CP-01-06 del 30 de agosto de 2000

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los miembros de la Junta de Gobierno y los funcionarios principales de la Autoridad (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Central Coloso de la Corporación Azucarera de Puerto Rico (Corporación) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este primer informe contiene el resultado del examen que realizamos de las operaciones de la Central Coloso relacionadas con las transferencias de fincas y deudas de refacción entre colonos.

Las pruebas efectuadas revelaron serias desviaciones de disposiciones de ley, de reglamento y de normas de sana administración en las operaciones que conciernen a este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 7 clasificados como principales:

1. La Corporación otorgaba préstamos de refacción a los colonos de la Central para el cultivo y arrimo de caña. El Departamento de Colonos de la Central evaluaba las solicitudes de préstamos de refacción radicadas por los colonos. Luego el Departamento Legal de la Corporación las revisaba, las evaluaba y las sometía para la aprobación del Director Ejecutivo o de la Junta. El Departamento de Colonos, además, se encargaba de la administración de los préstamos luego de su aprobación y mantenía un expediente de cada uno de los préstamos otorgados.

Entre agosto de 1989 y noviembre de 1994 la Corporación aprobó préstamos de refacción por $29,828,226 a 217 colonos. La Corporación aprobó, además, ocho transferencias entre colonos de fincas y de las deudas por préstamos de refacción.

El examen de 25 de dichos préstamos de refacción aprobados a cinco colonos por $2,021,965 reveló lo siguiente:

a. Contrario a las disposiciones del Reglamento Interno de la Corporación, el Reglamento de Refacción no contenía disposiciones específicas para regir los procesos a seguir en la transferencia entre colonos de las fincas y las deudas por préstamos de refacción. Entre otras cosas, no disponía sobre la evaluación financiera del colono al cual se le transfería la finca, sobre quién recaía la responsabilidad de pago de las deudas por los préstamos de refacción pendientes y de otras deudas que surgieran durante el proceso de transferencia, y sobre los niveles de aprobación de dichas transacciones en la Corporación.

La situación comentada no permitió a la Central ni a la Corporación ejercer un control adecuado del proceso de las transferencias mencionadas. Además, propició el ambiente para que se realizaran transacciones que no protegían los mejores intereses de la Central y de la Corporación.

b. Contrario a las disposiciones del Reglamento Interno de la Corporación, de octubre de 1989 a noviembre de 1994 se aprobaron ocho transferencias de dos fincas y las deudas aplicables por préstamos de refacción de siete colonos. Las deudas transferidas correspondían a los balances pendientes de pago de los 25 préstamos de refacción otorgados a los siete colonos. Cinco de las transferencias se realizaron entre octubre de 1989 y febrero de 1993 y en cuatro de ellas los balances de las deudas fluctuaban entre $112,564 y $249,043. Las restantes tres transferencias se realizaron en mayo y noviembre de 1994 y en dos de ellas los balances eran de $141,207 y $440,254. Ninguna de las transferencias, incluyendo las deudas que excedían los $100,000, fueron sometidas a la Junta para su evaluación y aprobación.

La situación comentada no permitió a la Junta evaluar dichas transacciones, conforme a la reglamentación vigente. Esto pudo propiciar el ambiente para que se realizaran transacciones en detrimento de los mejores intereses de la Corporación y de la Central.

c. La Corporación no realizó estudios para determinar la capacidad de pago de las personas que asumieron las deudas como resultado de las transacciones de las transferencias mencionadas. A la fecha de la última transferencia de una de las fincas, la deuda relacionada con préstamos de refacción aplicada a la finca transferida había aumentado en noviembre de 1991 a $151,342 y en noviembre de 1994 a $440,254. Además, en cinco ocasiones el colono que asumía la deuda aplicable a la finca transferida era colono en la Central y también tenía otras deudas acumuladas con ésta.

La situación comentada privó a la Corporación de información que era necesaria para evaluar la capacidad de pago de los colonos que asumieron las deudas de refacción que le permitieran cumplir con las obligaciones contraídas. Esto pudo tener consecuencias adversas para la Corporación.

d. Contrario a la reglamentación aplicable, entre diciembre de 1989 y octubre de 1994 el Director Ejecutivo de la Corporación aprobó ocho préstamos de refacción por $1,268,245 a cinco colonos de la Central para cubrir los gastos de las zafras del 1991 al 1996. Las cantidades individuales de los préstamos de refacción mencionados fluctuaron entre $108,000 y $199,629. El Director Ejecutivo de la Corporación no sometió dichos préstamos a la Junta para su revisión y aprobación.

La situación comentada no permitió a la Junta cumplir con su deber de evaluar los referidos préstamos de refacción y determinar si los mismos cumplían con todos los requisitos establecidos para autorizar su concesión.

e. Sobre el examen de los 25 contratos de préstamos, se determinó que contrario a la reglamentación aplicable y a normas de sana administración y de política pública:

(1) Quince (60 por ciento) por $1,116,162 no contenían la fecha en que se formalizaron.

(2) Cuatro (16 por ciento) por $465,655 no contenían la firma del Director Ejecutivo.

(3) Diecisiete (68 por ciento) por $1,861,163 no se formalizaron en forma de escritura pública.

La situación comentada no permite a la Corporación ejercer un control adecuado de los referidos préstamos de refacción. Además, pudo tener consecuencias adversas para la Corporación en caso de incumplimiento por parte de los colonos o de tener éstos pérdidas en sus cosechas.

2. En julio de 1987 el Director Ejecutivo de la Corporación formalizó un contrato con un colono de la Central para el subarrendamiento de 1,515 cuerdas de una finca en Aguadilla. La finca la administraba un agricultor. En mayo de 1989 la Corporación aprobó un préstamo de refacción por $79,802 al colono para los gastos de siembra de la zafra del 1990 en la finca.

En octubre de 1989 el colono formalizó un acuerdo con el agricultor que administraba la finca para subarrendarle 66 cuerdas de la finca sembradas de caña. Además, le transfirió el balance pendiente de pagar por $211,928 por préstamos de refacción. Esta cantidad incluía el importe del último préstamo otorgado en mayo de 1989 por $79,802.

Contrario a la reglamentación vigente:

a. En septiembre de 1989 el Director Ejecutivo de la Corporación aprobó otro préstamo de refacción por $31,860 al agricultor que subarrendó las 66 cuerdas para la siembra de caña para la zafra del 1990. La Corporación ya había concedido al colono un préstamo de refacción para dichos propósitos por $79,802.

b. A la fecha de aprobación del referido préstamo de refacción el 26 de septiembre de 1989, no se había formalizado el contrato de subarrendamiento con el agricultor.

El contrato se formalizó el 9 de octubre de 1989, o sea, 14 días después de haberse aprobado el préstamo de refacción mencionado.

La situación comentada en el Apartado "a" propició que la Corporación concediera en dos ocasiones un préstamo de refacción para la siembra y cosecha de las 66 cuerdas mencionadas. Esto limita a la Corporación su capacidad económica para atender las necesidades de otros colonos. Lo comentado en el Apartado "b" constituyó un riesgo para la Corporación en caso de que el colono no hubiera cumplido con el referido contrato de subarrendamiento.

3. Durante los años del 1980 al 1988 un colono de la Central acumuló una deuda por préstamos de refacción e intereses, arrendamiento de fincas y compra de maquinaria y equipo agrícola por $775,715. Dicho importe incluía $106,589 por deudas acumuladas por préstamos de refacción de los hijos del colono mencionado que fueron transferidas a la cuenta de éste por instrucciones del Director Ejecutivo de la Corporación.

En septiembre de 1988 la Corporación radicó una demanda de cobro de dinero contra el colono en el Tribunal Superior, Sala de Aguadilla, por los $775,715 adeudados más intereses a ser computados a razón de un 12 por ciento anual.

A petición de la Corporación, a noviembre de 1989 el Tribunal remitió el caso a la Junta Azucarera por considerarse que dicho organismo era quien, en primera instancia, debía pasar juicio sobre el mismo. Las gestiones de la Junta Azucarera para celebrar vistas en el caso resultaron infructuosas por la ausencia de alguna de las partes.

Entre abril y septiembre de 1994 una abogada contratada por la Corporación produjo varias comunicaciones en las que estableció que un funcionario de la Corporación le había impartido instrucciones para desistir las reclamaciones por haberse llegado a un acuerdo con el representate legal del demandado. El 29 de septiembre de 1994 el Tribunal Superior de Aguadilla ordenó el archivo del caso.

Contrario a disposiciones del Reglamento Interno de la Corporación, en las minutas de las reuniones celebradas por la Junta no había evidencia de que los acuerdos a que llegaron el funcionario de la Corporación y el representante legal del colono fueran sometidos a la atención del Director Ejecutivo Interino y de la Junta para su aprobación. Tampoco se localizó o se nos suministró evidencia de que se le hubiera delegado al funcionario mencionado dicha autoridad. Además, en las minutas de las reuniones de la Junta no había evidencia de que el Director Ejecutivo sometiera para la aprobación de dicho Cuerpo la transferencia de las deudas de los hijos del colono por $106,589 por préstamos de refacción a la cuenta de éste.

La situación comentada afectó adversamente la situación económica de la Corporación al dejar de cobrar $775,715 más intereses. Además, pudo propiciar la comisión de irregularidades.

4. En agosto de 1988 la Corporación formalizó un contrato con un colono de la Central para el subarrendamiento de 114.49 cuerdas para dedicarlas a la siembra y al cultivo de caña de azúcar. Dichos terrenos, a su vez, se habían arrendado por la Corporación a una sociedad de Aguada. El referido contrato estaría vigente hasta el 30 de junio de 1993 y el canon de arrendamiento sería entre $40 y $45 por cuerda.

El 14 de mayo de 1991 la Directora del Departamento Legal de la Corporación envió una carta al colono solicitándole que desalojara la finca por no haber cumplido con varias cláusulas del contrato, entre otras, el uso inapropiado del terreno. En junio de 1991 la Corporación radicó una petición de desahucio en el Tribunal Superior de Aguadilla. Al 30 de junio de 1991 la deuda del colono ascendía a $49,270.

Entre octubre de 1993 y diciembre de 1994 se celebraron varias reuniones y se produjeron comunicaciones relacionadas con la deuda del colono y con peticiones de éste para aceptar transigir el caso. En las comunicaciones mencionadas se hizo referencia a la participación en las negociaciones del funcionario de la Corporación que se menciona en el Hallazgo 3.

En abril de 1995 el Administrador de la Central le informó al Departamento Legal que para computar el monto de la deuda del colono se había procedido según las recomendaciones del referido funcionario de la Corporación. En agosto de 1995 el colono y el Director Ejecutivo Interino firmaron un acuerdo mediante el cual la Corporación aceptó que la deuda refaccionaria sería computada sólo hasta mayo de 1990 y que el monto de la misma sería de $12,324. Aceptó, además, que a partir de esa fecha no se reconocería deuda alguna ni intereses y que pagaría la cantidad acordada en seis años sin intereses. Esta transacción fue aprobada por la Junta el 16 de agosto de 1995.

Según documentación de la propia Corporación, al 31 de mayo de 1990 la deuda refaccionaria ascendía a $47,855 y al 27 de abril de 1994 era de $51,997. Además, la deuda por arrendamiento de junio de 1990 a diciembre de 1994 ascendía a $24,238. En resumen, la Corporación autorizó un crédito al colono por $63,911 que correspondía a $39,673 por la diferencia entre la deuda registrada por refacción y lo acordado ($51,997 - $12,324) y $24,238 por el canon de arrendamiento dejado de cobrar de junio de 1990 a diciembre de 1994.

Contrario a las disposiciones legales aplicables, en los expedientes examinados no se documentaron las razones para la concesión de los créditos y otras deducciones a la deuda y para la aceptación de las condiciones exigidas por el colono. Además, en la minuta de la reunión de la Junta del 16 de agosto de 1995 tampoco se indica cuál fue la información, si alguna, que consideró dicho Cuerpo para aprobar la transacción mencionada. Tampoco se encontró evidencia de las razones para la intervención del funcionario de la Corporación mencionado en el caso y quién y bajo qué disposición legal se le autorizó a intervenir y transigir el mismo.

La situación comentada privó a la Corporación de recursos por $63,911 que pudo utilizar para atender sus gastos operacionales. Además, propicia el ambiente para que se utilice este mecanismo indiscriminadamente para favorecer intereses particulares y para la comisión de irregularidades, en perjuicio de la Corporación.

5. Entre enero de 1992 y enero de 1994, el Director Ejecutivo de la Corporación aprobó seis contratos de arrendamiento por $489,263 a una sociedad de tres agricultores (sociedad) de la Central. Esto para el arrendamiento de 619 cuerdas de terreno de dos fincas en Añasco. Los préstamos de refacción otorgados para la siembra y el cultivo de caña en las fincas fluctuaron entre $60,000 y $119,994. Uno de los agricultores que componían la sociedad ocupaba un puesto de alguacil en la Oficina de Administración de los Tribunales en el Tribunal de Mayagüez.

Contrario a disposiciones de ley aplicables, el Director Ejecutivo de la Corporación no solicitó una dispensa al Gobernador para formalizar los mencionados contratos de arrendamiento y de préstamos de refacción con la referida sociedad.

La situación comentada no permitió a la Corporación ejercer un control adecuado de los contratos de arrendamiento otorgados. Además, permitió que se otorgaran dichos contratos contrario a las disposiciones legales aplicables, lo cual afecta la buena imagen de la Corporación.

6. En octubre de 1994 un agricultor de la Central solicitó al Director Ejecutivo de la Corporación la transferencia de los contratos de arrendamiento de 296 cuerdas de una finca en Aguadilla, subarrendadas a un colono y al hijo de éste. El agricultor solicitó, además, que la Corporación adquiriera el equipo agrícola propiedad del colono, para luego él adquirirlo en pagos parciales.

En noviembre y diciembre de 1994 el Ayudante Especial del Director Ejecutivo (Ayudante Especial) y el Administrador de la Central, respectivamente, recomendaron al Director Ejecutivo de la Corporación la transferencia de la finca y del equipo agrícola al agricultor.

En noviembre de 1994 el Director del Departamento de Auditoría Interna y Evaluación de la Corporación envió un memorando al Ayudante Especial, en el cual indicó, entre otras cosas, que la Corporación no tenía necesidad de adquirir equipo para traspasarlo al agricultor. En el memorando se indicó que la Corporación contaba con el equipo que podía ser transferido. Además, recomendó que se sometiera al Director Ejecutivo un informe de dicha transferencia de fincas para que éste, a su vez, lo sometiera a la Junta para su aprobación.

En noviembre de 1994 el Ayudante Especial sometió una lista al Director Ejecutivo de la Corporación del equipo que el agricultor solicitaba que se comprara al colono. En diciembre de 1994 la Junta aprobó la transacción de compra del equipo al colono por $73,950, pagaderos en tres pagos parciales que fluctuaban entre $18,487 y $36,975. En la minuta de la Junta se estableció, además, que el equipo fuera revisado por funcionarios de vasta experiencia de la Corporación, supervisados por el Ayudante Especial. La Corporación adquirió los equipos el 1 de diciembre de 1994 y realizó los pagos al colono entre diciembre de 1994 y octubre de 1995.

El examen realizado sobre las referidas transacciones reveló que:

a. Contrario a normas de control interno, en los expedientes examinados no se encontró evidencia de que el Ayudante Especial informara o le refiriera a éste el memorando del Director del Departamento de Auditoría Interna y Evaluación de noviembre de 1994 en el cual se indicaba que no había necesidad de adquirir el equipo, ya que la Corporación contaba con el mismo. Los funcionarios concernidos tampoco nos informaron las razones para ello.

b. Contrario a normas de sana administración, la Corporación no negoció con el colono acreditar a su deuda los $73,950 que pagaron por la compra del equipo transferido al agricultor. Esto, a pesar de que a diciembre de 1994 el colono adeudaba a la Corporación $105,640 por préstamos de refacción.

c. El 1 de diciembre de 1994, fecha en que la Corporación recibió el equipo de parte del colono, lo transfirió al agricultor. El contrato de compraventa se formalizó el 18 de mayo de 1995, o sea, seis meses después de haberse entregado el equipo.

d. Contrario a normas de sana administración, al 1 de diciembre de 1994, fecha en que el agricultor tomó posesión de la finca, el Director Ejecutivo de la Corporación no había autorizado la transferencia de la misma. La transferencia fue autorizada el 19 de enero de 1995, o sea, 50 días después de haber tomado el agricultor posesión de la finca.

e. Contrario a las disposiciones contractuales establecidas, en diciembre de 1995 la Junta aprobó la solicitud del agricultor de devolución de varios de los equipos adquiridos y transferidos a éste. En julio de 1996 el Director Ejecutivo de la Corporación autorizó que se ajustara por $26,700 el balance pendiente de pago de la cuenta del agricultor por el costo pagado por el equipo devuelto. Esto, a pesar de haber transcurrido 12 meses desde que le fueron entregados los equipos al agricultor y 6 meses de haberse firmado el contrato de compraventa y transferencia del equipo.

Las situaciones comentadas en los apartados "a", "c" y "d" no permitieron a la Corporación ejercer un control adecuado de los procesos de transferencia de la referida finca y de la compra de equipo agrícola. Además, constituyeron un riesgo para la Corporación en caso de incumplimiento por el agricultor. Lo comentado en el Apartado "b" atrasó el cobro de la deuda pendiente de pago por el colono. Además, lo comentado en el Apartado "e" ocasionó que la Corporación no hiciera buen uso de sus recursos al rebajar de la deuda del agricultor el costo pagado por los equipos devueltos cuando los compradores habían manifestado en el contrato de compraventa haberlos recibido en buen estado de funcionamiento.

7. Contrario a normas de sana administración, al 15 de febrero de 1999 el Secretario de la Junta no había preparado las minutas de las reuniones celebradas de marzo de 1998 a enero de 1999 en forma final para la revisión y aprobación de la Junta.

El Informe de Auditoría CP-01-06 emitido por el Subcontralor el 30 de agosto de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo. También se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

CORPORACION AZUCARERA DE PUERTO RICO 
CENTRAL COLOSO

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA 

En el 1982 la Corporación adoptó un plan de economías con el propósito de reducir sus pérdidas operacionales. Para ese año la Central Coloso (Central) tenía bajo arrendamiento varias fincas que dedicaba al cultivo de caña. Dichas operaciones fueron transferidas a colonos privados mediante el subarrendamiento de las fincas.

A partir del 1982 las operaciones de la Central consistían en proveer ayuda técnica a los colonos en sus planes de siembra y cultivo de caña, alquiler de maquinaria y equipo agrícola, conceder préstamos de refacción y moler caña para procesarla en azúcar.

Los recursos para financiar las operaciones de la Central provienen de las ventas de azúcar cruda y de las mieles, de los ingresos por intereses de refacción, del arrendamiento de terrenos y estructuras, y de las ventas de propiedad y de equipo excedente. Durante los cinco años del 1993 al 1997 la Central tuvo ingresos por $46,172,000 y gastos por $93,443,000, según se indica a continuación, teniendo un déficit de $47,271,000 al 31 de diciembre de l997:

Mediante la Ley Núm. 189 del 5 de septiembre de 1996, "Ley de Transferencia de Activos y Pasivos para la Negociación de la Corporación Azucarera de Puerto Rico y de la Autoridad de Tierras de Puerto Rico", según enmendada por la Ley Núm. 202 del 28 de diciembre de 1997, se autorizó la negociación conducente a la transferencia de los activos de la Corporación por el valor nominal de un dólar a una empresa a ser creada por los colonos productores de caña de azúcar (empresa). Entre los activos a transferir se incluyó la Refinería Mercedita, las centrales azucareras Coloso y Roig y el equipo y la maquinaria localizados en éstas. Se incluyó, además, el equipo y la maquinaria de las centrales Mercedita y Plata que estaban cerradas. También se incluyeron los terrenos arrendados por la Corporación, en la medida en que éstos pudieran ser cedidos y los terrenos y las propiedades inmuebles necesarios o convenientes para las operaciones de las centrales Coloso, Roig y la Refinería Mercedita.

En los activos mencionados también se incluyeron las franquicias, los permisos, las marcas de fábrica (incluyendo, pero sin limitarse, a la marca de fábrica "Snow White", la cual sólo puede utilizarse para azúcar producida y envasada en Puerto Rico), el inventario y las cuentas por cobrar, y cualquier otro activo mueble e inmueble de la Corporación y de la Autoridad de Tierras (Autoridad).

CORPORACION AZUCARERA DE PUERTO RICO 
CENTRAL ROIG

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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