Nota:
Este Comunicado
de Prensa incluye el ANEJO 1
en el que se provee información sobre la
unidad auditada; y el ANEJO 2 en
el cual se especifican los nombres y los
cargos de los funcionarios principales a
la fecha de la evaluación.
Realizamos
una evaluación en las 29 secciones que componen
el Registro de la Propiedad de Puerto Rico
del Departamento de Justicia (Departamento)
sobre la efectividad de su función. La misma
se efectuó a base de la facultad que se
nos confiere en la Sección 22 del Artículo
III de la Constitución del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico y en la Ley
Orgánica de la Oficina del Contralor de
Puerto Rico, Ley Núm. 9 del 24 de julio
de 1952, según enmendada.
En
este informe presentamos el resultado de
la evaluación y ofrecemos conclusiones para
mejorar la fiscalización y la administración
de los fondos y la propiedad públicos.
La
evaluación realizada en las 29 secciones
del Registro reveló lo siguiente:
- Al 31 de marzo
de 2000 había 412,855 documentos de
bienes inmuebles pendientes de inscribir
en las 29 secciones que componen el
Registro.
El
atraso de los referidos documentos se
desglosa como sigue:
|
Días de
atraso |
Cantidad
de documentos |
Por ciento |
|
1 a 30 |
22,742 |
6 |
| 31
a 90 |
52,796 |
13 |
| 91
a 180 |
58,859 |
14 |
| 181
a 356 |
83,083 |
20 |
| 357
o más |
195,375 |
47 |
| Total |
412,855 |
100 |
En el Artículo 52
de la Ley Núm. 198 del 8 de agosto de
1979 se dispone, entre otras cosas,
que los documentos se registrarán dentro
de los 60 días siguientes a su presentación
o de corregidas las faltas que se hayan
notificado, excepto cuando medie justa
causa, según se establece en el Reglamento
General para la Ejecución de la Ley Hipotecaria.
La gerencia es responsable, entre
otras cosas, de adoptar normas y procedimientos
para el control de las operaciones, planes
estratégicos y sistemas adecuados de archivo
y control de documentos para cumplir con
su función.
El atraso en la inscripción
de los documentos ocasiona una acumulación
excesiva de éstos y problemas de archivo
que propician la pérdida y el deterioro
de los mismos. Esto también afecta la
motivación y la productividad del personal,
así como el uso eficaz de los recursos
económicos. Además, tiene un efecto adverso
en la actividad económica, particularmente
en la industria de la construcción y en
las transacciones de los bienes raíces.
Puede crear dificultades en los casos
de ejecución de hipotecas si los títulos
están pendientes de inscripción.
La situación mencionada
obedecía, en parte, a faltas o errores
en los documentos o en los procedimientos
previos a su presentación. Ejemplo de
ello es que durante marzo de 2000 se notificaron
para correcciones 3,296 documentos a los
notarios o presentantes. Dichas notificaciones
fueron provocadas por las siguientes causas:
|
Causas |
Cantidad de
documentos
|
Por ciento |
|
1) Errores
al preparar escrituras o documentos
legales |
838 |
25 |
|
2) Falta
de documentos |
776 |
24 |
|
3) Falta
de aranceles y sellos |
459 |
14 |
|
4) Transacción
anterior sin presentar |
336 |
10 |
|
5) Documentos
sin certificar |
159 |
5 |
|
6) Documentos
alterados |
88 |
3 |
|
7) Documentos
con errores de otras agencias |
68 |
2 |
|
8) Falta
de firmas |
64 |
2 |
|
9) Documentos
presentados en copia |
51 |
1 |
|
10) Otras
causas |
457 |
14 |
|
Totales |
3,296 |
100 |
Además de las causas
mencionadas, según información suministrada
a nuestros auditores por los registradores
y los supervisores de las secciones, existen
otros factores que agravan el considerable
atraso en la inscripción de los documentos
presentados. Entre dichos factores están:
escasez de materiales de oficina y de
equipo, equipo inadecuado y condiciones
inapropiadas en los edificios donde radican
las oficinas.
-
Al 12 de abril de 2000
había 419,447 documentos inscritos (en
su mayoría escrituras) que no habían
sido notificados a los presentantes
y notarios autorizantes para que pasaran
a recogerlos. Debido a esta situación,
la cual es común en las 29 secciones
del Registro, se ha acumulado una cantidad
excesiva de documentos que dificulta
el archivo de éstos y su localización.
Además, los libros y documentos de las
secciones tenían acumulación de polvo,
lo que puede ocasionar problemas de
salud a los empleados.
En nuestra Carta Circular
OC-99-04 del 29 de septiembre de 1998
orientamos a los funcionarios principales
sobre la importancia de la limpieza e
higienización del ambiente en las áreas
destinadas al archivo de documentos.
Atribuimos la situación
señalada a que en el Reglamento General
para la Ejecución de la Ley Hipotecaria
y del Registro de la Propiedad de 1979,
promulgado por el Secretario de Justicia
el 8 de julio de 1980 en virtud de la
Ley Núm. 198 del 8 de agosto de 1979,
según enmendada, no se requiere notificar
a los presentantes y notarios autorizantes
sobre la inscripción de los documentos
presentados. Tampoco se dispone de una
fecha límite para recoger los documentos
a partir de la inscripción ni de un procedimiento
para la disposición de los mismos. Lo
relacionado a la acumulación de polvo
en las áreas donde se archivan documentos
obedecía a que no se realizaban inspecciones
periódicas para verificar las prácticas
de limpieza en dichas áreas.
-
Como parte de nuestra
evaluación entrevistamos a los registradores
y los supervisores de las secciones
para identificar situaciones que afectan
la función del Registro. Éstos indicaron,
entre otras cosas, la necesidad de equipo,
de materiales de oficina, de medidas
de seguridad adecuada, mejoras en los
edificios donde radican las secciones
y otras mejoras relacionadas.
El Informe de Auditoría
DB-01-6 sobre el resultado de la evaluación
de las secciones que componen el Registro
de la Propiedad de Puerto Rico sobre la
efectividad de su función, emitido por
nuestra Oficina el 11 de agosto de 2000,
está disponible en la Biblioteca General
de Puerto Rico del Instituto de Cultura
Puertorriqueña para que las personas interesadas
puedan obtener información detallada sobre
el mismo. También se puede conseguir en
nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
ANEJO 1
DEPARTAMENTO DE JUSTICIA
REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE PUERTOR RICO
Información
sobre el registro de la propiedad de puerto
rico
El Registro de la Propiedad
de Puerto Rico (Registro) tiene por objeto
la inscripción o anotación de actos o contratos
relativos al dominio y demás derechos reales
sobre bienes inmuebles del país. Su función
principal es indicar la procedencia de los
títulos sobre dichos bienes y dar constancia
de las transacciones a los dueños de cada
título. También realiza otras funciones,
tales como: anotar los derechos personales
(embargos y prohibiciones contra la disposición
de propiedad) e inscribir hipotecas sobre
bienes muebles, contratos de refacción industrial
y agrícolas y los de sociedades mercantiles.
La función principal del
Registro es proteger y garantizar el derecho
de propiedad o dominio y otros derechos
reales sobre bienes inmuebles y algunos
bienes muebles. El principio de fe pública
y la eficacia de las operaciones registrales
es la garantía para que puedan gestarse
confiablemente las transacciones que eventualmente
dan lugar a la inscripción.
El Registro está constituido
en un sólo Distrito Regional y se compone
de la Oficina del Registro de la Propiedad,
ubicada en el Departamento, y de 29 secciones
localizadas en Aguadilla, Arecibo (2), Barranquitas,
Bayamón (4), Caguas (2), Carolina (3), Fajardo,
Guayama, Guaynabo, Humacao, Manatí, Mayagüez,
Ponce (2), San Germán, San Juan (5), San
Sebastián y Utuado.
Las operaciones del Registro
se rigen principalmente por las disposiciones
de la Ley Núm. 198 del 8 de agosto de
1979, según enmendada, Ley Hipotecaria
del Registro de la Propiedad. También
se rigen por otras leyes, por la reglamentación
promulgada por el Secretario de Justicia
y por las normas internas adoptadas por
el Director Administrativo del Registro.
Éste desempeña los deberes y tiene las responsabilidades
que le son asignadas por el Secretario de
Justicia, quién puede delegarle lo concerniente
a la organización, la administración y el
funcionamiento de las distintas secciones,
incluyendo la asignación a las mismas del
personal.
Las funciones administrativas
y fiscales de cada una de las secciones
del Registro son realizadas por el Registrador(a),
un supervisor(a), un certificador(a) y los
técnicos de la Sección.
La asignación presupuestaria
del Registro se hace dentro del presupuesto
consolidado del Departamento. A continuación
se presenta un detalle de las asignaciones
presupuestarias (en miles de dólares) para
los años fiscales del 1997-98 al 1999-2000:
|
|
Años fiscales |
|
Origen
de recursos |
1997-98 |
1998-99 |
1999-00 |
|
RC del Presupuesto General |
$11,128 |
$11,212 |
$12,199 |
|
Fondos especiales estatales |
1,117 |
3,291 |
1,117 |
|
Total de
recursos |
$12,245 |
$14,503 |
$13,316 |
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