Nota:
Este Comunicado de Prensa incluye información
sobre la unidad auditada (Anejo 1),
la clasificación y contenido de los hallazgos
del informe (Anejo 2) y los miembros de
la Junta de Gobierno y funcionarios principales
que actuaron durante el período auditado
(Anejo 3).
Estamos
realizando una auditoría de las operaciones
fiscales de la Autoridad de Acueductos y
Alcantarillados de Puerto Rico (Autoridad)
para determinar si se hicieron de acuerdo
con la ley y la reglamentación vigentes.
Determinamos
emitir varios informes de dicha auditoría.
Este quinto informe contiene el resultado
del examen que realizamos sobre un acuerdo
formalizado el 30 de junio de 1998
entre la Autoridad y Professional Services
Group of Puerto Rico (PSG) denominado "Settlement
Agreement" y la primera enmienda formalizada
el 15 de septiembre de 1998 al contrato
del 26 de mayo de 1995.
Las
pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro
poder demuestran que las operaciones objeto
de este informe no se realizaron de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables.
A continuación
se resumen los hallazgos 1 al 4 del informe
clasificados como principales:
1.
El 29 de junio de 1998 la Junta de Gobierno
autorizó al Director Ejecutivo a formalizar
un acuerdo entre la Autoridad y la PSG con
la intención de acordar las cantidades a
pagar entre las partes y, además, aclarar
las cláusulas en controversias surgidas
en el contrato del 26 de mayo de 1995. Este
acuerdo se denominó como "Settlement
Agreement" y cubrió las controversias
surgidas entre la Autoridad y PSG del 1
de septiembre de 1995 al 28 de febrero de 1998.
El
30 de junio de 1998 el Director Ejecutivo
formalizó el "Settlement Agreement".
En el mismo, la Autoridad acordó pagar a
PSG $9,600,000 de los $31,911,187 reclamados
y otros $5,077,000 por el reembolso de los
gastos por mantenimiento y reparación (M
& R) y renovación y reemplazo (R &
R) pendientes de pago a la fecha del acuerdo.
El
17 de julio de 1998 la Autoridad pagó $13,354,680
($8,698,515 + $4,656,165) mediante transferencia
electrónica a PSG por los acuerdos tomados
en el "Settlement Agreement".
La diferencia entre lo acordado en el "Settlement
Agreement" y lo pagado a PSG se atribuye
a ajustes realizados por la Autoridad y
PSG correspondientes a unos pagos relacionados
con M&R y R&R por $1,322,320.
El examen realizado reveló lo siguiente:
a.
Contrario a normas de sana administración,
en las actas de la Junta de Gobierno correspondientes
a las reuniones celebradas entre el 8 de
septiembre de 1997 y el 30 de junio de 1998,
fecha en que se formalizó el "Settlement
Agreement" no se incluyó información
detallada de los asuntos relevantes al mismo.
Ejemplo de ello fue el acta del 29 de junio
de 1998 donde la Junta de Gobierno
aprobó el "Settlement Agreement".
Según consta en la minuta de esta reunión,
para dicha transacción se consideró información
provista verbalmente por el Grupo de Trabajo.
En la minuta no se incluyó información sobre
el detalle de la transacción aprobada, tal
como los términos acordados y las cantidades
a pagar.
La
situación comentada impide a la Autoridad
contar con actas con la información necesaria
para documentar las gestiones previas a
la formalización del acuerdo. b. Contrario
a normas de sana administración, en el "Settlement
Agreement" no se incluyó el detalle
de las facturas por pagar y por cobrar que
fueron resueltas. Tampoco se indicaron los
cómputos del importe pagado a PSG. Por otro
lado, en el "Settlement Agreement"
no se incluyó el número de la cuenta de
la cual se sufragaría el pago o se cargarían
los gastos correspondientes.
La
situación comentada impidió a la Autoridad
contar con información esencial para verificar
la legalidad y corrección de los pagos y
del registro contable correspondiente.
c. Contrario
a la ley y a la reglamentación aplicables,
el 7 de octubre de 1998 el Director
Ejecutivo envió copia del "Settlement
Agreement" a la Oficina del Contralor
de Puerto Rico lo que representa 84 días
consecutivos después de expirado el término
fijado por ley. Esta Oficina devolvió el
"Settlement Agreement" a la Autoridad
por no cumplir con el procedimiento dispuesto
sobre el registro de los contratos.
El
3 de noviembre de 1998 el Director Ejecutivo,
refirió el acuerdo a la Gerente de la División
de Administración de Seguros y Riesgos de
la Autoridad para su registro y trámite
a la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
El 24 de marzo de 2000 la Oficinista de
Seguros de la División de Administración
de Seguros y Riesgos nos certificó que el
"Settlement Agreement" fue sometido
a esta Oficina. Esto, luego de haber transcurrido
617 días consecutivos desde la fecha en
que se otorgó.
La
copia de la primera enmienda al contrato
formalizado el 15 de septiembre de 1998
fue sometida a nuestra Oficina luego de
transcurridos 131 días consecutivos del
término dispuesto por la ley y la reglamentación
aplicables.
Las
situaciones señaladas privaron a la Oficina
del Contralor de Puerto Rico de considerar
prontamente los indicados contratos. Además,
retrasó la fecha en que el "Settlement
Agreement" y la primera enmienda debieron
estar accesibles a la ciudadanía en su calidad
de documentos públicos.
2.
El 9 de marzo de 2000 el ex Director Ejecutivo
de la Autoridad, actual Director del Grupo
de Administración del Contrato, suministró
a nuestros auditores un informe sobre el
resultado del análisis realizado para aclarar
la controversia de las reclamaciones entre
PSG y la Autoridad.
En
el informe se indicó que el total de reclamaciones
que la Autoridad tenía con PSG ascendía
a $8,404,584. De esta cantidad, $7,184,584
correspondían a reclamaciones por pagos
en exceso de horas extras, $420,000 por
el pago de cargos bancarios que correspondía
sufragar PSG, $400,000 por multas impuestas
por la Environmental Protection Agency (EPA),
que igualmente correspondía pagarse con
los fondos de PSG, y $400,000 por otros
gastos que correspondía pagarse con fondos
de PSG y que fueron cargados a fondos de
caja menuda de la Autoridad.
El
examen realizado reveló que:
-
Contrario
a normas de sana administración, la
Autoridad no proveyó al Grupo de Trabajo
designado para la evaluación del acuerdo
información o documentos que evidenciaran
la totalidad de las reclamaciones de
la Autoridad por $4,984,584 de los $8,404,584.
Además, el Grupo de Trabajo hizo un
ajuste por $293,000 en los cargos bancarios
reclamados. Por ello, el Grupo de Trabajo
recomendó que se le pagara a la Autoridad
de lo reclamado solamente $3,127,000.
Ello significó que se hizo un ajuste
por $5,277,584 entre lo reclamado originalmente
por la Autoridad y lo recomendado por
el Grupo de Trabajo. De los $7,184,584
por pago en exceso de horas extras recomendaron
el cobro de solamente $2,600,000. De
las reclamaciones por $800,000 por las
multas de la EPA y otros gastos, recomendaron
el cobro de $400,000. En el caso de
la reclamación por $420,000 por cargos
bancarios recomendaron el cobro de $127,000
a base de una fórmula que utilizaron.
-
La
situación comentada no permitió a la
Autoridad sostener las reclamaciones
por $4,984,584.
-
En
el informe del Grupo de Trabajo se recomendó
que la Autoridad pagara a PSG $12,639,754
y que cobrara $3,127,000. Por lo que
finalmente la Autoridad tendría que
pagar a PSG $9,512,754 ($12,639,754
- $3,127,000). No obstante, el total
pagado y finalmente desembolsado el
17 de julio de 1998 fue de $9,600,000.
Según el informe, esta cantidad se estableció
a base de un redondeo de las cantidades
determinadas como correctas o justificadas.
En los documentos suministrados ni en
el informe se explican las razones para
este redondeo.
Como
resultado de lo anterior, la Autoridad pagó
a la PSG $87,246 adicionales a lo recomendado
por el Grupo de Trabajo.
3.
La Autoridad contaba con la División de
Finanzas (División) la cual era supervisada
por PSG en virtud del contrato formalizado
con ésta. En la misma se encontraba el Departamento
de Contabilidad Financiera (Departamento
de Contabilidad) que tenía, entre otras
cosas, la responsabilidad demantener los
registros contables de las cuentas por cobrar
y por pagar a PSG. Desde el 1 de septiembre
de 1995, que entró en efectividad el contrato
con PSG, la Jefa del Departamento de Contabilidad
estaba a cargo de registrar las cuentas
por cobrar y por pagar a PSG y de preparar
los comprobantes de jornal.
El
examen realizado sobre la contabilidad de
la transacción del "Settlement Agreement"
reveló lo siguiente:
a.
Contrario a normas de control interno, la
Jefa del Departamento de Contabilidad, entre
otras cosas, preparaba los comprobantes
de jornal, registraba las transacciones
en los subsidiarios y realizaba la conciliación
con el mayor general. Las funciones de preparar
los comprobantes de jornal, registrar las
transacciones en los registros subsidiarios
y conciliar las cuentas con el mayor general
son conflictivas cuando se realizan por
un mismo empleado.
b.
Contrario a normas de control interno, cuatro
comprobantes de jornal preparados por la
Jefa de dicho Departamento en agosto de
1998 no contenían la firma de aprobación
del Director de Finanzas de la Autoridad.
La Jefa del Departamento de Contabilidad
nos indicó que a la fecha en que se prepararon
los mencionados comprobantes, nadie revisaba
o aprobaba los comprobantes que eran preparados
por ella.
c.
Contrario a normas de control interno, las
facturas sometidas por PSG y pagadas por
la Autoridad y demás justificantes de pago
no fueron marcados con la palabra "pagado"
o "cancelado".
Las
situaciones comentadas en los apartados
"a" al "c" no permitieron
a la Autoridad ejercer un control adecuado
sobre la contabilidad de las transacciones
del "Settlement Agreement".
4-a.
El 15 de septiembre de 1998 el Director
Ejecutivo formalizó la primera enmienda
al contrato del 26 de mayo de 1995 con Compagnie
Générale des Eaux-Sahide (CGE) y Air &
Water Technologies Corp. (AWT), a pesar
de que la CGE no estaba autorizada a realizar
negocios en Puerto Rico para esa fecha.
En ésta se acordó que la responsabilidad
de todas las obligaciones de PSG bajo el
contrato serían asumidas por la CGE. Además,
que todos los derechos y las obligaciones
del contrato serían asignados al Operador
Privado, quien sería CGE, representada por
AWT.
La
Autoridad no le requirió a CGE que presentara
evidencia de que estaba autorizada a realizar
negocios en Puerto Rico, previo a la formalización
de la primera enmienda al contrato. Esto
era necesario, ya que la misma era una corporación
organizada en Francia.
El
17 de noviembre de 1998, o sea, 63 días
después de haberse formalizado la primera
enmienda del contrato con CGE, ésta radicó
la solicitud en el Departamento de Estado.
La
situación comentada constituyó un riesgo
para la Autoridad en caso de incumplimiento
por parte de CGE. Además, dicha situación
es contraria a la ley y a los intereses
de la Autoridad.
b.
Contrario a cláusulas contractuales, en
el contrato formalizado el 26 de mayo de
1995 se estableció que PSG sometería a la
Autoridad informes y estados en fechas específicas
sobre las áreas bajo su responsabilidad.
En dichos informes se incluiría información
financiera, operacional y administrativa
sobre el funcionamiento de la Autoridad
y el desempeño de PSG.
Nuestro
examen reveló que PSG sometió tardíamente
el estado financiero auditado correspondiente
al tercer año del contrato (1997-98). Desde
la fecha límite para someter dicho informe
(28 de febrero de 1999) hasta la fecha en
que lo entregó (26 de octubre de 1999) habían
transcurrido 240 días de atraso.
La
situación señalada priva a la Autoridad
de tener a tiempo información necesaria
y esencial sobre la condición financiera
de la PSG.
El
Informe de Auditoría CP-01-9 emitido por
el Contralor el 6 de diciembre de 2000 se
puede conseguir en nuestra página de la
Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
AUTORIDAD
DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS DE PUERTO
RICO
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
La
Autoridad fue creada por virtud de la Ley
Núm. 40 del 1 de mayo de 1945, según enmendada
(Ley Núm. 40). Esta se creó como una corporación
pública con el propósito de proveer servicios
de agua y alcantarillados sanitario a los
habitantes del Pueblo de Puerto Rico.
Los
poderes corporativos de la Autoridad son
ejercidos por una Junta de Gobierno compuesta
por nueve miembros. Cinco de éstos son nombrados
por el Gobernador, dos representan el interés
del consumidor y son elegidos mediante referéndum
y los restantes dos son el Presidente del
Banco Gubernamental de Fomento para Puerto
Rico y el Secretario del Departamento de
Transportación y Obras Públicas.
La
Junta de Gobierno nombra al Director Ejecutivo
de la Autoridad. Para realizar las funciones,
la Autoridad está estructurada en divisiones,
áreas operacionales y oficinas regionales.
El
13 de noviembre de 1993 mediante el Boletín
Administrativo Núm. OE-1993-41 el Gobernador
de Puerto Rico declaró un estado de emergencia
en la Autoridad, debido a los problemas
que confrontaba ésta sobre: el mantenimiento
de su infraestructura; el almacenamiento,
el tratamiento, la distribución y el mantenimiento
del agua potable; la recolección, el tratamiento
y la disposición de las aguas usadas; y
los servicios que presta a los
ciudadanos.
Por virtud de dicho Boletín, el Gobernador
autorizó al Director Ejecutivo de la Autoridad
a tomar las medidas que fueran necesarias,
entre ellas, acciones de subastas, contrataciones
y compras, para corregir la situación que
confrontaba la Autoridad.
El
26 de mayo de 1995 la Autoridad formalizó
un contrato de servicios con PSG para la
administración, la operación, la reparación
y el mantenimiento de los sistemas de agua
y alcantarillados. Por virtud del contrato,
PSG, además, sería responsable de las áreas
de servicios al cliente, facturación, cobros,
laboratorios, recursos humanos y finanzas,
entre otras. PSG comenzó a prestar sus servicios
el 1 de septiembre de 1995.
El
30 de junio de 1998 la Autoridad y PSG formalizaron
el "Settlement Agreement". Ello
con la intención de acordar el pago de unas
facturas que estaban pendientes de pago
a esa fecha, otras que estaban en controversias
y reclamadas entre la Autoridad y PSG; y
aclarar la interpretación de las cláusulas
que originaron las controversias surgidas
en el contrato del 26 de mayo de 1995. Además,
evaluar las facturas pendientes de pago
por Mantenimiento y Reparación (M&R)
y Renovación y Reemplazo (R&R) que,
por su volumen, la Autoridad no había podido
procesar para pago a tiempo. La Autoridad
acordó pagarle a PSG $9,600,000 de $31,911,187
reclamados por las facturas pendientes de
pago y las que estaban en controversias.
Además, $5,077,000 por M&R y R&R.
Ambos importes fueron pagados a PSG el 17
de junio de 1998, mediante transferencia
electrónica.
El
15 de septiembre de 1998 la Autoridad y
las compañías Compagnie Générale de Eaux-Sahide
y Air & Water Technologies Corp. formalizaron
la primera enmienda al contrato formalizado
el 26 de mayo de 1995. En ésta se acordó
que la responsabilidad de todas las obligaciones
de PSG bajo el contrato mencionado serían
asumidas por la Compagnie Générale des Eaux-Sahide
(CGE), compañía matriz de PSG, cuyas oficinas
radican en Francia. Además, que todos los
derechos y las obligaciones del contrato
serían asignados al Operador Privado, la
CGE, representada por Air & Water Technologies
Corp.
PSG
cambió de nombre para identificarse como
Compañía de Aguas de Puerto Rico, Inc. (CAPR).
Efectivo el 1 de marzo de 1999 la Autoridad
formalizó con CGE, compañía matriz de CAPR,
y Aqua Alliance, Inc. (AA) (Operador Privado),
una segunda enmienda al contrato con PSG
del 26 de mayo de 1995. Por virtud
de esta enmienda, el Operador Privado (CGE
y AA) asumiría todas las obligaciones y
responsabilidades de PSG y se ampliaría
la delegación administrativa y operacional
en un director de operaciones privado. Por
otro lado, el Operador Privado tendría a
su cargo todas las áreas operacionales de
la Autoridad. La Oficina del Contralor de
la Autoridad y la Oficina del Tesorero estarían
adscritas a la Junta de Gobierno.
Los
recursos para financiar la construcción
de las plantas de filtración y tratamientos
de aguas y otras instalaciones provienen,
mayormente, de líneas de crédito otorgadas
a la Autoridad por el Banco Gubernamental
de Fomento para Puerto Rico. Los recursos
para atender sus gastos operacionales provienen,
principalmente, de los cobros a los abonados
por los servicios de agua y alcantarillados.
Para
los años fiscales 1996-97 al 1998-99 la
Autoridad generó ingresos de sus operaciones
por $957,018,000, recibió subsidios por
$203,930,000, e incurrió en gastos operacionales
por $1,441,142,000, lo que resultó en un
déficit operacional de $280,194,000 al 30
de junio de 1999, según se indica:
|
Año fiscal |
Ingresos Operacionales |
Subsidios
|
Gastos
operacionales y otros
|
Déficit |
|
|
|
|
|
|
|
1996-97 |
$308,700,000 |
$64,328,000 |
$428,269,000 |
$ 55,241,000 |
|
1997-98 |
328,657,000 |
69,602,000 |
493,184,000 |
94,925,000 |
|
1998-99 |
319,661,000 |
70,000,000 |
519,689,000 |
130,028,000 |
|
|
|
|
|
|
|
Totales |
$957,018,000 |
$203,930,000 |
$1,441,142,000 |
$280,194,000 |
AUTORIDAD
DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS DE PUERTO
RICO
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En
nuestros informes de auditoría se incluyen
los hallazgos significativos determinados
en las pruebas realizadas. Estos se clasifican
como principales y secundarios. Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones con
un efecto material, tanto en el aspecto
cuantitativo como en el cualitativo, sobre
las operaciones de la entidad auditada.
Se clasifican como hallazgos secundarios
los que consisten en faltas o errores que
no han tenido consecuencias graves.
Los
hallazgos de este informe están presentados
a base de atributos establecidos conforme
a las normas de redacción de informes de
esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1.
Situación - Los hechos encontrados en la
auditoría indicativos de que no se cumplió
con uno o más criterios.
2.
Criterio - El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3.
Efecto - Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
4.
Causa - La razón fundamental por la cual
ocurrió la situación.
Al
final de cada hallazgo se hace referencia
a las recomendaciones que se incluyen en
el informe para que se tomen las medidas
necesarias sobre los errores, irregularidades
o actos ilegales señalados.
En
la sección "Comentarios de la Gerencia"
se incluye información sobre la contestación
de la gerencia con respecto a los asuntos
señalados. Referente a las situaciones que
la gerencia ofreció información específica,
ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.
Informe
de Auditoría en PDF
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