Nota:
Este Comunicado
de Prensa incluye el ANEJO 1
en el que se provee información sobre la
unidad auditada; el ANEJO 2 donde
se explica la clasificación y el contenido
de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el
cual se especifican los nombres, los cargos
y el período durante el cual se desempeñaron
los funcionarios principales de dicha unidad.
Realizamos
una auditoría de las operaciones fiscales
de la Administración del Derecho al Trabajo
(ADT) para determinar si las mismas se realizaron
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables.
Las
pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro
poder demuestran que las operaciones objeto
de este informe se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por los siguientes hallazgos
1 al 3, clasificados como principales:
1-a. Del 1 de julio de 1994 al 1
de julio de 1999 la ADT otorgó siete contratos
a una agencia para que prestara servicios
de publicidad (agencia de publicidad).
Los contratos estarían vigentes del 1
de julio de 1994 al 30 de junio de 2000.
Los servicios consistían principalmente
en crear y producir los materiales para
publicidad necesarios, desarrollar e implementar
programas de relaciones públicas y colocar
en los medios de comunicación el trabajo
publicitario, entre otros. La Administradora
Auxiliar del Área de ADT tenía la responsabilidad
de evaluar y supervisar los servicios
prestados por la agencia de publicidad.
Examinamos
cuatro contratos formalizados entre el
8 de octubre de 1996 y el 1 de julio de
1999. El examen reveló lo siguiente:
-
Los
pagos efectuados por dichos contratos
ascendieron a $1,881,425, lo cual consideramos
una cantidad significativa. Contrario
a normas de sana administración, el
Secretario del Departamento del Trabajo
y Recursos Humanos (Secretario del Departamento)
no había establecido normas para requerir
a la ADT que los contratos por cantidades
significativas se sometieran para su
consideración y aprobación antes de
otorgarse.
La
situación comentada privó al Secretario
del Departamento evaluar los referidos
contratos para determinar si los términos
y las condiciones establecidos en los
mismos protegían adecuadamente los intereses
de la ADT.
-
Contrario
a la ley y a la reglamentación aplicables,
la ADT no sometió a la Oficina del Contralor
copia de tres contratos formalizados
con la agencia de publicidad el 1 de
julio de los años 1997, 1998 y 1999.
Por dichos contratos la ADT pagó a la
agencia de publicidad $1,594,497.
La
situación señalada privó a esta Oficina
de incluir a su debido tiempo los datos
de los contratos mencionados en el registro
computadorizado que se mantiene por ley
en nuestra Oficina. Además, no permitió
que los mismos estuvieran disponibles
en el archivo de esta Oficina para examen
por cualquier parte interesada, en su
calidad de documentos públicos.
-
Contrario
a normas de sana administración, en
tres de los contratos formalizados con
la agencia de publicidad el 1 de julio
de los años 1997, 1998 y 1999, no se
estableció la forma de pago ni el importe
o la cantidad máxima a pagar por los
servicios que prestaría. Del 21 de agosto
de 1997 al 30 de junio de 2000 la ADT
pagó a la agencia de publicidad $1,594,497
por los servicios prestados. En el apartado
anterior indicamos que copia de dichos
contratos no se sometieron a nuestra
Oficina.
Esta
situación no permite a la ADT ejercer
un control adecuado de los servicios contratados
y los pagos correspondientes. Además,
propicia el ambiente para que se realicen
pagos indebidos o improcedentes.
-
El
8 de octubre de 1996 la ADT formalizó
un contrato con la agencia de publicidad
para crear y producir los materiales
publicitarios necesarios para el desarrollo
e implantación de los planes de comunicación
del Programa Vale Adiestramiento. La
agencia de publicidad se encargaría
además, de comprar los materiales y
adquirir los servicios necesarios para
producir los anuncios comerciales, ordenar
el espacio y el tiempo de dichos anuncios
para difundir el Programa mencionado.
Por los servicios prestados la ADT le
pagaría hasta un máximo de $600,000.
Del 30 de octubre de 1996 al 30
de junio de 1997 la ADT pagó $286,928
a la agencia de publicidad en virtud
de dicho contrato.
Determinamos
que la ADT no realizó un estudio de viabilidad
para establecer la necesidad del Programa
Vale Adiestramiento antes de contratar
los servicios de la agencia de publicidad.
Ello era necesario para asegurar el desarrollo
del Programa. Funcionarios de la ADT nos
indicaron que el referido Programa nunca
se realizó porque fue cancelado y sustituido
por un programa conocido como Vale-Empleo
Plus.
La
situación mencionada ocasionó que la ADT
efectuara pagos por $286,928 a la agencia
de publicidad sin derivar beneficio alguno
por ello. Esto privó a la ADT de fondos
por la misma cantidad, los cuales pudo
haber utilizado para atender otras necesidades
operacionales en el cumplimiento de su
misión de fomentar la creación de oportunidades
adicionales de empleo, adiestramiento
y readiestramiento.
-
El
1 de julio de 1999 la ADT formalizó
un contrato con la agencia de publicidad
para que, entre otras cosas, imprimiera
100,000 camisetas y 55,000 gorras con
el logo del Programa Acción Juventud
2000. Dicho Programa estaba dirigido
a crear empleos de verano para estudiantes.
La agencia de publicidad subcontrató
los servicios mencionados con un proveedor
dedicado a la impresión de camisetas
y gorras. Entre el 18 de abril y el
26 de junio de 2000 la agencia facturó
a la ADT $766,798 por servicios del
proveedor. La ADT le efectuó los pagos
correspondientes entre el 18 de abril
y el 28 de junio de 2000. Nuestro examen
de estas transacciones reveló lo siguiente:
a)
Contrario a cláusulas contractuales,
la agencia de publicidad no le sometió
a la ADT copia de las facturas del proveedor.
Solamente se limitó a incluir en sus
facturas el precio y los períodos de
entrega. La ADT tampoco le requirió
las facturas del proveedor.
b)
Contrario a normas de sana administración
y de control interno, la ADT pagó los
$766,798 a la agencia de publicidad
mediante tres comprobantes de desembolso
con los cuales no se incluyeron conduces
u otros documentos que evidenciaran
las entregas de las camisetas y las
gorras. Nuestros auditores comprobaron
la entrega de éstas mediante verificaciones
adicionales.
Las
situaciones comentadas impiden ejercer
un control adecuado sobre los bienes y
los servicios recibidos y los desembolsos
realizados. Como consecuencia, pueden
dar margen a pagos indebidos y a otras
irregularidades en detrimento de los mejores
intereses de la ADT.
c)
El 18 de abril de 2000 la ADT pagó por
adelantado $383,399 a la agencia de
publicidad por la impresión de las 100,000
camisetas y las 55,000 gorras. Contrario
a normas de sana administración, la
ADT no requirió a la agencia de publicidad
una fianza de cumplimiento para garantizar
la entrega de dichos artículos.
La
situación comentada constituyó un riesgo
para la ADT, que pudo ocasionarle consecuencias
adversas en caso de incumplimiento de
los acuerdos por la parte contratada.
6.
Contrario a normas de control interno,
los comprobantes de pago utilizados por
la ADT para efectuar los pagos a la agencia
de publicidad no estaban prenumerados.
Los mismos eran numerados a medida que
se utilizaban y se procesaban. Tampoco
proveían para indicar el nombre y el puesto
de los funcionarios que autorizaban y
aprobaban los mismos.
La
situación señalada impide a la ADT ejercer
un control adecuado sobre las operaciones
relacionadas con los desembolsos y propician
el ambiente para la comisión de irregularidades.
2-a.
Contrario a la ley, al 30 de junio de
2000 la Administradora no había rendido
al Gobernador los informes anuales sobre
las funciones operacionales llevadas a
cabo por la ADT durante los años económicos
1995, 1996, 1998 y 1999.
La
situación comentada privó al Gobernador
y a la Asamblea Legislativa de información
necesaria para evaluar el funcionamiento
de la ADT y lo pertinente a las finanzas
y operaciones de ésta en los años económicos
mencionados.
3-a.
Contrario a la ley, al 30 de junio de
2000 la ADT no había notificado al Contralor
de Puerto Rico 18 casos de cheques con
endosos fraudulentos por $6,226 emitidos
entre el 25 de noviembre de 1998 y el
14 de julio de 1999. La ADT tampoco había
realizado una investigación administrativa
sobre las circunstancias en que ocurrieron
los casos mencionados.
La
situación comentada privó al Contralor
de Puerto Rico de información que debió
tener prontamente para los fines dispuestos
por ley. Por otro lado, la ausencia de
una investigación administrativa privó
a la ADT de determinar las causas que
ocasionaron la pérdida de los fondos y
de tomar las medidas correspondientes.
El
Informe de Auditoría CP-01-15,
emitido por el Contralor el 27 de febrero
de 2001 se puede conseguir en nuestra
página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
ANEJO
1
ADMINISTRACIÓN
DEL DERECHO AL TRABAJO
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
La
ADT fue creada por virtud de la Ley
Núm. 115 del 21 de junio de 1968 (Ley
Núm. 115). Ésta se creó como
una corporación pública y su misión es
fomentar la creación por parte de otras
entidades públicas y privadas de oportunidades
adicionales de empleo, adiestramiento
o readiestramiento.
Por
la Ley Núm. 100 del 23 de junio de
1977, se redenominó al Departamento
del Trabajo como Departamento del Trabajo
y Recursos Humanos. Mediante dicha Ley
la ADT quedó adscrita al referido Departamento.
Esto con el propósito de integrar los
esfuerzos existentes encaminados a combatir
el desempleo y lograr una mayor utilización
de los recursos humanos del País. Por
virtud de la mencionada Ley Núm. 100
se le transfirieron al Secretario del
Trabajo y Recursos Humanos (Secretario
del Departamento) los poderes, las funciones
y las obligaciones conferidos al Gobernador
por la Ley Núm. 115, en lo que
respecta al funcionamiento de la ADT.
Las funciones ejecutivas de la ADT son
ejercidas por un Administrador nombrado
por el Gobernador, previa recomendación
del Secretario del Departamento.
Mediante
el Plan de Reorganización Núm. 2 aprobado
por el Gobernador el 4 de mayo de 1994
la ADT pasó a ser un componente operacional
del Departamento del Trabajo y Recursos
Humanos (Departamento).
Los
recursos para financiar sus operaciones
provienen de asignaciones de fondos estatales
y federales. Para los años fiscales 1997-98
al 1999-2000 la ADT recibió asignaciones
presupuestarias por $64,334,478, asignaciones
de fondos federales por $91,022,319 y
tuvo gastos operacionales por $153,104,784,
según se indica a continuación:
|
Año fiscal |
Asignaciones
de fondos estatales |
Fondos federales |
Total asignado |
Gastos
operacionales |
Sobrante o
(déficit) |
|
|
|
|
|
|
|
|
1997-98 |
$16,022,123 |
$24,397,879 |
$40,420,002 |
$39,525,180 |
$ 894,822 |
|
1998-99 |
18,925,430 |
51,843,344 |
70,768,774 |
68,587,035 |
2,181,739 |
|
1999-00 |
29,386,925 |
14,781,096 |
44,168,021 |
44,992,569 |
(824,548) |
| |
|
|
|
|
|
|
Totales |
$64,334,478 |
$91,022,319 |
$155,356,797 |
$153,104,784 |
$2,252,013 |
ANEJO
2
ADMINISTRACIÓN
DEL DERECHO AL TRABAJO
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO
En
nuestros informes de auditoría se incluyen
los hallazgos significativos determinados
por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican
como principales o secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones
sobre las operaciones de la unidad auditada
que tienen un efecto material, tanto en
el aspecto cuantitativo como en el cualitativo.
Los secundarios son los que consisten
en faltas o errores que no han tenido
consecuencias graves.
Los
hallazgos del informe se presentan según
los atributos establecidos conforme a
las normas de redacción de informes de
nuestra Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la
información ofrecida. Cada uno de ellos
consta de las siguientes partes:
Situación
- Los hechos encontrados en la auditoría
indicativos de que no se cumplió con
uno o más criterios.
Criterio
- El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una
ley, reglamento, carta circular, memorando,
procedimiento, norma de control interno,
norma de sana administración, principio
de contabilidad generalmente aceptado,
opinión de un experto o juicio del auditor.
Efecto
- Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
Causa
- La razón fundamental por la cual ocurrió
la situación.
Al
final de cada hallazgo se hace referencia
a las recomendaciones que se incluyen
en el informe para que se tomen las medidas
necesarias sobre los errores, irregularidades
o actos ilegales señalados.
En
la sección sobre los COMENTARIOS DE
LA GERENCIA se indica si el funcionario
principal y los ex funcionarios de la
unidad auditada efectuaron comentarios
sobre los hallazgos incluidos en el borrador
del informe que les envía nuestra Oficina.
Dichos comentarios se consideran al revisar
el borrador del informe y se incluyen
al final del hallazgo correspondiente
en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN
DEL DERECHO AL TRABAJO, de forma objetiva
y conforme a las normas de nuestra Oficina.
Cuando la gerencia no provee evidencia
competente, suficiente y relevante para
refutar un hallazgo, éste prevalece y
se añade al final del mismo la siguiente
aseveración: Consideramos las alegaciones
de la gerencia, pero determinamos que
el hallazgo prevalece.
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de Auditoría en PDF
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