Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Directores y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de los Puertos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este quinto informe contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los ingresos y las cuentas por cobrar y varios aspectos de los contratos de arrendamiento de espacios a concesionarios.

Las pruebas efectuadas revelaron serias desviaciones de disposiciones de ley, de reglamentación, de normas de política pública y de sana administración en las operaciones relacionadas con los ingresos y las cuentas por cobrar por el arrendamiento de espacios a concesionarios. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos del informe clasificados como principales:

1. Contrario a la ley, a las normas y a los procedimientos de la Autoridad, a la fecha de nuestra auditoría, 30 de junio de 1999, el Director Ejecutivo de la Autoridad no había establecido un plan estratégico para agilizar el cobro y la disposición de las cuentas por cobrar con atrasos. Esto era necesario debido a que:

- A dicha fecha se mantenían 552 cuentas por cobrar por $59,619,449 correspondientes a igual número de concesionarios, por el arrendamiento de espacios en instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos. De éstas, 487 (88 por ciento) por $38,906,297 tenían balances pendientes de cobro que excedían un año. Respecto a dichas cuentas determinamos que la Autoridad no había realizado gestiones de cobro adecuadas.

- El balance de las cuentas por cobrar a concesionarios reflejado en el Mayor Subsidiario de las cuentas por cobrar de la Autoridad al 30 de junio de 1999 era de $59,619,449. No obstante, el balance en el Mayor General de la Autoridad a la misma fecha era de $44,470,563, para una diferencia de $15,148,886.

- Los estados financieros consolidados de la Autoridad, certificados por auditores independientes, revelaron que al 30 de junio de 1998 y 1999 la Autoridad tenía cuentas por cobrar por $84,173,095 y $89,394,361, respectivamente. A dichas fechas mantenía una provisión de cuentas incobrables de $48,761,000 y $54,154,000, respectivamente. Esto representa un estimado de que el 58 y 61 por ciento del importe de las cuentas por cobrar de la Autoridad para dichos años podrían ser incobrables.

Las situaciones comentadas impiden mantener información confiable sobre las cuentas por cobrar. Además, crean un serio problema a la Autoridad que afecta significativamente la situación financiera, el resultado de sus operaciones y el flujo de efectivo.

2. La Autoridad cede el uso de sus instalaciones a líneas aéreas y marítimas y otros concesionarios mediante contratos de arrendamiento. La Sección de Crédito y Cobros tiene la responsabilidad de registrar en los libros las facturas que procesa la Sección de Facturación y realizar las gestiones de cobro cuando el pago de las facturas no se recibe en el tiempo dispuesto.

Del examen de una muestra de 25 cuentas por cobrar por $5,249,336 correspondientes a igual número de concesionarios obtuvimos los siguientes resultados:

a. Doce concesionarios contestaron nuestras confirmaciones. De éstos, diez (71 por ciento) indicaron que no estaban de acuerdo con los saldos de las cuentas y dos indicaron que la cuenta estaba correcta. Los otros 13 no contestaron.

Nuestras pruebas confirmaron algunas de las alegaciones de cargos incorrectos en la facturación. Ello es demostrativo de que las áreas operacionales (muelles y aeropuertos) en las cuales operaban los concesionarios mencionados y las secciones de Crédito y Cobros y Facturación de la Autoridad no verificaban adecuadamente que los cargos facturados fueron correctos.

Las situaciones comentadas pueden tener un efecto adverso en las cuentas por cobrar, debido a que se pueden convertir en morosas e incobrables. Además, afectan la situación financiera de la Autoridad, ya que refleja en sus activos balances incorrectos.

b. Contrario a la reglamentación aplicable y a normas de control interno sobre la administración de documentos:

(1) La Autoridad no mantenía expedientes sobre las gestiones de cobro para los años fiscales 1996-97 y 1997-98 de 6 de los 25 concesionarios (24 por ciento). Al 30 de junio de 1999 éstos tenían deudas con la Autoridad por $614,458.

(2) La Autoridad mantenía 19 expedientes para los restantes concesionarios. En 12 de éstos (63 por ciento) para el año fiscal 1997-98 y en 11 expedientes (58 por ciento) para el año fiscal 1996-97 correspondientes a concesionarios que mantenían deudas por $2,644,836 y $2,158,686, respectivamente, no había evidencia de gestiones de cobro realizadas por la Autoridad.

(3) Ninguno de los expedientes correspondientes a los años fiscales 1996-97 y 1997-98 contenían copia de los estados de cuenta mensuales enviados a los concesionarios.

(4) Seis de los 19 expedientes mencionados (32 por ciento) no contenían copia de las facturas enviadas a los concesionarios. Además, en los restantes 13 expedientes (68 por ciento) no se incluyeron facturas por un período que fluctuó entre 29 y 236 días.

Determinamos, además, que al 23 de noviembre de 1999 la Autoridad no había preparado los expedientes correspondientes al año fiscal 1998-99 con las copias de las facturas enviadas, los estados de cuentas y evidencia de las gestiones de cobro realizadas. La Jefa de la Sección de Crédito y Cobros nos indicó que no contaba con el personal necesario para preparar los expedientes de los concesionarios mencionados.

Las situaciones comentadas no permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre las gestiones de cobro realizadas a los concesionarios. Dichas situaciones pueden propiciar que se mantengan cuentas con balances sin cobrar por períodos prolongados como se comenta en el Hallazgo 1 y que se conviertan en incobrables, con los consiguientes efectos adversos para la Autoridad.

3. La Sección de Crédito y Cobros tiene la responsabilidad de evaluar, documentar y tramitar la concesión de crédito a los concesionarios que interesan operar en las instalaciones de la Autoridad. Dicha Sección debe evaluar la capacidad financiera del cliente, establecer el importe de la fianza a solicitarse, el límite de crédito otorgado y asignar un número de cuenta a cada cliente para identificar las transacciones realizadas. Posterior a la evaluación del crédito se debe formalizar un contrato de arrendamiento con el concesionario.

La Sección de Crédito y Cobros es responsable, además, de mantener expedientes para cada cliente donde se documente la concesión de crédito y se archive una copia del contrato formalizado con el cliente. Del 1 de julio de 1996 al 30 de junio de 1999 la Autoridad concedió crédito a 72 concesionarios.

El examen realizado de las concesiones de crédito otorgadas y de los expedientes correspondientes reveló que:

a. Contrario a la reglamentación aplicable, al 30 de junio de 1999, a 23 de los 72 concesionarios indicados que ocupaban espacios en sus instalaciones (32 por ciento) no se les había evaluado la capacidad financiera y las referencias de crédito. Tampoco se les había otorgado crédito. A dicha fecha estos concesionarios adeudaban a la Autoridad $671,114. De este importe, $480,056 (72 por ciento) eran por balances pendientes de cobro por períodos mayores de un año.

b. En relación con 16 de los 72 expedientes de concesión de crédito (22 por ciento) se determinó que contrario a normas de sana administración:

- En 11 de los 16 expedientes (69 por ciento) no había evidencia de que se le hubiera aprobado crédito a los concesionarios. En uno de éstos corroboramos que la

Autoridad había formalizado un contrato de arrendamiento sin que se le hubiera evaluado y aprobado crédito.

- En nueve de los expedientes (56 por ciento) no había evidencia de que se hubiera establecido una fianza.

- En tres de los expedientes (19 por ciento) no se incluyó copia de los contratos de arrendamiento formalizados.

- En tres expedientes (19 por ciento) no había evidencia de que el cliente sometió la solicitud de crédito a la Autoridad. Además, en otros tres expedientes (19 por ciento) los concesionarios no habían completado en todas sus partes la solicitud de crédito.

- Tres de los expedientes (19 por ciento) no tenían la certificación del Departamento de Estado como que estaban autorizados a operar en Puerto Rico.

La situación comentada en el apartado "a" puede ocasionar que la Autoridad mantenga concesionarios de alto riesgo que no cumplan con el pago de las deudas, como se comenta en el Hallazgo 1, con los consiguientes efectos adversos para las finanzas de la Autoridad. Lo comentado en el apartado "b" no permite a la Autoridad corroborar la capacidad financiera de los concesionarios a quienes se les concede crédito. Además, las situaciones comentadas no le permiten a la Autoridad mantener un control adecuado sobre la concesión de crédito a los concesionarios.

4. La Autoridad formaliza contratos de arrendamiento de locales, espacios y terrenos con líneas aéreas o marítimas y concesionarios que prestan diferentes servicios en los aeropuertos y muelles. Los contratos para dichos arrendamientos son negociados y administrados por los negociados de Aviación y Marítimo de la Autoridad.

Como parte de nuestro examen realizamos comparaciones mediante el sistema computadorizado de los contratos de arrendamiento incluidos en el Registro de Contratos de nuestra Oficina de julio de 1994 a febrero de 2000. Las pruebas efectuadas revelaron que la Autoridad no mantenía un control eficaz de las operaciones relacionadas con el arrendamiento de espacios, locales y terrenos concesionarios, según se indica:

a. Contrario a la reglamentación vigente, de acuerdo con el Registro de Contratos de nuestra Oficina, durante dicho período la Autoridad formalizó 106 contratos de arrendamiento y 58 enmiendas por $14,138,806 con efecto retroactivo. En una muestra de 16 de estos contratos determinamos que en 15 y sus enmiendas por $1,369,205 los períodos de retroactividad fluctuaron entre 43 y 3,089 días consecutivos.

No formalizar contratos antes de que los concesionarios ocupen los bienes cedidos en arrendamiento es contrario al interés público. Entre otras consecuencias, puede dar lugar a incumplimiento de los acuerdos, con el consiguiente efecto adverso para la Autoridad. Además, puede dar lugar a pleitos judiciales innecesarios y costosos para el erario.

b. Contrario a la ley y la reglamentación aplicables, la Sección de Contratos de la Autoridad sometió a la Oficina del Contralor copia de 164 contratos de arrendamiento por $93,790,558 después de la fecha dispuesta por ley. Examinamos una muestra de 12 de dichos contratos y 6 enmiendas a éstos ascendentes a $4,295,210 y determinamos que fueron sometidos a nuestra Oficina con tardanzas entre 1 y 953 días consecutivos, luego de transcurrido el término dispuesto

La situación señalada privó a esta Oficina de cumplir a tiempo con la disposición sobre el registro de los contratos indicados. También retrasó las fechas en que los mismos debieron estar accesibles a la ciudadanía en su calidad de documentos públicos.

5. Del 1 de julio de 1996 al 30 de junio de 1999 la Autoridad generó $149 millones en ingresos por el arrendamiento de espacios a líneas aéreas y marítimas y a otros concesionarios que representaron el 38 por ciento de los ingresos operacionales de la Autoridad durante dicho período. El examen de estas operaciones al 30 de junio de 1999 reveló que la Autoridad, contrario a normas de sana administración, no mantenía un control eficaz de las operaciones relacionadas con el arrendamiento de espacios, locales y terrenos a concesionarios como sigue:

a. No conocía la totalidad de los concesionarios que ocupaban espacios, locales o terrenos en las instalaciones aéreas o marítimas. Mediante el análisis de las bases de datos, visitas a las áreas operacionales y certificaciones, nuestros auditores determinaron que a dicha fecha la Autoridad tenía 403 concesionarios y 490 concesiones.

b. No mantenía inventario de los espacios, locales y terrenos disponibles para el arrendamiento a los concesionarios.

c. No había formalizado contratos de arrendamiento con 68 concesionarios (17 por ciento) que ocupaban espacios en sus instalaciones. A éstos se les facturaba la renta a base de la información sometida en el formulario "Solicitud de Espacio".

1. No mantenía contratos de arrendamiento actualizados. A dicha fecha la Autoridad tenía 255 contratos (63 por ciento) cuya vigencia era a base de cláusulas de mes a mes.

2. No se les facturaba el uso de los espacios arrendados a 60 concesionarios (15 por ciento) de la Autoridad.

3. No había formalizado contratos de arrendamiento ni les facturaba a 2 personas o firmas particulares (8 por ciento) que ocupaban espacios.

La situación comentada impide a la Autoridad mantener un control adecuado sobre las transacciones relacionadas con los contratos de arrendamiento de espacios. Esto puede propiciar que se cometan faltas e irregularidades en la disposición y el uso de los espacios y que las mismas no se detecten a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para las finanzas de la Autoridad.

El Informe de Auditoría CP-01-12 emitido por el Contralor el 9 de enero de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO Anejo 1
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La Autoridad fue creada por la Ley Núm. 17 del 19 de abril de 1955 (Ley Núm. 17). En dicho estatuto se delegó en el Administrador de Fomento Económico las facultades y los poderes de la Junta de Directores de la Autoridad.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 6 de 1971 la Autoridad quedó adscrita al Departamento de Transportación y Obras Públicas efectivo el 1 de enero de 1973 y continúa adscrita a éste. Conforme a dicho Plan, las facultades, los poderes y las responsabilidades de la Autoridad que hasta esa fecha las ejercía el Administrador de Fomento Económico fueron transferidas al Secretario de Transportación y Obras Públicas (Secretario). Posteriormente, por la Ley Núm. 6 del 28 de junio de 1973, se creó una Junta de Directores para regir la Autoridad y sustituir al Secretario. Esta Ley fue derogada por la Ley Núm. 74 del 22 de junio de 1975, para transferir nuevamente al Secretario las facultades, los poderes y las responsabilidades que ejercía dicha Junta. Finalmente, mediante la Ley Núm. 65 del 17 de agosto de 1989 se enmendó la Ley Núm. 17 con el propósito de volver a crear la Junta de Directores de la Autoridad (Junta de Directores), la cual quedó constituida el 2 de enero de 1990.

Los propósitos principales de la Autoridad son desarrollar, mejorar, poseer, funcionar y administrar cualquier tipo de instalaciones de transporte y servicios aéreos y marítimos. Además, establecer y administrar sistemas de transportación colectiva marítima por sí sola o en coordinación con otras entidades gubernamentales.

Los poderes de la Autoridad son ejercidos por la Junta de Directores integrada por el Secretario, quien es su Presidente, el Director Ejecutivo de la Compañía de Fomento Industrial, el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, el Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo y un ciudadano particular en representación del interés público designado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado. Las funciones de administración y dirección de la Autoridad las ejerce un Director Ejecutivo nombrado por la Junta de Directores.

La Oficina del Director Ejecutivo en el desempeño de su responsabilidad cuenta con un Subdirector Ejecutivo, cuatro directores ejecutivos auxiliares y los negociados de Marítimo y de Aviación que dirigen la fase operacional de la Autoridad. El Director Ejecutivo Auxiliar en Finanzas tiene a su cargo la Oficina del Contralor, la Oficina de Presupuesto, el Negociado de Finanzas, la División de Crédito, Cobro y Facturación y la División de Desembolsos y Nóminas. El Director Ejecutivo Auxiliar en Administración está a cargo de las oficinas de Personal, de Compras, de Servicios Generales y de Seguridad Industrial. El Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería dirige los negociados deIngeniería, de Construcción, Desarrollo y Planificación y Fondos Federales. El Director Ejecutivo Auxiliar en Transportación Marítima está a cargo del servicio de lanchas de Vieques, Culebra, Fajardo, Cataño y Acuaexpreso. Además, a la Oficina del Director Ejecutivo están adscritas la Oficina de Auditoría Interna, el Centro Electrónico, la Oficina del Coordinador Ejecutivo, la Oficina de Comunicaciones y Prensa, Asuntos Tarifarios, Relaciones Públicas y la Oficina del Asesor Legal.

Los fondos para financiar las operaciones de la Autoridad provienen primordialmente de los ingresos que generan sus actividades y de emisiones de bonos. Durante los años fiscales

1996-97 al 1998-99 la Autoridad generó ingresos por $431,286,000 y tuvo gastos por $477,892,000, lo que resultó en una pérdida neta de $46,606,000, según se indica:

AUTORIDAD DE LOS PUERTOS DE PUERTO RICO Anejo 2
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

Para obtener el programa que permite leer los Informes,
seleccione el siguiente Botón: