésta las ejerce un Director Ejecutivo nombrado por el Secretario del Departamento con el consentimiento de la Junta.

Desde el 1 de mayo de 1987 la Corporación mantiene un contrato de reaseguro con la Federal Crop Insurance Corporation, agencia adscrita al Departamento de Agricultura de los Estados Unidos. Dicho contrato es renovable anualmente, a menos que, con 90 días de anticipación, una de las partes notifique a la otra su intención de no renovar el mismo. Por virtud de dicho contrato, la Corporación paga a la Federal Crop una prima mínima por el reaseguro y ésta a su vez indemniza a la Corporación con respecto a las pérdidas en cultivos cubiertas por las pólizas de seguro emitidas.

La Corporación acumula una reserva de los sobrantes de ingresos por concepto de primas para operar los distintos planes de seguros que establece, considerando las obligaciones contraídas y los reaseguros efectuados en cada uno de dichos planes, y las posibles pérdidas catastróficas, así como otras contingencias no anticipadas al estructurar las tarifas. El Comisionado de Seguros de Puerto Rico tiene la facultad de evaluar las reservas acumuladas por la Corporación para determinar si son adecuadas y emitir sus recomendaciones al respecto.

Los recursos para los gastos de funcionamiento de la Corporación provienen de los ingresos que genera de sus operaciones. Durante los años fiscales 1996-97 al 1998-99 la Corporación generó ingresos por $10,861,209 e incurrió en gastos por $22,807,625, según se indica:

ANEJO 2

CORPORACIÓN DE SEGUROS AGRÍCOLAS DE PUERTO RICO
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA CORPORACIÓN DE SEGUROS AGRÍCOLAS DE PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

Informe de Auditoría en PDF                    Anejo1-Estados Financieros

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